就活の応募メールのマナーは？記載内容や注意点を例文付きで解説

就活の応募メールは、企業への最初のアプローチです。ビジネスメールは、送信・返信方法などのマナーを守る必要があります。適切な方法で応募メールを送り、円滑に就活をスタートさせましょう。

この記事では、応募メールの内容や書き方を例文付きで解説しました。マナーや注意点、履歴書の作成・送付方法も解説したので、内定獲得に繋げたい方は参考にしてください。

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就活の応募メールはわかりやすく書くことが重要

就活で応募企業にメールを送る際は、用件をわかりやすく記載することが重要なポイントです。用件が分かりづらいメールは、よい印象を持たれにくくなる恐れがあります。

採用担当者は就活が始まると、就活生の対応や面接などで忙しくなるでしょう。応募メールでは、可能な限り簡潔に用件を伝えることを意識し、基本的なビジネスマナーを身に付けてください。

就活のマナーについては、「知っておきたい就活のマナー！面接時の入室と退室の仕方」も参考にしてください。

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就活の応募メールの書き方

就活が始まると企業とメールでやりとりすることが増えます。面接以前の書類選考に際して履歴書をメールで送る場合、メールの内容がビジネスマナーに沿ったものかどうかは、企業に与える第一印象を大きく左右します。

正しい書き方をしっかりマスターして、よいスタートを切りましょう。

件名では簡潔に用件を伝える

件名は、簡潔かつわかりやすく用件を伝える必要があります。企業には、就活生だけでなく、取引先やお客様などたくさんの人からメールが届きます。件名を見ただけで、「どのような用件なのか」「誰から送られてきたのか」がわかるような件名を書くよう心がけましょう。

＜例＞
件名：[履歴書のご送付] レバ大学・新卒太郎

本文は宛名から記載する

本文は以下の内容で構成します。

宛名には先方の名前を記載します。相手の名前を間違えることは失礼にあたるため、送信前に必ず確認してください。

宛名は、会社名、部署名、役職名、氏名の順に入力します。氏名には「～様」、企業名や部署名には「～御中」を付けましょう。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と表記することが多いです。採用担当者の名称は企業ごとに異なるため、企業の募集要項を確認しましょう。

挨拶文を記入する

本文で宛名を書き終えたら、挨拶文を記載します。ビジネスメールは、まず自己紹介・挨拶から書き始めることが一般的です。

「お世話になっております」「突然のご連絡失礼いたします」などと一言添えることで、丁寧な印象になり、社会人としてのイメージが付きやすくなるでしょう。

普段使用するチャットなどのSNSではすぐに本題に入ることが多いかもしれません。しかし、ビジネスメールでは失礼にあたります。

用件はわかりやすく書く

用件は、わかりやすく簡潔に伝えることを意識して書きましょう。応募メールは「募集要項を拝見したこと」や「応募を決めたこと」、履歴書の添付がある場合にはその旨などを記載します。

結びの言葉で締めの挨拶をする

用件を伝えたら、締めの挨拶文を挿入します。挨拶をしっかりすることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。

「お忙しい中恐れ入りますが、ご確認頂けると幸いです」「ご多忙の中恐縮ですが、よろしくお願いいたします」などの記載が一般的です。

採用担当者からは、ビジネスメールのマナーを理解していると捉えられます。結びの挨拶は必ず記載しましょう。

署名には連絡先を記載する

署名には、大学名、学部・学科名、氏名、電話番号、メールアドレスを載せます。氏名のあとにローマ字かひらがなで読み方を示すとより親切です。

署名は自動でメールの文尾に挿入されるように設定しておくと手間もかかりませんし、付け忘れることもありません。ご利用のメーラーで設定しておきましょう。

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就活の応募メールに関するマナー

就活生の応募メールに関するマナーをご紹介します。社会人の常識やマナーを知ることで、企業に対して丁寧な印象を与えられるでしょう。

企業の営業時間に合わせて送信する

応募メールは、先方が仕事をしている時間帯に送ることを意識してください。ビジネスマナーに配慮できていることが伝わるでしょう。どうしても就業時間内に送ることができない場合は、自動送信を設定したり時間外に送ることに対してのお詫びの一言を添えたりしましょう。

できる限り早く返信する

応募メールに対する返事が来た場合は、確認後すぐに返信しましょう。面接の日程調整や指示などの連絡が来ている場合、企業側は早めの返信を望んでいるでしょう。半日～1日以内に返信し、迅速な対応を意識してください。

返信不要なケースもある

企業からのメールに「返信不要です」と記載されているケースは、返信をしないことがマナーです。また、日程や指示の連絡に対して返信が完了し、確認作業ができている場合も、返信は不要です。

企業からの連絡には、「承知致しました」「かしこまりました」などと確認した旨を伝えるようにしてください。なお、「了解しました」は目上の人（採用担当者）に対して失礼にあたるので使用は避けます。

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就活の応募メールを送る場合の注意点

就活の応募メールを送る場合の注意点をご紹介します。送信前に内容を確認し、不備や失礼のないようにしましょう。

誤字脱字に気を付ける

メール内容に誤字脱字があると、意図した内容と異なる解釈をされてしまうことがあります。また、確認不足や注意散漫なイメージを与えてしまい、信用を損なう一因となることも。

送信前にしっかり見直して、正しい内容で送りましょう。

ファイルを添付したか確認する

添付ファイルがあるにもかかわらず、添付を忘れて送ってしまうミスは多くあります。メール文が完成したからといって油断せず、ファイルを添付したかどうかまで確認することが、メールのマナーといえます。

ビジネスメールの基本的なマナーについては、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」 も参考にしてください。

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就活の応募メールの例文

応募メールの例文をご紹介します。箇条書きや改行を活用し、シンプルかつ見やすい文面を意識してメールを作成してください。

履歴書添付の応募メール

パスワードを連絡するメール

説明会の応募メール

面接辞退メール

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就活の応募メールに添付する履歴書の作成方法

最近では履歴書をメールで送信したり、指定場所へアップロードしたりするなど、ネット上でのやりとりが増えています。企業への応募メールを送る際も、履歴書の提出を求められることがあります。
さっそく、履歴書データの作成方法について見ていきましょう。

手書きでなく、パソコンでの作成がおすすめ

企業から手書きの指定が無い限り、履歴書はパソコンで作りましょう。手書きの履歴書をスキャンしても電子データは作成できますが、読み取りの精度によっては読みにくくなってしまう恐れがあります。

パソコンで作成すればそういった心配は不要なうえ、修正や複製を容易に行うことが可能です。

WordやExcelなどのテンプレートを使用する

履歴書のデータは、WordかExcelで作りましょう。インターネット上に無料でダウンロードできるテンプレートが豊富にあり、便利です。

テンプレートを利用する時は、JIS規格に準じたものか、一般用の履歴書を選んでください。転職者向けのものや、アルバイト・パート用のものは避けましょう。

データ化した証明写真を用意する

履歴書のデータに貼り付けられるように、データ化した証明写真を用意しましょう。

証明写真機の中には現像するだけでなく、撮影した証明写真を画像データとしてダウンロードできる機能を備えたものがあります。証明写真機を利用する場合は、その機能が付いたものを選ぶとよいでしょう。

スタジオで撮影を依頼する場合、証明写真のデータをCD-ROMでもらえるオプションがあります。現像した証明写真からデータ化する場合は、コピー機でスキャンして取得してください。

証明写真に関しては、「履歴書の証明写真マナーを紹介！サイズや撮影時の服装・髪型についても解説」も参考にしてください。

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就活の応募メールに添付する履歴書の送付方法

就活の応募メールに添付する履歴書の送付方法をご紹介します。

データをPDFに変換する

WordやExcelで作成したデータは、PDFに変換して保存しましょう。PDFファイルは編集ができないため、提出用のファイルに適しています。また、PDFの閲覧は使用環境に左右されないので、先方の端末でファイルが開けなかったり開いた時に表示が変わってしまったりする心配がありません。

ファイル名は中身がわかるものにする

添付するファイルには「20230601_履歴書_新卒太郎」のような、ファイル名を見ただけで何のデータかわかるような名前を付けましょう。

パスワードを設定する

履歴書をメールに送付する際は、個人情報保護の観点からパスワードの設定が大切です。履歴書をExcelやWordで保存する際に、以下の手順でパスワードを設定できます。

パスワードを設定する場合は、ファイルとパスワードは別々のメールで送ります。別々のメールで送ると、片方を誤った宛先に送ってしまった場合でもファイルを開くことができません。誤送信をしないことが一番ですが、データとパスワードを別々に送信することで情報漏洩を防げるでしょう。

履歴書をデータで作成する方法に関しては、「履歴書をデータで提出する方法は？作り方や証明写真の挿入についても解説」も参考にしてください。

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就活の応募メールの書き方や返信方法に自信がない方へ

就活で企業に送る応募メールは、件名や本文で、用件を的確に記載することが大切です。応募メールを作成する際には、この記事で紹介したポイントや例文をお役立てください。

就活生の中には、「作成した応募メールの書き方や返信方法に誤りがないか」と不安に思う方もいるでしょう。「応募書類やメールについて相談したい」という就活生は、キャリアチケットの就職支援サービスもご利用ください。

専任のアドバイザーが、採用者の視点からメールのマナーや身だしなみ、面接の受け答えをチェックし、的確なアドバイスを行います。

適性や選考突破のコツ、志望動機の書き方など、就活に関することなら何でもご対応可能です。サービスは無料で利用可能ですので、お悩みの就活生はぜひご活用ください。

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