就活で折り返し電話をするときのマナーとは？【例文付き】

就活中に企業へ折り返し電話をする際、どのようなことに注意したら良いのか気になる方は多いのではないでしょうか？「最初に何から伝えれば良いかわからない」「折り返し電話をするタイミングがわからない」と不安に思う方もいるようです。
このコラムでは、実際に折り返し電話をかけるときの流れを例文付きで解説しています。注意点や事前に準備しておくべきこともまとめているので、ぜひ参考にしてください。

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就活で折り返し電話をする前の4つの準備

就活中に企業からの電話に出られなかったときに担当者へ折り返しの電話をする際は、筆記用具を用意する、スケジュールを確認するなどの準備を済ませておきましょう。企業から電話があった場合、用件の大半は面接の日程や今後の選考に関する案内であると考えられるからです。
事前に準備をしないで慌てて掛け直してしまうと、聞き漏れが発生したり、スムーズなやり取りができず悪い印象を与えてしまう可能性もあるので注意しましょう。

1.留守電が残っていたら内容を確認する

着信に気づいたら、留守電の有無を確認しましょう。
留守電で連絡内容の概要に触れられている可能性があるため、あらかじめチェックしてから折り返せば、会話がスムーズに進められます。
場合によっては、留守電に「折り返し電話は不要」と断りが入っていることも。それなのに折り返し電話をしてしまうと、担当者に「注意力が欠けている」というマイナスイメージを抱かれることもあるので注意しましょう。

「また掛け直します」とメッセージがあった場合

担当者からの留守電に「また掛け直します」とメッセージが入っていた場合も、こちらから折り返し電話をしましょう。何もせずに連絡を待っているだけでは、自主性を疑われてしまう恐れがあります。また、担当者は多くの学生を相手にしているため、電話をかけ直すという約束が忘れられてしまう可能性もあるでしょう。

2.留守電なしの着信は発信元を調べる

留守電がなく、誰からの着信かがわからない場合は、インターネット上で電話番号を検索してみましょう。発信元の企業を把握しておくことで、安心して折り返しの電話をかけることができます。

3.自分のスケジュールを確認しておく

電話の内容は面接の日程や今後の選考に関わる可能性が高いので、自分の予定はあらかじめ確認しておきましょう。手元にスケジュール帳を用意しておくと便利です。
スケジュールが把握できていれば担当者との話がスムーズに進み、就活の予定が立てやすくなります。

4.メモ帳と筆記用具を用意する

電話中にメモが取れるように、メモ帳と筆記用具を用意します。電話でのやり取りは、聞いた内容を忘れてしまった場合に再確認が困難です。同じ話を聞くために電話をかけ直すのは担当者に迷惑がかかるうえ、「注意力が足りない」とマイナスイメージを持たれることもあるでしょう。

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就活の折り返し電話における3つの注意点

企業に折り返し電話をする際は、時間帯や電話をかける場所にも気を遣いましょう。
以下、注意点を詳しく見ていきます。

1.昼休みや始業・終業前後の電話は避ける

昼休憩と重なる可能性がある12時台や、一日の準備と締めの業務で忙しいとされる始業・終業時間の前後に折り返し電話をかけるのは避けましょう。
また、営業時間外に折り返し電話をするのはマナー違反にあたります。折り返し電話をかける前には、企業の営業日と営業時間をあらかじめ調べておきましょう。

2.電波の良い場所で折り返し電話をする

就活中に出先で着信に気付いた場合は、できるだけ人混みを避け、電波の良い場所で電話をしましょう。
人通りの多い場所で折り返し電話をすると、話が聞き取れずに何度も聞き返さなければなりません。また、電波の悪い場所では途中で通話が切れてしまう可能性もあります。

3.相手が電話に出ない場合は留守電を残しておく

電話を折り返してもつながらない場合は、留守電にメッセージを残しておきましょう。
はじめに「お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します」と名乗り、電話に出られなかったことへのお詫びを伝えます。そして、再度こちらからかけ直す旨のメッセージを伝えましょう。最後のあいさつまでしっかりと残しておけば、担当者に好印象を与えられるはずです。

留守番電話の例文

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就活の折り返し電話は翌日に持ち越さない

企業への折り返し電話は、できるだけ当日中に済ませましょう。
折り返し電話を翌日以降に持ち越すことで、担当者へマイナスイメージを与える可能性があります。
とはいえ、就活中は「営業時間が過ぎてしまった」「電話に気づくのが遅れてしまった」などの状況により、当日中に折り返し電話ができないこともあるでしょう。その場合の対応は以下をご覧ください。

折り返し電話が翌日以降になる場合はメールを送る

どうしても当日中に折り返し電話ができない場合は、担当者へお詫びのメールを送りましょう。当日中にメールで連絡を入れておくことで、少なくとも「着信に気づいていない」と思われることは避けられます。

担当者のメールアドレスを知らない場合は、翌日早めに折り返し連絡してください。始業時刻付近は避けつつ、午前中のうちに電話をかけるのがポイントです。

メールの例文

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就活における折り返し電話の7つの手順

折り返し電話をする際は、丁寧な言葉遣いで、相手に失礼のないように話すことを心掛けましょう。
この項目では、どのように会話を進めたら良いか、例文を交えて解説していきます。

1.自分の名前を名乗る

まず、自分の大学名と名前を名乗りましょう。

例文：
「お忙しいところ、失礼いたします」
「○○大学の○○と申します」

2.担当者への取り次ぎを依頼する

電話をいただいた日時を伝え、担当者へ電話の取り次ぎをお願いしましょう。

例文：
「△月△日の△時ごろ、人事部の○○様からお電話をいだいたので、折り返しご連絡いたしました」
「○○様はいらっしゃいますでしょうか？」

担当者がわからない場合

担当者の名前がわからない場合は「担当者様」と伝えれば、先方が担当者を調べて取り次いでくれるので、心配はいりません。また、このタイミングで担当者の名前を聞いておけば、次回以降連絡を取る際に慌てずに済みます。

担当者が不在の場合

担当者が戻る時間帯を確認し、その時間にこちらから電話をかけると伝えます。戻り時間がわからない場合は、改めて電話をかけ直すとだけ伝えましょう。
ポイントは、担当者へ「こちらからまた電話をかける」と伝言をお願いすることです。「着信に気付いて電話を折り返した」と担当者に知ってもらうことで、連絡の行き違いを防げます。

3.担当者にも忘れずあいさつをする

担当者が電話に出たら、先ほどと同じように自己紹介をしましょう。
電話に出られなかったことへのお詫びも伝えれば、より丁寧な印象を与えられます。

例文：
「お忙しいところ、失礼いたします」
「○○大学の○○と申します」
「先程はお電話に出られず申し訳ございません」
「今お時間大丈夫でしょうか？」

4.用件は簡潔に伝える

担当者がすぐに対応可能な場合、用件を簡潔に伝えましょう。
担当者から電話をいただいた日時もあわせて伝えれば、電話の理由をすぐに思い出してもらえます。

例文：
「△月△日の△時ごろ、お電話をいただいたので、折り返しご連絡いたしました」

5.重要な内容はメモを取り復唱する

相手の話はメモを取りながら聞き、大事な情報は必ず復唱します。
電話でのやり取りは聞き間違える可能性が高く、また電話を切ったら相手への確認はできません。
「面接の時間を聞き間違えてしまい、面接が受けられなくなってしまった」という事態が起こらないよう、しっかりと確認しましょう。

例文：
「△月△日の△時に、御社ビルの5F受付ですね。かしこまりました」

6.相手の言葉が聞き取りづらければ聞き返す

担当者の話が聞き取りづらい場合は、聞き逃しや聞き間違いを防ぐため、必ず聞き返しましょう。
「お電話が遠いようで…」と前置きしてから聞き返せば、失礼にはあたりません。話の途中で聞き返すことに抵抗があるならば、
会話が一段落してから「念のため確認させてください」という形で切り出しても良いでしょう。

例文：
「申し訳ございません」
「少々お電話が遠いようで、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」

7.お礼を伝えて電話を切る

用件が終了したら、担当者へお礼を伝えて電話を切ります。相手が電話を切り終わってから切るのがマナーです。

例文：
「この度はお忙しいところ、ありがとうございました」
「それでは、失礼いたします」

ビジネスシーンの折り返し電話をかけるうえで気をつけるポイントは、忙しい相手の状況に配慮することです。
企業への電話に苦手意識がある方は、事前に頭の中でシミュレーションをしてから折り返し電話をかけてみましょう。

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