このページのまとめ
- 就活メールの件名には、用件と氏名を記載する
- メールの構成は宛名、挨拶、用件、署名が基本
- 送信前に読み直し、送る時間帯に注意しよう
- 面接に遅れそうなときなど、急を要する場合は電話で連絡するのがマナー
「就活メールの書き方が分からない…」と悩んでいる方はいませんか？
このコラムでは、就活メールの基本構成や送る際の注意点などをご紹介します。採用担当者に良い印象を与えられるよう、コラムの内容をチェックしてみてください。
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就活メールの書き方
企業にメールを送る際は、以下のポイントを参考にしてください。
件名
件名には用件と氏名を記載します。採用担当者は多くの就活生からメールを受けとるということを念頭に置き、「面接日時について（氏名）」のようにひと目で内容が分かる件名にしましょう。
企業からのメールに返信する際は、「Re」を残しておくのが適切。何の用件に対する返信であるかすぐに分かるため、件名もそのままで問題ありません。
宛名
企業名は正式名称で記載し、（株）というような略称を使わないようにしましょう。部署名や担当者の名前を続けて書き、担当者名が分からないときは「採用ご担当者様」と記載します。
本文
初めてメールを送る際は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」から書き始めます。
その後に学校名と学部、氏名を記載し、本文は3～5行に一度改行して見やすくしましょう。
署名
氏名や学校名、学部、連絡先（電話番号とメールアドレス）を記載します。本文と区別するために、「-」や「=」などの記号を使って署名の上に罫線を引くのも1つの方法です。
上記が企業にメールを送る際の基本構成です。好印象を与えられるよう、マナーをしっかり押さえましょう。
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メールを送る際の注意点
企業にメールを送る際の注意点は、以下のとおりです。
送信前に読み直す
メールに誤字・脱字があると「注意不足」「確認をしっかりしていない」と思われてしまいます。そのほか、面接日時の記載ミスなどは再調整の手間を取らせてしまうため、事前の確認が大切です。
送る時間帯に気を付ける
「忙しくて夜にメールを作成した」という場合でも、深夜の時間帯に送るのはマナー違反。担当者の勤務時間中に送るのが望ましいため、夜に作成した際は翌日の午前中に送信すると良いでしょう。
絵文字や略称は使わない
絵文字や略称を使ってメールを送ると、「ビジネスマナーが身についていない」という印象を与えてしまいます。
目上の人に対するメールであることを意識し、失礼のない内容になっているか確認しましょう。
正しい敬語を使う
「分かりました」「了解しました」などはビジネスメールに不適切なため、「承知しました」「かしこまりました」と表現します。そのほか、話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」というような使い分けにも注意が必要です。
選考活動をスムーズに進めるためにも、メールの内容や時間帯に注意して送りましょう。
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こんなときはどうする？パターン別対処法
この項目では、就活メールに関するパターン別の対処法をご紹介します。
メールの作成に時間がかかってしまう場合
「毎回メールの作成に時間がかかる…」という場合、挨拶文や署名などはテンプレートを用意すると良いでしょう。あらかじめ作っておけば時間を短縮でき、一から作成しなくて良いため打ち間違えも防げます。
受信メールの確認漏れが不安な場合
確認漏れが心配なときは、専用フォルダを作ったり、フラグ設定をしたりすると良いでしょう。専用フォルダを用意しておけば、面接日時を確認したいときなどにも便利です。
急な連絡が必要な場合
電車の遅延で面接に遅れそうなときなど、急を要する場合は電話で連絡するのがマナーです。電話の際は、学校名と氏名を名乗ってから用件を伝えましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
