このページのまとめ
- 事務職の仕事内容は書類作成や管理業務が多い
- 事務職の職種は多岐にわたり、業務によって特色がある
- 事務職はPCスキルだけでなく、正確性や集中力なども必要
- 事務職の資格は志望動機にも活かせる
- 事務職の志望動機には具体的な根拠を示す
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事務職を志望する新卒大学生の中には、「志望動機が浮かばない…」と悩む人もいるでしょう。事務職は企業の中でも、縁の下の力持ちになりやすいポジションです。ただし事務職とはいえ、PCスキルが優れているだけでは戦力とはいえません。このコラムでは、事務職で求められるスキルや志望動機を考えるポイント、例文を紹介しています。魅力的な志望動機を考え、内定を勝ち取りましょう。
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事務職ってどんな仕事？
「事務職」と聞くと、書類を扱っている姿が浮かぶ人も多いでしょう。しかし事務職の仕事は書類を作成するだけでなく、従業員の給与管理や顧客管理など、さまざまな管理業務があります。また、電話対応の際は先方との会話や取引先との連携もおこなうため、社内外でのコミュニケーションも必要なのです。
事務職のおもな仕事内容
事務職のおもな仕事内容は、書類作成、管理業務、電話対応の3つです。以下でそれぞれを深掘りして解説します。
書類作成
書類作成では、データ抽出や伝票、契約書類などの作成をします。職種によって作成する内容は異なりますが、事務職の仕事内容で最も主となる部分といえるでしょう。PCスキルを磨きやすく、PC関連の資格も活かしやすい仕事です。
管理業務
管理業務には、顧客管理や商品管理、給与管理などさまざまな業務があります。近年では個人情報に対して非常にシビアな企業が増えているため、顧客情報などを取り扱う責任は重大です。また、従業員の給与管理をする際は、個人の賃金を決定する立場として細かい計算も必要といえます。
電話対応
電話対応は、顧客や取引先の電話、社内の内線などを取る業務です。電話口の相手が社内の人だけとは限らないため、外部との連携やコミュニケーション能力も必要になります。「事務職＝内側の仕事」と決めつけず、社内外とも頻繁なやり取りが発生すると捉えておきましょう。
事務職の職種
事務職の職種は一般事務や貿易事務など、多岐にわたります。職種によって取り扱うサービスや対応する相手は異なるため、職種ごとにある程度の働き方を知っておくことが大切です。
一般事務
一般事務の仕事は、前述の書類、管理、電話対応のほか、来客があった場合はお茶出しや対応など、おもに事務業務の全般を担います。
医療事務
医療事務はほとんどの場合、専門の資格が必須とされており、おもに医療現場に従事する事務職です。レセプト業務や外来患者の受付を担当します。
営業事務
営業事務は、営業担当のサポートをする事務職です。営業担当が必要とする書類を作成したり、顧客・在庫管理を担います。
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事務職で求められる能力
事務職は前述のとおり、PCスキルだけが重要なわけではありません。ほかにも、ひとつのことに集中する力やミスのない正確性が求められます。また、社内外での円滑なコミュニケーション能力もある程度は必要です。
PCスキル
PCスキルは、事務職で求められる能力の中で最も必要とする企業が多いでしょう。近年、IT化が進む社会では、事務職のPCスキルの難易度が上がっている企業も。基本的な操作やメールはもちろん、Excelやパワーポイントなどが多用できるかどうかが重要です。
集中力
事務職は集中力が必要です。特に予算や利益、お金が関わる場合には、桁や数字ひとつで内容が大きく異なります。また、取引先のサービス内容や顧客の情報など、信頼問題に関わる内容を多く取り扱うため、集中が途切れてしまうと大きなミスに繋がりかねません。
正確性
事務職では、正確性が求められます。たとえPCスキルが高く、操作が早くても正確でなければミスが発生しやすくなるでしょう。細かい数字やデータを管理することが多い事務職は、確認不足が起きないように丁寧に仕事をこなすことが重要です。
コミュニケーション能力
取引先や顧客の信頼を勝ち取り、企業に貢献するためにはある程度の対話力が求められます。
メインとはいえませんが、社内外での基本的なコミュニケーションを取ることも必要です。
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事務職を志望するうえで有利な資格
事務職に就職するために有利な資格は、以下のとおりです。日商簿記や英語スキルを高められる資格はどの企業でも事務職として重宝されやすく、自分もやりがいをもって働けるでしょう。
日商簿記検定
日商簿記検定は、商工会議所が実施している民間資格です。誰でも受検することができ、事務職では定番の資格といえます。初級から3級、2級、1級とあり、ビジネスで活用するなら3級以上がおすすめ。どの事務職の職種でも活かしやすい資格です。
MOS
MOSはPC操作の代表的な民間資格で、世界共通です。ExcelやWordなどのマイクロソフトオフィスの知識とスキルをレベルアップさせることができ、実務の作業効率も格段に上昇するでしょう。取得するとPCを使用する仕事には非常に有利です。
ビジネス文書検定
ビジネス文書検定は、ビジネス文書作成に必要な能力を客観的に評価される試験です。文部科学省が後援しており、誰でも受検可能。令状や案内文など、ビジネスにおける丁寧な文書が書けるようになります。
TOEIC
TOEICとは、英語スキルによるコミュニケーション能力とビジネスでの対応力をテストする民間資格です。およそ150ヵ国の国で実施されており、有名な資格といえます。英語スキルを活かせる業界や企業では、非常に有利といえる資格でしょう。
医療事務
医療事務資格は、誰でも取得できる民間資格です。どの試験も参考資料を持ち込み、調べながら回答できるため、暗記が不要といわれています。種類がとても多く、出題内容や難易度にばらつきがあるのが特徴です。医療施設で事務職として働きたい方は、ほとんどの場合で必須とされています。
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事務職の志望動機を考えるポイント
事務職の志望動機を考えるポイントとして、以下の点を参考にしましょう。具体的な根拠や企業で活かせることを示し、エピソードや将来のビジョンを盛り込むのが志望動機のコツです。
なぜ事務職を選んだのかを明確にする
事務職を選んだ根拠を明確に示しましょう。数ある業界の中からなぜ事務職にしたのかを交えると、志望動機に具体性をもたせることができます。
なぜその企業なのかを明確にする
なぜその企業を選んだのかを考え、根拠を交えた志望動機にしましょう。上記のとおり、事務職を選んだ根拠をまず第一に考えると、企業を選んだ根拠も分かりやすくなります。
自分が事務職で活かせる得意分野を示す
自分が企業に貢献できる特技や得意分野は何かを考え、自信をもって示しましょう。たとえば、自分が所持している資格を活かせると感じたら、その内容を交えてアピールすると好印象になりやすいです。
将来のビジョンを交える
「将来、その企業でどうなりたいか」を志望動機に交えると、長期勤務への意欲や企業に対する熱意をアピールできます。あこがれだけで示すのではなく、具体的なビジョンを立てましょう。
自分のエピソードを盛り込む
志望動機には、自分の過去を振り返ってエピソードを盛り込みましょう。新卒の場合は社会経験がないため、アルバイトや大学生活、インターンなどのエピソードでOKです。また、単純な内容よりも、企業に活かせる経験や苦難を乗り越えたことを交えると、魅力的な志望動機になるでしょう。
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事務職の志望動機の例文
事務職の志望動機の例文を紹介します。結論を先に示し、長くなりすぎない志望動機を心掛けましょう。前述のポイントを踏まえて参考にしてください。
例文1
例文2
例文3
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