履歴書をエクセルで作成する方法は？手順やポイントを解説

「履歴書はエクセルで作っても良いの？」「データで履歴書を提出する場合は何をすれば良い？」などと悩む就活生も多いでしょう。近年はデータで履歴書の提出を求める企業も多く、紙の履歴書だけでは対応できない場合があります。

この記事では、履歴書をエクセルで作る場合の手順やポイントを解説します。提出方法についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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履歴書の作成にエクセルを使用しても問題ない

就活で履歴書を求められた場合、エクセルで作成しても問題ありません。エクセルで作れば、データと紙どちらの提出方法にも対応できるメリットがあります。

現代はITの普及も進み、データでの提出を求める企業も増えてきました。そのため、手書きだけではなく、データでも提出できるように準備を進めておくのが賢明です。

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履歴書をエクセルと手書きどちらで作成するか迷った場合の判断方法

履歴書はデータでも紙でも提出できるため、どちらで提出するか迷う機会もあるでしょう。ここでは、履歴書の提出方法に迷った場合の対応について解説します。

企業から指示がある場合は従う

履歴書の提出方法に指示がある場合は、それに従いましょう。募集要項をよく読み、提出方法を確認してください。

指示と異なる方法で提出してしまうと、「募集要項を読んでいない」「指示に従えない」などとマイナス評価につながってしまいます。履歴書の内容が良くても、指示を守れない時点で評価が下がってしまうので気をつけましょう。

迷う場合は手書きが無難

提出方法に指示がない場合は、手書きで作成するのがおすすめです。データでの提出が普及したとはいえ、手書きの履歴書を好む採用担当者もいるからです。

手書きの履歴書に対して、「手書きのほうが気持ちがこもっている」「文字から就活生の人柄が分かる」などと考える人もいます。データの履歴書に対して、「手抜きだ」と考える人もいるでしょう。

特に、老舗企業は手書きの履歴書を好む傾向にあります。迷う場合は手書きで提出するのがおすすめです。

IT企業などエクセルで作成した履歴書を好む企業もある

IT企業のように、データの履歴書を好む企業もあります。IT企業はパソコンを使う機会が多く、履歴書から就活生のパソコンスキルが確認できるからです。
また、データの履歴書は文字の大きさなどがそろっており、チェックしやすいと好む企業もあります。

データか手書きか迷った場合は、企業に応じて対応を変えると良いでしょう。

履歴書をエクセルと手書きどちらで作成するか判断しきれない場合は、「履歴書は手書きとパソコンどっち？それぞれのメリットとデメリットを解説」の記事も参考にしてください。

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履歴書をエクセルで作成するメリット

履歴書をエクセルで作った場合、「誰でも字のきれいさが同じ」「データで保存できる」などのメリットがあります。データの履歴書を活用するために、どのようなメリットがあるかも知っておきましょう。

文字のきれいさに左右されない

エクセルで履歴書を作れば、文字のきれいさに左右されません。文字を書くことに自信がない場合でも、安心して履歴書を提出できます。

手書きの履歴書の場合、文字が汚いと「読めない」「内容が分からない」とマイナスの評価になる場合もあります。担当者によっては、読み飛ばしてしまうかもしれません。

エクセルで履歴書を作れば、文字のきれいさを気にせずに提出できます。履歴書の内容で勝負できる点はメリットといえるでしょう。

修正に時間がかからない

エクセルで履歴書を作成する場合、修正が簡単にできるメリットがあります。手書きとは異なり、一から書き直す必要はありません。

もし、記入欄を間違えてもコピーペーストで貼り付けられます。また、ツールを使って誤字脱字をチェックできるのもメリットです。

データが保存できる

エクセルで履歴書を作成すれば、データでの保存が可能です。インターネットと紙、どちらの提出方法にも対応できるメリットがあります。

また、データで残しておくとスマホで確認できて便利です。面接に向かう途中で履歴書の内容を確認し、選考に備えられます。

パソコンのスキルをアピールできる

エクセルで作った履歴書から、パソコンスキルのアピールも可能です。IT企業のように、パソコンを主に使う企業では歓迎されるでしょう。

企業にとって、パソコンをすでに使えるか、一から教える必要があるかは重要です。現代はスマートフォンが普及し、パソコンを苦手とする就活生も増えてきました。そのようななかパソコンスキルをアピールすれば、ほかの就活生よりも一歩リードできるかもしれません。

就活で求められるパソコンスキルについては、「就活で問われる『PCスキル』ってなに？具体例や証明に便利な資格を紹介」の記事で解説しています。就活でどのくらいのパソコンスキルが求められるか、また、自分はそのレベルに達しているのか、確認しておくと良いでしょう。

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履歴書をエクセルで作成する際の手順

ここでは、履歴書をエクセルで作る際の手順をご紹介します。

1.フォーマットやテンプレートを用意する

まずは、履歴書のフォーマットやテンプレートを準備しましょう。インターネット上にテンプレートが公開されているので、ダウンロードしてみてください。

自分で一から作成することもできますが、慣れていないと時間がかかってしまうかもしれません。テンプレートを用意し、履歴書の内容に時間をかけたほうが良いでしょう。

どのテンプレートをダウンロードするか悩む場合は、厚生労働省が作成した「履歴書様式例」がおすすめです。

参照元
厚生労働省　青森労働局
厚生労働省が新たに作成した「履歴書様式例」を掲載しました。

2.必要な情報を記載する

記入欄が用意できたら、必要な情報を記載しましょう。書く内容は市販の履歴書と同じです。
次のような情報を書いておきましょう。

文字は黒色にし、絵文字は顔文字は使わないようにしてください。

3.誤字脱字がないか確認する

情報を入力できたら、誤字脱字がないか確認しましょう。ミスがあると、「仕事でもミスをするかもしれない」「注意力が足りない」などと思われてしまいます。

誤字脱字以外にも、「左揃えで書いているか」「文字サイズやフォントはそろっているか」「記入漏れはないか」なども確認してください。

4.データを保存して印刷する

作成できたらデータを保存し、紙に印刷しましょう。ファイル名は、「日付＋企業名」にしておくと分かりやすいです。

印刷方法については、「履歴書は自分で印刷したものを使って大丈夫？どの用紙がおすすめ？」の記事を参考にしてください。

5.証明写真を貼って押印する

印刷ができたら証明写真を貼りましょう。写真のサイズは「縦40mm×横30mm」が一般的です。

押印は、押印欄がある場合のみ行ってください。ない場合はそのまま提出して問題ありません。
押印の仕方については、「履歴書にハンコは必要？押印するときはきれいに押そう！」の記事で詳しく解説しています。

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履歴書をエクセルで作成する際のポイント

履歴書をエクセルで作る場合、サイズやフォントに気をつけて作成しましょう。

ここでは、履歴書をエクセルで作成する際のポイントをまとめました。

サイズはA4またはB5を選ぶ

履歴書のサイズは、A4またはB5サイズがおすすめです。なお、応募先から指定がある場合はそれに指示に従いましょう。

迷う場合は、ほかの提出書類の大きさと合わせるのがおすすめです。エントリーシートや送付状の大きさに合わせて準備しておけば、統一感が出ます。

履歴書の用紙サイズについては、「就活の履歴書サイズはどれが一般的？選ぶ基準やマナーを解説」の記事を参考にしてください。

フォントは明朝体を選ぶ

使用するフォントは明朝体がおすすめです。ビジネスシーンに合うフォントを選びましょう。

文字のサイズは10.5〜11が一般的です。大き過ぎても小さ過ぎても読みにくくなるので、気をつけてください。

印刷時は上質紙を使用する

履歴書を印刷する場合は、上質紙を使用してください。コピー用紙の使用は良くありません。

用紙の厚さは「0.2mm程度」で、光沢感のないものを選ぶのがおすすめです。

履歴書の印刷方法については、「履歴書の印刷方法とは？用紙のサイズや書類の作成ポイントも解説！」も参考にしてください。

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企業に評価される履歴書にするためには

エクセルで作成した履歴書を企業に評価してもらうためには、統一感や見やすさが重要です。

ここでは、評価されるために実施したいポイントを解説します。

フォントや文字のサイズを統一する

文字のフォントやサイズは、履歴書全体で統一しましょう。フォントやサイズがバラバラになっていると、文字が読みにくくなります。
また、色を付けて目立たせるのはやめましょう。履歴書は黒1色で作成してください。

改行を使って見やすくする

改行を使い、読みやすくなるように工夫しましょう。改行がない文章は区切りが分からず、内容が理解しにくくなります。

エクセルのセル内で改行する場合、「Altキー」を押しながら「Enterキー」を押してください。スペースを使って改行すると、印刷時にズレてしまう場合があるからです。

箇条書きで分かりやすい文章にする

箇条書きを使って読みやすくするのもポイントです。

履歴書では、「相手に分かりやすく伝える能力」も評価されるポイントです。文章の書き方だけではなく、見た目も評価されていることを覚えておきましょう。

履歴書の書き方については、「履歴書の内容をまるごと全部解説！詳しい書き方や注意事項も」の記事でも解説しています。見た目も中身も評価されるように作成しましょう。

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履歴書をエクセルで作成して高評価を得たいあなたへ

提出する履歴書をエクセルで作成すれば、パソコンスキルを評価される場合もあります。スマートフォンが普及しパソコンを使わない学生も多いので、アピールポイントになるでしょう。

ただし、履歴書の作り方にもマナーがあるため、きちんと守って提出するのが大切です。マナーを理解していないと、せっかく作った履歴書も評価されません。

エクセルで履歴書をどのように作るか迷う場合は、就活エージェントに相談してみましょう。就活のプロに相談すれば、悩みをすぐに解消できます。

キャリアチケットでも、就活生の抱える悩みや不安をサポートしています。マンツーマンで指導を行うので、どのような悩みでも相談しやすいでしょう。

就活で起こる悩みは、一人で考えていてもなかなか解決しません。キャリアチケットのアドバイザーと一緒に悩みを解消し、第一志望の内定獲得を目指しましょう。

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