就活で必要なWeb履歴書とは？作成方法や注意点を解説します

「就活で必要になるWeb履歴書って何？」「普通の履歴書と内容は違うの？」などと気になる就活生も多いでしょう。Web履歴書はパソコンやスマホで作成する履歴書であり、専用のツールやエクセル、Wordなどを用いて作成します。

この記事では、Web履歴書の準備方法や作成するメリット、必要になる項目について解説します。提出方法もご紹介しているので、必要な場面に向けて勉強しておきましょう。

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就活でのWeb履歴書とはWeb上で作成する履歴書のこと

Web履歴書とは、その名のとおりWeb上で作成する履歴書です。企業があらかじめフォーマットを用意している場合もあれば、自分でツールを使ったり、ダウンロードしたりして作成することもあります。

Web履歴書のメリットは、作成や記入が簡単な点です。手書きの履歴書とは異なり、間違えても簡単に修正ができます。

以前は履歴書といえば手書きでしたが、近年はPCで作成した履歴書を歓迎する企業も増えています。特に、ベンチャー企業やIT企業は、「PCで作成した履歴書であればPCスキルを見れる」と考え、Web履歴書を推奨する傾向にあるようです。

もし、手書きかPCか迷った場合は、「履歴書はパソコンか手書きのどちらが良い？ポイント5選と与える印象も解説」の記事を参考にしてみてください。

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就活に必要なWeb履歴書作成ツールの選び方

Web履歴書を作成するツールを選ぶ場合は、用途にあわせて選ぶのがコツです。また、使いやすさも確認しておきましょう。

Web履歴書作成ツールの選び方について、3つのポイントを解説します。

用途に合うフォーマットを選ぶ

Web履歴書は、使用用途に適したフォーマットを選びましょう。履歴書ごとに記入する内容が変わるため、アピールしたい内容が含まれているかどうか確認してください。

新卒であれば、「JIS規格」や「一般用」のフォーマットがおすすめ。自己PRや志望動機などの記入欄が大きいもののほうが、アピールしやすいですよ。大学院卒や第二新卒の場合は、学歴欄や職歴欄が大きめの履歴書がおすすめです。

履歴書の選び方については、「新卒用の履歴書の書き方は？必要な準備や選び方も解説します」の記事でも詳しく説明しています。

スマホでも作成できるか確認する

スマホで利用できる作成ツールも多いので、確認しておきましょう。自宅にパソコンがなくても、Web履歴書の作成ができます。

また、スマホで利用できる作成ツールの場合、外出先や移動中でも使用できます。間違いに気がついたらその場で修正し、コンビニで印刷して提出するといったこともできて便利です。

ただし、ツールによっては印刷できる店舗が限定されている場合もあります。事前にどこで印刷できるかを確認しておいてください。

就活サイトと連携できるか確認する

就活サイトと連携できるものもあるので、チェックしておくのがおすすめです。連携しておくと、作成時に名前や住所の入力を省ける場合もあります。

また、途中で作成を終了しても自動保存ができるため、すきま時間にコツコツと作成できるのもメリットです。

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就活で履歴書をWebで作成するメリット

Webで履歴書を作成する場合、履歴書の準備が簡単になるメリットがあります。具体的に、どのようなメリットがあるかをまとめました。

履歴書を購入する必要がない

Web履歴書を作成する場合、紙の履歴書を購入する必要がなくなります。必要なときに、すぐに準備できるのはメリットです。また、紙の履歴書の場合、枚数によって費用が掛かります。提出はもちろん、書き直しをするほど購入しなければなりません。

Web履歴書であれば、費用が掛かるのは印刷代と作成ツールのみです。ツールは無料のものが多いので、費用を抑えられますよ。

読みやすい履歴書が作れる

Web履歴書の場合、誰にでも読みやすく作成できる点がメリットです。字をきれいに書ける自信がない就活生も、安心できます。

現代では、スマートフォンやパソコンを使う機会が多く、文字を書く機会が減っています。久しぶりに文字を書き、難しいと感じる人もいるでしょう。Web履歴書であれば文字に差がないので、読みやすい履歴書が作成できます。

修正が簡単

記入内容を間違えた場合に、修正しやすいのもWeb履歴書のメリットです。手書きの場合、書き間違えたら最初から書き直すのがマナーです。時間がかかるだけではなく、モチベーションも下がってしまいます。

Web履歴書の場合は、間違えても簡単に修正できます。記入した内容を一部変えるだけで良いので、スムーズに準備ができるでしょう。

手書きの履歴書で間違えた場合の修正方法は、「履歴書修正に修正テープやごまかしはNG！ミスをしたときの対処法を紹介」で解説しています。修正がどのくらい大変なのか、知っておきましょう。

Webでのエントリーに対応できる

Webエントリーに対応しやすい点も、Web履歴書のメリットです。データを添付すれば、すぐに履歴書を送れます。

手書きの履歴書の場合、コピー機などでスキャンし、データを取り込んでから送らなければなりません。データでそのまま送るよりも、手間がかかります。

近年では、メールでの送信はもちろん、就活サイトにデータを送ってエントリーするケースも増えています。効率的に応募するためにも、Web履歴書を作っておくと安心です。

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就活で使うWeb履歴書に入れておきたい項目

Web履歴書には、「基本情報」や「学歴」「志望動機」などのように、記載しておきたい項目があります。自分でフォーマットを作るケースもあるので、必要な項目を見落とさないように確認しておきましょう。

1.基本情報

基本情報とは、就活生自身の情報です。次の6つが必要になるので、記入を忘れないようにしましょう。

それぞれの記入方法について解説します。

日付

履歴書の日付は、提出日を書くケースが一般的です。データの場合は「送信日」、郵送の場合は「郵送日」を記載します。

日付は、履歴書全体で西暦か元号かで統一してください。「2023年」「令和5年」のようにどちらでも大丈夫ですが、混在しないようにしましょう。

西暦か和暦かどちらで書くか迷う場合には、「履歴書は西暦と和暦どちらで書く？基本マナーと注意点をご紹介」の記事をご一読ください。

氏名

提出者である、自分の氏名を書きましょう。漢字とふりがなの両方が必要です。
氏名は、「田中 太郎」のように、名字と名前の間にはスペースを空けます。

また、ふりがなはひらがな表記とカタカナ表記に気をつけましょう。「ふりがな」の場合はひらがなで、「フリガナ」表記の場合はカタカナで表記します。

年齢

年齢は、履歴書を送付した時点の年齢を記載してください。就活中に誕生日を迎える方は、間違えないように気をつけましょう。

住所

住所は省略せず、正式名称で書きます。

たとえば、都道府県を省略するのは避けてください。「渋谷区1丁目」ではなく、「東京都渋谷区1丁目」と書きます。

番地は、「丁目、番地、号」を使って記載します。たとえば、「東京都渋谷区1-1-1」に住んでいるなら「東京都渋谷区1丁目1番地1号」と書いてください。「‐（ハイフン）」を使って、「1-1-1」と書かないように気をつけましょう。

住所の書き方については、「丁目、番地、号の正しい書き方は？正しい住所の確認方法も解説」記事で詳しく解説しています。

電話番号

電話番号は、固定電話でも携帯電話でも問題ありません。連絡のつきやすい番号を書きましょう。

メールアドレス

メールでの連絡や資料送付の場面に備えて、メールアドレスの記入も必要です。1文字でも間違えると届かなくなるので、記入ミスがないようにしてください。

また、就活用にメールアドレスを作っておくのがおすすめです。普段使っているメールアドレスを就活で使用すると、そのほかのメールに埋もれて大事な連絡を見逃してしまう恐れがあります。

新しく就活用のメールアドレスを作る場合は、自分の名前が入った分かりやすいものにしましょう。
就活にふさわしいメールアドレスについては、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」を参考にしてください。

2.証明写真

証明写真を貼り付ける場所も用意しておきましょう。Web履歴書の場合でも、写真データがあれば貼り付けが可能です。

履歴書に貼る証明写真のサイズは、「縦560ピクセル」×「横420ピクセル」が一般的です。

もし、まだ証明写真がない場合は、写真館での撮影がおすすめです。印刷した写真だけではなく、データももらえます。

証明写真の撮り方については、「就活の証明写真で印象を良くするには？身だしなみや表情、撮り方のポイント」も参考にしてください。

3.学歴・職歴

履歴書には、学歴・職歴欄も必要です。大学生には職歴がありませんが、「学歴・職歴」とまとめ、記入欄は用意しておいてください。

学歴を書く場合、中学校卒業から書き始めます。大学は、「在学中」と書きましょう。また、学校名は略さず正式名称で書きます。たとえば、高校ではなく「高等学校」が正しい書き方です。

履歴書の学歴欄をどのように書くかは、「就活における履歴書の学歴欄の書き方とは？例文と一緒にご紹介！」の記事で詳しく解説しています。

4.免許・資格

履歴書には、免許と資格の欄も必要です。免許や資格も、正式名称で書きましょう。
たとえば、漢検は「日本漢字能力検定」、簿記は「日商簿記検定試験」です。

免許や資格の書き方については、「履歴書の免許・資格欄の書き方は？運転免許や教員免許の記入方法などご紹介」の記事を参考にしてください。

5.志望動機

志望動機も忘れずに入れましょう。履歴書の項目のなかでも選考にかかわる部分なので、入念な準備が求められます。

志望動機を作る際のポイントは、「エントリーする企業を選んだ具体的な理由があるかどうか」です。どの企業にもあてはまるような志望動機は、評価されないので気をつけましょう。

志望動機の書き方については、「履歴書の志望動機を書くコツとは？魅力的に仕上げるポイントを解説！」の記事で詳しく解説しています。

6.本人希望欄

本人希望欄とは、希望条件があったり、企業に伝えておかなければならない内容があったりする際に使う欄です。特に伝えることがない場合は、「貴社規定に従います」と書きましょう。「土日休みが良い」「給料は△万円ほしい」などのように、待遇について自由に書く場所ではありません。

たとえば、「持病があって通院が必要」「親の介護をしている」などのときに、「月に1回通院が必要です」のように記入する欄です。

具体的な書き方については、「履歴書の『本人希望欄』の書き方とは？避けるべき内容や使える例文も紹介」を参考にしてください。

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就活でWeb履歴書を作る際の5つのポイント

ここでは、Web履歴書作成時のポイントを5つ紹介します。

1.自分の名前が記載されているか確認する

Web履歴書では、名前の記入忘れがないか確認しましょう。本人確認欄に、本名が書いてあるかチェックしてください。

特に、就活サイトと作成ツールを連携している場合は気をつけましょう。就活サイトにニックネームを登録していると、ニックネームが自動的に記入される場合があるからです。

正しい名前が記入されていないと、選考に影響を及ぼします。提出前に必ず確認してください。

2.住所や会社名は省略せずに書く

記入する内容は省略せず、正式名称で書きましょう。特に、「会社名」「住所」「資格」「学歴」は要注意です。

住所は都道府県から書き、建物名や階数、部屋番号まで詳細に書きます。会社名は「（株）」「（有）」などと略称を使わず、「株式会社」「有限会社」と書くのがマナーです。

3.保有資格や免許も記載する

持っている資格や免許も、忘れずに記載しましょう。就活サイトと連携している場合、登録情報が自動で反映される場合もあるので気をつけてください。

履歴書を作成する場合、企業にあわせて資格や免許の記載内容を変える場合もあります。その際、登録情報を自動で反映される仕様にしていたために、内容の変更を忘れてしまうこともあるようです。

4.証明写真は好印象を与えられるものにする

Web履歴書の場合も、好印象を与えられる証明写真を張りましょう。身だしなみを整えるのはもちろん、ヘアスタイルや姿勢、表情などにも気を配ってください。

好印象を与える証明写真の撮り方については、「就活の履歴書は証明写真で印象が変わる！服装や髪型のポイントを解説」を参考にしてください。

5.アピールポイントは分かりやすく書く

高評価を得られるように、志望動機や自己PRのアピールポイントは分かりやすく書きましょう。採用担当者は大量の履歴書を読んでいるため、印象に残る内容にする必要があります。

文章の構成は「結論→根拠→将来のビジョン」の順番にするのがおすすめです。Webにある例文を参考にするのは問題ありませんが、そのまま使うとオリジナリティがなくなるので避けてください。

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就活でWeb履歴書を作成する際に確認すること

Web履歴書の場合、保存やプレビュー画面など、手書きの履歴書とは違った注意点があります。Web履歴書作成時の注意点を4つ紹介するので、提出する前に確認してください。

保存できているか

作成した内容が、保存できているか確認しましょう。保存せずにツールを閉じてしまうと、最初から作り直しになってしまいます。

Web履歴書作成時は、項目を一つ記入するごとに保存するのがおすすめです。保存を忘れがちな人は、自動保存できるツールを使いましょう。

余白や改行

印刷プレビューを使い、履歴書の見た目も確認しましょう。ツールの操作画面と実際に印刷した履歴書では、差が出る場合もあるからです。

たとえば、余白の設定を間違えると、一部が途切れて印刷されるかもしれません。また、改行により枠からはみ出してしまうこともあります。

事前に印刷プレビューを見ておけば、問題がないか確認できます。プレビュー画面を確認しながら、余白や改行などを調整してください。

誤字脱字

提出する前に、誤字脱字がないか見直しておきましょう。誤字脱字をチェックできるツールを使い、
目視とあわせて確認するのがおすすめです。

また、印刷時の文字化けがないかも確認してください。ツール上では表示できても、印刷時に使用できない文字もあります。

空欄がないか

空欄ができていないかも確認します。基本的に、履歴書には空欄を残しません。

たとえば、職歴欄に何も書くものがなくても、「なし」と記入するのがマナーです。本人希望欄にも、「貴社の規定に従います」のように書く必要があります。

記入漏れを見落とさないように、データで提出する場合も一度印刷して確認するのがおすすめです。友人や家族などに見てもらい、ダブルチェックしておくと安心ですよ。

履歴書のマナーは、「履歴書のマナーを徹底解説！社会人に向けての一歩を踏み出そう」で解説しています。手書きの履歴書と共通するマナーも多いので、チェックしてみてください。

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就活のWeb履歴書に写真を添付する流れ

Web履歴書に写真を添付する際は、「データの取り込み」「サイズの調整」「添付」の順番で行います。証明写真だけではなく、部活やサークルの写真が求められる場合もあるので、覚えておきましょう。

パソコンに写真データを取り込む

まずはWeb履歴書に貼り付けるデータを取り込みます。証明写真を写真館で撮影した場合は、データをもらえるのでおすすめです。

データを持っていない場合は、証明写真機などで撮影し、プリンターのスキャナ機能で取り込む方法もあります。

写真サイズを調整する

証明写真のサイズは、「縦560ピクセル」×「横420ピクセル」に調整しておきましょう。

また、写真データを保存する際は、JPEG画像がおすすめです。「ファイル→名前をつけて保存→JPEG画像」の順番で保存できます。

写真のファイル名は、学校名と大学名にしておいてください。

Web履歴書に添付する

使用するWeb履歴書のデータを開き、写真データを添付しましょう。一般的なWeb履歴書の作成ツールには、「画像を添付する」といった項目が設けられています。

Web履歴書の写真についてより詳しく知りたい方は、「履歴書に貼る写真のサイズとは？撮る際の注意点や間違えた際の対処法も解説」も参考にしてください。

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就活でWeb履歴書をメールで送る際の4つのポイント

Web履歴書の提出方法では、メールで送る場合もあります。送り方にもマナーがあるので、印象が悪くならないように確認しておきましょう。

1.送信する履歴書を間違えないようにする

送信する履歴書に間違いがないか、確認してから送りましょう。送信してからでは遅いので、何度か確認するようにしてください。

2.データの形式が合っているか確認する

Web履歴書をメールで送る場合、あらかじめデータの形式を指定されるケースが多いようです。もし、指定がない場合は、Wordで作成した場合の拡張子は「.doc」、Excelの場合は「.xls」で保存します。

また、PDFに変換したデータはあとから編集できません。修正する場合に備えて、もとのデータは消さずに残しておいてください。

3.ファイル名には氏名や日付を入れる

履歴書のデータを保存する際は、ファイル名に「履歴書＋日付＋氏名」を明記しましょう。受け取った採用担当者がデータを扱う際に、「誰の履歴書なのか」を管理しやすくなるためです。

また、日付を書いておくのもポイントです。修正するときなどに、いつ作成したファイルなのかをひと目で把握できます。

4.パスワードをかけて送信する

メール送信時には、パスワードが必要です。履歴書には個人情報を記入しているので、そのまま送らないようにしてください。

送信する際は、Web履歴書のデータとパスワードは別々に送りましょう。Web履歴書を添付したメールには、「後ほどパスワードを記載したメールをお送りします」と一言添えておくと丁寧です。

履歴書をメールで送付する方法についてより詳しく知りたい方は、「履歴書をデータで提出する方法は？正しい作り方や添付メールの書き方を解説」も参考にしてください。

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就活では履歴書の提出は必須です。これまでは手書きが主流でしたが、デジタル化の進む現在はWebで履歴書を作成する学生も増加しています。

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