履歴書のマナーを徹底解説!社会人に向けての一歩を踏み出そう

このページのまとめ

  • 履歴書は、鉛筆や消せるボールペンは使わず、必ず黒ボールペンで書くのがマナー
  • 書き間違えても余程のことがない限り修正はせずに新しく書き直す
  • 書き言葉では、「御社」ではなく「貴社」と記載する
  • 履歴書のマナーとして郵送する際は郵便局の窓口から出す
  • 履歴書を面接官に手渡しする場合、封筒の上に重ねて両手で丁寧に渡すのがマナー

「頑張って履歴書を書いても、なかなか書類選考に通らない…」
そんな方は、履歴書の基本的なマナーを理解できていない可能性があります。
履歴書は企業に提出するビジネスの書類なので、ビジネスマナーに沿った方法で提出する必要があるでしょう。
本記事では、履歴書の基本マナーを、書き方から提出方法まで詳しく解説します。
 

履歴書を書く際の基本マナー

まずは履歴書の書き方の基本を押さえておきましょう。

履歴書のサイズはA4がおすすめ

履歴書のサイズは、一般的にA4とB5の2つがあり、どちらを使用してもかまいません。
A4サイズの履歴書は、B5サイズのものに比べて自己PR欄や志望動機欄が広く、より多くのアピールができるというメリットがあります。

黒インクのボールペンを使用する

履歴書を書くときは、必ず黒インクのボールペンを使用しましょう。
青や赤など、色のついたボールペンの使用は控えてください。
また、履歴書は企業に提出する公的な書類なので、文字を消したり書き換えたりすることが可能な鉛筆や消せるボールペンの使用は避けるようにしましょう。

「和暦」「西暦」の表記は統一する

履歴書には、日付や学歴などの年月を記載する項目があります。
その場合、西暦・和暦の表記は、指定がない場合どちらで書いてもかまいません。
ただ、履歴書内では、必ずどちらかに統一するようにしましょう。

「御社」でなく「貴社」と書く

相手の企業を指す敬語は、話し言葉だと「御社」です。しかし、書き言葉だと「貴社」になるので、注意してください。
また、書き言葉の敬語表現は「貴行」「貴園」など、業界や職種によって変わるので、自分の志望する職種の表記をよく調べておきましょう。

間違えたら修正せず新しく書き直す

先述したように、履歴書は修正のきかない公的な書類であるため、修正液や修正テープの使用、二重線での修正は控えましょう。
採用担当者に雑な印象を持たれないためにも、履歴書で書き間違いをしてしまった場合は、再度書き直すのがおすすめです。

学歴は中学校卒業から大学卒業見込みまで

学歴は中学校卒業から記入します。学校名は省略せずに正式名称で書きましょう。「高校」ではなく「高等学校」と書きます。卒業見込みも忘れずに記入しましょう。


例 「平成24年 3月 東京都立〇〇中学校    卒業
   平成27年 3月 東京都立〇〇高等学校   卒業
   平成27年 4月 〇〇大学経営学部経営学科 入学 
   令和1年     3月   〇〇大学経営学部経営学科     卒業    見込み」
 

顔写真は3ヵ月以内のものを用意

証明写真は3ヶ月以内のものが理想とされており、最低限のマナーとしてせめて6ヶ月以内のものでなければいけません。
履歴書に貼る写真のサイズは、縦40mm・横30mmが一般的。基本的に証明写真は写真館やスタジオで撮り、焼き増しができる場所を選ぶようにしましょう。


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封筒の準備方法・マナー

履歴書が完成したら、次に、就活に適した封筒を準備しましょう。

封筒は「白」が好ましい

履歴書を入れる封筒は、「白」が好ましいでしょう。
茶封筒は、企業内でよく使用されるので、事務用の書類に混ざってしまう可能性があります。
分かりやすく履歴書だと認識し、ほかの書類と区別してもらうためにも、白色の封筒を使用しましょう。

封筒のサイズは角形2号がおすすめ

A4サイズの履歴書を入れる場合、封筒は「角形2号」がおすすめです。
「角形A4号」でもA4サイズの書類が入りますが、書類の枚数が多く分厚くなると、入り切らない可能性があります。
角形2号だと、より大きく幅があるので、分厚い書類でも余裕を持って入れられます。

応募書類はクリアファイルにまとめる

履歴書は、企業の担当者が扱いやすいよう、クリアファイルにまとめましょう。
応募書類が複数ある場合は、ばらけて紛失してしまうのを防ぐ効果もあります。
また、書類は、「添え状→履歴書→そのほかの応募書類」の順に重ねて送りましょう。

添え状を忘れずに

履歴書を送る際、最初に「添え状」付けましょう。
添え状とは、同封書類の概要に時候の挨拶を添えた、書類を郵送する際のマナーである「あいさつ状」です。
ビジネスシーンに欠かせない礼儀ですので、書き方を覚え、忘れずに送付しましょう。

添え状の例文



                     20〇〇年△月□日
株式会社□□ 
総務課 人事部 〇〇♢♢様                    
                      □□大学♢♢学部△△学科
                      就活 一郎
                      住所: 〒123-4567
                      東京都□□区△△町♢丁目○番地○号 
                      □□マンション◯号室  
                      電話: 090-☓☓☓☓ー☓☓☓☓
            
           応募書類の送付の件

拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類を送付いたします。
ご検討のうえ、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
                                      敬具

               記

・エントリーシート 1枚
・履歴書      1枚

                                        以上」



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封筒の書き方・マナー

封筒の準備ができたら、必要事項を記入しましょう。

表面に相手企業の宛名を書く

封筒の表面に、応募する相手企業の住所と送付先(部署や課など)を記します。
住所は都道府県から省略せずに書き、番地やビル名なども間違いがないよう正確に記入しましょう。
社名は、正式名称を書くのがマナーです。株式会社を「(株)」などと略すのも控えてください。
また、送付先が「課」や「部署」の場合は最後に「御中」をつけ、採用担当者など個人の場合は、「様」をつけるのが一般的な決まりです。

表面に「履歴書在中」と朱書きする

封筒に何の書類入っているのか明らかにするため、「履歴書在中」と朱書きし、四角く囲みます。
履歴書以外の応募書類も同封している場合、「応募書類在中」と書くと良いでしょう。赤文字で「履歴書在中」や「請求書在中」と封筒に記しておくことで、開封する前に内容を知ってもらえます。

裏面に自分の住所と氏名を書く

自分の住所と氏名は封筒の裏面、左下に記入しましょう。
自分の住所も、同様に都道府県は省略せず、正確に書いてください。

「〆」マークで封をする

封筒に全ての必要事項を記入できたら、裏面の閉じ口にのりをつけて、封をします。
その際、封の中央部分の閉じ口に「〆」マークを書きましょう。
これは、「しっかりと封をした」という証明と、送付先に指定した以外の人間に開けられてしまうのを防ぐためです。
書類を送る際のビジネスマナーですので、よく覚えておきましょう。
 
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履歴書郵送時のマナー

次に、履歴書の郵送方法について説明します。

郵便局の窓口で出す

履歴書は、郵便局の窓口から出しましょう。
履歴書は「一般信書」といって、郵便以外での送付が禁止されている書類です。
メール便や宅配便で出した場合、それを企業が受け入れてくれる保証はありません。
また、ポストに投函する場合、自分で切手代を予測しなくてはならず、もし切手代が不足していたら企業側に不足金額が請求されてしまう可能性もあります。
志望企業に迷惑をかけないためにも、必ず郵便局の窓口で手続きをして送りましょう。

簡易書留で送る際は要注意

郵送する場合、普通便で送るのが一般的です。
もし郵送物が確実に企業に届いたか確認したい場合は、追跡機能のある簡易書留で送りましょう。
ただし、簡易書留の場合、企業の受取印が必要になります。
その点で企業に手間をかけさせてしまう結果になりかねないので、普通郵便で送るのが無難でしょう。

応募期日を守る

履歴書の応募期限は必ず守りましょう。
しかし、それでも締め切り間際の提出になってしまった場合は、速達を使用してください。
速達といっても、郵送物を出した時間帯や窓口の場所によっては、到着日が翌日以降になってしまう可能性はあります。
期日に間に合わないという事態を防ぐため、履歴書は余裕を持って提出できるようにしておきましょう。

「必着」か「当日消印有効」か要確認

企業の募集要項に「必着」とあれば、期日内に現物の書類が届いていないといけません。
「当日消印有効」であれば、配達を受け付けた消印が期日内になっていれば有効となります。
この違いをしっかり理解し、応募要項を確認しておきましょう。

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履歴書を手渡しする際のマナー

最後に、履歴書を手渡しする際のマナーを押さえておきましょう。

手渡しでも封筒に入れて持っていく

履歴書を手渡しで提出する場合でも、封筒に入れて持っていきましょう。
ただし、郵送の際のように企業の住所や宛名を書く必要はなく、裏面に自身の住所と氏名、左上書類を提出する日付を書くだけでかまいません。
また、その書類が「履歴書」であることを明確に伝えるため「履歴書在中」の朱書きは忘れずに入れておきましょう。

提出する際は封筒から取り出す

採用担当者に履歴書を手渡しする際は、封筒から取り出し、封筒の上に履歴書の入ったクリアファイルを載せて渡しましょう。
その際、書類は両手で持ち、相手に文字が読める向きで渡すことを意識しましょう。
封筒から履歴書を取り出すのは、担当者がその場で履歴書を確認する可能性があるからです。
相手に手間をかけさせないよう、履歴書は必ず封筒から出して渡しましょう。

受付で提出する際は封筒のままで

受付で履歴書の提出を求められる場合もあります。
その場合は、封筒から出さずに、そのまま渡しましょう。
履歴書を確認するのは採用担当者であり、受付の担当者が確認する可能性は少ないからです。
ただ、受付の方だからといって手を抜かずに、面接で提出する場合と同様に、封筒を両手で持ち、相手に文字が読める向きにして丁寧に渡しましょう。


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提出前にチェックシートで書類を確認する

履歴書を提出する前に、以下のチェックシートを参考に書類の最終チェックをしましょう。

提出前書類チェックシート

すべての準備が完了したら、郵便で送る前に最終チェックしましょう。
以下のポイントを応募書類の確認の参考にしてみてください。

□誤字・脱字はないか
□フリガナを書き忘れていないか
□履歴書の必須項目が空欄になっていないか
□証明写真は剥がれないようしっかり貼られているか
□押印されているか(履歴書に署名欄がある場合)
□適切な箇所に住所や宛先が書かれているか
□入学、卒業、卒業見込みの年月は正確か
□面接準備のために履歴書のコピーをとったか
□添え状を入れたか
□「応募書類在中」「エントリーシート在中」は赤字で記載されているか

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