このページのまとめ
- 履歴書を封筒に入れる前に添え状を用意する
- 封筒への履歴書の入れ方は、二つ折りの状態にしクリアファイルに挟むのがマナー
- 封筒への入れ方は上から、添え状→履歴書→職務経歴書→そのほかの書類の順番にする
履歴書の封筒への入れ方が分からない…と悩む人はいるでしょう。
就活のはじめの一歩でもある応募書類の送付。履歴書を入れる封筒は、応募者の人柄を表すといっても過言ではありません。
このコラムでは、履歴書の入れ方から封筒の記入の仕方、郵送方法までのマナーを解説します。採用担当者に好印象を与えられる応募書類の提出方法、封筒の書き方を知り、書類選考を突破しましょう！
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履歴書を封筒に入れる前に添え状を準備しよう
まずは履歴書を封筒に入れる前に、添え状を用意しましょう。添え状は挨拶の役割を果たす書類です。
履歴書と一緒に添え状を送ることで、相手側に「ビジネスマナーが身についている」という印象を与えられるでしょう。
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履歴書を封筒に入れる際の3つの注意点
この項目では、履歴書を封筒に入れる際の注意点をご紹介します。応募書類を提出する際は、マナーを守ることが大事です。書類選考を突破するためにも、下記の注意点を確認してみましょう。
1.三つ折りにしない
履歴書は購入したときの二つ折りの状態で送付するのが一般的なマナー。
三つ折りは折り目が多くなり、文字が読みにくくなるので避けましょう。
折り目が少ないことで採用担当者が応募者の履歴書をまとめるときにも扱いやすくなります。
2.順番や向きに注意
書類を読む相手の手間を考えた場合、書類の順序や向きにも気を配ってそろえる必要があります。
下記のような順番で重ね、向きをそろえて封筒に入れましょう。
1．添え状（送付状）
2．履歴書
3．職務経歴書
4．そのほかの応募書類（ある場合のみ）
先述のとおり、送付状は応募書類を読む採用担当者への挨拶代わりでもあります。その送付状を一番上にするのがマナーです。
3.クリアファイルに入れる
上記の書類は直接封筒に入れるのではなく、クリアファイルに挟んでから入れましょう。
これは、書類をまとめるだけでなく、汚れや折れ曲がりを防ぐためです。シワのない、きれいな応募書類をまとめて送付することは、守るべきマナーの一つでもあります。
以上のことは、社会人として大切で基礎的なことです。受け取った相手の作業面や気持ちに配慮した入れ方・送付の仕方を心掛けましょう。
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履歴書を入れる封筒の選び方
この項目では、履歴書を入れる封筒の選び方をご紹介します。下記の内容を参考に、封筒を購入しましょう。
A4サイズが入る大きさ
A4サイズの書類が入る封筒を用意しましょう。
前項で述べたとおり、履歴書は二つ折りの状態が好ましく、そのほかの応募書類はA4サイズであることがほとんど。したがって、「角形A4号」もしくは「角形2号（角2）」というサイズの封筒が相応しいでしょう。
白色
封筒の色は、「白」が好ましいといわれています。
正式な書類送付という場面では、白のほかに茶色や水色が主流といわれていますが、白を選ぶのがおすすめです。宛名書きに書かれた文字と封筒の「白」のコントラストがはっきりとし、先方が読みやすいという利点があります。
ただし、白い封筒は透けやすいので、中身が見えないよう二重になったものや紙の厚みが充分なものを選びましょう。
また、封筒は無地のものが適しています。模様やイラストが入った封筒は、就職活動には不向きなので避けましょう。
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住所以外に封筒に書くこと
住所以外に封筒に記入することをお伝えします。封筒への記入で重要なことは、表面に応募企業の宛名と住所を正しく書くこと。裏面には、自分の名前と住所を黒の油性サインペンで丁寧に記入します。そのほかの記入項目は下記で確認してみましょう。
履歴書在中
履歴書を郵送する際は、宛名面の左下部に赤いペンで「履歴書在中」と書き、四角の枠で囲みましょう。
その際、枠を定規などを使って真っ直ぐに書くと丁寧な印象になります。
企業には、日々多くの郵便物が届くもの。封筒に「履歴書在中」と明記してあることで、それらの書類に紛れてしまっても、採用担当者が仕分けをしやすくなるでしょう。
さらに、中身が封筒の外からでも一目瞭然なので、重要な書類として扱ってもらえます。誤って破棄されることや後回しにされることを防ぐ意味でも、記載することを心掛けましょう。
〆マーク
封筒にすべての書類を入れたあとは、のりをつけて封をし、中央に黒いペンで〆マークを書きます。
〆マークは、確実に封をした、未開封であるという印。封筒へ封入したあとに、〆マークを書くことは、ビジネスマナーの一つなので忘れずに書きましょう。
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履歴書を郵送する際の3つの注意点
応募書類を郵送する際の注意点は下記のとおりです。
1.切手の枚数は少なくする
封筒には料金分で最低枚数の切手を貼るのがベターです。
たとえば、郵送料金が140円であれば、140円切手を1枚貼って送るのがマナー。ビジネスシーンでは、通常の切手を過不足なく貼ることが重要です。そのため、多めの料金分を想定した切手を貼ることは、悪印象を与える可能性があるため注意しましょう。
また、封筒に貼る際はキャラクターものや慶事用などではなく普通切手を使用してください。
2.料金不足に気をつける
封筒の宛名面左上に切手を貼って郵送します。
その際、封筒のサイズや重さによって料金が異なるので、正しい料金の切手を貼りましょう。
基本的な応募書類一式の重さが60g～80gといわれており、定形外郵便物の料金表と照合すると、必要な切手代は140円です。
しかし、応募書類の量によって切手の料金が不足していないか不安に感じる人は、郵便局窓口で計量してもらうのがおすすめです。
ポストへの投函は、料金不足の場合に郵送物が戻ってきたり、遅延したりする原因にもなります。
また、料金が不足していると、企業側が負担することになり、悪印象を与えてしまう可能性も。そのような事態になるのを防ぐためにも、きちんと窓口で正確な料金を支払いましょう。
＜定形外郵便物（規格内）＞
重量 料金
50g以内 120円
100g以内 140円
150g以内 210円
250g以内 250円
500g以内 390円
1kg以内 580円
2kg以内 取り扱いなし
4kg以内
※2021年10月27日現在。日本郵便のウェブサイトによる
3.期日に間に合わない場合は速達を利用する
履歴書は普通郵便で郵送するのが一般的ですが、期日までに間に合わない場合は、速達を利用しましょう。
速達は基本的には、翌日に届くといわれていますが、到着時間帯は郵便物を出した時間や送り先によって異なります。期日までに届くか心配な場合は、郵便局窓口に聞いてみましょう。
尚、速達で履歴書を送る場合は、普通郵便の料金に１通当たり290円の追加料金がかかります。
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履歴書を手渡しする際の3つの注意点
応募書類を手渡しする際の注意点をご紹介します。下記で確認してみましょう。
1.宛先を記入する必要はない
応募書類を手渡しする場合は、当事者同士で直接やり取りをするため、宛先を記入する必要はありません。
また、手渡しする場合は、のりで閉じる必要もないため〆マークも記入しなくてOKです。
2.履歴書を渡すときは封筒から出す
面接官に直接応募書類を渡す場合は、封筒から履歴書の入ったクリアファイルを出すようにしましょう。
封筒に入ったまま渡してしまうと、面接官に履歴書を取り出す手間をかけてしまいます。面接官がスムーズに履歴書に目を通せるよう配慮することが大事です。履歴書はクリアファイルに入れたままの状態で、面接官が読める方向で渡すようにしましょう。
なお、受付で直接履歴書を渡す場合は、封筒のまま渡すようにしてください。受付の人は取次としての役割を担っていることが多く、その場で応募者の履歴書を読むことはないからです。受付で履歴書を渡す際も、相手が読める方向で渡すようにしてください。
3.送付状は不要
郵送の際には必須となる添え状も、手渡しの場合は必要ありません。
添え状は挨拶の役割を担うもの。企業に履歴書を持ち込む場合は、面接官と直接対面で挨拶ができることから不要であるといえます。
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本記事の執筆者
梶川沙綺（かじかわさき）
説明文就職活動の軸は「20代の若いうちに圧倒的成長」を掲げ、新卒でレバレジーズ株式会社に入社。年間1000名以上の就活生の支援を行い、入社3年目で神戸支社の立ち上げに携わる。現在は本社でサービスの向上にも関わりながらキャリアコンサルタント国家資格取得に向けてスキルアップ奮闘中。
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