このページのまとめ
- 履歴書は、封筒の表面と書類の表面が揃う入れ方をする
- 履歴書のような正式書類は折らない入れ方が基本のため、三つ折りは避ける
- 履歴書を折らない入れ方には、そのまま入る「角A4」か「角2」サイズの封筒が必要
履歴書を封入するとき、向きや順番などの入れ方が分からないという就活生は多いでしょう。このコラムでは、履歴書の入れ方を詳しく解説します。また履歴書のような正式書類は、三つ折りしてはいけないため、履歴書がそのまま入るサイズの封筒が必要です。さらに、履歴書の郵送時に必須となる送付状の役割と書き方についてもまとめています。必要な書類を正しい入れ方で封筒にまとめられるように、事前にチェックしておきましょう！
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履歴書を入れるときの3つのポイント
履歴書を封筒に入れる順番や向きを3つのポイントとしてまとめました。1つずつみていきましょう。
1.送付状を1番上にする
履歴書を郵送するときには、送付状を1番上にして封筒に入れてください。そのほかの順番は以下になります。
・1.送付状
・2.履歴書
・3.職務経歴書
・4.そのほか紹介状や自己PR書などの書類
履歴書や職務経歴書など選考に必要な書類は、送付状より下になるようにしましょう。入れる順番を気にしない人も多いと思いますが、この順番で重ねると面接官は確認しやすくなります。受け取った側が少しでも見やすくなるように、順番も意識してみてください。
2.クリアファイルで書類をそろえる
書類を封筒に入れる前に、クリアファイルでそろえます。履歴書は折れたり破れたりすると、自身の印象がマイナスになる恐れもあるため、クリアファイルに入れて未然に防ぎましょう。また、書類をホッチキスでまとめると、面接官が扱いにくくなるため注意してください。
3.封筒の表面と書類の表面はそろえる
封入するときは、封筒の表面と書類の表面をそろえて入れましょう。面接官が封筒の表面を上にして、書類を出したとき、中身が確認しやすいからです。これは履歴書に限らず、どのような書類でも当てはまることなので、覚えておくと良いでしょう。
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履歴書の郵送には送付状が欠かせない
履歴書を封筒に入れて送る場合は、送付状を付けてください。送付状とは、書類上の挨拶と同封書類の案内をする役割を持った書類のことです。詳しい書き方や不要なケースについてまとめているので、チェックしておきましょう。
送付状に必要な項目
以下は送付状に必要な項目です。送付状を作成したら、漏れがないか確認してみましょう。
・1.郵送する日付
・2.宛名
・3.差出人の名前や住所、連絡先
・4.添え状のタイトル
・5.時候の挨拶
・5.用件
・8.締めの挨拶
・9.同封書類の案内
送付状には、自己PRや志望動機などは書かないようにしましょう。これらを付け足してしまうと、同封書類の案内が分かりにくくなってしまうからです。また、送付状はA41枚におさめることが基本。必要なことだけを記載し、簡潔に書いてください。
手渡しの場合は不要
履歴書を手渡しする場合、送付状は必要ありません。手渡す際に、「初めまして、私は〇〇と申します。こちら応募書類の履歴書です。宜しくお願いいたします。」と言って渡せば、挨拶や書類の説明ができるからです。
また、面接官や人事担当者に直接渡せる場合は、クリアファイルに入れ、会社の受け付けの人に渡す場合は、封筒に入れるようにしてください。
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履歴書は三つ折りしないことが基本
応募書類は折らないことが基本のため、三つ折りは避けてください。履歴書はA3サイズを二つ折りにしたA4サイズが多いため、それ以上は折らないように気をつけましょう。また、履歴書を購入すると付属で付いてくる細長い封筒は、三つ折りする必要があるため、履歴書の郵送には不適切です。
三つ折りが許容されるとき
応募書類でも、パートやアルバイトの募集に応募する場合や、派遣会社など採用に直接関わらない会社に送る場合は、三つ折りしても問題ありません。しかし、このような状況は新卒にとっては珍しいケースになるため、「正規雇用として会社に応募するときには、書類を三つ折りにしてはいけない」と覚えておきましょう。
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企業に送る履歴書の封筒はサイズと色に気をつけよう
企業に送る封筒は、履歴書が折らずに入るサイズや、カジュアルな印象にならない色を選ぶ必要があります。以下で詳しく解説しているので、これらをチェックして事前に封筒を用意しておきましょう。
封筒は角形A4号と角形2号のサイズがおすすめ
履歴書が折らずに入る封筒のサイズは「角形A4号」「角形2号」です。履歴書を折ることは、送り先に失礼なため、折らないことを意識して封筒のサイズを選んでください。新卒向けの履歴書の多くがA4かB5のため、これらの封筒が最適です。
封筒の色は白がおすすめ
履歴書を送るときの封筒は白色を選んでください。白色は、正式書類に必要なかしこまった印象を与えられます。また、茶封筒ではカジュアル過ぎる印象に繋がってしまう恐れも。封筒は白色を選んでおくと安心です。
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履歴書を郵送する封筒の3つのステップ
履歴書を郵送する封筒の準備について説明します。以下を参考に、記入漏れがないようにしましょう。
1.表面の書き方
以下は封筒の表面の書き方です。
郵便番号は「〒」を使わず番号のみ表記
郵便番号を書くときは、「〒」のマークは必要ありません。番号のみの記載で十分です。
住所は都道府県から始める
封筒に住所を書くときは、都道府県から始めてください。会社の入っているビル名や階数などがある場合は、忘れずに表記するようにしましょう。
宛名に会社名と担当者名の両方が必要
表面の真ん中には、宛名を記載します。社名は（株）〇〇と省略せず、「株式会社〇〇」または「〇〇株式会社」と記載してください。文字の大きさは、名前が1番大きくなるようバランスよく書きます。個人宛に送る場合は、末尾に「様」を付け、部署宛てに送る場合は、末尾に「御中」とつけましょう。
履歴書在中を忘れずに記載する
封筒の表面左下に、赤い油性ペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と記載してください。
こうすると、封筒を見ただけで中身を判別できるため、企業側が管理しやすくなり、ほかの郵便物と紛れにくくなります。
「履歴書在中」は送る書類が履歴書のみの場合であり、「応募書類在中」は履歴書以外にもほかの書類が同封されている場合です。文字の周りを直線で四角く囲めば、文字が目立ちやすくなります。
2.裏面の書き方
以下は封筒の裏面の書き方です。
左上に発送する日付を書く
封筒裏面の左上に書く日付は、履歴書の発送日です。送付状や履歴書の日付も発送日を書くため、中身の書類と日付が揃っているか確認しましょう。
自身の住所や宛名は表面の宛名より小さくする
封筒裏面の左下に、自身の郵便番号・住所・氏名を書いてください。封筒の左下におさめることで、自然と文字は小さくなりますが、表面に書いた宛先よりも文字を小さく書くように意識しましょう。また、アパートやマンションに住んでいる人は、建物名と部屋番号を忘れずに記載してください。
3.閉じ方
封筒を閉じるときは、のりで貼ったあとに「〆」マークを書いてください。このマークを書くと、「この書類は未開封で、しっかり封をしました」という証拠になります。
書くときには、封筒の蓋部分にのりを塗って貼ってから、乾くまで待ってください。のりが乾く前にマークを書くと、ペンのインクが出にくくなったり、封筒の蓋部分が破れやすかったりするからです。
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履歴書を郵送するときの注意点
履歴書を郵送するときは、書留郵便を使用しない、料金不足に気をつけるなどの注意点があります。下記に詳しくまとめたので、事前に確認しておきましょう。
書留郵便の利用は避ける
応募書類を企業に送るとき、書留郵便は使用しないでください。履歴書のような重要書類は書留郵便を使って、紛失を未然に防ぎたいと思う人もいるでしょう。
しかし、書留郵便を使うと受取人の立ち会いが必須になり、送り先である企業に手間を取らせてしまいます。履歴書は、書留郵便ではなく普通郵便で送るようにしましょう。
期日までに余裕を持って郵送する
履歴書は、余裕を持って期日の5日前までに郵送しましょう。県内や都内であれば送った翌日に届くのが、一般的にかかる日数です。
しかし、交通トラブルや天候によっては数日遅れが出る可能性もあります。加えて、土日の郵便物は受け取りができない企業もあるようです。このようなことを踏まえ、期日までに5日前ほど余裕を持って郵送すれば、アクシデントに巻き込まれたとしても、締め切り日には間に合うでしょう。
また日本郵便のWebサイトでは、宛先と差出人の住所を入力すると、詳しい発送日数が分かります。気になる人は事前にチェックしてみてください。
料金が分からなければ窓口から送る
郵送に必要な料金が分からない場合は、ポスト投函ではなく、郵便局に行き窓口で郵送しましょう。料金が不足した場合は、手元に戻ってくる場合と、送り先に不足分を要求される場合があります。企業側に迷惑をかけたり、期日に間に合わなくなったりすることがあるため、料金には十分注意してください。また、規定の料金より多めの切手を貼っても、金額は戻ってこないため気をつけましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
