このページのまとめ
- 履歴書を入れる封筒の表面には、「先方の住所」や「宛名」を記載する
- 履歴書を入れる封筒の裏面には、「自分の住所」「氏名」「日付」などを記入する
- 誤字脱字がないか、裏面を書き忘れていないかなどを最終確認してから封入する
- 履歴書を入れる封筒に書く住所や会社名は省略せずに正式名称を記載する
- 履歴書を郵送する際は、必ず添え状を同封する
履歴書を入れる封筒の表面・裏面の書き方や送付方法などでお悩みの就活生も多いのではないでしょうか。書類選考では履歴書の内容だけではなく、郵送する際の封筒の書き方や送り方のマナーも大切です。いくら内容が充実した履歴書を作成しても、郵送時のマナーを知らないとマイナスの印象を与えかねません。
このコラムでは、履歴書郵送時の基本マナーを解説しています。履歴書の送付方法に注意を払い、選考を突破しましょう。
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履歴書を入れる封筒表面の書き方
はじめに、履歴書に入れる封筒の書き方をマスターしましょう。まずは、以下のものを用意します。
・角形A4号か角形2号の白色封筒
・黒の油性ペン
・赤の油性ペン
・定規
では、下記で封筒表面の「先方の住所」「宛名」「履歴書在中」の書き方を解説していきます。
住所
都道府県名や建物名を省略せずに記入しましょう。丁目や番地はハイフンつなぎではなく「◯丁目◯番地◯号」と書きます。
宛名
住所と同様、社名も必ず正式名称を記入します。「（株）」のように社名を略すのは失礼にあたるため避けましょう。
宛名は「御中」と「様」の違いに注意
宛名を書く際は「御中」と「様」の使い分けに注意が必要です。会社宛に送る場合は「御中」、個人宛に送る場合は「様」を使用します。
「◯◯会社御中 ◯◯様」は間違いです。「御中」と「様」を併用しないよう注意しましょう。
◯履歴書在中
左下に赤の油性ペンで「履歴書在中」と記入します。定規を使ってまっすぐ丁寧に文言を赤枠で囲みます。その際、宛名と近くならないよう十分なスペースを空けて記入することが大切です。「履歴書在中」以外は黒の油性ペンで記入します。
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履歴書を入れる封筒裏面の書き方
表面が書けたら、裏面に「自身の住所」「氏名」「投函日付」を記入します。
表面に比べて裏面への記入は気を抜いてしまう方が多くいるようですが、裏面も表面と同じく丁寧に記入することを心がけましょう。
住所
左下に、省略せずに自分の住所を記入します。「丁目、番地、号」を使いましょう。
氏名
住所の左隣に自身の氏名を記載してください。氏名は、住所より少し大きく記入し、目立たせましょう。
投函する日付
左上に投函する日付を記入します。西暦と元号はどちらでも構いませんが、履歴書と封筒で統一するようにしましょう。
封字
封筒が書けたら、履歴書を入れて封を閉じます。黒の油性ペンで閉じた部分の中央に「〆」と記入しましょう。封を閉じる際は水のりを使用すると封筒がふやけてしまうため、スティックのりを使用するのがおすすめです。
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履歴書を入れる封筒選びのポイント
履歴書を入れる封筒を選ぶ際は、「色」と「サイズ」に注意しましょう。
封筒の色は白がおすすめ
履歴書を送付する際の封筒は、白色がおすすめです。
茶封筒は企業の事務業務で使用されることも多く、通常の郵送物と紛れやすいとされています。また、白封筒は茶封筒より誠実な印象を与えやすいといわれることもあるので、白を選択するのが無難でしょう。
ただし、薄い紙質の封筒は中身が透ける恐れがあるので、厚みのある白封筒を選択してください。
封筒のサイズは角形2号または角形4号がベスト
履歴書を入れる封筒は、角形2号（240×332mm）、または角形4号（197×267mm）がおすすめ。これは、A4のクリアファイルが余裕を持って入るサイズだからです。
履歴書を購入した際に付いている封筒を使うのも手ですが、こちらは履歴書を折りたたまないと封入できません。大きめの「角形2号」や「角形4号」をできるかぎり使用すると良いでしょう。
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履歴書を封筒に入れる前の6つのチェックポイント
封筒に入れる前に、「空欄がないか」「誤字脱字がないか」「住所が省略されていないか」など、必ず履歴書の最終確認を行いましょう。
1.空欄がないか
履歴書は自分をアピールする手段であるため、空欄があることで、「適当に書いているのでは」「自己アピールができないのでは」と判断されてしまう恐れもあります。そのため、履歴書は空欄が無い状態にしておきましょう。履歴書によって記載項目が違うため、最初に空欄を埋めやすい書式のものを選んでおくのも一つの方法です。
2.誤字や脱字がないか
手書きの履歴書はもちろん、パソコンで作成した場合も変換で間違ってしまうケースが多くあります。油断せずに十分確認し、間違いを見逃さないよう気をつけましょう。また、自分の氏名や住所、電話番号など、こんなところ間違えるはずがない…という箇所に意外とミスが多いため注意が必要です。
間違えてしまったら？
もし書き損じてしまった場合は、二重線を引いたり修正液を使ったりするのは厳禁です。必ず新しい封筒に書き直しましょう。間違えるのが心配な方は、鉛筆で下書きをしてからペンでなぞるのも一つの方法。その際は、インクが完全に乾いてから下書きの鉛筆を消します。
3.住所が省略されていないか
都道府県名を書かなかったり建物名を省略したりするのはマナー違反。必ず正式名称を記入しましょう。「長い住所で書きづらい…」という場合、2段に分けて書くと見やすくなります。
4.写真貼付がきれいにされているか
写真の切り方がガタガタだったり貼り方が曲がっていたりすると、マイナスの印象を与えてしまう可能性があります。綺麗に切ってまっすぐ貼られているかを十分に確認しましょう。
5.押印を忘れていないか
履歴書を作成する中でうっかり忘れてしまうことが多いのが押印。履歴書を記入したあと、ペンのインクが乾いてから押印しよう…と考えたまま忘れて提出してしまう方が多くいるようです。必要箇所に押印がされているか、必ずチェックしましょう。
6.学歴欄の年度と月が合っているか
年号早見表を確認し、入学や卒業の年月が合っているかを確認します。ただし、留学や休学で卒業年が通常と異なる方は年号早見表どおりではないため、注意が必要です。慎重に計算して、年月にずれがないよう気を付けましょう。
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履歴書郵送時の5つの注意点
郵送時に気をつけたい「添え状」「書類の扱い」「料金不足」などの注意点を以下にまとめました。
1.添え状を入れる
履歴書を郵送する際は、添え状を同封します。添え状は、「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかという、封筒の中身を知らせるためのあいさつ状です。採用担当者が最初に目にする大切な文書であり、ビジネスマナーが身についている証とも捉えられることもあるため、必ず同封しましょう。
2.書類はクリアファイルに入れる
郵送時に履歴書が折れてしまったり、汚れてしまったりすることを防ぐため、クリアファイルに入れてから封入しましょう。
3.料金不足に気をつける
履歴書を送る際は、必ず郵便料金に合った切手を貼ってください。料金が不足していた場合、戻ってきてしまったり届くのが遅くなってしまったりすることがあります。また、郵便料金よりも多い金額の切手が貼られているのも、良い印象を与えません。自分で書類の重さを量るのも良いですが、郵便窓口で重さを量ってもらうのが一番確実な方法といえます。郵送料金に合った、正確な金額の切手を貼って郵送しましょう。
4.郵便以外を利用しない
履歴書は必ず郵便を利用してください。
履歴書は「信書」に当たります。信書は「特定の受取人に対し、差出人の意思表示または事実を通知する文書」のこと。信書は郵便以外で送ることが法律で禁じられているため、メール便で送るのは法律違反となります。「履歴書は必ず郵便で送る」と覚えておきましょう。
5.郵送報告メールを送ることで丁寧な印象に
志望企業からの指示がない限り、必ずし郵送後に報告メールを送る必要ありません。ただし、郵送報告メールを送ることで丁寧な印象を与えられるだけでなく、「あと何日で履歴書が届く」と把握してもらえる利点があります。もし郵送時にトラブルが発生し到着が遅れる場合でも、郵送報告メールをあらかじめ送っておくことで問題発生リスクを抑えることもできるでしょう。郵送報告メールは、履歴書を送った当日に送ってください。
郵送報告メールの文面例
件名：履歴書送付の件／◯◯（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ☓☓様
お世話になっております、◯◯大学の◯◯です。
この度は、選考へ参加する機会をいただき誠にありがとうございます。
本日◯月◯日付で、履歴書を郵送させていただきましたので、ご査収いただけたらと思います。
それでは、何卒よろしくお願いいたします。
--署名--
履歴書は採用担当者に自分を知ってもらうための大切な書類です。履歴書はしっかり書いたからあとは届けば良い…という怠惰な気持ちは、封筒の書き方や送り方にも表れてしまい、マイナスの印象を与えてしまう恐れもあります。
採用担当者が手に取ったところから始まる書類選考。履歴書を読んでもらうためにも郵送の基本マナーをしっかり身につけて、書類全体で自分をアピールできるよう準備しておきましょう。
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履歴書を手渡しする際は？
履歴書を企業に持参し、面接時などに手渡す場合もあります。履歴書を手渡す場合でも、クリアファイルに収め、封筒に入れて持っていきましょう。履歴書を持参する途中でよれたり、汚れてしまったりするのを防止するためです。ただし、すぐに取り出せるようにするため、封を閉じる必要はなく、添え状も不要とされています。
履歴書を手渡しする際の封筒の書き方
履歴書を手渡しする場合、封筒に宛先などは記入しません。履歴書がどこに宛てた書類なのかというのは、応募者も企業側も分かりきっていることだからです。
ただし、宛名以外は郵送時と同様に記載します。それが誰の履歴書なのかは企業に示す必要があるからです。表面に「履歴書在中」を記載し、裏面には自身の住所と氏名を記入しましょう。
面接で履歴書を手渡す方法
面接官から提出を求められたタイミングで、履歴書を渡しましょう。
面接で履歴書を手渡す場合、面接官がその場で読むことを想定し、封筒から履歴書を出して履歴書を手渡しします。渡す際は、封筒の上に履歴書が入った状態のクリアファイルを重ね、封筒と一緒にして差し出しましょう。差し出す方向は、面接官が読める向きにするのがマナーです。
受付で履歴書を渡す場合は封筒に入れたまま
受付で履歴書の提出を求められた場合、封筒から履歴書を出さず、そのまま手渡しします。受付の担当者は履歴書を採用担当者に取り次ぐ場合がほとんどであり、その場で読む可能性は少ないからです。この際も、面接官に手渡しするときと同様、相手が読める向きで渡しましょう。
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