このページのまとめ
- 履歴書を送付する封筒の住所の書き方は縦書き
- 封筒の宛名は「御中」と「様」を使い分ける
- 履歴書の封筒は白でA4サイズのものを選ぶ
就活で企業に応募書類を封筒で送ることになった場合、書き方がわからなかったり、ちゃんと書けているか不安に思う方も多いでしょう。
このコラムでは、ビジネスマナーに沿い住所や宛名の正しい書き方、提出方法をお伝えします。就活がスタートすると、企業に履歴書などの応募書類や提出書類を送付する機会などが増えます。封筒に住所や宛名を書く際の書き方のルールを守り、企業にきちんとした印象を持ってもらえるよう心がけましょう。
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封筒表面の書き方
封筒の表面は応募先の会社の住所や会社名を記載する重要な部分です。住所や宛名を間違えたり、書き方のマナーが守れていなかったりすると粗雑な印象を与えかねません。まず封筒の表面から、書き方のポイントを確認しましょう。
郵便番号と住所
基本的に履歴書を入れる封筒は、住所や宛名を縦に書きます。郵便番号は右上の枠内に、郵便番号を入れる枠がなければ、郵便番号マークを書かずに数字とハイフンだけを書いてください。住所は、同じ地域内であっても必ず都道府県名から書き出し、ビル名なども省略せずに記載します。また、数字の読み間違いを防ぐためにも、住所を書く際には「丁目」「番地」「号」「階」を用いましょう。なお、住所で用いる数字は漢数字で記入します。住所は郵便番号の右端下に、1文字分スペースを空けてから書き始めます。2行になるときもさらに行頭1文字分下げます。その際ビル名やマンション名から改行して書き、マンション名やビル名が短い場合は下の方に書くとバランスが良くなるでしょう。
宛名
宛名を書くにあたり、社名は「（株）」「（有）」のように省略せず、「株式会社」「有限会社」と正式名称を記載しましょう。社名に旧字が含まれる場合は、そのまま旧字で記載します。宛名で特に気をつけるべきポイントは、「御中」と「様」を使い分けることです。「御中」を使用するのは、会社名や部署名といった団体宛の場合です。
一方、個人名の場合には「様」を使用します。個人名が複数ある場合、まとめてではなく一人ひとりに「様」を付けるよう注意しましょう。フルネームがわかっている場合は省略せずに全て書きます。もし採用担当者の名前が分からないという場合は、「採用ご担当者」と記載して問題ありません。また宛名を書く際は、下記のように「御中」と「様」を同時に使用しないように注意しましょう。
（誤）「〇〇株式会社 部署名御中 採用ご担当者様」
（正）「〇〇株式会社 部署名 採用ご担当者様」
役職名がある個人宛に送るときは、役職名を名前のすぐ上に書いてもかまいません。役職名が5文字以上になる場合は、名前の右に小さく記載するようにします。
会社住所、会社名の高さを揃え、部署名、担当者名の高さを一字分下げて書くと整った印象になります。宛名の部署名や名前は封筒の中央の位置にくるようにし、住所より大きめの文字で書くときれいです。
「履歴書在中」の記載
企業に履歴書を送る際は、封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で記入し、記入した文字を定規などを使い四角で囲むようにします。なお「応募書類在中」は、判子も購入できるので、上手く書けない場合は判子を利用したり、あらかじめ赤字で「履歴書在中」と印刷してある封筒を使うのでも良いでしょう。
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封筒裏面の書き方
封筒の表面を書き終えたら、裏面も書き方のポイントをおさえ、しっかり記入しましょう。
差出人の郵便番号と住所、氏名
住所を書く位置は、封筒の中央線より左側です。宛先の住所と同様、自分の住所についても省略せずにマンションやアパート名まで正確に記載するように心がけましょう。住所には表面同様、「丁目」「番地」「号」を使い、数字は漢数字を使用します。住所が長くなってしまう場合は、アパート名やマンション名から改行するとバランスが良いでしょう。郵便番号は、住所の上に1文字分のスペースを空け、横書きで記入します。この際、郵便番号マークは不要です。数字とハイフンのみで記入しましょう。郵便番号の一番右の数字と、住所の書き出しの1文字が同じ位置になるようにするときれいに見えます。差出人の名前の書き方は、新卒の場合、名前の前に大学名や学部学科名を書くと担当者が身元をより把握しやすくなり良いでしょう。
送付日
封筒の左上に、履歴書を送付する日付を漢数字で記入します。郵送の場合は投函する日、持参する場合は面接日を記入してください。記載を西暦にするか元号にするかは、送付する履歴書の記載に合わせるようにしましょう。
封字
書類を送る場合、封筒に「封字」を書くのがビジネスマナーです。封字には、「〆」「封」「緘」などいくつか種類がありますが、就活には「〆」を使うと良いでしょう。封筒を閉じる際は、テープ類は使わず糊で閉じます。封筒を糊付けした境目部分の真ん中に、「〆」と記載します。「〆」と「×」は間違えやすいですが、混同しないよう気をつけてください。封字を使用することで、郵送中や到着後に第三者が書類を開封していない証拠が示せます。
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宛名を横書きにした方が良い場合
外資系企業のように会社名にアルファベットが含まれる場合、宛名を横書きで書くと見栄えが良くなるでしょう。横書きの場合の注意点について以下にまとめました。
・郵便番号は枠がある場合は枠の中に、ない場合は住所の上に書く
・住所の数字は算用数字にする（縦書きと同様「丁目」「番地」「号」「階」は使用する）
・「応募書類在中」という赤字の記載は右下に書く
以上の点以外は、基本的に縦書きの書き方の注意点と同じです。よく確認しながら記入するよう心がけてください。
▼関連記事封筒の書き方をチェック！A4サイズの記入方法をご紹介
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履歴書を送るときの封筒の選び方
履歴書を入れる封筒の、サイズや色はどのようなものを選ぶと良いのでしょうか。ここでは、就活にふさわしい封筒の選び方について解説します。
サイズ
応募書類を入れる封筒の大きさは、履歴書を折り曲げずに入れられるA4サイズが基本です。「角形2号」「角形A4号」といった名称で販売されているので、文具店やコンビニなどを探してみましょう。なおA4サイズはいずれも定型外なので、送付の際の切手料金には充分注意してください。
色
封筒はよく使われる色として、白と茶色があります。就活では白を選ぶのが無難でしょう。茶色でもマナー違反というわけではありません。しかし茶封筒は、一般の郵便物に使われる場合が多く、履歴書がその中に紛れてしまい、判別しづらい場合もあります。履歴書の入った封筒と区別してもらうためにも、履歴書＝白封筒と覚えておくと良いでしょう。
▼関連記事封筒の色やサイズは？宛名の書き方や提出時の注意点
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送付状は添えるべき？
書類を郵送するときに、送付状（添え状、カバーレター）を同封するのがビジネスマナーです。履歴書やエントリーシートといった就活関連の書類を送付する際にも、送付状を同封した方が良いのでしょうか。ここでは、送付状とは何かや書き方、入れ方についてと、送付状の必要性についてを解説します。
送付状とは
送付状とは、書類の送り先の企業や担当者に対し、時候の挨拶とともに書類の部数や宛先といった概要を伝える書類のことです。書類の内容や部数に間違いがないかといったミスを防ぐ役割を果たし、添え状や挨拶状、カバーレターなどとも呼ばれます。
送付状の書き方と入れ方
送付状には簡単な挨拶とともに求人応募の目的で書類を送る旨を記し、同封する書類（履歴書やエントリーシート）の種類と枚数を記載しましょう。開封した人がひと目で郵便物の目的と内容物を理解できるようにすることがポイントです。送付状は、封筒を開けたらすぐ目に入るように、封筒表面の一番上になるように封入します。
送付状を添えると好印象に
送付状がないと内定に不利になるというわけではありません。しかし送付状を同封することで、ビジネスマナーを心得ている学生だということをアピールできます。印象アップに繋がるため、入れる必要性は高いといえるでしょう。
▼関連記事履歴書に送付状は必要？基本の書き方とマナーを紹介！
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封筒を送付する前にチェックしておくこと
企業に書類を郵送する前は、必ず投函前に最終確認を行いましょう。住所や宛名に間違いがないかは最も重要なチェックポイント。応募書類は締め切りに余裕を持って発送するのが基本です。締め切り間近の場合は、速達郵便を利用して確実に間に合うよう対応しましょう。以下に、確認しておくべきポイントをいくつか挙げるので、封筒を送付する前に確認してみてください。
履歴書の書き漏れや書類の入れ忘れはないか
履歴書の書き漏れがないかは、封筒に入れる前に今一度チェックしておく必要があるでしょう。また、書き漏れではなくても履歴書に空欄があると、企業の採用担当者に入社意欲があるのか疑問に思われたり、記入し忘れではないかと思われたりするリスクがあります。記載項目は必ず埋めるようにし、資格欄や職歴などに書ける項目がない場合でも、必ず「特になし」「なし」と記載し、空欄がないようにすることが大切です。すべての書類が揃ったら、必ず封筒にすべて入れたことを確認しましょう。書類を入れる順番は上から、送付状→履歴書→エントリーシート→その他の応募書類、となります。封筒を送付する際はすべてに抜けがないように、やるべきことをリストアップしておくなど工夫してみましょう。
書類は折れ曲がっていないか
応募書類の折れや水濡れを防げるよう、準備した書類はクリアファイルに入れてから封筒に収めると良いでしょう。用紙が雨で濡れたり汚れてしまったりすると、担当者が読みづらくなるうえマイナスイメージを与えかねないので、注意すべきポイントです。
郵便料金が不足していないか
切手の料金不足は不足分が企業に請求されるか、もしくは郵便物が差し戻されてしまうので要注意。封筒が差し戻しになった場合、履歴書送付の締め切りに間に合わなくなってしまう可能性もあります。あらかじめ郵便局のWebサイトで正確な料金を確かめたうえで送付するか、もしくは窓口に直接持参して出すようにすると安心でしょう。
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応募書類を持参する場合にも封筒や住所は必要？
履歴書を郵送ではなく直接手渡しする場合もあると思います。その場合、封筒や住所記載は必要なのか気になる方もいるのではないでしょうか。 手渡しする際のマナーについて解説します。
封筒は用意する
企業に履歴書を面接に直接持ち込む場合も、折らずに入れることができる定形外封筒が良いです。また、面接がすぐに始まるような場合は、封筒から出して手渡すのが基本です。その際、送付状は不要になります。受付で提出を求められる場合などは、履歴書は封筒に入れたまま手渡しましょう。
住所や宛名は不要
郵送ではなく、応募書類を企業に直接持参する場合は、表面に住所や宛名を書く必要はありません。「応募書類在中」のみ封筒の左下封筒に赤字で書くようにします。裏面には自分の住所と名前、持参する日付を書きましょう。書き方は履歴書を送付するときの封筒への書き方と同じです。
本記事の執筆者
梶川沙綺（かじかわさき）
就職活動の軸は「20代の若いうちに圧倒的成長」を掲げ、新卒でレバレジーズ株式会社に入社。年間1000名以上の就活生の支援を行い、入社3年目で神戸支社の立ち上げに携わる。現在は本社でサービスの向上にも関わりながらキャリアコンサルタント国家資格取得に向けてスキルアップ奮闘中。
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