第一印象を左右！就活で書類を入れる封筒の書き方、郵送時のマナー

就活生が応募書類を送るとき、封筒や添え状の書き方で悩みがちです。本コラムでは、封筒の選び方から使用するペン、記載する内容や添え状の注意点まで、詳しく解説しています。マナーに則った方法で丁寧に記載し、採用担当者の印象アップを目指しましょう。封筒は採用担当者が書類を受け取った際に最初に目にするもの。履歴書送付の最後のステップで失敗しないよう、それぞれの手順を丁寧にこなしていきましょう。

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活の書類を送る封筒の書き方

封筒は、応募書類が企業に届いた際に、担当者が最初に目にするものです。そのため、中の書類だけでなく、応募書類が入れられた封筒のマナーも評価の対象となります。

採用担当者にとって第一印象になるともいえる封筒のマナーができていないと、悪い先入観を与え、履歴書の評価にまで影響を与えかねません。そのため、正しい封筒の書き方を知っておくことは大切です。
封筒の書き方のポイントをしっかり押さえておきましょう。

漢字表記の企業は縦書き、英語表記の企業は横書き

厳密なルールはなく、縦書き、横書きどちらでも問題ありません。強いて言えば、会社名や住所に英語が使われているかどうかで判断しましょう。英語がある場合は横書きにすると綺麗に見えます。それ以外は基本縦書きにしましょう。

基本的な正しい書き方は縦書き、横書きでも変わらない部分がほとんどですが、変わる部分だけ最初にお伝えしておきます。
表面：履歴書在中の位置→縦書き「左下」、横書き「右下」
裏面：差出人の住所の位置→縦書き「左下」、横書き「右下」
両面：住所などの数字表記→横書き「アラビア数字（0,1…）」、縦書き「漢数字（〇,一）」

封筒の表面の書き方

まずは企業の住所や宛名を書く表面の書き方を解説します。

住所の書き方

まず、郵便番号は右上の枠内に入れます。郵便番号を入れる枠がなければ、郵便番号マークを書かずに数字とハイフンだけを書いてください。

相手方の住所は、省略せずに書くのが基本です。必ず都道府県からビル名、階数まで、企業で記載しているとおりに書きましょう。数字の読み間違いを防ぐためにも、「丁目」「番地」「号」「階」で書きます。住所で用いる数字は、縦書きの場合「漢数字」、横書きの場合「アラビア数字」で記入しましょう。

　誤）千代田区○○1-3-1　
　正）東京都千代田区○○1丁目3番地1号　××ビル

書き始めの位置は、郵便番号の右端下に、1文字分スペースを空けてから書き始めます。2行になるときもさらに行頭1文字分下げます。その際ビル名やマンション名から改行して書き、マンション名やビル名が短い場合は下の方に書くとバランスが良くなるでしょう。

宛名の書き方

宛名は封筒の中心に、住所よりも大きめの文字サイズで書きます。会社名を書く際は、住所の書き出しと同じ高さから始めるとバランスが良くなります。会社名は、（株）などと略さず、正式名称をそのまま書きましょう。

部署名や担当者名がある場合は、会社名の書き出しよりも1文字分下げた位置から書き始めると見栄えが良くなります。担当課や部署、担当者の名前がわかっている場合は省略せずに全て書きます。
また、宛名の「御中」や「様」など敬称の使い分けは間違えやすいポイントのため、注意が必要です。

会社・部署宛の際は、敬称は「御中」となります。

「△△株式会社　人事部御中」

個人宛の場合は、敬称は「様」となります。採用担当者の名前がわかる場合は、名前の下に「様」を付けてください。送付先が「採用担当者」となっている場合も、「様」を付けます。

「△△株式会社　人事部　〇〇様」
「△△株式会社　人事部　採用担当者様」

「△△株式会社　人事部御中　◯◯様」のように、「御中」と「様」は同時に使用しないように注意ましょう。

「応募書類在中」の書き方

履歴書などを郵送する際、赤い油性ペンで、縦書きの場合は左下に、横書きの場合は右下に「応募書類在中」もしくは「履歴書在中」と書きます。さらに、文字を囲うように四角い枠を書きます。この際、記入した文字を定規などを使い四角で囲むようにしてください。あらかじめ記載のある封筒や、市販のスタンプを使ってもかまいません。
会社の郵便物は履歴書に限らず多くあり、仕分けにも時間がかかります。「応募書類在中」と書くことで、企業にとってもわかりやすく、確実に採用担当者のもとに届けられるので、忘れないようにしましょう。

切手の貼り方

切手は過不足のないよう郵便局から送るのがおすすめです。自分で切手を貼る際は、少額の切手を複数枚も貼るのはやめましょう。多くても3枚程度までに収めてください。

また、切手の柄はオーソドックスなものを選び、記念切手やキャラクターものなどは避けましょう。
あまり好ましくありませんが、やむを得ず提出期限ぎりぎりになってしまった場合は、「速達」を利用します。直接郵便局に持ち込んで、届く日や料金について確認しながら作業を進めるのが確実です。

封筒の裏面の書き方

続いて、差出人などを記入する裏面の書き方を確認していきましょう。

差出人の書き方

自分の住所と名前は裏面、縦書きの場合は左下、横書きの場合は右下に記入します。封筒の中心の線よりはみ出ないようにしてください。

日付の書き方

住所の上あたりに、投函する日付を漢数字を使って縦書きで書きます。
念のため、投函した日を明記しておきましょう。投函日を書いておくことによって、郵送トラブルが起きた際にも、締切までにきちんと送っていたことの証拠になる場合があります。

綴じ目の「しめ」の書き方

書類も入れてしっかり封をしたら、最後に油性ペンを使って、封筒の封をする境目の部分に「〆」と記入します。「×」にならないよう気を付けましょう。こうすることで、自分で封をし、途中で開封されていないという確認ができます。

▼関連記事
就活時に必須！応募書類を入れる封筒の書き方

封筒への住所の正しい書き方！履歴書送付時にも活用

 

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活の書類を入れる封筒に使用するペン選びのコツ

封筒の見栄えを良くするためには、ペン選びも重要なポイント。以下の3つのポイントを意識してみてください。

・油性サインペン
・太さは1mmから1.5mm（「細」「中」「太」表記の場合は「細」か「中」）
・消せるタイプではない

ボールペンは文字の線が細く、弱々しい印象になってしまいがちです。もう少し太い線を描けるペンを用いるのがおすすめ。ほど良い太さの油性ペンを使用しましょう。
水性ペンは水で滲んで読めなくなってしまう可能性があり、消せるタイプは温度変化によって文字が消えてしまう可能性があります。「確実に読んでもらえること」を意識して、使用するペンを選んでください。

ペン選びで失敗しやすいパターン

ペン選びの失敗で多いのは、「使ってみたら中身の書類にインクが滲んでしまった」というもの。特に、油性マジックペンには注意が必要です。
試し書きをしてみて、裏面にインクが滲まないペンを選ぶようにしましょう。

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活の書類を入れる封筒選びの4つのコツ

ここでは、応募書類を送る際の適切な封筒の選び方について解説します。

1.就活の書類を入れる封筒のサイズ

特に指定がなければ角2サイズの封筒を使いましょう。角2の封筒は、24×33.2センチ。郵便物だと定形外郵便のサイズです。
書類が折らずに入るものを選びます。指定がない限りは3つ折りなどにはしないようにしてください。

2.就活の書類を入れる封筒の色

白無地の封筒で送るのが一般的です。

事務書類などに茶封筒が使われるため、白封筒だとぱっと見て目につき、何の書類が入っているのかわかりやすいという利点があります。
茶封筒だからといってそれを理由に不採用となることは基本的にありませんが、白無地の封筒のほうが良い印象を与えることもあるようです。

3.中身が透けない封筒がおすすめ

履歴書やエントリーシートは、就活生の個人情報を記載するもの。封筒によっては、中の文字が透けて見えてしまうケースがあります。
内側に加工を施し、中身が透けないように配慮されている封筒もありますので、見え方が気になるときには活用してみてください。

4.大学購買部で購入できる専用封筒もおすすめ

大学によっては、大学名や同封書類名が記載された「就活専用封筒」を取り扱っているところもあります。
氏名や住所などの記入がしやすいよう工夫されている商品も多いので、こうしたアイテムを使用するのもおすすめです。

▼関連記事
履歴書を送付する封筒の選び方は？宛名の書き方も解説

就活で使う封筒の色やサイズは？提出時の注意点も解説

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活で履歴書を手渡しするときに封筒は必要？

履歴書を手渡しする際も封筒は必要になります。しかし、郵送ではないため、住所の記載やのり付けは不要です。さらに、挨拶の役割を担う添え状も、顔を合わせて挨拶できるため必要ありません。

面接官に直接応募書類を渡す場合は、封筒から出し、履歴書の入ったクリアファイルを渡しましょう。渡す際は、面接官が受け取ってそのまま読めるように向きを意識してください。もし、面接以外の場はなく受付などで提出する際は、封筒に入れたまま手渡しします。このときも、向きを意識して渡すようにしましょう。

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活の書類を入れる封筒郵送時の5つのポイント

ここでは就活の書類を入れる封筒を郵送する際のポイントを5つご紹介します。書き方のポイントと併せて押さえておきましょう。

1.丁寧な字を心がける

封筒の字が雑だとマイナスな印象を与えかねません。字の書き方から「やる気」「熱意」が伝わります。字は丁寧に書くことを心がけることが大切です。字に自信がないという人でも、丁寧に書くことを心がけましょう。

2.切手の料金に注意する

もし料金が足りなかった場合、差し戻されて締め切りに間に合わない恐れがあります。最悪、受け取る企業側が不足分を支払うという事態も起こり得ます。
料金が心配な場合は、郵便局の窓口で重さを量ってもらって料金を支払う確実な方法を取りましょう。

3.期日までに届ける

応募書類は期日までに届けるようにしましょう。そのためには郵送して何日後に到着するかの確認も必要です。
期日が遅れた場合は、封筒の中身を見てもらえなかったり、選考に進めず不採用になる場合もありますので注意してください。

4.書類はクリアファイルに入れる

履歴書や添え状はクリアファイルに入れるのがマナーです。
無色透明で柄もない、新品のクリアファイルを利用しましょう。使い古されて傷があるものなどは避けてください。

5.数字は漢数字とアラビア数字を使い分ける

縦書きの場合は漢数字、横書きならアラビア数字で書きましょう。

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活の書類を送るときの添え状の書き方

添え状は、郵送書類の概要や時候の挨拶などを添えた書類を指します。必ず送らなければいけないものではありませんが、添えることで親切さや丁寧さ、誠意が伝わり、イメージアップに繋がることもあるでしょう。

ここでは、添え状の項目と書き方をご紹介します。

日付

日付は一番上の右側に、応募書類の投函日を記載します。
年号は和暦と西暦のどちらでも問題ありませんが、履歴書を含めた応募書類内で統一するようにしてください。

宛名

宛名を書く位置は日付より下、左側です。
会社名で1行改行し、その下に部署名、担当者名左揃えで記載します。

差出人

宛先より下の右側に、右揃えで記載しましょう。
大学名・学部学科、氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスをそれぞれ改行して記入してください。

添え状のタイトル

タイトルを書く位置は中央です。内容は添え状の主旨が分かるようにしましょう。
タイトルは「選考応募書類の送付につきまして」と記載するのが一般的です。

本文

まずは頭語や時候の挨拶から書きます。その後に用件を書き、最後に結語を記入しましょう。
頭語は「拝啓」、結語は「敬具」が一般的です。
時候の挨拶は月ごとに種類がありますが、季節に関係なく使用できる「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」でも問題ありません。

例文

拝啓　貴院ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
○○大学□□学部△△学科の［氏名］と申します。
このたび、貴社求人に応募させていただきたく、下記の書類を送付させていただきます。
ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

記書き

記書きは、本文のすぐ下、中央に「記」と書きます。その下に「下記の書類をお送りします」、「下記をご参考ください」という文言を別途記載し、送付書類を箇条書きし、枚数を書きましょう。
送付書類をすべて記したら、改行して右端に「以上」と書きます。

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活の添え状の書き方で間違えやすい3つの注意点

添え状を書く際に、就活生が間違えやすいポイントは以下の3つです。書類作成時の参考にしてみてください。

1.敬称の使い方

添え状を書く際に使う敬称は、「貴社」「貴法人」「貴院」「貴園」などです。応募先が企業であれば「貴社」、病院であれば「貴院」、幼稚園や保育園であれば「貴園」を使います。運営母体が法人の場合は、「貴法人」と記載しましょう。

2.クリアファイルに挟む順番

添え状と履歴書を封筒に入れるときには、クリアファイルを使い、添え状が一番上になるようにしてください。添え状の下には履歴書、それ以外の書類は、さらにその下に挟みます。

3.パソコンで作成する場合もサインは直筆

添え状は、パソコンでの作成も可能です。ただし、その場合でも、サインは直筆で記すようにしましょう。

▼関連記事
履歴書の郵送には添え状が必要！書き方やマナーを解説

就活の送付状の書き方とは？【テンプレートあり】

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

封筒を閉じる前の最終チェックを忘れずに

いったん封筒を閉じた後に、入れ忘れや記入ミスに気づいた場合、同じ封筒は使えません。また一から封筒を用意する必要があるので、封をする前の最終確認を怠らないようにしましょう。
チェックポイントは以下のとおりです。

・必要書類は揃っているか？
・応募書類をコピーしたか？
・クリアファイルに挟む順番に間違いはないか？
・添え状に誤字や脱字はないか？

これらの項目をチェックしたうえで、封筒を閉じましょう。
急いでいるときは、チェックが疎かになりがちです。時間に余裕を持って準備を進めてください。

 

25卒の就活について相談したい

 

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら