このページのまとめ
- 就活で使うのはA4サイズの白封筒が基本
- 住所は都道府県名から省略せずに書く
- 宛先が会社や部署の時は「御中」、個人の時は「様」を使う
- 郵送前に書類を入れる順番や切手料金を確認しよう
- 面接官に提出する時は封筒から出して渡す
今回のコラムでは、就活で使う封筒の正しい書き方・提出の仕方を解説。
宛名を書く時の注意や郵送前に必ずチェックするべきこと、手渡しする時のマナーが学べます。
普段メールしか使わないから封筒に慣れていないという人は、ぜひ内容をご覧ください！
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就活では封筒選びに注意
応募書類を送る封筒は、履歴書を折らずに入れられるA4サイズの和封筒を選ぶのが定番です。よく市販の履歴書とセットになっている、書類を三つ折にするサイズの封筒は避けるようにしましょう。
なぜかというと、折り目が多い書類は読みにくく、企業の担当者がファイリングやコピーをしづらいためです。ちょっとしたことと思うかもしれませんが、就活では相手に対する気配りが印象を左右します。
封筒の色は茶色と白のどちらでも良いという説もありますが、確実に印象が良いのは白色。茶封筒は事務的な用途に用いられることや安価なことなどから、「丁寧でない」と感じる担当者もいるようです。
白はぱっと見た感じが明るく清潔感があるので、どちらか迷ったら白封筒を選んでください。応募書類に個人情報が記載されてることを考えると、内側が二重になった外から透けないタイプが良いでしょう。
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正しい封筒の書き方 ～表面～
封筒表面には、企業の住所や宛名を記載します。それぞれの書き方と気をつけることは次のとおりです。
宛先の住所
封筒の右上に郵便番号を記載します。
住所は都道府県名から記載し、ビル名やマンション名も略さず書きましょう。
宛名
会社名・部署名・担当者名を記載します。
1行目に会社名、2行目に部署名と担当者名を書き、担当者名が封筒の中央部分にくるようにするとバランスが良くなります。宛名の敬称は、会社や部署に提出する時は「御中」、個人に提出する時は「様」となるので気をつけましょう。御中と様は併用せず、どちらか一方を使います。
正：株式会社○○ 人事部御中 / 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様
誤：株式会社○○ 人事様 / 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者御中 / 株式会社○○ 人事部御中 採用ご担当者様
応募書類在中
封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で記載しましょう。
こうすると履歴書やエントリーシートが入った封筒とすぐにわかり、ダイレクトメールにまぎれたり、担当者の手に渡るのに時間がかかったりするのを防げます。
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正しい封筒の書き方 ～裏面～
裏面には自分の住所を記載します。
自分の住所
都道府県名から略さず自分の住所を記載します。
氏名の前に大学・学部・学科名を書いても良いでしょう。
日付
投函した日付を書いておくと、封筒が担当者の手に渡るの時間がかかった場合も、締め切りに遅れたのではないとわかってもらえます。
日付は封筒の左上に、「令和○年○月○日」のように縦書きで記載しましょう。
封字
封筒を糊付けしたら、フラップの境目部分に「〆」の印を入れます。これは封字といって、第三者が封をあけていないことを示すマーク。「×」ではないのでご注意ください。
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提出前のチェックリスト
応募書類を提出・投函する前に、以下の点をチェックしましょう。
内容物の確認
企業から指定された書類がすべて入っているか確認します。郵送する場合は、指示された書類とは別に「送付状（添え状、送り状）」が必要になるのでこちらもご注意ください。
送付状は書類を送る時に同封する挨拶状で、簡単な挨拶と同封する書類の一覧を記載するものです。ビジネスの世界では基本的なマナーとされており、受け取る側が「どんな郵便物が何の目的で送られてきたか」をすぐに確認できます。
応募書類を入れる順番
書類は封筒の表面を上にして、送付状、履歴書、エントリーシート、その他の書類の順に重ねます。全ての書類は郵送中の水濡れや折れを防ぐため、クリアファイルにはさんだ上で封入しましょう。
切手料金は合っているか
郵送の場合は切手料金に細心の注意が必要。料金に不足がある場合、企業側に請求されるか、自分の手元に返送されてしまいます。郵便局の公式Webサイトで料金を確かめた上で、正確な額を貼りましょう。
ただし、料金は合っていても、小額の切手を沢山貼るのは寄せ集めた印象になるので良くありません。
また、記念切手やキャラクター物の切手はビジネスシーンにふさわしくないため、普通切手を使うのが無難です。
料金や切手の種類が心配な人は、郵便局の窓口から提出するのが確実でしょう。
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手渡しする時のマナー
封筒を手渡しする時は、宛先の郵便番号や住所、宛名は記載しなくてOK。表面は「応募書類在中」の赤文字、裏面は自分の住所と名前を記載しましょう。
受付で書類を提出する時
受付で封筒を提出する時は、書類は封筒に入れたまま両手で渡します。封筒の上下が相手から見て正しい方向になるように手渡しましょう。
受付での態度は後々面接官に伝わる可能性があります。「面接ではないから」と雑な態度はとらず、丁寧に対応してください。
面接官に手渡しする時
その場ですぐ読めるように、封筒から出した書類を渡すのがマナー。クリアファイルに入った書類を封筒の上に置き、相手が読める向きにして両手で差し出しましょう。「本日はよろしくお願いいたします」と挨拶しながら渡すと、丁寧な印象になります。
書類の提出は大抵の場合面接の冒頭で求められますが、面接官が忘れていることも考えられます。面接が終わった後も指示がなかったら、「履歴書はいかがいたしましょうか？」と自分から声をかけてみてください。
受付と面接官どちらに手渡す場合も、封筒は鞄の取り出しやすい位置に入れておくとスムーズです。面接官より先に会場に入っている場合は、鞄から封筒を出しておいても良いでしょう。
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