就活で使う封筒の色やサイズは?宛名の書き方や提出時の注意点も解説

このページのまとめ

  • 就活で使う封筒のサイズは、角2号もしくは角形A4
  • 封筒には水でにじまない油性ペンを使おう
  • 宛名は「様」と「御中」の使い分けに注意しよう
  • 封筒を郵送するときは送付状を添付しよう
  • 封筒を手渡しするときは宛先、宛名は必要ない

就活で使用する封筒でお悩みの方に向け、サイズや色など選ぶポイントをご紹介。宛名や住所をはじめとする封筒の表面・裏面それぞれの書き方、使用するペン、郵送・手渡しといった提出時のポイントなどもまとめています。「様」と「御中」の使い分け、送付状の役割など封筒に関することは、ぜひこのコラムでご確認ください。

就活で使う封筒とペンの選び方

就活で使う封筒は、色やサイズに注意しましょう。使用するペン選びにもポイントがあります。

封筒を選ぶポイント

封筒は以下のポイントをおさえて選びましょう。

封筒のサイズは角2号または角型A4

封筒のサイズは、履歴書やエントリーシートなどが折らずに入る角2号(縦332mm横240mm)、もしくは角形A4(縦312mm横228mm)が適切です。市販の履歴書セットには、A4サイズの用紙を三つ折りで入れられる長形3号(縦120mm☓横235mm)のものもありますが、これは多くの場合パートやアルバイトの選考の際に用いられます。

色は白で茶色は避ける

就活で使う封筒の色は、白を選びましょう。茶封筒は事務などの社内での簡易的なやり取りに使用することが多いため、求人応募には適さないとされています。場合によってはビジネスマナーを疑われるだけでなく、ほかの書類に紛れてしまい、書類を見てもらえなくなる恐れもあるでしょう。

使用するペンのポイント

就活では封筒に使用するペンも見られている可能性がありますし、選んだペンとタイミングによっては応募締め切りに間に合わなくなってしまう恐れもあるので、以下のポイントをご確認ください。

黒の油性ペンがおすすめ

青でも良いとされていますが、多くの人が黒のペンを使用するため、色は黒を選ぶのが無難です。
雨による水濡れなどで文字が滲んでしまうと宛先が分からなくなり、志望企業に届かない恐れがあることから、油性ペンを選びましょう。
種類はボールペン、サインペンのどちらかがベター。自分の書きやすいほうを選ぶと良いでしょう。ただし、水濡れ防止と同じような理由から、消せるペンは避けてください。

ペンの太さは1mmが目安

封筒がやや大きめのため、細い文字だと読みづらく感じる場合があります。ペンの太さは1mm以上だと読みやすいです。とはいえ太すぎると威圧感や幼い印象を与えてしまうこともあるので、太いものでも1.6mm程度までを目安として考えるのが良いでしょう。サインペンであれは「細」と「中」が該当します。

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郵送する場合の封筒の書き方

ここからは、封筒に記載する項目の書き方を解説します。

表面の書き方

封筒の表面は下記のように記載します。

住所は省略しない

宛先の住所は省略せず、都道府県名から書き出しましょう。番地は「1-2-3」とするより、「1丁目2番地3号」と漢字で表記します。建物名も略さず記載しましょう。
住所が長く1行で書ききれない場合は、建物名などきりの良い箇所で改行して大丈夫です。

宛名

会社名と部署名、担当者名を書きます。会社名は住所と同様(株)などと略さず、すべて正式名称で記載するのがマナー。企業名にアルファベットが含まれる場合は、アルファベットを縦書きにして構いません。
担当者名が分からない際は「採用ご担当者様」と書きます。
宛名の敬称は、個人の場合は「様」、団体(企業や部署)の場合は「御中」を用いるため間違えないよう気をつけましょう。

<「様」の使用例>
株式会社 キャリアチケット商事
人事部 新卒採用課
田中 太郎様

株式会社 キャリアチケット商事
人事部 新卒採用課
担当ご担当者様

<「御中」の使用例>
株式会社 キャリアチケット商事
人事部 新卒採用課御中

会社名が英語のときは横書きもOKです。封筒の宛先・宛名は原則として縦書きにしますが、会社名に英語が含まれる場合は横書きしても構いません。大学指定の封筒のフォーマットが横書きの場合も、横書きにして大丈夫です。横書きの際、住所の町名や番地はアラビア数字を使います。

「応募書類在中」と赤字で書き四角で囲む

封筒の左下部分に、赤字で「応募書類在中」もしくは「履歴書在中」「エントリーシート在中」と記載しましょう。さらに、その周りを同じ赤字で定規を使って四角く囲み、文字を目立たせるようにしてください。
この印の目的は、企業に重要書類が入った封筒だと知らせること。開封時に誤って破ってしまうのを防いだり、DMなどほかの郵便物と混ざるのを防いだりする効果があります。
なお、横書きの場合は右下に記載してください。

裏面の書き方

封筒の裏面には下記を記載します。

自分の現住所

中央線を挟んで左側に自分の住所を書きます。宛先と同様、都道府県名や建物名、部屋番号は省略せずに記載してください。このとき、文字の大きさは宛先よりも少し小さめに書くのがポイント。
表面と違って郵便番号欄があらかじめ印刷されていない場合が多いので、郵便番号も住所の上に忘れず記載しましょう。

自分の氏名

住所の左側に自分の氏名を書きます。氏名の次の行には「大学・学部・学科名」を記載すると良いでしょう。

日付

必須ではありませんが、左上に封筒を郵送した年月日を書くと良いでしょう。郵送トラブルで到着が遅れたときに、期限までに提出したと証明できます。
封筒の日付は応募書類と合わせるようにしてください。

封字

封筒を糊付けしたら、フラップのとじ目部分に「〆」や「封」の封字を書き入れましょう。封字には、第三者が封筒を開封していないことを知らせる役割があります。

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封筒を郵送するときの注意点

ここからは、封筒を郵送するときのマナーを確認していきます。

送付状を添付する

書類を送付するときは、「送付状(送り状、カバーレター)」を添付するのがビジネスマナー。送付状は書類を送った目的や同封する書類の種類・枚数を知らせるもので、対面での挨拶に代わる役割もあります。
インターネット上で簡単にテンプレートが見つかるので、活用すると良いでしょう。

応募書類はクリアファイルに入れる

郵送中の折れや水濡れを防ぐため、送付状と応募書類はクリアファイルに入れたうえで封筒に封入しましょう。クリアファイルは新品で柄のない無色透明のものを使います。
書類を入れる順番は、封筒の表面を上にして「送付状→履歴書→エントリーシート→その他の書類」の順です。

切手は料金ぴったりの金額を貼る

角2号と角型4号の封筒はいずれも定形外なので、郵便料金に注意してください。
料金が不足していると「差出人に返送する」「受取人のもとへ郵送して不足分を徴収する」「郵便局で保管する」のいずれかの処理がされます。
提出期日にゆとりを持って返送されたり郵便局で保管されていれば問題ありませんが、期限ギリギリの場合は提出が間に合わない可能性も高いです。また、ここでいう「受取人」とは志望企業のこと。不足があれば企業に迷惑がかかることを覚えておきましょう。
ただし、心配だからといって多めの料金の切手を貼ると「コストに対する意識が低い」と判断されます。コスト削減は多くの企業が取り組んでいるため、「数十円の切手くらい小さなこと」と捉えず、日頃から金銭感覚を養っておきましょう。

切手の枚数や柄にも気をつける

料金が正しかったとしても、小額の切手を何枚も貼るのは不格好な印象になり、「丁寧でない」と思われる恐れがあるので要注意です。
また、キャラクター柄の切手や記念切手などはビジネスシーンにふさわしくないため、切手の柄にも気をつけてください。

メール便は利用しない

メール便とは宅配システムを利用した輸送サービスで、いわゆる「信書」以外の軽量の荷物を郵送してもらえます。しかし、履歴書をはじめとする応募書類は信書に該当するため、メール便を利用して郵送すると郵便法に違反してしまうことに。必ず通常の郵便を使って郵送しましょう。

時間に余裕を持って投函する

応募書類は余裕をもって提出するのがベストですが、期限に間に合うか心配な場合は速達郵便を使いましょう。
なお、速達でポストに投函したとしても、その日最後の回収時間を過ぎると回収は翌日になってしまいます。確実に間に合わせたい場合は、やはり郵便局の窓口で出すのがおすすめ。一部の郵便局には24時まで対応の窓口があるので、郵便局のWebサイトで調べてみましょう。

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面接に履歴書を持参する場合の封筒の書き方

応募書類が入った封筒は面接官に直接手渡しするときは郵送時とは異なるルールもあるため、ここで確認しておきましょう。

表面には「応募書類在中」とだけ書く

封筒を面接官に直接渡す場合、表面の宛先(住所)と宛名は必要ありません。郵便番号欄も空欄で構わないので、表面には赤字で「応募書類在中」とだけ記載しましょう。

裏面には自分の「住所・氏名・提出年月日」を書く

裏面には郵送時と同様、自分の住所・氏名を記載します。提出年月日も左上の空いている箇所に記載しましょう。
名前と提出年月日があることで誰からの書類なのかがひと目で分かり、「中身を取り出して確認する」という手間を省けるからです。
 

面接に履歴書を持っていく場合のマナー

面接へ応募書類を持参するときは下記のマナーに気を配りましょう。

履歴書は二つ折りにしクリアファイルに入れて封筒へ

応募書類は、クリアファイルに入れる点は郵送時と変わりません。クリアファイルを使うことで書類の折れや水濡れが防げますし、「応募書類を丁寧に扱っている」と好印象を与えられます。

封筒は糊付けせずすぐ取り出せるようにする

応募書類は面接会場に持参する場合でも封筒に入れるのが原則ですが、糊付けはしなくて大丈夫です。受付や面接をスムーズに進めるためにも、すぐに中身を取り出せるようにしておきましょう。

履歴書は鞄の取り出しやすい位置に入れておく

履歴書は鞄の外ポケットなど、取り出しやすい位置に入れておくと手渡す際にスムーズです。面接官の前で鞄をひらいたとき、中が散らかっているとだらしなく見えるので、鞄の整理整頓にも気を配りましょう。
 

状況別の履歴書の手渡し方

書類を持参する場合は当然ながら受付または面接官に手渡しすることになるため、マナーを覚えておきましょう。

受付に履歴書を渡す場合

受付で提出する場合は、封筒に入れたまま渡してください。応募書類は個人情報として扱われるため、基本的には人事や役員など選考に関わる社員以外が中身を見るのは不適切だからです。
ただし、相手が採用担当でないからと油断せず、受付でも丁寧な対応を忘れずに。「よろしくお願いいたします」と言葉を添えながら、賞状などの受け渡しをするときのように封筒を相手が読みやすい向きにして両手で手渡します。

面接官に渡す場合

面接官の目の前で封筒から書類をクリアファイルごと取り出し、そのまま封筒の上に重ねて提出します。受付で手渡すときと同様、両手を添えて面接官が読みやすい向きにして渡しましょう。
基本的には指示を受けてから手渡しますが、何も言われない場合は「履歴書はいかがいたしましょうか?」と自分から尋ねても構いません。特に、履歴書の持参が求められている状態で「これで面接は終了です」と言われた場合は、面接官が受け取るのを忘れていることもあるので、質問してみましょう
 

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