履歴書を出す時のマナー!封筒の書き方について解説

このページのまとめ

  • 封筒は企業に書類が届いた際、担当者が最初に目にするので第一印象を左右する
  • 白い無地で、応募書類が折らずに入るサイズの封筒を使おう
  • 封筒のマナーは住所や宛名を省略しない、切手の料金に気を付ける、文字の大きさや書く位置に気を付けるなど
  • 応募書類のみを封筒に入れて送るのはマナー違反のため、添え状を同封する
  • そのほか、順番に気を付けクリアファイルに入れる、コピーをしておく、締め切りに注意するなどもポイント

就活が始まると、履歴書やエントリーシートを書くことになります。
履歴書やエントリーシートなどの応募書類によって最初の印象が決まり、面接に進めるか否かの判断がされるため、多くの人が内容や書き方には精一杯気を使い、気合を入れて書くはずです。

では、それを郵送する際にはどうでしょうか?
「履歴書についてた封筒に入れて送れば良い」「書類だけ入れれば良い」「時間がないからポストに投函する」などと思っている方は、要注意です。

履歴書やエントリーシートを郵送する封筒や、郵送の仕方にもマナーがあります。
せっかく努力して書いた応募書類を台無しにしないためにも、こちらのコラムで封筒の選び方や書き方のマナーを確認しましょう。

封筒で評価が決まる?

履歴書やエントリーシートは気を使って書いたけれど、いざ郵送する段階になって封筒や郵送についてのマナーが分からないことに気付いた…という人は多いかもしれません。
しかし、封筒というのは応募書類が企業に届いた際に、担当者が1番最初に目にするものです。そのため中の書類だけでなく、応募書類が入った封筒のマナーについても意外と見られています。

どんなに中の応募書類を丁寧に書いていたとしても、最初に目にした封筒の文字が乱雑だったり、きちんとマナーを守れていなかったりした場合は、大事な応募書類を見てもらう前に第一印象が悪くなってしまうことがあります。
「大切なのは封筒よりも中の書類だ」「就活中は時間がないしあまり手間を掛けたくない」と考える人もいるかもしれませんが、第一印象を良くするためにも、しっかりマナーを守りましょう。

まずは上手い下手に関係なく、丁寧な字で書いてあることが重要です。
また、添え状はビジネスマナーの1つなので、きちんと同封しましょう。添え状については、後ほど詳しく説明します。

色や大きさは何を選ぶ?

就活で使う封筒は、色や大きさにも気を付けましょう。
市販の履歴書に同封されている封筒は、就活では使用しません。

封筒の色は白で、無地のものを使いましょう。
以前は茶封筒はマナー違反だという意見もありましたが、現在は色についてのマナーはそこまで問われなくなりました。ただし、茶封筒はほかの郵便物と紛れてしまう恐れがあり、白い封筒の方がより丈夫で、企業に届いた際にきちんとした印象を与えるので、白い無地の封筒を使う方が無難でしょう。

サイズは、履歴書などの応募書類が折らずに入るサイズを選びましょう。角2号、角形A4が適しています。封筒の郵便番号欄はあってもなくても構いません。
市販の履歴書に同封されている封筒は、書類を折って入れなければいけないサイズのものが多いため、就活での使用は避けます。
もし企業指定のものがあれば、必ず指示に従いましょう。また、学校指定の封筒がある場合もそちらを使うと間違いありません。

封筒の書き方 ~表面~

封筒の書き方についてもいくつかマナーがあります。表面と裏面で分けて見ていきましょう。
まずは表面のマナーについて解説します。

住所

郵便番号欄のある封筒の場合、住所の書き出しは郵便番号欄の右端の下からにしましょう。
相手の住所は省略せず、都道府県からビル名、階数まで書きます。ハイフンなどは用いず丁目、番地を書きましょう。
また、郵便番号欄がない封筒は、右上にそのまま郵便番号を書いて構いません。

宛名

会社名も(株)などと略さずに書きます。
担当部署や課、担当者名などが分かる場合にはフルネームで書きましょう。宛名は封筒の真ん中に、表面の中で最も大きな字になるように書きます。
住所と会社名は書き出しの高さを揃え、そこから1文字分下げた位置に部署名や担当者名など宛名を書くと、バランスがとれ見栄えも良くなります。
敬称は宛先が企業や部署などの場合は「御中」、採用担当者など個人なら「様」を使うのが適切です。

「応募書類在中」

履歴書などを郵送する場合は、表面左下に「応募書類在中」もしくは「履歴書在中」と記載しましょう。赤ペンで書き、四角い枠で囲む場合は定規を使って歪まないように。
あらかじめ記載してある封筒や、郵送する数が多い場合は市販のスタンプを使っても構いません。
重要書類が入っていることを示し、担当者に確実に届けてもらうため、また開封時に書類を破いてしまうことを防ぐための注意書きです。

切手

郵便物の重さや大きさによって料金は異なります。切手は過不足の無いように気を付けましょう。
料金が足りないと戻ってきて締め切りに間に合わなかったり、最悪受け取る企業側が不足分を支払う事態にもなりかねません。できれば、郵便局の窓口で重さを量ってもらって料金を支払う方法が確実です。
自分で切手を貼る際にも、少額の切手を何枚も貼るのは避けて、3枚程度までに収めましょう。料金不足を危惧するあまり切手を多めに貼ってしまうのも、コスト意識がない人、と判断されてしまう可能性があります。
また、記念切手やキャラクターものなど、ビジネスにふさわしくない柄の切手は避けてください。郵便局の窓口で在庫の余った切手を貼って貰う場合もありますが、その際も柄を確認しましょう。

封筒の書き方 ~裏面~

続いて、裏面の注意点です。
裏面に書くのは差出人情報のため、表面と比べて軽視しがちな人もいますが、きちんとマナーを守って郵送しましょう。

住所

差出人の住所は左下に書くのが一般的です。自分の住所も表面と同じく省略せずに書きます。
また、日本郵便による、封筒裏面の継ぎ目を挟んで右側に住所、左側に氏名を書くという説もありますが、中には継ぎ目のない封筒もあるので、どちらでも構いません。

氏名

住所よりは大きな字で氏名を書きます。新卒の場合は氏名の前に大学名、学部、学科名も忘れずに。

日付

投函する日付です。住所の上に、漢数字を使って縦書きで書きます。
投函した日を明記しておくことで、郵送トラブルが起きたり、担当者が気付くのに遅れたりした際にも、締切までにきちんと送っていたことの証拠になるでしょう。

封字

全てを確認し書類や封筒にも不備がなければ、あとは糊付けして出すだけです。
フラップにしっかり糊付けをして封をしたら、封字を書きます。自分が封をした証であり、途中で開封されていないという確認にもなります。
封字には「〆」を使うのが一般的です。「×」にならないよう気を付けましょう。

封筒を書く際に使うペンは、水に弱い水性は避けて、黒い油性ペンで書いてください。できれば、封筒とのバランスを見て、細いボールペンなどではなくサインペンにしたほうが読みやすいでしょう。
封をする際にはマスキングテープやセロハンテープ、ホッチキスなどは使用せずに、スティックのりなどで糊付けします。はがれないようにフラップいっぱいに糊付けする必要がありますが、書類にのりがつかないように注意してください。

また、基本的には縦書きですが、会社名がアルファベットなどで縦書きが難しい場合は、横書きにしても構いません。横書きにする際には、「履歴書在中」の表記は右下に、裏面も横書きにし、差出人の住所氏名などは右下に書きます。
 

添え状の書き方

履歴書やエントリーシートなど応募書類を郵送する際には、ビジネスマナーとして「添え状」を同封する必要があります。

添え状は「送付状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。
「誰からどんな内容の書類が、どれだけ送られてきたか」を一目で分かるようにするための書類が添え状です。メールで一言もなく資料だけを添付して送るのは素っ気なく、失礼に感じるのと同じように、ほかに何もなく応募書類だけを封筒に入れて送るのはマナー違反になります。
企業に履歴書を直接持参する時以外は、添え状を同封しましょう。

添え状は基本的にパソコンで作成し、履歴書やエントリーシートなど応募書類とサイズを合わせます。
応募書類に合わせるので、添え状も横書きです。
添え状は、下記のポイントに気を付けて作成しましょう。

日付

1番上の右上に、投函する日付を入れましょう。
日付は和暦と西暦のどちらでも構いません。

宛名

日付より下の左上に、省略せずに記載します。
1行目に会社名、2行目に部署名や担当者名を書きましょう。

差出人

宛名より下の右上に書きます。日付の下のあたりです。
大学名や学部学科名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、署名と同じような内容を記載します。

添え状のタイトル

「応募書類の送付につきまして」など、簡単なもので構いません。

本文

頭語と結語を忘れないようにしましょう。ビジネスでは基本的に「拝啓」と「敬具」を使います。
時候の挨拶と応募書類を送付する旨、結びの挨拶を書いて本文を終わります。時候の挨拶は「時下、~」から始めると、季節関係なく使用できるため間違いないでしょう。

記書き

本文で書いた送付する書類の詳細です。
用紙中央に「記」と記載し、その下に箇条書きで同封する書類とその枚数を記載します。
右下に「以上」を入れることも忘れずに。

上記を踏まえ、以下に添え状の例文をご紹介します。


                      ○○年○月○日
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
                  ○○大学○○学部○○学科
                田中太郎(たなかたろう)
                      〒123-4567
               東京都□□区○○1丁目2番地3号
                   TEL:090-000-0000
              E-mail:Tarou.Tanaka@××××.jp


        応募書類の送付につきまして

拝啓 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

私、○○大学○○学部○○学科の田中太郎と申します。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、
以下の通り応募書類をお送り致します。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

                           敬具

             記

履歴書…1枚
エントリーシート…1枚

                           以上
 

郵送時の注意点

同封する書類や封筒の書き方のほか、郵送時にも注意するべきポイントがあります。

まず書類を封筒に入れる順番は合っているかどうか確認しましょう。上から送付状、履歴書、エントリーシート、そのほかあれば必要な書類の順番です。この順番で、書類はクリアファイルに入れましょう。
クリアファイルに入れることで、郵送時に折れ曲がったり雨で濡れたりするトラブルを防ぎ、さらに企業側での管理をしやすくすることができます。

期限に間に合うかどうかも確認しておく必要があります。
本来は余裕を持って準備し、発送するべきですが、万が一締め切りぎりぎりで送る場合は速達にしましょう。
届いたかどうか心配で確認がしたい、という場合は配達証明がおすすめです。

また、当然ながら住所や宛名に誤字・脱字などの間違いがないかを見直してから送ってください。
郵送する前に、書類のコピーをとることも忘れないようにしましょう。書類選考が通れば次は面接です。面接では応募書類をもとに質問されるので、面接対策のために応募書類のコピーが必要になります。

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