このページのまとめ
- 就活に必要な送付状とは、履歴書などに同封する応募書類を説明するための書類
- 送付状は、企業へ配慮し誰が誰に宛てたどのような書類か分かりやすく記載する
- 就活で履歴書を持参する場合は、基本的に送付状は必要ない
- 就活の送付状を書く際はマナーに注意し、簡潔でミスのない文章を心がける
- 効率重視の方はパソコン、自筆をアピールしたい方は手書きで作成すると良い
就活では、履歴書やエントリーシートなどの応募書類を提出する際に、送付状が必要となる場合があります。送付状は、ビジネスシーンでは基礎的なマナーでもあり「添え状」とも呼ばれています。このコラムでは、送付状の役割や書き方をテンプレート付きで詳しくご紹介。送付状を作成する際の注意点や郵送方法についても解説しています。履歴書の提出を控えている就活生の方は、ぜひご一読ください。
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就活で必要な送付状の役割とは？
就活における送付状とは、履歴書やエントリーシートを提出する際、封筒に同封する書類です。日付や宛先、封入してある書類の具体的な内容を記しています。まずは、送付状の主な役割を理解しましょう。
対面でのあいさつの代わり
送付状とは、本来であれば対面で行う「あいさつ」を書類として託したものにあたります。つまり、企業へ送付状を送ることで、自身がお世話になる先方へのあいさつを果たせたといえるでしょう。そういった意味で、送付状は社会人として必要な礼儀・マナーであることが分かります。
誰に宛てたどのような書類なのか知らせるもの
送付状は、誰が何のためにどのような書類を送ったのか、相手先にひと目で分かるよう添えられる書類です。そのため、送付する企業への配慮を忘れず、誰が読んでも分かりやすいよう丁寧に作成しましょう。
履歴書を持参する場合はいらない
履歴書などの応募書類を持参して提出する場合、送付状は基本的に不要です。先述のとおり、送付状は対面でのあいさつの代わりとなる書類なので、実際に先方とあいさつができる状況では必要ありません。
また、企業側が応募書類を提出する際に「送付状は不要」と明示していることもあります。そういった場合は、わざわざ送付状を同封する必要はないでしょう。
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就活における送付状の書き方
送付状の役割が理解できたところで、実際に作成してみましょう。送付状は、基本的に履歴書のサイズに合わせるのがベストで、A4用紙・B5用紙での作成が好ましいとされています。この章では、送付状の具体的な書き方を項目別に見ていきましょう。
日付
日付は、用紙の右上に記載します。作成日ではなく、書類の投函日を書きましょう。
宛先
宛先は日付の一つ下、左寄せで記入しましょう。宛先の欄には、企業名・部署名・担当者名を書きます。必ず正式名称を調べ、間違いのないように注意してください。
「御中」と「様」のちがいに注意
宛先で注意してほしいのが、「御中」と「様」の使い分けです。企業や部署宛てに送る場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」と書きます。もし個人名が分からない場合は「人事部 採用ご担当者様」のように記載すると良いでしょう。
差出人
差出人は、宛先の1つ下、右寄せで記載します。ここには、差出人である自分自身の情報を示しましょう。具体的には、大学名・学部学科名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記入します。
タイトル
タイトルは、差出人の下、中央にやや大きめに記載します。「応募書類の送付につきまして」「選考応募書類の送付の件」など、送付状の内容を一言で表しましょう。
本文
本文には、頭語・時候の挨拶・用件・結語を記載します。1つずつ確認していきましょう。
頭語
頭語は、手紙の初めに記載する挨拶にあたるもので、一般的には「拝啓」「前略」などが当てはまります。ただし、「前略」は時候の挨拶を省き取り急ぎの用件で使用されることが多いため、今回のような就活の送付状では「拝啓」を使用するのが無難でしょう。
時候の挨拶
時候の挨拶とは、季節・天候に応じた心情や季節感を伝える言葉で、頭語の後に記します。
就活やビジネスシーンでは、季節に関係なく使用できる挨拶文が記載されることが多いです。
例えば「貴社ますますご盛栄のことと存じ、お慶び申し上げます」、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などと記載すると良いでしょう。
用件
用件とは本題で、送付状の主旨を記します。書類送付の旨のほか、簡単な志望動機や企業へのメッセージを記入しても良いでしょう。
結語
結語は、手紙の文末に記載する挨拶にあたるもので、一般的には「敬具」と記載します。
記書き
記書きでは、読み手に分かりやすいよう、本文中に記載した書類内容の詳細を別途記載します。文面の最後に「記」と記載し、その下に同封書類を箇条書き、右下に「以上」と締めましょう。
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送付状のテンプレート
前章で示した送付状の書き方に習い、テンプレートを作成しました。送付状を作成する際、ぜひご参考にしてください。
20◯◯年 ◯◯月◯◯日
◯◯株式会社
人事部 ご担当者様
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
◯◯ ◯◯（氏名）
住所：〒◯◯◯ー◯◯◯◯
◯◯◯◯◯◯◯◯◯
電話：◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯.◯◯
応募書類の送付につきまして
拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用において選考の機会をいただきたく、下記の書類をお送りいたします。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
記
・エントリーシート1枚
・履歴書1枚
以上
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送付状を書く際の4つの注意点
以下、送付状を書く際に気をつけるべき注意点をまとめました。
1.簡潔な文章を心がける
お伝えしたように、紹介状は応募書類の内容を伝えるあいさつ状です。相手に書類内容が分かりやすく伝われば良いので、文章にこだわったり過度な推敲をしたりせず、簡潔な文章を心がけましょう。
2.誤字脱字をしない
企業に送る書類で誤字脱字をしないのは基本的なポイントです。履歴書・エントリーシートなどと同様に、送付状でもミスがないよう努めましょう。1つでもミスが見つかると、少なからずマイナスな印象を抱かれてしまうので、作成後はしっかり確認し完璧な状態で提出してください。
3.長々と自己PRをしない
送付状の本文で長々と自己PRをするのは控えましょう。送付状はあくまで書類の内容を伝えるものです。簡単な志望動機や企業へのメッセージを記す分にはかまわないでしょうが、長文の自己PRなどはかえってマイナスな印象をもたれる恐れもあります。
4.希望条件などを書かない
送付状に、待遇などについての希望条件を記入するのは避けましょう。年収や休暇・勤務時間などの希望について、どうしても記しておきたいことがある場合は、履歴書の「本人希望欄」を使用してください。
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送付状は手書きとパソコンどっちがいい？
送付状の作成手段は、主に手書きとパソコンの2種類に分かれます。基本的にはどちらで作成しても問題ありませんが、企業の風土や特徴によって、手書きのほうが「丁寧」「人間味を感じる」と捉える場合もありますし、パソコンで作成することにより「合理的だ」「パソコンスキルがある」と見なされる可能性もあります。そのため、提出する企業によって作成方法を変えるのも手でしょう。
効率重視・手書きに自信がない場合はパソコン
効率を重視する場合や、自分の手書きの文字に自信がない方はパソコンの使用がおすすめ。パソコンで作成する場合、テンプレートを利用してスムーズに作成でき、誤字脱字の修正も簡単です。また、手書きの文字に自信がない方、なるべく文字をきれいに見せたい方はパソコンでの作成が無難でしょう。
手書きの文字をアピールしたい場合は手書き
一方、手書きに自信があり、筆跡をアピールしたいという方は手書きで作成するのも手です。上手な手書きの文字は、誠実で丁寧な印象を与える可能性もあるでしょう。
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送付状の郵送マナー3選
送付状が完成したら、最後に応募書類を送る際の郵送マナーを確認しておきましょう。以下、主な郵送マナーをまとめたので、ポイントを押さえて郵送準備をしましょう。
1.封筒は白色を使用する
送付状・履歴書を入れる封筒は茶封筒ではなく、白封筒を用意しましょう。茶封筒は、一般的に社内でのやり取りや事務で使用するものです。ビジネスシーンで目上の人や取引先に宛てる書類の場合には、白封筒を使うのが礼儀なので、就活でも白色の封筒を使いましょう。
2.書類はクリアファイルにまとめて送る
応募書類・送付状は、郵送される過程で濡れてしまったり折れてしまったりしても大丈夫なよう、クリアファイルにまとめて封筒に入れましょう。使用するクリアファイルは、透明で無地のものがベスト。また、企業に送る重要な書類なので、新品のものを使うのがマナーです。
3.切手料金の過不足に注意する
封筒が準備でき郵送する際、切手料金の過不足に注意しましょう。切手の料金が不足していると先方に届かない場合があります。また、もし届いたとしても料金の不足分を相手の企業側が支払うことになってしまう恐れもあるので、必ず料金に不足がないようにしましょう。料金に自信がない場合は、郵便局の窓口で確認し、送ってもらうと確実です。
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