履歴書の送付状は手書きが良い?作成のコツや注意点をご紹介

このページのまとめ

  • 履歴書を郵送する際は送付状を同封するのがマナー
  • 履歴書の送付状は手書きとパソコンどちらでも構わない
  • 履歴書に手書きの送付状を同封すると、丁寧な印象を与えられることもある
  • 手書きの送付状は白の便箋に黒のボールペンで書く
  • 送付状に自己PRを書いても良いが、あくまでも同封書類を表す文書のため簡潔にする

企業に履歴書を送る時、送付状を手書きにするかパソコン作成にするか悩む方は多いでしょう。基本的にどちらでも構いませんが、手書きの場合は丁寧な印象を与えられます。このコラムでは、手書きの送付状を作成する時のポイントをご紹介。また、送付状に書く具体的な内容もお伝えしています。これから応募書類を郵送する就活生は、ぜひチェックしてみてください。

履歴書の送付状は手書きにすべき?

履歴書の送付状は、基本的に手書きとパソコン作成のどちらでも問題はありません。近年ではパソコン作成が主流ではありますが、作成方法は自分の好みで選べば良いでしょう。どちらにするか迷ったら、作業時間を短縮したい人や字に自信がない人はパソコン、字に自信がある人は手書きがおすすめです。
また、企業によっては手書きの送付状に対して「温かみを感じられる」「誠実さが伝わる」といった好印象を受けることもあるので、より丁寧なイメージを与えたいのであれば手書きが良いでしょう。
送付状は、パソコンの場合はA4のコピー用紙1枚で横書き、手書きの場合は無地の白い便箋に縦書きにするのが一般的です。無地の便箋だと字を真っ直ぐに書きにくい場合、罫線が入ったタイプでもかまいません。ただし、派手な柄や装飾があるものはビジネスシーンにふさわしくないため、気をつけてください。

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送付状の意味と役割

送付状とは、郵送物に同封する挨拶状の一種。「送り状」「添え状」「カバーレター」とも呼ばれ、直接書類を渡せないときの挨拶の代わりという意味合いがあります。そのため、面接や説明会などで応募書類を手渡しする際には必要ありません。
送付状には、郵送物の送り主や同封書類の目的や内容、枚数などを明確に伝える役割も。送付状があると、受け取った側は何の書類が送られてきたのかをひと目で把握でき、効率的に処理できます。
送付状の有無で合否が左右することはありませんが、同封するのは一般的なマナーです。また、丁寧に作成することで「礼儀正しい学生」という印象を与えられるでしょう。
面接では挨拶や話し方、所作で礼儀正しさや人柄を伝えられますが、送付状があれば書類を提出する段階で相手に良い印象を持ってもらえます。また、送付状には多少の自己PRを盛り込むこともできるので、「少しでもほかの応募者と差別化したい」という人は積極的に作成してみましょう。

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送付状を手書きにする時の注意点

手書きで送付状を作成する際、丁寧な字で書くのは基本です。以下では、そのほかの注意点をご紹介します。

1.黒いボールペンを使う

送付状を手書きする時は、黒のボールペンで記載するのが基本。使い慣れているなら、万年筆で書いても良いでしょう。送付状はビジネス書類の1つなので、鉛筆やシャープペンシルなどの消せるものは適していません。また、消えるタイプのボールペンも、摩擦や高温下で文字が擦れる恐れがあるので避けましょう。

2.誤字・脱字に気をつける

誤字・脱字があると、「仕事も雑なのではないか」「意欲が感じられない」という印象になります。書き終わった送付状は必ず見直し、漢字の間違いや敬語などの言葉遣いにおかしな点がないかチェックしましょう。宛名は、一部でも間違えがあると失礼になるため注意が必要です。

3.修正液は使用しない

修正液や修正テープを使うと、せっかく手書きをしても、直す手間を省いている印象になります。書き損じた時は、新しい用紙に一から書き直しましょう。

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手書きの送付状を書く6つの流れ

この項目では、手書きで送付状を書く際の具体的な内容と流れを解説していきます。例文は横書きになっていますが、手書きする際は縦書きが基本です。日付など送付状内の数字は漢数字で記入しましょう。

1.頭語

頭語とは、手紙の冒頭にくる挨拶の言葉のこと。「拝啓」「拝呈」といった種類がありますが、就活の送付状では「拝啓」を使うのが一般的です。便箋の1行目に「拝啓」と書いたら、1文字分あけて「貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」という挨拶文を入れましょう。

2.本文

次に、大学名と氏名を名乗り、書類を送付した目的を伝えましょう。また、本文内では簡潔に志望動機や自身のスキルや経験を述べても構いません。最後に面接をお願いする旨を書き、文章をまとめます。

3.結語

結語とは手紙の文末に入れる挨拶のこと。頭語の種類によって対応する結語は決まっており、「拝啓」に対しては「敬具」を使うのが一般的です。本文の最終行の次の行、最下部に「敬具」と書きましょう。

4.日付

結語を書いた次の行の上部に、履歴書の投函日を記載します。西暦、和暦どちらでも構いません。


令和△年○月○日

5.署名

日付の次の行の下部に、大学・学部・学科名と自分の氏名を記載します。


○○大学○○学部○○学科 就活太郎

6.宛先

署名の次の行の上部から、宛名の会社名と部署名、担当者名を記入します。株式会社を(株)と省略略するのは失礼なので注意してください。


○○株式会社 総務課 人事部 ○○△△様

下記は、送付状の例文になります。手書きの場合は縦書きが基本のため、実際は縦で書いてください。

拝啓
貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、履歴書一枚、エントリーシート一枚を送付致しました。
大変恐縮ですが一度ご確認いただき、面接の機会をいただけると幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。
                                           敬具
令和△年○月○日
                              ○○大学○○学部○○学科 就活太郎
○○株式会社 総務課 人事部 ○○△△様

送付状での自己PRは端的にまとめる

送付状の本文には、応募に至った経緯や志望動機、自己PRを記載しても構いません。企業の担当者は最初に送付状に目を通すため、「この学生の応募書類を読んでみたい」と思えるアピールがあると効果的でしょう。以下に例を挙げています。

拝啓
貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、履歴書一枚、エントリーシート一枚を送付致しました。
グローバルに事業展開されている貴社の一員として貢献したく、現在、英語検定二級の取得に向けて勉強中です。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご査収いただき、面接の機会をいただけると幸いです。
ご確認のほど、宜しくお願い申し上げます。
                                           敬具
令和△年○月○日
                              ○○大学○○学部○○学科 就活太郎
○○株式会社 総務課 人事部 ○○△△様


送付状はあくまで郵送物に添える挨拶状であり、同封する書類の目的と種類を伝えるのが役割です。自己PRや志望動機は「本来は応募書類上で伝えるもの」という前提もあるので、送付状に記載する際は2~3行程度で簡潔にまとめるようにしましょう。

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