履歴書に同封する送付状、手書きの正しい書き方を知ろう

このページのまとめ

  • 送付状とは、郵便物を送る際の挨拶状の一種
  • 同封すると「礼儀正しい学生」と印象づけられる
  • 基本はパソコン作成だが手書きでも良い
  • 手書きの場合は白い便箋に縦書きで書く
  • 頭語、結語のルールを覚えておく

履歴書を送る時は、「送付状」を同封すると丁寧な印象を与えられます。
送付状を知らない就活生は多いので、当コラムで基礎的な知識を押さえましょう。「送付状は手書きがいいの?パソコンがいいの?」といった疑問や具体的な書き方も解説します。
これから応募書類を郵送する方は、ぜひ内容をご確認ください!
 

送付状の意味と役割

送付状は郵送物に同封する挨拶状の一種。「送り状」や「添え状」、「カバーレター」とも呼ばれ、直接相手に書類を手渡せない時の挨拶の代わりという意味合いがあります。
また、送付状には、「誰が」「どんな目的で」「どんな書類を」「どれくらい」送ったかを伝える役割も。送付状があると、受け取った側は何の書類が送られてきたのかすぐに分かり、書類を効率的に処理できます。

新卒の就活において、送付状の有無が合否に影響するとは考えにくいですが、同封されていれば「礼儀正しい丁寧な学生」という印象になるでしょう。面接では挨拶や話し方、所作で礼儀正しさや人柄を伝えられますが、送付状があれば書類を提出する段階で相手に良い印象を持ってもらえます。
送付状には多少の自己PRを盛り込むこともできるので、「少しでも他の応募者と差別化したい」という人はぜひ作成してみましょう。
 

履歴書の送付状は手書きにすべき?

履歴書は手書きが推奨される傾向がありますが、送付状は事務的な書類なので手書きとパソコン作成のどちらでも構いません。どちらかというとパソコン作成が主流ではありますが、作成方法は自分の好みで選べば良いでしょう。どちらにするか迷ったら、作業時間を短縮したい人や字に自信がない人はパソコン、字に自信がある人は手書きがおすすめ。
「手書きの方が気持ちが伝わる」と感じる人が多いので、より丁寧な印象を与えたいなら手書きが良いでしょう。

送付状は、パソコンの場合はA4のコピー用紙1枚で横書き、手書きの場合は白い便箋に縦書きするのがルールです。
便箋は無地でも構いませんが、書きにくければ罫線が入ったタイプでも構いません。ただし、余計な柄や装飾が入ると「ビジネスシーンにふさわしくない」と判断されるので気をつけてください。
また、手書きの送付状にコピー用紙を使うのは不自然なので避けましょう。
 

送付状を手書きにする時の注意

送付状を手書きで作成する時は、次の点に注意しましょう。

黒いボールペンを使う

送付状を手書きする時は黒のボールペンで記載するのが基本。使い慣れているなら、万年筆を使っても構いません。消えるタイプのボールペンは摩擦や高温下で文字がかすれる心配があるので、使わないようにしましょう。

丁寧に書く

手書きの文字は雑だと誠意がないと思われるので、丁寧に記載するようにしてください

誤字・脱字に注意

誤字・脱字があると、「仕事が雑」「丁寧に書いていない」という印象になります。書き終わった送付状は必ず見直し、漢字の間違いや日本語におかしな点がないかチェックしましょう。特に宛名は間違うと失礼なので気をつけてください。

修正液は使わない

修正液や修正テープを使うと、せっかく手書きをしても手間を惜しんでいる印象になります。書き損じた時は、新しい用紙に1から書き直しましょう。
 

送付状に書く内容は?

ここからは、手書きで送付状を書く際の具体的な内容と書き方を解説していきます。例文は横書きとなっていますが、手書きする際は縦書きで記入するようにしてください。

(1)頭語、時候の挨拶

頭語とは、手紙の冒頭にくる挨拶の言葉のこと。「拝啓」「拝呈」といった種類がありますが、就活の送付状では「拝啓」を使うのが一般的です。
便箋の1行目に「拝啓」と書いたら、1文字分あけて「貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」という挨拶文を入れましょう。

〈例文〉
拝啓 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

(2)本文

次に、大学名と氏名を名乗り、書類を送付した目的を伝えましょう。最後に面接をお願いする旨を書き、文章をまとめます。

〈例文〉
○○大学○○学部○○学科の田中太郎と申します。貴社の新卒採用に応募したく、下記の応募書類を送付いたします。ご検討の上、面接の機会を頂けますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

(3)結語

結語とは手紙の文末に入れる挨拶のこと。頭語の種類によって対応する結語は決まっており、「拝啓」に対しては「敬具」を使うのが一般的です。本文の最終行の次の行、最下部に「敬具」と書きましょう。

(4)日付

結語を書いた次の行の上部に、投函日の日にちを記載します。

〈例〉
令和元年○月○日

(5)署名

日付の次の行の下部に、大学・学部・学科名と自分の氏名を記載します。

〈例〉
○○大学○○学部○○学科 田中太郎

(6)宛名

署名の次の行の上部から、宛名の会社名と部署名、担当者名を記入します。株式会社を省略したり、(株)と略したりするのは失礼なのでご注意ください。

〈例〉
○○株式会社 人事部 採用ご担当者様
 

自己PRのやり過ぎに注意!

送付状の本文には、応募に至った経緯や志望動機、自己PRを記載しても構いません。企業の担当者は最初に送付状に目を通すため、「この学生の応募書類を読んでみたい」と思えるアピールがあると効果的でしょう。
ただ、覚えておきたいのは、送付状はあくまで郵送物に添える挨拶状であり、同封する書類の目的と種類を伝えるのが役割であること。
自己PRや志望動機は「本来は応募書類上で伝えるもの」という前提もあるので、送付状に記載する際は2~3行程度で簡潔にまとめるようにしましょう。


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