履歴書を郵送するとき送付状は必要?

このページのまとめ

  • 郵送で応募書類を送る時は送付状をつけるのが一般的
  • 送付状はパソコン、手書きのどちらで作成してもOK
  • 敬語の使い方や挨拶文の仕組みを理解して作成する
  • テンプレートを用意すれば手間を省くことができる

就活時、作成した履歴書を応募先企業へ郵送するケースがあります。このとき、就活生の皆さんはどのように郵送しますか?送付状は準備していますか?送付状とは日常的にビジネスで使われる書面です。封筒に履歴書だけ入れて送るのはNGなの?と疑問に思う人もいるかもしれません。なぜ送付状をつけるのか、どのようなものが望ましいのか、基本のフォーマットや作成のポイントをチェックしましょう。

送付状はなぜ添える?

応募先企業へ履歴書やエントリーシートを送るときは、送付状を添えることが一般的とされています。送付状の役割とはどのようなものか、なぜ添えるのかチェックしましょう。

送付状とは

送付状(カバーレター、添え状)とは、送付書類の一覧です。応募先企業の担当者が届いた書類を確認するとき、中身を確認しやすくする役割があります。

記載する内容

送付状には同封する書類の説明を記載します。作成するときは、会社名や挨拶文に誤字脱字がないようにチェックを行いましょう。

①日付
送付状を書いた日ではなく投函日を記入する。投函日は投函した年から書く。年数は省略せずに記入する。
間違い例:「R1/11/10」
正しい例:「令和元年11月10日」・「2019年11月10日」・「2019/11/10」

②宛名
応募先企業の会社名や担当者、部署がある場合は省略せずに正式名称で書く。宛名は、封筒に書いた宛名で統一する。

③自分の氏名と連絡先
自分の学校名、学部、学科、連絡先を記入する。住所、電話番号、メールアドレスも書く。

④件名(送付状のタイトル)
「応募選考書類の送付につきまして」など内容がわかりやすく簡潔な件名にする。

⑤挨拶、本文
時候の挨拶と前文、本文を書く。

例)
拝啓(頭語)
◯◯の候(時候の挨拶)、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。(前文)
このたび貴社の新卒採用において選考の機会をいただきたく、下記の応募書類をお送り致します。何卒よろしくお願い申し上げます。(本文)
敬具(結語は本文の一段下、右寄せに記載する)

⑥同封の書類を箇条書きで記入
本文の下中央に「記」と記したあと送付書類を箇条書きで書く。最後は「以上」で締める。

必要なケース、不要なケース

履歴書は就活において重要な書類なので、郵送の際は送付状をつけるようにしましょう。直接企業に持参する場合や、相手から必要ないと指示があった場合には不要なケースもあります。

基本フォーマットを確認しよう

送付状は就活だけでなくビジネスシーンでも使われます。よく使われる送付状のフォーマットがどのようなものかチェックし、作成しましょう。

パソコンor手書きの決まりはあるか?

送付状は、パソコンで作ったものでも手書きでも問題ありません。記載する内容は同じなので自身が楽な方法で作成しましょう。

パソコンで作るときのフォーマット

パソコンで送付状を作る場合、横書きで作成します。記載する項目と用紙内の配置は以下の通りです。
①日付 → 一番右上
②宛名 → 日付の下、左寄り
③自分の氏名と連絡先 → 宛先の下、右寄り
④件名、挨拶 → 中央揃え
⑤本文→ 中央揃え
⑥同封の書類一覧 → 中央揃え、箇条書き

手書きで作るときのフォーマット

縦書きで作成します。白の無地か罫線の入った便箋がおすすめです。パソコンで作るときと表記の順番が異なりますので、間違いのないようにしましょう。

①挨拶文(頭語~時候の挨拶)
②本文(一文字分下げて書く)
③同封書類一覧(最後は「敬具」などの結語で締める)
④日付
⑤自分の名前
⑥宛名

用紙サイズ

履歴書、エントリーシートと同じサイズを選ぶと、まとまって見えて綺麗です。ビジネス書類はA4用紙にまとめられることが多く、履歴書やエントリーシートを含め、サイズで迷った時にはA4サイズという選択肢もあります。また、用紙の種類は普通のコピー用紙で問題ありません。

送付状を作成する時の注意点

送付状を作成する際は、以下の点に注意しましょう。
・誤字脱字
・敬語のミス
・時候の挨拶のミス
・頭語と結語のミス

御中と様の使い分け

宛名を書く時に気をつけたいのが「様」と「御中」の使い分けです。どのように違うのか理解して、誤った記載をしないように注意しましょう。

「御中」…宛名が特定の個人以外の時に使う敬称。会社名や部署に向けて書く場合には「御中」を用いる。

「様」…宛名に個人名が含まれる場合には「様」と書く。個人名だけでなく会社名の後に「ご担当者」や「採用担当者」と続く時にも「様」をつける。

例)〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様

「御中」と「様」は同時に使用しないよう注意しましょう。

季節に合った時候の挨拶を用いる

時候の挨拶は季節や月によって言い回しが変わります。一年中使える「時下」という言葉もありますが、季節に合わせて変化をつけるとより丁寧な印象に伝わります。

時候の挨拶例
1月 初春の候、新春の候、芳春の候 など
2月 立春の候、上春の候、早春の候 など
3月 早春の候、浅春の候、春暖の候 など
4月 陽春の候、春暖の候、晩春の候 など

5月 青葉の候、立夏の候、新緑の候 など
6月 初夏の候、青葉の候、深緑の候 など
7月 盛夏の候、仲夏の候、向暑の候 など
8月 晩夏の候、立秋の候、残暑の候 など

9月 初秋の候、秋分の候、爽秋の候 など
10月 秋晴の候、仲秋の候、紅葉の候 など
11月 晩秋の候、暮秋の候、深秋の候 など
12月 初冬の候、歳晩の候、師走の候 など

敬語の使い方

送付状で間違えやすい敬語に、貴社と御社の違いがあげられます。両方とも先方を立てる表現ですが、使用するケースが異なります。

御社は口頭の場合に使う言葉、貴社は書面やメールで使う言葉です。
送付状は書面なので貴社を用います。間違いのないように気をつけましょう。

封筒に入れる順番

送付状を一番最初に、エントリーシート、履歴書、その他の応募書類の順に入れます。
全ての書類をまとめてクリアファイルに入れると、書類が折れずに美しくまとまりよく見えます。

こんなときはどうする?

送付状を作成する際にありがちな疑問や、注意する点をチェックしましょう。

前略は使用しない

前略という挨拶の頭語がありますが、これは時候の挨拶を略して取り急ぎ要件を伝えるという意味で使われます。就活で使うには適さない文面といえるため、使用しない方がいいでしょう。

頭語と結語の種類

頭語と結語は始まりと終わりの言葉が決まっています。間違った組み合わせにしないように注意が必要です。

よく使われる頭語と結語の組み合わせ

拝啓(はいけい)~敬具(けいぐ)
拝呈(はいてい)~拝具(はいぐ)

間違いやすい組み合わせ

拝啓(はいけい)~草々(そうそう)
拝啓は敬具が正しい結語です。セットで覚えましょう。

自己PRは書かない

送付状は送付した書類の内容を知らせるものです。履歴書に書ききれなかったからと自己PRは書かず、送付状には必要なことのみ記入するようにしましょう。

テンプレートを作成しておくと時短に繋がる

送付状は履歴書を郵送する際に毎回必要ですので、あらかじめテンプレートを作成しておくと便利です。テンプレートを使用する際は、宛名の変更忘れや書き漏れに十分注意を払って
作りましょう。

送付状は就活だけでなく、就職したあとも使う書面です。この機会に作り方をマスターして、今後の社会人生活に活かしていきましょう!

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