このページのまとめ
- 送り状を正しい書き方で作成することは、新卒が就活を行ううえで大切
- 履歴書を郵送するときは、送り状を同封するのがビジネスマナー
- 履歴書を持参する場合、送り状は不要
- 送り状はパソコンで作成するのが一般的だが、手書きでも問題ない
- 封筒に応募書類を入れる順番や切手料金の過不足に気をつけよう
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送り状の書き方が分からず、悩んでいる就活生もいるのではないでしょうか？
履歴書を郵便で送るときは、送り状を同封するのがマナーです。正しいビジネスマナーに沿って送り状を作成し、新卒就活を成功させましょう。
このコラムでは、正しい送り状の書き方や送り方を解説。また、送り状の例文や注意点についても紹介しています。
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送り状とは
「送り状」とは、郵送する書類の一覧を記載した挨拶状のこと。郵便物に添付するのがビジネスマナーです。
送り状は「送付状」「添え状」「カバーレター」とも呼ばれています。
送り状の3つの目的
送り状には主に3つの目的があります。ビジネス上の大事な役割を果たしているので、ぜひ作成して同封しましょう。
1.挨拶の代わり
直接話すことができない書類上でのやりとりにおいて、挨拶の代わりになるのが送り状です。送り状があることによって、丁寧な印象になります。
2.概要のお知らせ
封書がどのような目的で送られてきたのかを相手に知らせることができます。また、送付した書類の一覧が記載されているので、相手が書類を確認しやすいです。たくさんの書類をチェックする採用担当者への親切な配慮にもなります。
3.情報の補足
送付書類について何か伝えるべきことがある場合、送り状に書くことによって知らせることが可能です。
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送り状の書き方の6つのポイント
送り状を作成する際は、次の6つのポイントを押さえましょう。書き方が間違っているとかえって悪い印象を与えてしまう恐れがあるので、マナーを守って書いてください。
1.送付日
用紙の右上に送付した年月日を書きます。送付日は「ポストに投函する日」です。
和暦・西暦の表記は、同封する書類の書式に合わせてください。
2.宛名
日付より1行分下げて、左側に宛名を書きます。会社名・部署名・担当者名を記載しましょう。会社名は「（株）」のように略さず、正式名称で書くのがマナーです。
会社名や部署名に対しては「御中」、個人に対しては「様」の敬称を使います。「御中」と「様」を両方付けないようにしましょう。
部署名までしかわからない場合は、「○○株式会社○○部御中」とするか、個人名を「採用ご担当者様」と記載してください。
3.差出人
宛名より下の左側に、自分の大学名、学部名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。住所は略さず、都道府県名から書き出しましょう。
4.件名
件名を見ただけで応募書類の目的が分かるような内容にしてください。以下の例のように、簡潔に短く書きましょう。
〈件名の例〉
「応募書類送付のご案内」
「応募書類の送付につきまして」
「履歴書送付の件」
5.前文・本文・末文
前文は「拝啓」などの頭語から始まり、挨拶文を書きます。挨拶文は時候の挨拶でも季節を問わないものでも、どちらでも構いません。
本文には用件を書いてください。応募への思いや書類を送付することに関して簡潔に伝えます。
末文では書類確認の依頼の意を伝え、「敬具」などの結語を右下に書いて締めましょう。
〈例文〉
「拝啓 貴社におかれましては益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。わたくし、○○大学○○学部の○○と申します。
この度は○○職の募集に応募させていただきたく、下記の書類をお送りいたしました。ご検討のうえ、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具」
6.記書き
最後に、記書きをします。
中央に「記」と書いて、その下に左揃えで書類の名称と枚数を箇条書きしてください。書類をすべて記載したら、右下に「以上」と記入しましょう。
〈記書きの例〉
「記
送付書類
・履歴書 1通
・成績証明書 1通
以上」
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送り状作成時の3つの注意点
送り状を作る際には、以下の3点に注意してください。
1.用紙はA4サイズで1枚
送り状は基本的にA4サイズの用紙1枚で作成してください。一般的なビジネス文書はA4サイズで作られているため、企業側が管理しやすいサイズになります。A4サイズの用紙を使い、簡潔に1枚にまとめましょう。
2.本文は簡潔に書く
本文は短めに、シンプルな内容にしてください。送り状は、あくまでも同封書類の記し書きです。志望動機や自己PRなどを長々と書くのは避けましょう。
3.希望条件は書かない
送り状に希望条件を書いてはいけません。入社に際してどうしても譲れない絶対条件がある場合は、履歴書の「本人希望記入欄」などに書いてください。
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応募書類の送り方の5つのポイント
送り状が作成できたら、封筒に入れて企業に送付しましょう。送る際には以下の5つのポイントに留意してください。
1.送り状は一番上に重ねる
応募書類は記書きのとおりの順番に並べ、一番上に送り状を重ねてください。順番と向きが揃っているかどうか、封をする前に確認しましょう。
2.クリアファイルに入れる
折れや雨濡れを防ぐため、応募書類はまとめてクリアファイルに入れてから封筒に入れます。クリアファイルは無地で新品のものを使用しましょう。
3.封筒に「履歴書在中」と書く
縦書きの封筒の表面・左下に、赤字で「履歴書在中」と書き、四角の赤線で囲んでください。エントリーシートや成績証明書など、履歴書以外にも複数の書類を同封する場合は「応募書類在中」と書きます。
4.封字を書く
封筒をのりで閉じたら、閉じ口に「封」や「〆」のマークを書いてください。封字は封筒が第三者に開封されていないことを示すもので、ビジネスマナーの一つです。
5.郵便切手は過不足なく貼る
郵送するときは、封筒の重さと大きさから必要な切手料金を調べ、過不足なく貼り付けましょう。自分で料金が分からない場合は、郵便局で調べてもらうのがおすすめです。
また、切手は派手な柄やキャラクターが描かれたものは使わず、普通切手を使ってください。
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送り状は手書き？パソコン？
送り状の作成は手書きでもパソコンでも構いませんが、パソコンで横書きの文書を作るのが一般的です。フォントはシンプルなものを使用し、色は白黒で作りましょう。
手書きで送り状を作成する場合は縦書きにします。きれいな字で丁寧に書いてください。
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履歴書を持参するときに送り状は必要？
送り状は対面で届けられないときに付けるものなので、応募書類を企業に直接持っていく場合は不要です。手渡しする際には口頭で「履歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願いします」などと伝えましょう。
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