面接で企業を指す時は「御社」と言いますが、手紙などの文書では「貴社」と書くのがビジネスマナーです。手紙は、ほんのわずかな違いでもビジネスマナーから逸れてしまったりする可能性があります。 また手紙は前文・主文・末文・後付など、4つのパートに分けて書くことが大切。就活での手紙に関するノウハウを身に着け、好印象な手紙作成をしましょう。
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手紙の書き方とマナー
手紙は前文・主文・末文・後付で構成していくのがマナーです。
まずは例文を見てみましょう。
（前文）
拝啓 春和の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
（主文）
先日はお忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございます。
貴社のビジョンはじめ、具体的な業務内容を聞くことができて大変有意義な時間となりました。また、貴社のサービス対する想い、職場の風通しの良さなどが伝わり、大変魅力を感じました。
就活に足を踏み入れた当初から第一志望であった貴社への想いが、一層強くなりました。後日実施の選考試験を、受けさせていただく方向で考えておりますが、まずはお礼を伝えたくお便りいたします。
（末文）
最後になりましたが、、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
（後付）
平成〇〇年〇月〇日
以上4つ区分に分けて手紙を書くと綺麗な仕上がりになります。
手書きの場合は丁寧に、誤字脱字に注意することが大切です。
手紙を応募書類と送る際は送付状を添え、書類はクリアファイルに入れるのマナー。
会社訪問などのお礼の手紙はできるだけ早く送り、急ぎの場合は速達しましょう。
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封筒の書き方とマナー
封筒は一番初めに目にする部分です。ビジネスマナーに沿った書き方をすれば、より手紙の内容にも興味を抱いてくれるでしょう。
・封筒裏面
裏面は自身の住所と名前、在学中の学校名を書きます。
例）
（住所）〒〇〇〇‐〇〇〇〇
東京都渋谷区〇〇〇〇
（名前）□□ □□□
（学校名）〇〇大学〇〇学部〇〇学科
（日付）〇月〇日
・封筒表面
表面は送り先の住所、担当者名を書きます。
（住所）〒〇〇〇‐〇〇〇〇
東京都文京区〇〇〇番地
（企業名）株式会社□□□ 〇〇部
（担当者名）△△△ △△様
封筒で企業名や学校名を記入する時、省略しないようにしましょう。また、自分の住所や名前は小さめ、企業名や担当者名は少し大きめにし、バランスを取ることが大切です。
封をしたら〆を書くことを忘れないようにしましょう。
・封筒の注意点
注意すべき点は切手の過不足。不足があると相手企業が支払うことになる可能性もあります。
履歴書やエントリーシートを郵送する場合は、表面の左下に「応募書類在中」と記入することを忘れないようにしましょう。
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電話やメールで良いときもある
就活でお礼を伝える時、手紙以外にも電話やメールといった手段もあります。
どのようなパターンだと、電話やメールで済ませて良いのでしょうか。お伝えします。
・企業から面接の日程調整メールが来たとき
企業側から面接の日程変更、日程確認などすぐに返信が必要な内容は、メールで返信するのが良いでしょう。
・選考当日に遅刻や欠席をするとき
これは非常に避けたいことですが、やむを得ない事情があった場合は、急遽電話で連絡することをおすすめします。
緊急の連絡の場合、メールだと失礼にあたるでしょう。企業側のスケジュール調整のためにも、分かった時点で早めの連絡を入れることが大切です。
・状況を見て、判断することが大切
急ぎでない簡単な確認程度であればメールで十分です。急ぎで相手のスケジュールにも影響を及ぼしそうな場合は電話を使うなど、適時状況を見てメール、電話といった伝達手段を判断することが大切でしょう。
就活のお礼メールについては「就活でどんな時にお礼メールは必要？例文でシーン別に解説」も参考にしてください。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
