就活の電話はどう話す？基本的なマナーや苦手を克服する方法について解説

就活では電話をすることも多々ありますが、「相手とどんな風に話せばいいかわからない」「なるべく電話はしたくない」と思う方は多いのではないでしょうか。

この記事では、どんなタイミングで電話をすることが多いか、電話をかける時や受ける時のマナーとは何かなどについて解説します。電話対応を得意になりたい方は、ぜひご一読ください。

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就活で電話をするシーン

就活では確実に連絡したいときやその場で回答がほしい場合に、電話が活用されます。代表的な例として選考結果の通知や書類の確認を挙げました。

選考結果の通知

選考を受けた後に、結果を電話で通知されることがあります。基本的には、不合格の学生にわざわざ時間を使って通知することはなく、合格の場合のみ電話が来ます。

内定通知

最終選考の後、内定の通知を電話で行う企業は多いです。電話で本人に伝えた後、改めてメールや書類が届くことが多いでしょう。詳しくは「3つのパターン別！内定通知の電話の受け方」で解説しますが、真摯に気持ちを伝え、お礼を述べることが大切です。

書類などの不備確認

提出した書類に不備があった場合、電話で連絡をもらえるケースがあります。選考が進んで採用担当者があなたを優れた人材だと思っているときや、中小企業などで受験者が少ない場合は、追加や修正などを求められることがあります。この時、相手に不備を謝罪しすぐに対応するよう心がけてください。

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就活における基本的な電話マナー

社会人と電話するときは、ビジネスマナーを守って話しましょう。基本的な電話マナーは下記のとおりです。

1.「もしもし」はNG

ビジネスシーンでの電話の第一声は「もしもし」ではなく、「はい、▲▲です」と氏名を名乗りましょう。「もしもし」は「申す申す」の略語のため、ビジネスシーンで使うのはNGです。

電話を掛けるときも「もしもし」を使わず、「お世話になっております、▲▲大学の▲▲です」と丁寧に名乗ってください。

2.企業の業務時間内に電話する

業務時間は企業によって異なりますが、業務時間内でも「午前10～11時半」「午後2～5時」に電話するのが一般的。出勤直後・昼休み・退勤直前といった忙しい時間帯は避けてください。

3.静かな場所で電話する

周囲が騒がしいと話を聞きとれないので、静かな場所で電話しましょう。電波状況が良いところを選ぶのもポイントです。

もし騒がしい所にいる時に企業から電話がかかってきた場合は、一旦電話に出て「▲分後にこちらからかけ直します」と伝えることがおすすめです。もしくは「静かな場所へすぐ移動しますので、少々お待ちいただけますでしょうか」と移動しながら電話を続けるのでも良いでしょう。

4.話す内容はまとめておく

用件を簡潔に伝えられるよう、話す内容はメモで整理しておきましょう。緊張しやすい人は、メモを見ながら話すのがおすすめです。

5.聞き取りやすい声でハキハキ話す

対面で話すときよりも、電話の方が相手の声を聞き取りにくいものです。声が小さかったりぼそぼそと話してしまったりすると、相手に「何を言っているかわからない」と思われてしまいまうため、背筋を伸ばしてハキハキ話し、聞き取りやすい声を意識しましょう。

笑顔で話すと声も明るく聞こえるので、口角を上げるのがポイント。また、早口になりすぎずゆっくり話すと理解してもらいやすくなります。

6.大事なことは復唱する

面接日や持ち物など大事なことは聞き間違えないよう、「▲▲ですね」と復唱して確認してください。例えば、「面接日は、4月7日の14時からはいかがでしょうか？」と言われた場合、「4月7日の14時ですね、かしこまりました」と答えましょう。

聞き取れないときは丁寧に聞き返す

相手の声が聞き取れないときは、「申し訳ありません、お電話が少々遠いようで、もう一度よろしいでしょうか」と丁寧に聞き返しましょう。

7.スケジュール帳を用意しておく

電話では、面接などの日程を調整することもあります。そのため、スケジュール帳を手元に用意しておきましょう。いざ日時を決める段階になってから探し始めると、相手の時間を奪ってしまうことになります。

また、スケジュール帳があれば要件を忘れないようメモすることもできます。

8.相手が切ってから電話を切る

話が終わったら、「お忙しいなかありがとうございました、それでは失礼いたします」と挨拶し、相手が電話を切ってからこちらも切りましょう。「電話は掛けたほうが切る」のが一般的なマナーですが、相手が目上の場合は待ったほうがベターです。

電話のマナーをもっと詳しく知りたい方は、「基本を押さえて好印象！就活中の正しい電話マナー」をご覧ください。

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電話への苦手意識をなくす方法

電話に対して苦手意識がある方は、下記のポイントをチェックしてみてください。一つ改善するだけでも、電話に対する恐怖感が減らせます。

なぜ電話が苦手なのか理由を考える

課題を解決するには、その課題を正しく認識する必要があります。電話への苦手意識をなくしたい場合は、なぜ苦手なのかを深堀して考えてみましょう。一般的には、以下のような理由が考えられます。

電話自体に慣れていない

近年の就活生は電話をする機会が少ないといわれています。そのため電話自体に慣れておらず、突然「志望企業の採用担当者」というただでさえ緊張する相手と話すことに、恐怖感を持ってしまっているのではないでしょうか。

また、テキストコミュニケーションなら後から何度でも見返せますが、電話の場合はそれができないため苦手に感じるという方も多いようです。こういった点を解決するには、電話をする機会を増やすことが大切です。まずは友人など緊張しない相手との会話を積極的にしてみましょう。

とっさのやりとりが怖い

メールであれば、相手からの文章をじっくり読み、どんな風に返信をするか時間をかけて考えられます。しかし電話はリアルタイムでのコミュニケーションになるため、それが怖いという方もいるでしょう。これについては、焦って返答しないことが大切です。電話中はゆっくりと話すことを意識して、返事に迷ったら「少々お待ちください」など一拍置くと気持ちが落ち着きます。

マナーへの自信がない

電話をしてきた経験が乏しいため、電話ならではのマナーについて自信がない方もいるのではないでしょうか。

また、電話だけでなく社会人としてのマナーがよくわからないという方もいるでしょう。せっかく自己分析やエントリーシート作成など時間をかけ入念な準備をしたにもかかわらず、知らないうちにマナー違反を犯してしまい、悪印象になりたくないと感じることが苦手意識に繋がっている可能性も。

マナーについて不安がある場合は、「社会人としての心構えとは？必要なマナーや面接での答え方」を参考にしてみてください。

マニュアルを作る

電話口で緊張してしまっても、マニュアルがあればその通りに返事をしてコミュニケーションができます。

そこで、「こんな電話が来たら、こう返す」「こういう電話をかけるときは、こう話す」といったように、自分なりのマニュアルを作ってみましょう。それを見ながら返事をしていると、次第に何も見ずに自然と会話ができるようになります。

電話対応が上手い人の真似をする

「電話ではこんなふうにコミュニケーションをとればよい」という、自分なりの「正解」があると、成長スピードも速くなります。身近に「この人のようになりたい」と思える人を見つけ、話し方や言葉遣いなどを観察してみてください。

ミスを恐れすぎない

電話対応で一度でも失敗すると内定から遠ざかると思っていると、緊張してしまい普段はしないようなミスを連発してしまいます。

そういった悪循環に陥らないよう、「少々のミスは大丈夫」という気持を持ちましょう。実際に、採用担当者も少しくらいおかしなところがあっても「緊張しているのだろう」「慣れていないから時間がかかっても仕方ない」と思うものです。

就活生が間違いやすい言葉

ここでは、就活生が間違いやすい表現をまとめました。下記を参考に、正しい言葉遣いを意識しましょう。

・貴社→御社
書き言葉は「貴社」ですが、話し言葉では「御社」が正解です。混同しないよう注意しましょう。

・了解しました→承知しました
承諾するときは、「了解しました」ではなく「承知しました」を使うのがマナー。「了解しました」は同僚や目下の人に使う表現のため、就活ではふさわしくありません。

・社長様→社長
役職名は敬称のため、「様」をつけると二重敬語になってしまいます。名前を入れる場合は、「社長鈴木様」「課長佐々木様」のように役職のあとに入れましょう。

・よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか
「よろしかったでしょうか」は敬語にはなりません。過去の出来事ではないにも関わらず過去形で尋ねているところは間違いです。「よろしいでしょうか」が正しい表現です。

・連絡させていただきました→連絡いたしました
「連絡させていただきました」は同じ敬語を2回繰り返す二重敬語になっています。「連絡いたしました」が正しい表現です。

・見ます→拝見します・ご覧になります
自分が何かを見るときは「拝見します」と言い、相手が何かを見るときは、「ご覧になります」と言います。謙譲語と尊敬語は混同してしまうことも多いので、気を付けましょう。

・言います→申し上げます・おっしゃいます
こちらも、同じく謙譲語と尊敬語です。主語が自分になるのか相手になるのかを考えて、申し上げる・おっしゃるのどちらを使うか判断しましょう。

・自分→私
特に男性は、一人称を「自分」としてしまう方が多いです。これはカジュアルな場でなら問題ありませんが、ビジネスシーンではふさわしくありません。必ず、「私」と言うようにしましょう。

敬語について自信がない方は「就活の面接で間違えやすい敬語一覧！押さえておきたい言葉遣いも紹介」もご覧ください。

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就活の電話シーンの例文

電話を受けるときは、3コール以内に取るのがマナーです。3コールより多くかかったときは、「お待たせいたしました」と一言添えて取りましょう。電話に出るときは、「はい、▲▲です」と自分から氏名を名乗ってください。

ここでは、就活シーンで想定される電話を使ったやり取りを、例文で紹介します。

電話を受けるときの会話例

ここでは、電話を受けるときのやりとりを会話形式でご紹介します。

就活生：はい、▲▲です。
担当者：私、▲▲株式会社の人事部▲▲と申します。▲▲さんの携帯電話でお間違いないでしょうか？
就活生：はい、▲▲です。お世話になっております。
担当者：お世話になっております、一次面接の結果の件でご連絡いたしました、今お時間よろしいですか？
就活生：ありがとうございます、大丈夫です。
担当者：選考の結果、▲▲さんには二次面接にお越しいただきたいと考えています。
就活生：ありがとうございます。
担当者：日程を調整したいのですが、▲月▲日の午後4時はご都合いかがでしょうか？
就活生：▲月▲日の午後4時ですね。ぜひよろしくお願いいたします。
担当者：ありがとうございます。それでは、▲月▲日の午後4時に、弊社ビル5階受付までご来社いただけますか。
就活生：かしこまりました。▲月▲日午後4時に、御社本社ビルにお伺いいたします。当日お伺いできることを楽しみにしております。
担当者：こちらこそ楽しみにお待ちしております。それでは、失礼いたします。
就活生：ご連絡いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。

電話を受けられないときの会話例

授業中や外出先などで電話に出られない場合は、下記の流れで掛け直しましょう。

就活生：はい、▲▲です
担当者：私、▲▲株式会社の人事部▲▲と申します。今お時間よろしいでしょうか。
就活生：申し訳ありません、ただいま外におりまして、落ち着いてお話できない状況です。5分後に折り返しさせていただいてもよろしいでしょうか。
担当者：分かりました、それでは、xxx-xxxx-xxxxまで掛け直していただけますか？
就活生：ありがとうございます、お電話番号を復唱させていただきます。xxx-xxxx-xxxxでお間違いないでしょうか？
担当者：はい、間違いありません。
就活生：ありがとうございます。それでは、5分後にご連絡いたします。
担当者：よろしくお願いします。それでは、失礼いたします。
就活生：失礼いたします。

電話を掛けるときの会話例

企業に電話を掛けるときも、自分から名乗るのがマナーです。担当者の部署名と名前を伝え、取次を依頼してください。担当者が電話に出たら、「今お時間よろしいでしょうか？」と都合を確認してから話し始めましょう。

取次：はい、株式会社▲▲でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の新卒採用に応募しております▲▲大学の▲▲と申します。人事部の▲▲様はいらっしゃいますか？
取次：▲▲ですね、少々お待ちください。
就活生：恐れ入ります。
担当者：お電話変わりました、▲▲です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の新卒採用に応募しております▲▲大学の▲▲と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、大丈夫ですよ。
就活生：ありがとうございます。二次面接の件でお電話いたしました。▲月▲日午後▲時より、二次面接のお約束をいただいているのですが、ゼミの発表と重なってしまい、お伺いすることが困難な状況です。大変申し訳ございませんが、日程を再調整していただくことは可能でしょうか。
担当者：かまいませんよ、それでは▲月▲日の午後▲時はいかがでしょうか？
就活生：ありがとうございます。▲月▲日の午後▲時ですね。それでは、▲月▲日午後▲時に、御社本社ビルにお伺いいたします。当日はよろしくお願いいたします。
担当者：お待ちしております、それでは、失礼いたします。
就活生：お忙しいなか、ご調整いただきありがとうございました。失礼いたします。

担当者が不在なときの会話例

担当者が不在な場合は、取次の方に掛け直す旨を伝えましょう。

就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の新卒採用に応募しております▲▲大学の▲▲と申します。人事部の▲▲様はいらっしゃいますか？
取次：申し訳ございません、▲▲は外出しております。
就活生：それでは、改めてお電話させていただきます。▲▲様は何時頃お戻りになりますか？
取次：▲時頃には戻るかと思います。
就活生：ありがとうございます、▲時ごろにまたお電話させていただきます。
取次：かしこまりました。▲▲にそのように申し伝えます。
就活生：お忙しいなかありがとうございました。それでは、失礼いたします。

担当者が何時に戻るか分からないときは、「▲時頃に改めてお電話させていただきます」と、こちらが掛け直す時間を伝えるのがベター。「恐れ入りますが、▲▲様にその旨お伝えいただけますでしょうか」と伝言をお願いすると、担当者に伝わりやすいでしょう。

電話をかけるのが不安な方は、「これだけ覚えれば大丈夫、就活中の電話のかけ方」もあわせてご覧ください。

折り返し電話の会話例

企業からの電話に出られなかったときは、なるべく早く折り返しましょう。相手が電話に出たら自分から名乗り、「先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした」と謝るのがマナーです。

取次：はい、株式会社▲▲でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、▲▲大学の▲▲と申します。▲▲課の▲▲様からお電話をいただき、折り返しのご連絡をさせていただきました。▲▲様はいらっしゃいますか？
取次：▲▲ですね、少々お待ちください。
就活生：恐れ入ります。
担当者：お電話変わりました、▲▲です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。私、先ほどお電話いただきました▲▲大学の▲▲と申します。お電話に出られず、大変失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、大丈夫ですよ。
就活生：ありがとうございます。先ほどのお電話のご用件について、お伺いしてもよろしいでしょうか。

折り返しの電話をかけるときは、「企業から着信！就活で折り返し電話をかけるときのマナー」もご一読ください。

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3つのパターン別！内定通知の電話の受け方

電話で内定通知がきた場合、その場で入社の意志を聞かれる可能性があります。承諾する場合も断る場合も、簡潔に伝えることが重要です。

内定を保留しつつほかの企業を受けたい場合は、返事を待ってもらえるか確認してください。いずれにしても、内定に対して感謝を示し、真摯に気持ちを伝えることが大切です。

1.内定承諾の会話例

内定を承諾するときは、感謝の気持ちと入社への意気込みをセットで伝えましょう。

担当者：先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果、▲▲さんの内定が決定したため、ご連絡いたしました。
就活生：ありがとうございます。御社が第一志望のため、ぜひ入社したいです。ご期待に沿えるよう、精一杯努力いたします。よろしくお願いいたします。

内定を承諾すると、入社までの流れを説明されるのが一般的です。企業側から説明がない場合は、「入社までに万全の態勢を整えたいので、必要な準備やスケジュールをお聞きしてもよろしいでしょうか」と自分から聞くと良いでしょう。

2.内定保留の会話例

内定を保留してほしいときは、事情を説明したうえで判断を仰ぎましょう。「▲月▲▲日まで待ってほしい」と期日を伝えると、相手が判断しやすくなります。

担当者：先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果、▲▲さんの内定が決定いたしました。
就活生：ありがとうございます。大変うれしく思います。すぐにでもお返事すべきですが、現在最終面接を控えた企業が1社あり、結果が出てからお返事させていただきたいと考えております。大変勝手なお願いなのですが、▲月▲日までお返事を待っていただけませんでしょうか。

3.内定辞退の会話例

内定を辞退するときは、理由を簡潔に述べ、これまでお世話になった感謝を伝えましょう。

担当者：先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果、▲▲さんを採用することになりました。
就活生：内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変申し訳ありませんが、御社への入社を辞退させていただきたく存じます。自身の適性を考え、熟考した結果、他社に入社する決意を固めました。貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。

内定後の対応については、「内定をもらったらどうする？内定後の流れや返答方法を解説」を参考にしてみてください。

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就活の電話が苦手でお悩みのあなたへ

就活中は、採用担当者と電話で話す機会があります。そのため、電話への苦手意識が強いとストレスになりやすいでしょう。

そんな時は、キャリアチケットをご利用ください。就活マナーについて熟知したスタッフが、どんな小さな質問にも答えます。

「面接の予約をする電話の練習がしたい」といった希望にあわせ、採用担当者役として話すことも可能です。ぜひご相談ください。

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就活中の電話に関するQ＆A

ここでは、就活中の電話マナーをQ＆A形式でまとめました。

電話に出れなかったときはメールで返事でも良い？

メールよりも電話のほうが丁寧な印象のため、電話で折り返しましょう。メールは人によって読むタイミングが異なるため、行き違いが起きる恐れがあります。特に緊急の場合は、メールではなく電話で折り返してください。

折り返しで担当者の名前が分からないときは？

担当者の名前が分からないときは、「ご担当者様はいらっしゃいますか？」と伝えればOKです。取次の方に担当者を確認してもらいましょう。「本日▲時頃に御社からご連絡いただきましたので、折り返させていただきました」と伝えると、話が通じやすく親切です。

取次の方に「こちらから折り返す」と言われたら？

担当者が不在で、取次の方に「▲時間後にこちらから折り返す」と言われたとしても、自分から掛け直しましょう。「こちらからのお願いごとですので、また改めさせていただきます」と伝えるとスマートです。

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