就活の電話はどう話す？基本的なマナーや苦手を克服する方法を解説

就活では電話をする場面が多々あるものの、マナーが多くて不安に思う方もいるでしょう。企業に電話をする際は、話す内容をまとめておいたり重要なことを復唱したりするのがポイントです。

この記事では、どんなタイミングで電話をすることが多いか、電話をかけるときや受けるときのマナーなどを解説します。電話対応が得意になりたい方は、ぜひご一読ください。

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就活で電話をするシーン

就活では、確実に連絡したいときやその場で回答がほしい場合に、電話が活用されます。代表的な例として、選考結果の通知や書類の確認を挙げました。

選考結果の通知

選考を受けたあとに、結果を電話で通知されることがあります。基本的には、不合格の学生にわざわざ時間を使って通知することはなく、合格の場合のみ電話が来ます。

内定通知

最終選考のあと、内定の通知を電話で行う企業は多いです。電話で本人に伝えた後、改めてメールや書類が届くことが多いでしょう。真摯に気持ちを伝え、お礼を述べることが大切です。

書類などの不備確認

提出した書類に不備があった場合、電話で連絡をもらえるケースがあります。選考が進み、採用担当者があなたを採用したいと思っている場合や中小企業などで受験者が少ない場合は、追加や修正などを求められることがあります。

このとき、相手に不備を謝罪し、すぐに対応するよう心掛けてください。

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就活における基本的な電話マナー

社会人と電話するときは、ビジネスマナーを守って話しましょう。基本的な電話マナーは下記のとおりです。

1.「もしもし」はNG

ビジネスシーンでの電話の第一声は「もしもし」ではなく、「はい、▲▲です」と氏名を名乗りましょう。「もしもし」は「申す申す」の略語のため、ビジネスシーンで使うのはNGです。

電話を掛けるときも「もしもし」を使わず、「お世話になっております、▲▲大学の▲▲です」と丁寧に名乗ってください。

2.企業の業務時間内に電話する

業務時間は企業によって異なりますが、業務時間内でも「午前10～11時半」「午後2～5時」に電話するのが一般的です。出勤直後・昼休み・退勤直前といった忙しい時間帯は避けてください。

3.静かな場所で電話する

周囲が騒がしいと話を聞きとれないので、静かな場所で電話しましょう。電波状況が良いところを選ぶのもポイントです。

もし、騒がしい所にいるときに企業から電話がかかってきた場合は、一旦電話に出て「▲分後にこちらからかけ直します」と伝えることがおすすめです。もしくは、「静かな場所へすぐ移動しますので、少々お待ちいただけますでしょうか」と移動しながら電話を続けるのでも良いでしょう。

4.話す内容はまとめておく

用件を簡潔に伝えられるよう、話す内容はメモで整理しておきましょう。緊張しやすい人は、メモを見ながら話すのがおすすめです。

5.聞き取りやすい声でハキハキと話す

対面で話すときよりも、電話のほうが相手の声を聞き取りにくいものです。声が小さかったりぼそぼそと話してしまったりすると、相手に「何を言っているか分からない」と思われてしまいまうため、背筋を伸ばしてハキハキ話し、聞き取りやすい声を意識しましょう。

笑顔で話すと声も明るく聞こえるので、口角を上げるのがポイントです。また、早口になり過ぎずゆっくりと話すと理解してもらいやすくなります。

6.大事なことは復唱する

面接日や持ち物など大事なことは聞き間違えないよう、「▲▲ですね」と復唱して確認してください。たとえば、「面接日は、4月7日の14時からはいかがでしょうか」と言われた場合、「4月7日の14時ですね、かしこまりました」と答えましょう。

聞き取れないときは丁寧に聞き返す

相手の声が聞き取れないときは、「申し訳ありません、お電話が少々遠いようで、もう一度よろしいでしょうか」と丁寧に聞き返しましょう。

7.スケジュール帳を用意しておく

電話では、面接などの日程を調整することもあります。そのため、スケジュール帳を手元に用意しておきましょう。いざ日時を決める段階になってから探し始めると、相手の時間を奪ってしまうことになります。

また、スケジュール帳があれば要件を忘れないようメモすることもできます。

8.言いにくい内容は結論から伝える

就活中には、時に言いにくい内容を伝える必要がある場面も出てきます。たとえば、内定の辞退などです。このような場合、相手に対して失礼のないよう、結論からシンプルに伝えることが重要です。

ただし、急に話を切り出すのではなく、相手の状況に配慮しながらも結論をなるべく早く伝えることで、お互いにとってスムーズなコミュニケーションが図れます。相手への敬意を持ちながら、誠実な対応を心掛けましょう。

9.相手が切ってから電話を切る

話が終わったら、「お忙しいなかありがとうございました。それでは失礼いたします」と挨拶し、相手が電話を切ってからこちらも切りましょう。「電話は掛けたほうが切る」のが一般的なマナーですが、相手が目上の場合は待つほうがベターです。

電話のマナーをさらに詳しく知りたい方は、「基本を押さえて好印象！就活中の正しい電話マナー」をご覧ください。

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電話への苦手意識をなくす方法

電話に対して苦手意識がある方は、下記のポイントをチェックしてみてください。一つ改善するだけでも、電話に対する恐怖感が減らせます。

なぜ電話が苦手なのか理由を考える

課題を解決するには、その課題を正しく認識する必要があります。電話への苦手意識をなくしたい場合は、なぜ苦手なのかを深堀して考えてみましょう。

一般的には、以下のような理由が考えられます。

電話自体に慣れていない

近年の就活生は、電話をする機会が少ないといわれています。そのため、電話自体に慣れておらず、「志望企業の採用担当者」というただでさえ緊張する相手と話すことに、恐怖感を持ってしまっているのではないでしょうか。

このような点を解決するには、電話をする機会を増やすことが大切です。まずは、友人や家族など緊張しない相手との会話を積極的にしてみましょう。

とっさのやりとりが怖い

メールであれば、相手からの文章をじっくりと読み、どんな風に返信をするか時間をかけて考えられます。しかし、電話はリアルタイムでのコミュニケーションになるため、それが怖いという方もいるでしょう。

これについては、焦って返答しないことが大切です。電話中はゆっくりと話すことを意識して、返事に迷ったら「少々お待ちください」など一拍置くと気持ちが落ち着きます。

マナーへの自信がない

電話の経験が乏しく、マナーに自信がない就活生もいるでしょう。また、電話だけでなく社会人としてのマナーがよく分からないという方もいるでしょう。

自己分析やエントリーシート作成などに時間をかけて準備をしたにもかかわらず、知らないうちにマナー違反を犯してしまい、悪印象になりたくないと感じることが苦手意識に繋がっている可能性もあります。

就活のマナーに不安がある場合は、「社会人としての心構えとは？必要なマナーや面接での答え方」を参考にしてみてください。

マニュアルを作る

電話口で緊張してしまっても、マニュアルがあればそのとおりに返事をしてコミュニケーションができます。

そこで、「こんな電話が来たら、こう返す」「こういう電話をかけるときは、こう話す」といったように、自分なりのマニュアルを作ってみましょう。それを見ながら返事をしていると、次第に何も見ずに自然と会話ができるようになります。

電話対応が上手い人の真似をする

「電話ではこんなふうにコミュニケーションをとればよい」という自分なりの「正解」があると、落ち着いて対応できるようになります。身近に「この人のようになりたい」と思える人を見つけ、話し方や言葉遣いなどを観察してみてください。

ミスを恐れ過ぎない

電話対応で一度でも失敗すると、「内定から遠ざかってしまう」という気持ちになり、普段はしないようなミスをしてしまうかもしれません。

そのような悪循環に陥らないよう、「少々のミスは大丈夫」という気持ちをもちましょう。実際に、少しくらいおかしなところがあっても、「緊張しているのだろう」「慣れていないから時間がかかっても仕方ない」と思ってもらえるものです。

就活生が間違いやすい言葉

ここでは、就活生が間違いやすい表現をまとめました。下記を参考に、正しい言葉遣いを意識しましょう。

・貴社→御社
書き言葉は「貴社」ですが、話し言葉では「御社」が正解です。混同しないよう注意しましょう。

・了解しました→承知しました
承諾するときは、「了解しました」ではなく「承知しました」を使うのがマナーです。「了解しました」は同僚や目下の人に使う表現のため、就活ではふさわしくありません。

・社長様→社長
役職名は敬称のため、「様」をつけると二重敬語になってしまいます。名前を入れる場合は、「社長鈴木様」「課長佐々木様」のように役職のあとに入れましょう。

・よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか
「よろしかったでしょうか」は敬語にはなりません。過去の出来事ではないにも関わらず過去形で尋ねているところは間違いです。「よろしいでしょうか」が正しい表現です。

・連絡させていただきました→連絡いたしました
「連絡させていただきました」は同じ敬語を2回繰り返す二重敬語になっています。「連絡いたしました」が正しい表現です。

・見ます→拝見します・ご覧になります
自分が何かを見るときは「拝見します」と言い、相手が何かを見るときは、「ご覧になります」と言います。謙譲語と尊敬語は混同してしまうことも多いので、気をつけましょう。

・言います→申し上げます・おっしゃいます
こちらも、同じく謙譲語と尊敬語です。主語が自分になるのか相手になるのかを考えて、申し上げる・おっしゃるのどちらを使うか判断しましょう。

・自分→私
一人称を「自分」とするのはカジュアルな場でなら問題ありませんが、ビジネスシーンではふさわしくありません。自分のことは、「私」と言うようにしましょう。

敬語に自信がない方は、「就活の面接に向けて敬語をチェックしよう！間違いやすい表現も解説」もご覧ください。

応募企業の電話番号は事前に登録しておく

就活中には、応募した企業から突然電話がかかってくることがあります。事前に企業の電話番号をスマートフォンに登録しておけば、焦らずに電話に出られます。

知らない番号からの電話にも丁寧に対応する

知らない番号や非通知の電話がかかってきた場合でも、就活中は慎重に対応することが求められます。まず、自分の名前を名乗らずに電話を取り、相手が企業であると確認できたら、「登録のない電話番号でしたので、名乗らず大変失礼いたしました」と丁寧に対応しましょう。

この一言で、誠実さを示すことができます。また、通話後は忘れずにその番号を登録し、次回以降の対応をよりスムーズに行えるようにしましょう。

3コール以内で電話を取る

ビジネスの場では、電話がかかってきた際に3コール以内で応答することが理想とされています。このマナーを守ることで、企業に対して丁寧な印象を与えられます。

もし、4コール以上経ってから電話に出る場合は、「お待たせして申し訳ありません」と一言添えることで、礼儀正しい対応を心掛けていることが伝わります。これにより、好印象を与えるとともに、より信頼感のあるコミュニケーションが築けるでしょう。

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就活の電話シーンの例文

ここでは、就活シーンで想定される電話を使ったやりとりを、例文で紹介します。

電話を受けるときの会話例

電話を受けるときのやりとりを、会話形式で紹介します。

電話を受けられないときの会話例

授業中や外出先などで電話に出られない場合は、下記の流れで掛け直しましょう。

電話を掛けるときの会話例

企業に電話を掛けるときも、自分から名乗るのがマナーです。担当者の部署名と名前を伝え、取次を依頼してください。担当者が電話に出たら、「今お時間よろしいでしょうか」と都合を確認してから話し始めましょう。

選考に関して問い合わせるときの会話例

選考に関して問い合わせをする際は、最初に質問したい担当者の部署名や名前を明確に伝えることが重要です。これにより、迅速かつ適切な対応を受けられます。

担当者が不在なときの会話例

担当者が不在な場合は、取次の方に掛け直す旨を伝えましょう。

担当者が何時に戻るか分からないときは、「▲時頃に改めてお電話させていただきます」と、こちらが掛け直す時間を伝えるのがベターです。「恐れ入りますが、▲▲様にその旨お伝えいただけますでしょうか」と伝言をお願いすると、担当者に伝わりやすいでしょう。

電話をかけるのが不安な方は、「これだけ覚えれば大丈夫、就活中の電話のかけ方」もあわせてご覧ください。

折り返し電話の会話例

企業からの電話に出られなかったときは、なるべく早く折り返しましょう。相手が電話に出たら自分から名乗り、「先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした」と謝るのがマナーです。

折り返しの電話をかけるときは、「企業から着信！就活で折り返し電話をかけるときのマナー」もご一読ください。

説明会に遅刻するときの会話例

説明会に遅刻することが避けられない場合は、速やかに連絡を入れて、誠意を持って対応することが大切です。

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3つのパターン別！内定通知の電話の受け方

電話で内定通知がきた場合、その場で入社の意志を聞かれる可能性があります。承諾する場合も断る場合も、簡潔に伝えることが重要です。

内定を保留しつつほかの企業を受けたい場合は、返事を待ってもらえるか確認してください。いずれにしても、内定に対して感謝を示し、真摯に気持ちを伝えることが大切です。

1.内定承諾の会話例

内定を承諾するときは、感謝の気持ちと入社への意気込みをセットで伝えましょう。

内定を承諾すると、入社までの流れを説明されるのが一般的です。企業側から説明がない場合は、「入社までに万全の態勢を整えたいので、必要な準備やスケジュールをお聞きしてもよろしいでしょうか」と自分から聞くと良いでしょう。

2.内定保留の会話例

内定を保留してほしいときは、事情を説明したうえで判断を仰ぎましょう。「▲月▲▲日まで待ってほしい」と期日を伝えると、相手が判断しやすくなります。

3.内定辞退の会話例

内定を辞退するときは、理由を簡潔に述べ、これまでお世話になった感謝を伝えましょう。

内定後の対応については、「内定をもらったらどうする？入社までの流れや電話・メールでの返答方法を解説」を参考にしてみてください。

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就活での電話対応に不安を感じているあなたへ

就活中は、採用担当者と電話で話す機会があります。そのため、電話への苦手意識が強いとストレスになりやすいでしょう。

そのようなときは、キャリアチケットをご利用ください。就活マナーを熟知した就活アドバイザーが、どのような質問にも答えます。

「面接の予約をする電話の練習がしたい」といった希望にあわせ、採用担当者役として話すことも可能です。自分一人で悩まずに、プロのアドバイスを受けて、適切な電話対応ができるようになりましょう。

キャリアチケットでは、無料で相談を受け付けています。ぜひ登録してみてください。

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就活中の電話に関するQ＆A

ここでは、就活中の電話マナーをQ＆A形式でまとめました。

電話に出れなかったときはメールで返事でも良い？

メールよりも電話のほうが丁寧な印象のため、電話で折り返しましょう。メールは人によって読むタイミングが異なるため、行き違いが起きる恐れがあります。

特に、緊急の場合は、メールではなく電話で折り返してください。

折り返しで担当者の名前が分からないときは？

担当者の名前が分からないときは、「ご担当者様はいらっしゃいますか」と伝えれば問題ありません。取次の方に担当者を確認してもらいましょう。

「本日▲時頃に御社からご連絡いただきましたので、折り返させていただきました」と伝えると、話が通じやすく親切です。

取次の方に「こちらから折り返す」と言われたら？

担当者が不在で、取次の人に「▲時間後にこちらから折り返します」と言われたとしても、自分から掛け直すようにしましょう。「こちらからのお願いごとですので、また改めさせていただきます」と伝えるとスマートです。

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