就活生は留守電設定がマナー!折り返し電話の入れ方を例文付きで解説

このページのまとめ

  • 就活中はスマホを留守電設定にし、企業からの伝言を聞き逃さないようにする
  • 就活中はすべての不在着信に折り返し用件を確認すること
  • 留守電に「折り返し不要」と入っていたらかけ直さなくて良い
  • 「またかけ直す」というメッセージにはこちらから折り返す
  • 伝言の内容が不明、都合が悪い場合は必ずかけ直して確認すること

スマートフォンで通話する日本人男性ビジネスマンの画像

留守電設定にしていない就活生は多いのではないでしょうか?設定しない理由は「普段使わないから」「料金がかかるから」など人それぞれでしょう。
しかし、就活では留守電設定にするのがマナーです。設定していないと、面接日程など重要な情報を聞きそびれ、選考のチャンスを失う可能性があります。このコラムでは、留守電設定のポイントと折り返し方を例文付きで解説。正しいマナーを守り採用担当者に好印象を与えましょう。
 

就活では留守電設定にするのがマナー

就活では企業から電話が来ることが多いため、留守電設定にするのがマナーです。
企業側は就活生に用事があって電話しています。留守電設定になっていないと用件を伝えられないため、繰り返し電話しなくてはなりません。企業によっては、わざわざメールで用件を伝えることもあるでしょう。
いずれにせよ企業側に余計な手間をかけるため、マイナスな印象を与える恐れがあります。
たとえ利用料金がかかるとしても、就活中は必ずスマホを留守電設定にしましょう。

留守電設定にしていないとチャンスを失いかねない

留守電設定にしていないと、重要な情報を聞き逃しチャンスを失いかねません。
もし面接日の日程調整の連絡だった場合、確認しないことで選考に参加できなくなる恐れがあります。
余計なリスクを避けるためにも、留守電設定したうえで就活に臨んでください。
 

留守電設定で守っておきたい3つのポイント

就活時の留守電設定は、どんな設定でも良いわけではありません。以下、留守電設定で守っておきたい3つのポイントを確認しておきましょう。

1.呼び出し音は初期設定のままにする

呼び出し音は初期設定のままにし、「メロディーコール」などで個性を出さないのがポイント。メロディーコールを自分の好きな曲などに設定していると、「社会人としての自覚が低い」と判断される恐れがあります。
個性は面接や応募書類といった選考で存分にアピールし、採用担当者に好印象を与えましょう。

2.呼び出し時間は20~25秒が無難

呼び出し時間は長過ぎず・短過ぎずがベストのため、20~25秒に設定するのが無難です。
20秒未満では電話に出られる状態でもすぐに留守電になってしまうため、就活生にとっては折り返す手間がかかるでしょう。
また、30秒に設定するとなかなか留守電に繋がらないので、採用担当者がメッセージを残さず電話を切る恐れがあります。
両者にとってストレスを少なくするためにも、20~25秒に設定しましょう。

3.非通知の着信拒否設定は解除する

非通知の着信拒否設定をしている方は、すべての着信を受取れるよう設定を解除しましょう。
企業によっては非通知設定で電話してくる場合があり、着信拒否していると連絡できなくなります。企業側は、必ずしも公表している電話番号でかけてくるとは限りません。
就活中は「かかってきた電話はすべて取る」ことを意識し、非通知の留守電も必ず確認しましょう。
 

就活中の不在着信はすべて折り返すのが基本

就活中は、すべての不在着信に折り返すのが基本的なマナーです。
「知らない番号だから」と折り返さないでいると、選考のチャンスを失いかねません。
電話が苦手な方もいるかもしれませんが、数をこなせば慣れていくもの。電話の応対は社会人になっても必要になるので、習得するチャンスと捉えましょう。

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5つのパターン別!留守電が入っていたときの対処法

留守電のメッセージによっては、かけ直す場合とかけ直さない場合があります。パターン別の対処法は、下記のとおりです。

1.「折り返し不要」と入っていた場合:かけ直さない

留守電に「折り返しは不要です」とメッセージが入っていたら、かけ直す必要はありません。
わざわざかけ直した場合、採用担当者によっては「しつこい」「話を聞いていない」と判断される恐れがあります。
返事をしないのが気になる方は、メールやSMSでお礼を伝えるのがおすすめ。
「〇〇大学の山田太郎です。留守番電話のメッセージを確認いたしました。ご連絡ありがとうございました。」と一言送っておくと、採用担当者に好印象を与えられるでしょう。

2.用件を伝え終わっている場合:かけ直さない

「詳細は後日郵送する書類でご確認ください」「用件は以上です。失礼いたします」など留守電で用件を伝え終わっている場合は、かけ直さなくて構いません。
「承知いたしました」と電話でかけ直した場合、採用担当者に対応する手間を取らせてしまいます。
お礼はメールやSMSで簡潔に伝え、採用担当者の業務を邪魔しないよう配慮しましょう。

3.メッセージなし着信のみの場合:かけ直す

留守電にメッセージがなく着信のみの場合は、必ずかけ直してください。
着信があるのは用事がある証拠なので、かけ直して用件を聞く必要があります。
採用担当者によっては、会社支給の携帯電話からかけている場合もあるため、携帯の番号にも忘れずにかけ直しましょう。

4.「またかけ直す」というメッセージ:かけ直す

留守電に「また改めてかけ直します」と入っていた場合も、こちらからかけ直すのがおすすめです。
自分からかけ直すことで優先度の高さが伝わり、採用担当者に好印象を与えられる可能性があります。

5.留守電の内容が不明・都合が悪い場合:かけ直す

メッセージの内容が理解できなかったり、都合の悪い日にちを面接日に指定されたりした場合は、必ずかけ直しましょう。
行き違いが起きると選考に影響するので、不明点や都合が悪い点は電話で確認するのが重要です。
用件の確認や日程の調整をお願いし、行き違いが起こらないよう注意してください。
 

企業から着信があったらメールやSMSも確認すること

企業から着信があったときは、メールやSMSも確認しメッセージがないかチェックしましょう。
採用担当者によっては留守電にメッセージを残さず、メールやSMSで用件を伝える場合があります。
メールやSMSで用件を伝え終わっている場合は、わざわざ電話をかけ直す必要はありません。
 

電話を折り返すときに守りたい6つのマナー

就活中は電話を折り返すのが基本ですが、マナーを守ることが大切です。かけ直す際の6つのマナーを下記でチェックしておきましょう。

1.不在着信に気付いたらすぐ折り返す

不在着信があったら、気付いた時点でなるべく早く折り返しましょう。
すぐに折り返すことで、採用担当者に「対応が早い」「やる気がある」と評価される可能性があります。

2.静かな場所で話し聞き取りやすさを意識

電話は周囲の雑音を拾いやすいので、静かな環境でかけることが重要です。音声が乱れないよう、電波が良好な場所を選ぶのもポイント。
話すときはハキハキとした声を意識し、採用担当者が聞き取りやすいよう配慮しましょう。

3.メモを用意して連絡ミスを防ぐ

電話をするときは、メモを用意して用件を忘れないよう書きとりましょう。
日時や場所など確認したいことは、メモを見ながら復唱するのがおすすめ。
「再度確認させてください。面接日程は〇月〇日午後4時から、場所は××ビル3階会議室ですね」のように復唱すれば、連絡ミスを防げるでしょう。

4.企業側が忙しい時間は避けて電話する

かけ直すときは企業側が忙しい時間を避け、負担にならないよう配慮してください。
かけ直す時間は、午前10時から午後5時が一般的。
就業開始直後や就業間際は忙しい傾向があるため、避けるのが無難です。また、正午~午後1時は昼休みが多いため、電話をかけるのは控えましょう。

5.ひと呼吸置いて自分から電話を切る

用件を確認し終わったら、「お電話にご対応いただきありがとうございました。失礼いたします」と伝え、自分から電話を切ります。
すぐに電話を切ると失礼な印象なので、ひと呼吸(3秒ほど)置いてから切るのがポイントです。

6.留守電の場合は用件をメッセージで残す

留守電に繋がった場合は、「大学名・名前・用件・誰に連絡したか」をメッセージに残します。
用件は簡潔に伝え、留守電を聞いただけで内容が分かるようにしてください。
「こちらから再度電話すること」もメッセージに残し、時間を置いて改めて連絡しましょう。

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9つのパターン別!折り返し電話の対応例

落ち着いて電話するには、パターン別の対応方を知っておくのがポイントです。9つのパターン別対応例を、下記で確認しておきましょう。

1.採用担当者の携帯電話に折り返す場合

電話をかけ直すときは、最初に名乗り、電話に出られなかったことを詫びるのがマナーです。相手が取り込んでいる場合があるので、用件を伝える前に時間があるか確認すると良いでしょう。

【例文】
相手:はい、〇〇です。
自分:お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、御社の採用試験に応募しております××大学の山田太郎です。先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした。ただいまお時間よろしいでしょうか。
相手:はい、大丈夫です。
自分:ありがとうございます。先ほどのお電話のご用件についてお伺いしたいのですが。
(用件確認)
自分:お忙しいところ、お電話にご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。

2.携帯電話の留守電に繋がった場合

採用担当者の携帯電話にかけ直し、留守電に繋がった場合はメッセージを残しましょう。
「〇〇様の携帯電話でお間違いないでしょうか?」と確認し、用件を伝えるのがおすすめです。

【例文】
わたくし、御社の採用試験に応募しております××大学の山田太郎です。
〇〇様の携帯電話でお間違いないでしょうか?
先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。
また改めてお電話させていただきます。それでは、失礼いたします。

3.企業に折り返し担当者につながった場合

企業に電話する場合は最初に名乗り、採用担当者への取次を依頼します。
採用担当者が電話に出たら改めて名乗り、電話に出られなかったことをお詫びしましょう。

【例文】
受付担当者:はい、△△(社名)でございます。
自分:お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、御社の採用試験に応募しております××大学の山田太郎です。人事部の〇〇様よりお電話をいただいており、折り返しご連絡いたしました。〇〇様はいらっしゃいますか?
受付担当者:〇〇ですね。少々お待ちください。
採用担当者:はい、人事部の〇〇です。
自分:お忙しいところ恐れ入ります。〇時ごろにお電話いただきました、××大学の山田太郎です。先ほどは、お電話に出られず大変失礼いたしました。ご連絡いただきありがとうございます。
ただいま、お時間よろしいでしょうか?
(用件確認)
自分:お忙しいところ、ご連絡いただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。

4.採用担当者が不在:戻る時間が分かる場合

採用担当者が不在の場合は、取次の方に何時ごろ戻るか確認するのがポイント。時間が分かったら改めてかけ直すことを伝え、取り次いでくれたことを感謝しましょう。

【例文】
受付担当者:申し訳ございません、〇〇はただいま席を外しております。
自分:承知いたしました。〇〇様は何時ごろお戻りでしょうか?
受付担当者:〇時ごろには戻ると思います。
自分:ありがとうございます。承知いたしました。〇時ごろに改めてご連絡させていただきます。お忙しいところありがとうございました。それでは、失礼いたします。 

5.採用担当者が不在:戻る時間が分からない場合

採用担当者がいつ戻るか分からない場合は、確認してくれたことに感謝し、改めて連絡する旨を伝えます。

【例文】
受付担当者:申し訳ございません、〇〇はただいま席を外しております。
自分:承知いたしました。〇〇様は何時ごろお戻りでしょうか?
受付担当者:申し訳ありません。いつ戻ってくるか分かりません。
自分:ありがとうございます。またお電話させていただきます。お忙しいところありがとうございました。それでは、失礼いたします。

6. 採用担当者が不在:折り返すと言われた場合

「採用担当者が戻り次第かけ直す」と言われた場合は、こちらからかけ直すことを伝えましょう。

【例文】
受付担当者:〇時ごろには戻ると思います。〇〇が戻り次第、ご連絡させていただきます。
自分:ありがとうございます。お手数をおかけしますので、〇時ごろにこちらから改めてご連絡させていただきます。お忙しいところありがとうございました。それでは、失礼いたします。

7.担当者の名前が不明の場合

連絡してくれた担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」として取次をお願いしましょう。

【例文】
受付担当者:はい、△△(社名)でございます。
自分:お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、御社の採用試験に応募しております××大学の山田太郎です。〇時ごろに御社からお電話をいただいたのですが、すぐに出られず大変失礼いたしました。折り返しお電話させていただきました。採用ご担当者様はいらっしゃいますか?
受付担当者:少々お待ちください。確認いたします。

8.担当者も会社名も不明の場合

会社名も担当者名も不明の着信があった場合は、かけ直す前にWebサイトで番号を確認しましょう。
情報が出てこなかった場合は、個人を特定しやすい情報は伏せ、丁寧に用件を伺うのがおすすめ。
採用担当者と分かったら改めて名乗り、用件を確認しましょう。

【例文】
自分:わたくし、山田と申します。本日〇時ごろにお電話いただきましたでしょうか。
相手:△△(社名)の〇〇です。お電話いただきありがとうございます。
自分:失礼いたしました。〇〇大学の山田太郎です。先ほどはすぐに電話に出られず、大変失礼いたしました。ご連絡いただきありがとうございます。先ほどのご用件を伺いたく、お電話いたしました。
(用件確認)
自分:お忙しいなかお時間をいただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。

9.企業の留守番電話に繋がった場合

企業の留守電に繋がった場合は、「大学名・名前・用件」をメッセージに残し、改めてかけ直すことを伝えます。

【例文】
御社の採用試験に応募しております、××大学の山田太郎です。
本日〇時ごろに人事部の〇〇様からお電話をいただき、折り返させていただきました。先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。
また改めてお電話させていただきます。それでは、失礼いたします。

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