このページのまとめ
- 企業に電話を掛ける時間は、昼休憩を除いた10時から16時が最適
- 始業直後や終業間際など、企業が忙しい時間帯は電話を掛けないようにする
- 終業後に電話を掛ける必要があるときは、翌日に回す
- 企業からの電話に折り返すときは、着信から24時間以内に連絡する
就活をしていると企業と電話でやり取りをする機会も増えますが、電話のマナーに自信がある就活生は少ないのではないでしょうか。このコラムでは、学生が企業に電話を掛ける時間帯に注目して、就活生向けの電話マナーを解説しています。例文や気をつけたい言葉遣いも紹介しているので、電話を掛ける前に一度読んでみてください。
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企業に電話を掛ける時間は10時～16時
企業に電話を掛けるときは、10時から16時の間にしましょう。10時から16時というのは、勤務時間中で、電話を掛けても迷惑と捉えられにくい時間帯です。
また、フレックスタイムを導入している企業では、コアタイムとして出社している方が多い時間帯でもあります。迷惑がかかりにくいだけでなく、繋がりやすい時間帯でもあるので、この時間に掛けることを心掛けましょう。
電話を掛けないほうが良い時間帯
電話を掛ける時間帯は、以下のような忙しい時間帯を避けるべきです。
1.始業時間直後 9時～10時ごろ
始業時間直後は、朝礼やメールチェックなどで慌ただしい時間帯であると想像できます。始業時間から1時間程度は電話は避けましょう。例として9時～10時としましたが、企業の始業時間にあわせて計算してください。
2.昼休憩 11時30分～14時ごろ
企業にとっては電話対応も業務ですから、休憩時間中の連絡は避けましょう。多くの会社が11時30分から14時の間で1時間ほどの休憩時間を設けています。休憩時間中は社員が社外に出ている可能性も高いため、電話は避けましょう。
3.終業間際 16時～18時ごろ
始業直後と同様、終業間際も忙しくなる時間帯ですので避けたほうが良いでしょう。
4.就業時間外
担当者が残業をして社内にいる可能性もありますが、基本的には定時までに連絡をします。電話をしたいと思ったタイミングが定時を過ぎていたら、翌日に回すほうが賢明です。
土日や祝日の電話も避けよう
土日や祝日などの休みの日の連絡も避けてください。飲食店や小売店など、土日祝日や深夜に営業している企業もあるでしょう。しかし、就活生を担当する人事などの社員は、土日祝日は休みである可能性が高いため、電話は平日昼間にするほうが無難です。
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電話に折り返すときの3つの注意点
こちらから発信する電話のパターンとして、折り返し電話が挙げられます。企業から電話がかかってきていたのにでられなかった場合は、速やかに折り返しましょう。
1.当日中に折り返す
基本的に、着信のあった当日に折り返しの連絡をします。連絡が遅れることで相手の業務が滞る場合もあるので、できるだけ早めに掛け直すと良いでしょう。
2.留守電やメールが来ていないか確認する
着信があったら、すぐに掛け直さずほかの手段でも連絡が来ていないか確認してください。留守電メッセージやメール、SMSなどに連絡がある可能性もあります。用件によっては、折り返し不要の場合もあるので確認を忘れないようにしましょう。
3.気づいた時間が遅ければ翌日でもOK
部活動やアルバイトなどをしていて、着信に夜まで気づかないことも考えられます。夜遅くに気づいたときは、その場で折り返さず翌日の営業時間内に改めて電話を掛けましょう。着信から24時間以内に折り返します。
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電話を掛けるときの流れ
電話で話すことに苦手意識をもっている人も多いのではないでしょうか。ここで紹介する電話の流れを押さえて、しっかりと受け答えしましょう。
用件や質問事項を準備しておく
電話を掛ける前に、用件や質問内容など話す内容を考えておきましょう。特に、電話に苦手意識のある人はメモを書いておくと効果的です。
電話番号を確認する
企業に電話をする際は、発信前に電話番号をよく確認してください。就活では、会社の代表番号や人事・採用担当者への直通電話、担当者の携帯電話など1つの企業でも複数の電話番号と連絡をする可能性があります。用件によって、どの番号に掛けるべきか判断してください。もちろん、間違い電話をしないよう番号の入力も慎重にしましょう。
環境を整える
こちらから電話を掛けるときは、落ち着いて話せる環境から発信します。電波が良く騒音のない静かな場所で、メモをとる用意をしておくのがおすすめです。そのほか、これまでの就活でもらった資料なども手元に用意しておきましょう。
電話を掛ける
実際に電話を掛けてからの流れを、例文とともに説明します。
挨拶をする
電話がつながったら、自分から名乗りましょう。電話で定番の「もしもし」は、ビジネスシーンでは不要です。
「恐れ入ります。私、○○大学4年の○○と申します。今、お時間よろしいでしょうか。」
担当者へ取り次ぎをお願いする
電話口が必ずしも新卒採用に関わる担当者とは限りません。用件を伝えて、担当者に取り次ぎをお願いします。担当者の名前が分からない場合は、「新卒採用担当の方」といったいい方でも良いでしょう。
「○月○日の新卒採用面接の件で確認させて頂きたいことがありましてご連絡いたしました。人事部の○○様をお願いいたします。」
担当者に改めて挨拶をする
担当者に代わってもらったら、改めて挨拶をします。この電話がどれくらいの時間を要するのか伝えられると好印象です。
「お忙しいところ恐れ入ります。○○大学4年の○○です。○月○日の面接の件でお電話いたしました。3分ほど、お時間よろしいでしょうか。」
用件を話す
ここで初めて用件を伝えましょう。日にちや時間など、数字は特にゆっくりはっきりと、間違えのないように伝えます。
お礼を述べて電話を切る
用件が済んだら、お礼を述べて電話を終わらせましょう。ビジネスシーンでは、電話を掛けた方から切るのがマナーですので、やり取りが終わったら自分から電話を切ります。
「お忙しい中対応頂き、ありがとうございました。それでは失礼いたします。」
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電話で話すとき3つのポイント
電話でやり取りをするときは、以下の3つのポイントに気をつけると好印象な電話ができます。
1.内容を復唱する
相手が話した言葉を復唱して確認しましょう。数字や個人名などは、特に間違いのないよう慎重に復唱してください。
2.メモをとる
電話でのやり取りは、メールのように後から確認できません。要点やポイントだけでも簡単に記録しておきましょう。
3.間違った言葉遣いに注意
咄嗟に、失礼な言い回しをしないよう下記の言葉遣いには注意が必要です。
・わたし → わたくし
・貴社 → 御社
・ちょっと待ってください → 少々お待ちください
・あとでご連絡します → のちほどご連絡します
・分かりました → 承知しました
・了解です → かしこまりました
・今日（きょう） → 本日
・明日（あした） → 明日（あす）
貴社と御社のように、話し言葉と書き言葉で適切な表現が変わる言葉は、特に気をつけましょう。
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電話で想定される3つのトラブル対処法
電話のやり取りでは、想定外のトラブルが発生することも考えられます。焦らないように、頭の中でシミュレーションしておきましょう。
1.担当者不在のとき
担当者が不在の場合は、3つの対処法が考えられます。
1つ目は、自分から掛け直すパターンです。担当者が一時的に社外に出ていてその日中に戻るのか、休暇なのかなど、不在の理由と帰社時間を確認してもらって、改めて掛け直します。
2つ目は、電話口の方に伝言をお願いする方法です。用件を伝えるか、折り返し連絡をお願いしましょう。折り返し連絡をお願いする場合は、用件と緊急かそうでないかなども伝えます。
最後の対処法は、ほかの人につないでもらうことです。採用担当者が一人だけではない会社も多いでしょう。担当者でなくとも、質問や問い合わせに回答して貰える可能性はあります。「○○の件で伺いたいことがあるのですが、どなたかご担当の方はいらっしゃいますか」などと伝えて、ほかの人をお願いしましょう。
2.声が聞き取りにくいとき
電話口で声が聞き取りづらかったときに、「え？」や「何ですか？」と聞くのは失礼な印象です。「申し訳ありません、お電話が少々遠いようなので、もう一度よろしいでしょうか」と聞き返しましょう。何度も聞き返すのも失礼なので、気をつけてください。
3.相手が名乗らないとき
「採用担当の方をお願いします」と取り次いでもらったものの、電話に対応してくれている人の名前が分からない場合もあるでしょう。話しているうちに分かる場合もありますが、分からなければ「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と断って名前を聞いてください。
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