このページのまとめ
- 面接と同様に電話の出方も採用の評価対象に含まれるため、対策をしっかりと取ろう
- 電話マナーの基本原則は3コール以内に出る、必ず名乗る、復唱してメモを取る、相手が切ってから電話を切るの4つ
- 周辺環境に配慮しないで電話に出ること、ながら電話、目上の人に対する不適切な相槌や話し方、沈黙が続くといったことは心象が悪くなるので避けよう
- 電話応対は慣れが必要なため、よくあるフレーズが出るよう普段から練習しておこう
社会人と異なり目上の人と話す機会が少ない新卒の就活生にとって、応募先企業とのやり取りは緊張を強いられるものです。ましてや相手の顔が見えない電話でのコミュニケーションはどのように対策するべきか悩む人も多いのではないでしょうか。
今回のコラムでは企業からかかってくる電話に対して、どのように対応すれば良いかを解説します。記事を読んで電話の出方について学び、企業の人事担当者に良い印象を残せるようになりましょう！
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就活では電話マナーも評価対象になる？
就活を始めると選考結果や面接日程の連絡で、企業から電話をもらう機会は増えます。
応募書類の作成や面接対策をするなかで敬語の使い方を学び、書類上や対面上でのやり取りに関する対策ができている人は一定数いるでしょう。
しかし、急にかかってきた企業からの電話の出方には自信がないという就活生は多いのではないでしょうか。
電話のかけ方や答え方にも当然礼儀があり、良いマナーが身についていないとイメージダウンにもつながりかねません。
企業側からの急な電話で緊張したり、焦ってうまく対応できなかったりすることがないように、前もって正しいマナーを確認しておくことが大切です。
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電話マナーの基本4原則
かかってきた電話に対する基本対策は全部で4つです。電話に出る際は次のポイントに気をつけてください。
3コール以内に出よう
電話をかけている側にとっての3コール以上待たされることはストレスです。
電話がかかってきたら、できるだけ3コール内で出るように日頃から心がけましょう。
もし電話に出るまで時間がかかってしまったときは、最初に「お待たせいたしました、〇〇です」と一言フォローするのが大切です。
必ず名乗るようにしよう
携帯電話には時に間違い電話や不特定多数の人向けの営業電話がかかってくることがあります。
用心のためにあえて名乗らないようにしている人もいるかもしれませんが、就活中は企業の人からの大事な連絡が入るため、必ず名乗るようにしましょう。
中には「はい、もしもし。」と返答する人もいますが、この言い方はビジネスシーンでは不適切です。
「はい、◯◯です。」と名乗るようにすると相手に良い印象を残せるでしょう。
相手が言った内容を復唱し、メモを取ろう
メールと違って、電話は録音でもしない限り相手の言ったことを残すことができません。もし面接会場や会社訪問の時間を聞き間違えた場合、取り返しのつかないことになってしまいます。
そのようなことを避けるためには、相手が言った内容を復唱しメモを取ることがが有益です。
復唱を心がければ、間違いやすい電話番号や日時なども正確に記録することができます。
相手が電話を切るまで待とう
電話を切るのは、相手が切るのを待ってからからにしましょう。
対面で目上の方を見送る場面では、よく相手の人が見えなくなるまで見送った方が良いと言われます。
電話でも同様です。目上の方が受話器を置く、あるいはボタンを押して通話が終了したことが確認できるまで待ちましょう。
自分から電話を切らないようにするのが大切です。
以上の4原則を守って、電話の相手に良いイメージを与えられるようになりましょう。
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こんな対応はイメージダウン！
次に挙げるような対応をすると、あなたに対する企業の評価は下がるかもしれません。
イメージダウンにつながる振る舞いをしないよう注意することも重要です。
周辺環境に配慮しない
出先での注意点は周囲の騒音で電話の声が聞き取りにくくなるような場所は避けることです。駅のホームやカラオケやゲームセンターなどの娯楽施設では、こちらの話す言葉が相手に伝わらない恐れがあります。
周囲の環境に気を使うことなく電話に出るのは非常識と思われる可能性も。入職後に取引先との間で同じことをするかもしれない、と思われてしまい、内定には結びつかないかもしれません。
自宅にいる場合もテレビの音を下げない、ゲーム音が大音量で流れている、といった環境で電話に出るのは禁物です。
別の場所にすぐ移動するか、音を消してから電話を取るようにしましょう。
ながら電話しない
就活を進めるなかで応募先企業の面接に遅刻しそうになり、走りながら連絡を入れたいという場面もあるかもしれません。
焦る気持ちはわかりますが、ながら電話は危険です。人にぶつかってケガをさせたり、自分が転んだりしてしまっては元も子もありません。
連絡が必要になったときは人の通行の邪魔にならないところに移動し、静かな環境のもとで電話をかけましょう。
不適切な相槌や話し方
敬語を話す機会があまりない新卒の就活生にとって、企業側の担当者とうまく話すことは難しいかもしれません。
企業の方に対して、答える学生側が「ああ、うん」や「ちょっと、その日は無理だから」などと友達と話すような感覚で会話しないように気をつけましょう。「うん」ではなく「はい」、「了解です」ではなく「承知しました」が正しい言い方です。
「ちょっと、その日は無理」は「あいにく、別の予定が入っており伺えません」に変換する。
また、電話を切る前に「ご連絡いただきありがとうございました」と言葉を添えるといったことが身につくと、社会人としてのマナーがある人物として評価してもらえるようになるでしょう。
沈黙が続く
メモを取ろうとして何も告げずに用意を始めると、相手は沈黙の理由がわからないまま待たされることになり、不安やストレスを感じるかもしれません。
また電話では相手が見えないため、沈黙が続くと接続不良で切れてしまったのではないかと余計な心配をさせてしまいます。
メモを取る用意をするときは先に断りを入れ、待たせてしまった後に一言お詫びを添えるようにしましょう。
緊張しすぎて無言になる場合があるかもしれませんが、そのような事態を避けるためにも電話のやり取りに慣れることが大切です。
前もっていくつかの会話パターンを想定し、使う頻度が高いフレーズがすぐ出るように練習しておくと良いでしょう。
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例文を確認しよう！
最後に応募先企業との電話応対の例文を紹介します。次の会話例を読んで、就活の参考にしてください。
面接日程の連絡を想定した電話の出方の例文
就活生： 「はい、◯◯です。」
人事担当：「◯◯会社の◯◯です。一次面接に通過されたので、二次面接の件でご連絡しました。」
就活生： 「ありがとうございます。ぜひ、二次面接を受けさせていただきたいと思います。」
人事担当：「それでは日時と場所をお知らせします。」
就活生： 「メモを取りますので、少しお待ちいただけますでしょうか。」
就活生： 「お待たせいたしました。では、お願いします。」
人事担当：「6月9日14時から、場所は弊社までいらしてください。」
就活生： 「承知しました。それでは復唱させていただきます。6月9日14時から、御社に伺うので間違いないでしょうか。」
人事担当：「はい、そうです。それでは当日お待ちしています。」
就活生： 「かしこまりました。6月9日14時に御社に伺います。どうぞよろしくお願いいたします。本日はご連絡をありがとうございました。」
就活を円滑に進めるには自分と向き合ったり、業界研究をしたり、しなければならないことが多すぎると思うかもしれません。
自分に合う職業は何なのか、何に向いているのかがわからずに、気ばかり焦ってしまうという就活生もいることでしょう。
もし一人で就活に不安を感じているのであれば、就活のプロに相談してみてはいかがでしょうか。
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