就活で企業と電話をする時のマナーを解説

このページのまとめ

  • 電話は営業時間内にかけよう
  • 忙しい時間帯と昼休みは避ける
  • 伝えるだけでなく、相手の状況によって適切な対応をする
  • 受電があったら3コール以内に出よう
  • 電話をするときはメモを取る

就活をする中で、企業と電話でやりとりすることがあります。慣れない電話で失敗しないために、マナーを解説!電話をかける適切な時間帯や、相手の状況ごとの会話例、また、企業から電話がかかってきた時の対応方法などを紹介します。

企業へ電話をかける時のマナー

直接顔を合わせないとはいえ、ビジネスマナーが身に付いているかどうかが伝わってしまうのが電話対応です。
入社後も電話をすることは多々あるので、マナーを守れていれば好印象を与えられるかもしれません。
まずは基本的なマナーから見ていきましょう。

最初に必ず名乗る

挨拶をした後、大学と自分の名前を相手に伝えましょう。
意外と忘れがちなので注意です。

営業時間内にかける

企業に電話をかける時は、営業時間中にかけましょう。
就業時間ではない時にかけると不在である可能性が高いですし、もし出てくれたとしてもプライベートの時間を奪うことになります。

忙しい時間帯や昼休憩中は避ける

出社後の午前9時~午前10時の間や、退勤前の午後5時~午後7時の間は避けましょう。
また、お昼休み中の午後12時~午後1時の間もかけないでください。昼食を取るために不在にしていることが多いですし、先方の休憩時間を割いてもらうことになってしまいます。
上記の時間は目安ですので、電話をかける時は各企業の営業時間を確認し、配慮するようにしましょう。

静かで電波が良い場所からかける

自分の言葉を伝えるため、また、相手の話を聞き逃さないために、電話をかける時は静かな場所を選んでください。
電波が悪いと電話が途中で切れてしまったり聞こえにくくなったりしますので、電波状況も確認した上で架電しましょう。

笑顔で歯切れよく話す

電話は直接話すよりも声がこもるので、聞き取りづらくなってしまいます。普段よりもワントーン高く、はきはきと話すようにしましょう。
また、姿は見えなくても姿勢が悪かったり表情が暗かったりすると、声のトーンで伝わるものです。
企業の人が目の前にいると思って、姿勢を正して笑顔で電話をしましょう。
 

電話をする前の準備

落ち着いた状態で電話をできるように、しっかり準備をしましょう。

話す内容をまとめる

電話は相手の時間をいただくことになります。
できる限り1回きりの電話で過不足なく伝えられるように、あらかじめ用件をまとめておきましょう。

正しい言葉遣いを確認する

正しい言葉遣いができるかどうかは、社会的信頼に大きく影響します。
尊敬語・謙譲語・丁寧語の敬語を使いこなせると好印象です。調べて知識を増やしましょう。
また、一人称は「わたし」「わたくし」を使うのがスタンダードです。
相手の会社のことは「御社」と呼びます。

メモ帳と筆記用具を用意する

メモを取れるように、事前にメモ帳と筆記用具を手元に用意しましょう。
要点はメモに残すほか、電話の中で復唱して先方にも確認を取ると、間違いやトラブルを防ぐことができます。
 

電話のかけ方

電話をかけたらまずは挨拶と自己紹介をしてください。
それが済んだら担当者への取次ぎをお願いしましょう。

お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、レバ大学の新卒太郎と申します。
人事部の△△様にお取次ぎいただくことは可能でしょうか?

次に、相手の状況ごとの例を3パターン紹介します。

相手が電話に出た時
お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、レバ大学の新卒太郎と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか?
(承諾を得たら、用件を簡潔に伝える)
ご多忙の中ご対応いただきまして、誠にありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。
失礼いたします。

不在だった場合
かしこまりました。
△△様は何時ごろお戻りでしょうか?
(「○時に戻る予定です」と、相手から返答を受ける)
ありがとうございます。
それでは、○時にこちらから再度お電話させていただきます。
よろしくお願いいたします。

在籍中だが忙しかった場合
お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、レバ大学の新卒太郎と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか?
(「今は時間が無くて対応が難しい」と、担当者から返答を受ける)
かしこまりました。お忙しいところ申し訳ございません。
それでは、ご都合よろしいお時間をお聞きしてもよろしいでしょうか?
こちらから改めてお電話いたします。
(「○時頃なら対応可能」と担当者から返答を受ける)
ありがとうございます。後ほどお電話させていただきます。
失礼いたします。
 

企業から電話がかかってきたら

就活の中で、企業から自分宛てに電話がかかってくることがあります。
その場合は以下のことに留意して対応しましょう。

自分から名乗る

電話がかかってきた場合も、まずは自分から名乗ってください。

3コール以内に出る

できるだけ3コール以内に電話を取るように心がけてください。
もしそれを超えてしまった場合は、「お待たせいたしました」と一言添えて対応しましょう。

相手が切るまで電話を切らない

一般的な電話のマナーとして、「電話をかけた側が切る」というものがあります。
電話をかける側は用事があってかけてきているわけですから、電話を切るタイミングを決めるのはかけてきた側だと考えるのが自然です。
原則、電話をかけてきた相手が切るまで待ちましょう。
ただし、相手もこちらが電話を切るのを待っていて、どちらも切れない状態になってしまうこともあるでしょう。
その場合は焦らずに、「ありがとうございました。それでは失礼いたします」と締めの挨拶を入れてから切れば、相手に不快な思いをさせずに電話を終えられます。
相手への気遣いを大切にしながら、適宜対応しましょう。



電話をする前に本コラムを確認して、余裕をもって企業との電話に臨んでください。

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