このページのまとめ
- 電話をかけるのに適した時間帯は午前10時～11時半、午後2時～4時頃
- 丁寧な言い回しを練習しよう
- 伝えるべきことを事前にメモしておこう
- 伝言をお願いする場合は自身の電話番号も伝える
就職活動の最中、さまざまなことで企業へ電話をかける機会があります。その際、相手に対し失礼のない受け答えをするのはとても重要なことです。たった1本の電話で、あなたの就活をダメにしないためにも、正しい電話マナーを一緒に見ていきましょう。
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就活で電話をかけていい時間はいつ？
OB訪問の予約や面接連絡の折り返し、その他の問い合わせなど、就活で企業へ電話をかける機会は意外と多くあります。しかし、ネット通信でのやり取りに慣れている方にとっては、電話で話すということ自体が難しく感じるかもしれません。今から考察することが、その不安の払拭になれば幸いです。
まずは、基本的なこととして「かけてよい時間帯」について見ていきましょう。
始業時刻から1時間ほどは、慌ただしい可能性があります。その時間帯は、できれば避けた方が無難です。また、正午からお昼休みに入ることを考慮すると、午前中にかけるのであれば、午前10時～11時半くらいがいいでしょう。
お昼以降ならば午後2時～4時くらいの時間帯が落ち着いていると思われます。始業時刻や終業時刻の直近にかけることは、極力避けましょう。話したい内容が充分に伝わらなかったり、業務を滞らせたりする恐れがあるからです。
また、企業により始業時刻や終業時刻、公休曜日などが違います。それらを事前にリサーチすることで、失礼な電話や無駄な電話になることを回避するのも大切です。
もし、企業側が時間を指定しているのであれば、それに従いましょう。その場合でも、相手の時間を自分のために費やさせているという謙虚な姿勢を忘れないことが、好印象へと繋がります。
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電話の基本的なマナー
話す内容と時刻が決まれば、後は以下のように声のトーンやシーンに気を配りましょう。
電話をかけるのに適した状況
静かな場所でかける
周囲に雑音があると、相手の声が聞こえづらいうえ、自分の声も届きづらいものです。互いにストレスが溜まらぬよう、なるべく静かな環境でかけることを心がけてください。
電波の良い場所を選ぶ
電波が悪く雑音が混じったり、通話が途切れたりすると、会話がスムーズに運ばず焦ることと思います。そんな時は、一旦場所を移動してかけ直す旨を伝えてください。
筆記用具とメモ用紙を手元に準備
用件を漏れなく伝えられるよう、事前にメモ書きしたものを手元に準備しておくと安心です。また、企業側からの連絡内容を記すためにも、活用できます。
丁寧な言葉遣い
自身のことを名乗る
まずは、自身の身元を明らかにすることが大切です。「◯◯大学の山田太郎と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、△△部の佐藤さんへの取り次ぎをお願いいたします」と、ゆっくり丁寧に話しましょう。
姿勢を正してハキハキと
相手に見えないからといって、寝そべったり何か別のことをしながら話したりするのはよろしくありません。話しているときの様子は、意外と声色に現れます。姿勢をきちんと整えて、ハキハキと話すことが大切です。
好印象なフレーズをご紹介
下記のような言葉がサラリと出ると、たいへん好印象。無理に使う必要はありませんが、そらんじて練習しておくと、自然に口から出るようになるでしょう。
ありがとうございます
お忙しいところ恐れ入ります
こちらこそ、ありがとうございます
ご丁寧にありがとうございました
お手数ですが、伝言をお願いできませんでしょうか
失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか
失礼いたします…etc
電話をかけるという行為は、相手のテリトリーにお邪魔することでもあります。決して迷惑にならないよう、時間帯や言葉遣いには最大限の留意を払いましょう。
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担当者がいない場合
意を決して電話をしても、担当者が不在のときがあります。その場合は、戻る時間を確認し、再度こちらから電話すると伝えてください。企業側から折り返しの電話をすると言われた場合は、それに従いましょう。
緊急時は伝言を頼んでもかまいません。その場合は自身の電話番号を伝えておくと、より信頼度が増します。
お顔が見えないからこそ、常に相手の立場を慮った言動が大切です。
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