就活で企業への電話時間は何時にすべき?連絡マナーを守って印象アップ!

このページのまとめ

  • 就活で企業へ連絡するときは、電話時間に気をつける
  • 就活で企業に電話をかけて良い時間はランチタイムを除いた10~16時
  • 就活で電話をする際は就業時間外は避けるべき
  • 就活で企業に電話をかけるべきではない時間は始業直後と終業間際

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就活をしていると企業へ電話をかける機会が増えます。その際、適切な電話時間はいつか迷う就活生もいるのではないでしょうか。電話をする際は、忙しい時間帯、比較的余裕のある時間帯を知り、相手の負担にならないようにしましょう。このコラムでは、電話のかけ方のポイントをご紹介しますので、正しい電話マナーを身につけ、スマートに電話をかけられるようになりましょう。

就活で企業に連絡可能な電話時間は?

就活をするなかで企業へ電話をかけるタイミングは多々あります。何時頃なら相手の迷惑になりにくいのか、その時間帯と理由を把握しましょう。

10〜12時頃

始業時間が9時の場合、1時間ほどすると始業時の慌ただしさも落ち着き、一段落します。企業側も電話を取りやすく、担当者もつかまりやすいでしょう。
企業の始業時間が10時であれば、11時頃など、始業1時間後以降が好ましいです。

14〜16時頃

午前のタスクを終え、お昼休憩の後で業務も落ち着いている場合が多い時間帯です。電話もつながりやすく、担当者の負担になりにくい時間帯だと考えられます。

就活で企業に電話をかけてはいけない時間帯は?

企業によって就業時間が違うため、「電話をかけても良い時間・悪い時間」という明確な決まりはありません。とはいえ、大体の目安を知っておけば、企業に迷惑をかけないような意識が自然とできるようになるでしょう。
このコラムでは営業時間を9~18時頃と仮定していますが、企業によって営業時間は異なります。企業の始業時間を確認したうえで、電話をかけるようにしてください。

1.始業前(9時以前)

始業前に電話をかけても、担当者も取次ぐ人もいないでしょう。仮に早めに出社している人がいても、営業時間外では迷惑になってしまいます。営業時間外の電話は「マナーが身についていない」とマイナスの印象を与えてしまいますので、避けてください。

2.始業直後(9~10時)

始業直後は、朝礼や始業ミーティング、掃除、メールチェックなど一日の業務準備で慌ただしい時間です。迷惑になりやすい時間帯なうえに、落ち着いて話がしにくいため、始業から1時間程度は避けた方が良いでしょう。

3.昼食休憩時間帯(12~13時)

昼食どきの時間帯は、人が出払ってしまい、電話がつながりにくいです。もしつながっても、担当者がお昼休憩に出ていてつかまりにくかったり、お昼休憩の邪魔をしてしまったりと、迷惑になる恐れがあります。

4.終業間近(16時以降)

就業間近は、一日の業務の取りまとめや追い込みをしていることが多い時間帯です。そのようなタイミングで電話があると、悪印象につながるケースもあります。電話が長引けば残業になってしまいますし、終業時間付近の電話も避けましょう。
また、就業時間後の電話もNGです。電話を取る人がいませんし、いたとしても残業中で忙しいなか、余計な仕事を増やしかねません。また、担当者が退勤している場合は翌日かけ直すことになり、自分の手間にもなります。

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折り返し電話をかける場合

就活をしていると、自分から電話をかけるだけではなく、企業から電話がかかってくることも多くあります。しかし、他社の選考中や授業中など、忙しい就活生は電話に出られないタイミングもあるでしょう。
そのようなときに、折り返しの電話をしなくてはなりませんが、気づいたら慌ててすぐに折り返すのではなく、状況を確認し準備を整えておく必要があります。

折り返しの電話はなるべく当日中にする

原則として、企業へ折り返し電話をする際には「当日中」が好ましいです。素早い対応は、好印象につながります。逆に、対応が遅いと企業の担当者は仕事が進まず困ってしまいます。それにより印象も悪くなってしまう恐れがあるので、注意してください。

不在着信に気づいた時間が遅ければ翌日かける

折り返しの電話は当日中にするのがマナーとはいえ、先述のように、企業に電話をかけて良い時間は限られています。不在着信に気がつき、折り返しが可能になったタイミングが遅い時間であった場合は、翌日に回しても構いません。
「当日中に」というのを意識するあまり、終業時間ぎりぎりに電話をすると、企業に迷惑がかかってしまいます。
折り返し電話が「早いか」よりも「かけて良い時間か」を優先して意識しましょう。折り返しの電話が翌日になっても、連絡が遅れた旨を謝罪すれば問題ありません。

メールが届いていないか確認しておく

折り返しの電話をする前に、メールや留守電が残っていないかチェックしましょう。電話で伝える予定だった用件を、メールや留守電に残してくれているケースもあります。メッセージを確認せずに電話をしてしまうと、企業側はメッセージを残した内容を再度伝えることになり、二度手間になります。
また、メール内で「折り返し・返信不要」と書かれていたり、「メールで返信をしてください」などと記載があったりする場合は、その指示に従いましょう。

電話をかける際に気をつけたい3つのマナー

適切な時間に電話をかけても、そのほかのマナーが守れていないと、企業にマイナスのイメージを与えてしまいます。電話をかける時間帯以外にも、電話をする際のマナーも覚えておきましょう。

1.筆記用具とスケジュール帳を用意しておく

就活で企業と電話をする際は、スケジュールの調整や確認、メモが必要になることが多いです。電話をしていて必要になればすぐに対応できるよう、筆記用具を手元に出した状態で電話をかけるようにしましょう。
また「書かなくても覚えていられる」という人も必ずメモをとってください。就活は、緻密なスケジュールのなかでさまざまな企業とやりとりをする必要があります。万が一忘れてしまい、再度電話で聞き直すことになれば相手に迷惑ですし、失礼にあたります。また、忘れっぽくだらしないと思われる可能性もあるためで注意が必要です。

2.静かな環境でかける

企業へ電話をする際は、環境にも気を使いましょう。できれば屋内の静かな場所で通話するのが好ましいです。
周囲がうるさいとお互いに会話が聞き取りづらく、用件を聞き逃したり、聞き違えたりする恐れがあります。
静かな環境で電話をするというのは、就活に限らず電話をするうえでのマナーです。また、電話を受ける際にもできるだけ静かな場所で出るようにしましょう。

3.言葉遣いに気をつける

言葉遣いは、電話に限らず、企業と話をする際には気をつけるべきポイントです。正しい敬語や丁寧語を使うよう心がけましょう。
特に電話ではお互いの顔が見えないため、言葉遣いや話し方が重要となります。電話が苦手だと緊張して焦ってしまいますが、まずは落ち着くよう意識してください。早口にならないよう、ゆっくりと話すと聞き取りやすくなります。慣れないうちは、要点をまとめたメモを用意しておくのがおすすめです。

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電話をかける際の5つの手順

慣れないうちは電話をかけるのに緊張してしまいます。あらかじめ手順を把握し、スマートな対応ができるよう心がけましょう。

1.最初に挨拶をして名前を告げる

「お忙しいところ、恐れ入ります。私、◯◯大学の△△と申します」
まず始めは、挨拶をして自分の名前を伝えます。

2.用件を伝えて担当者へ取次ぎの依頼をする

「就職活動の選考の件で、先程××課の□□様よりお電話をいただいたのですが、□□様はいらっしゃいますか?」
次に用件を伝えます。その後、担当者へ取次ぎをお願いしましょう。
このとき、どの部署・課なのかも伝えると電話の受け手が対応しやすいため、分かっていれば伝えてください。

3.担当者の都合を確認する

「お忙しいところ、恐れ入ります。私、◯◯大学の△△です。お世話になっております。ただいまお時間よろしいでしょうか?」
「ありがとうございます。先ほどお電話をいただいたのですが、すぐに出られず申し訳ありませんでした。どのようなご内容でお電話をいただいたのでしょうか。」
取次いでもらったら再度名乗り、今電話に対応できるか相手の都合を確認します。
時間が大丈夫なようであればお礼を述べ、改めて電話をかけた理由・用件を伝えましょう。

4.予定など復唱して確認しながらとメモをとる

「かしこまりました。◯月×日、△曜日15時に御社の受付へ伺います。」
電話で話をする際は、就活中に限らず「復唱」することを意識してください。電話だとやり取りが残りませんし、聞き間違いがないようにするために大切なポイントです。特に、日時や場所などを伝えられた際は、声に出し、お互い確認をしましょう。
もし聞こえにくく、不明確な部分があれば無理に復唱せず「申し訳ありません、音が途切れてしまったのでもう一度おっしゃっていただいてもよろしいでしょうか。」など、聞き取れなかった理由を述べて、聞き直した方が好ましいです。

5.最後に挨拶をして電話を切る

「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」
最後に、お礼と挨拶をして電話を切ります。
このとき、すぐに電話を切らず、相手が電話を切るのを待ちましょう。しばらく待っても切らないようであれば、こちらから切ってしまって構いません。
一般的に、電話はかけた側が先に切るといわれますが、「相手が電話を切るのを待つ」という行動は「相手優先の行動」になります。そのため、就活の場においては、相手が切るのを待ってから切るようにしましょう。

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