就活で重要な面接の電話マナーを解説!日程調整や辞退する際の伝え方

このページのまとめ

  • 就活時の電話は静かな場所でかけ、面接日時や場所は必ず復唱する
  • 電話は11時前後や14時~16時頃にかけるのが無難
  • 就活時に面接の日程調整をする際は、複数の候補日を伝える
  • 面接を辞退する際は、お詫びの言葉を忘れずに
  • 就活時に企業から着信があったら、基本的には自分から電話する

電話で面接の日程調整や辞退をする際、「企業への連絡は緊張する…」「どんな流れで伝えたらいいのか分からない」と不安に思う就活生もいるでしょう。

当コラムでは、就活で電話をかけるときの7つの基本マナーと面接の日程調整・辞退・折り返しの電話例文をご紹介。電話連絡する際の注意点を押さえ、企業とのやりとりをスムーズに進めましょう!
 

就活で電話をかけるときの7つの基本マナー

就活で企業に電話する際は、下記の7つのマナーを守って印象アップにつなげましょう。いくら学生であっても、マナーが守れていないと企業はマイナス印象を抱いてしまい、選考結果に少なからず影響する可能性があります。

1.電波の届きやすい静かな場所でかける

企業との連絡をスムーズに進められるよう、自宅など集中して話せる場所で電話をかけましょう。
駅のホームや商業施設といった騒がしい場所だと、自分の声が届きづらかったり何度も聞き返したりして手間をかける恐れがあるからです。また、電波が悪くて企業に手間取らせてしまうこともあるので、注意しましょう。

2.ペンとメモ帳を手元に用意する

企業との電話では面接日時や場所、持ち物、電話番号などを口頭でやりとりするため、内容を忘れないようメモが必須です。
通話が始まってから慌ててメモ用具を探すことがないよう、変更事項がなさそうな連絡の場合でも、事前に手元に用意しておきましょう。

3.話す内容を箇条書きでまとめておく

採用担当者は忙しい合間を縫って電話対応しているため、端的に用件を伝えるために質問や話す順番をまとめておくとよいです。
自分の考えを簡潔に述べるのは面接でも大事なので、箇条書きで要点をまとめる習慣をつけましょう。

4.11時前後や14時~16時頃にかける

企業への電話連絡は、営業時間内に行うのが基本です。ただし、始業直後や終業間際の忙しい時間帯や、昼食で席を外している可能性が高い12時~14時頃は避けた方が無難でしょう。

5.気持ちを込めてゆっくり話す

電話では表情が見えないため、声の高さや話すスピードにより一層注意を払いましょう。

明るい声で話すためには、姿勢を正し、口角を上げるのがポイントです。目の前に採用担当者がいるつもりで話し、聞いているサインとして適宜相槌を打つことも心がけましょう。

6.認識ミスがないように復唱確認を徹底する

面接場所や日時、採用担当者の名前など、企業側から聞いた内容は復唱して間違いがないか確認しましょう。

電話を切った後に「聞き取りミスがないか心配だから…」と再度確認の連絡をしたり、認識違いでトラブルが起きたりするのを防ぐためです。

7.相手が切ってから通話を終了する

採用担当者との会話が終わっても気を抜かず、相手が切ったのを確認してから通話を終了しましょう。すぐに電話を切ってしまうと、「会話を早く終わらせたいのか」と悪印象を与える恐れがあるからです。

電話を切る前の挨拶として、「失礼します」と述べるのも忘れないようにしてください。

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面接の日程調整を電話でお願いする際の注意点と例文

面接の日程調整をする際は、要望を一方的に伝えるのではなく、相談する形で話をしましょう。要望を一方的に話すと、「企業側の都合を考えていない」と悪印象につながる恐れがあるからです。

注意点

1.窓口から採用担当者に電話を代わってもらったら、再度名乗る
2.日程変更の理由は具体的に述べる
3.複数の候補日を伝える
4.変更後の面接日時や場所は必ず復唱する
5.担当者が不在の場合、戻る時間を尋ねて再度電話する

日程を調整してもらったことへの感謝の気持ちは、面接当日も伝えましょう。

例文

就活生:お忙しいところ恐れ入ります。私(わたくし)、◯◯大学の就活太郎と申します。◯◯部□□課の△△様はお手すきでしょうか。

窓口:少々お待ちください。

採用担当者:お電話代わりました。△△です。

就活生:お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の就活太郎と申します。本日は◯月◯日に予定している面接の件でお電話いたしました。
大変申し訳ありませんが、◯月◯日は◯◯(変更理由)のため、面接を受けるのが難しそうです。恐れ入りますが、日程を調整していただけますでしょうか。

採用担当者:そうなんですね。それでは、都合のよい日時を教えていただけますか。

就活生:◯月□日の月曜日から△日の木曜日まででしたら、◯時以降はいつでも伺えます。

採用担当者:では、◯月□日の◯時からはいかがでしょうか。場所は予定通り◯◯でお願いします。

就活生:はい、それでは◯月□日の◯時、◯◯(面接場所)に伺います。お忙しい中ご調整いただき、ありがとうございました。

採用担当者:では当日、よろしくお願いします。失礼します。

就活生:失礼します。

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面接辞退の電話を行う際の注意点と例文

面接を辞退した会社とは、就職後に関わる可能性があります。選考を受けない企業であっても、マナーを守って電話連絡しましょう。

注意点

1.辞退する旨を端的に述べる
2.辞退することへのお詫びの言葉を伝える
3.辞退理由は正直に伝える

辞退理由を伝える際、「第一志望の企業から内定をもらったため」と志望度の高さに触れるのは避けましょう。志望度の高さに触れると、「それなら自社は受けなくて良かったのでは?」と思われる恐れがあるからです。
第一志望の企業から内定を獲得した場合でも、「ほかの企業から内定をもらい、そちらへの入社を考えているため」などと伝えましょう。

例文

就活生:お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の就活太郎と申します。◯◯部□□課の△△様はお手すきでしょうか。

窓口:少々お待ちください。

採用担当者:お電話代わりました。△△です。

就活生:お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の就活太郎と申します。本日は◯月◯日に予定している面接の件でお電話いたしました。
せっかく機会をいただいたのですが、◯◯(辞退理由)のため、面接を辞退したいと考えております。

採用担当者:そうだったんですね。残念ですが、承知しました。

就活生:お手数をおかけして申し訳ありません。本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。

採用担当者:はい、それでは失礼します。

就活生:失礼します。

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折り返し電話をするときの注意点と例文

留守電に「弊社からまたご連絡します」とあっても、基本的には自分から電話しましょう。メールではなく電話で連絡がくるということは、急ぎの用事である可能性が高いためです。

注意点

1.電話に出られなかったことへのお詫びを述べる
2.窓口ではなく採用担当者が電話に出た際は「今お時間よろしいでしょうか」と尋ねる

例文

就活生:お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の就活太郎と申します。◯◯部□□課の△△様はお手すきでしょうか。

窓口:少々お待ちください。

採用担当者:お電話代わりました。△△です。

就活生:お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の就活太郎と申します。先程はお電話をいただきありがとうございました。また、電話に出られず申し訳ありませんでした。

採用担当者:いえ、大丈夫です。

(用件を聞き、日時や場所などの変更事項は復唱する)

就活生:本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。

採用担当者:それでは失礼します。

就活生:失礼します。

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