このページのまとめ
- 面接を辞退したい場合は、なるべく早く企業に伝える
- 「辞退させていただきます」は、日本語としては正しい表現
- ただし「辞退させていただきたくご連絡いたしました」の方が無難な表現
- メールを送る場合は、企業の営業時間内に送信しよう
- 電話はかける場所や時間帯に気をつける
ここでは面接辞退を検討している就活生に向けて、伝える際の注意点やメールの例文、電話の会話例をご紹介します。
マナーを守って企業に連絡できるよう、当コラムを読んで正しい伝え方を押さえましょう。
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面接を辞退するときの注意点
面接を辞退したいときは、下記の3つに注意して連絡しましょう。
できるだけ早く伝える
企業側は、面接のために着々と準備を進めています。負担を最小限に抑えるためにも、辞退すると決めたらすぐに連絡しましょう。連絡手段ですが、面接まで日にちがあるときはメールでも問題ないとされています。体調不良などでやむを得ず前日・当日にキャンセルする場合は、確実に伝わる電話で連絡してください。
無断欠席をしない
「辞退の連絡をするのは気まずい…」と思う人は多いかもしれませんが、無断欠席はやめましょう。先述のとおり企業側は面接を行うつもりでスケジュールを組んでいるため、何も連絡せずに欠席すると余計な手間をとらせることになります。
辞退する理由は簡潔に伝える
「ほかの企業への入社を決めたため」など、理由を手短に伝えましょう。なお、理由を述べる際に「第一志望の企業から内定をもらったため」と志望度の高さに触れるのは避けてください。
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「辞退させていただきます」は正しい表現？
「辞退させていただきます」は、日本語としては正しい表現です。「辞退させていただきます」のほか、「辞退いたします」も正しい表現の例として挙げられます。
ただし「辞退させていただきます」「辞退いたします」は、やや一方的な印象を与えてしまう恐れも。面接辞退を伝える際は、「辞退させていただきたくご連絡いたしました」のような表現にするのが無難です。
なお、「○○させていただきます」は「○○します」よりも丁寧な表現ですが、言葉によっては間違いとなることもあるため、使い方に注意する必要があります。ここでは例を4つご紹介するので、正しい表現を身につけましょう。
間違いの例と正しい表現
・参らせていただきます→参ります
・行かさせていただきます→伺います、参ります
・送らさせていただきます→お送りいたします
・話させていただきます→申し上げます
正しい敬語表現は社会人になってからも必須となるため、今のうちに少しずつ覚えていきましょう。
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面接辞退を伝えるときの例文：メール編
ここでは、メールで面接辞退を伝える際の例文・注意点をご紹介します。
件名：面接辞退のご連絡（○○大学 就活太郎）
（本文）
○○株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております。○○大学の就活太郎です。
○月○日（月）の○時より面接のお約束をいただいておりましたが
○○のため（辞退する理由）辞退させていただきたくご連絡いたしました。
せっかく面接の機会をいただいたのにも関わらず
このようなご連絡となってしまい申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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就活太郎
○○大学○○学部
電話番号：○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス：○○○＠○○.jp
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メールで面接辞退を伝える際のポイント
・メールの件名には、用件と大学名、氏名を記載する
・本文には辞退する旨だけでなく、お詫びの言葉も入れる
・メールの最後に署名を入れる
・メールは企業の営業時間内に送る
就活生の場合、署名には氏名、大学名・学部名、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。上記の例文のように、署名の上下に「-」で線を引くと本文と区別しやすくなります。
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面接辞退を伝えるときの例文：電話編
ここでは、面接辞退を電話で伝える際の会話例・注意点をご紹介します。
自分：私、○○大学の就活太郎と申します。面接の件でお電話したのですが、人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
窓口：少々お待ち下さい。
採用担当者：お電話代わりました。人事部の○○です。
自分：お世話になっております。私、○月○日○時に面接のお約束をいただいている、○○大学の就活太郎と申します。先日は選考通過のご連絡をくださり、ありがとうございました。誠に勝手なお願いで恐縮ですが、○○のため（辞退する理由）、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当者：そうですか。残念ですが、辞退するとのこと、承知しました。
自分：せっかく面接の機会をいただいたのにも関わらず、申し訳ございません。本日はお忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。
電話で面接辞退を伝える際のポイント
・静かな場所で電話をかける
・始業直後や退社間際、お昼休憩の時間帯を避けて電話する
・採用担当者に電話を代わってもらったら、改めて名乗る
・辞退する旨を伝えたら、お詫びの言葉を述べる
・電話に対応してくれたことへのお礼も伝える
・相手が電話を切ってから通話を終了する
企業との電話のやりとりがスムーズに進むよう、聞きとりやすい声の大きさを意識して話すことが大切。そのほか、忙しい中電話に対応してくれているということを念頭に置き、要点をまとめて簡潔に話すことを心がけてください。
ここまで面接辞退に関するマナーをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
面接を辞退する際は、企業側の負担を最小限に抑えられるよう、伝え方やタイミングに注意して連絡しましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
