インターンを辞退しても不利にならない？メールでの連絡方法や注意点を解説

「インターンを辞退すると本選考に影響がある？」「どうやって連絡するのがよいの？」などと知りたい就活生も多いでしょう。基本的に、インターンを辞退しても大きな影響はありません。ただし、参加辞退の連絡は必ず行いましょう。

この記事では、インターンを辞退した場合の選考への影響や、企業への連絡方法を解説しています。辞退時の例文も紹介しているので、どのように伝えればよいか学んでおきましょう。

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インターンを辞退すると不利になる？本選考への影響を解説

​​インターンへの参加を辞退しても、きちんと手順を踏めば不利になりません。ここでは、インターンを辞退した場合の本選考への影響や本選考に影響しにくい辞退理由を解説します。

基本的には本選考に影響しない

インターンを辞退しただけでは、本選考への影響はありません。
ただし、ドタキャンや無断欠席はせず必ず連絡をしてください。連絡なしで辞退すると相手の企業に迷惑をかけるだけでなく、同じ大学でその企業を受ける学生や後輩、OB・OGへの印象も悪くなってしまいます。

企業側も、学生の就活は忙しいのでほかのインターンや選考と日程が被る場合があることは理解しています。適切な方法で連絡をして本選考で十分にアピールできれば、辞退の影響はないので安心してください。

本選考に影響しにくい辞退理由

インターンシップを辞退する際には、理由を問われる場合があります。あらかじめ、インターンシップ辞退の理由は明確にしておきましょう。

以下のようなやむを得ない事情の場合、企業側も学生の辞退を納得してくれやすく、本選考への影響も少なくなります。

・病気やケガなど健康面で参加が困難になった
・ほかの企業から内定をもらい就職活動を終えることになった
・学校の予定や家庭の事情とスケジュールが重なってしまった

いずれの場合でも、早めの連絡やしっかりと謝罪を伝えることが大切です。

インターン参加者だけの特別選考が行われる場合もある

企業によっては、インターン参加者だけに早期選考の案内がされたり、書類選考や一次面接が免除されたりする特別選考が案内される可能性があります。

引用：内閣府「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について」

インターンに参加した学生の65.2％が、インターンに参加した企業から早期選考の案内をもらったと回答しています。志望度の低さや就職活動の忙しさなどによりインターンを辞退したいと感じている人は、特別選考が受けられなくなるというリスクも理解しておきましょう。

インターン参加者の特別選考に関しては、「インターン参加は有利になる？本選考に与える影響とは」も参考にしてください。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）

インターン辞退で得られないことがある

インターンは企業への理解を深めるだけでなく、業界全体の動向を把握したり、職業体験を通じて自分自身の強みや興味を再確認できたりする貴重な機会です。辞退を考えている場合でも、参加することで得られる学びや自己成長のチャンスがあるかもしれません。

志望度が高くない企業でも、就職活動全体において有益な情報が得られる可能性があるため、辞退する前に改めてその価値を見直してみましょう。

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インターンの辞退を連絡するタイミング

インターンの辞退連絡は、早めにするのがマナーです。ここでは、どのようなタイミングで連絡すべきかを解説します。

辞退が決まったらすぐに連絡する

参加を辞退すると決まったら、すぐに連絡をしましょう。企業は辞退者が出た場合、プログラムの調整をしたり追加で募集したりしなければならないからです。

連絡が遅くなるほど企業に迷惑がかかります。参加できないと分かった時点で、すぐに連絡をしましょう。

直前でも必ず連絡する

直前になって参加できなくなった場合でも、連絡は必要です。体調不良や家庭の事情など、急に問題が発生する場合もあるでしょう。

急な辞退を行う場合については「例文あり！インターンをドタキャンする時のマナー」の記事で解説しています。当日になって慌てないよう、こちらの記事も参考にしましょう。

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インターンの辞退を連絡する方法

インターンを辞退する場合、電話かメールでの連絡が基本です。それぞれの連絡方法について解説します。

まず電話で連絡する

インターンを辞退する場合、まず電話で連絡しましょう。採用担当者に繋がれば間違いなく辞退の連絡ができ、伝達ミスを避けられます。

電話で連絡する際のマナーについて知りたい方は、「就活の電話はどう話す？基本的なマナーや苦手を克服する方法を解説」の記事を参考にしてください。辞退連絡以外にも企業に電話をかける機会はあるので、マナーを身につけておきましょう。

担当者不在の場合メールで連絡する

営業時間外や採用担当者が不在の場合、メールで連絡します。いつ送っても問題がないので、急なトラブルでも送りやすいでしょう。

ただし、メールを送ると確実に相手に届いたかが分かりません。「メールが届いていない」「採用担当者が見落としてしまった」などの場合もあるので注意してください。メールを送ってから数日経っても返事がない場合は、届いているか確認してみましょう。

企業の休業日にインターン辞退を決めたときの対応

インターン辞退を決めたのが企業の休業日であれば、その日のうちにメールで辞退の連絡をしましょう。担当者が営業再開後にすぐ確認できるよう、迅速な対応が大切です。

メールを送る際は、休業日にメールでの連絡となったことに対するお詫びの一言を添えると丁寧です。
また、次の営業日になったら、メールだけでなく、電話でも辞退の旨を伝えましょう。「メールでもご連絡いたしましたが…」と前置きをして改めて謝罪を述べることで、誠実な対応ができます。

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インターンを辞退する際に伝えるべきこと

インターンを辞退する際には、以下の4点を伝えましょう。

・氏名
・参加する予定のインターンの日付
・辞退する旨
・謝罪の言葉

辞退の連絡をする際は、話す内容をメモにまとめておくのがおすすめです。

また、企業によっては辞退の連絡をした際に、別日での参加を希望するか聞かれる場合があります。やむを得ない事情で辞退することになり、別日で参加したい場合には、あらかじめ候補日を設定しておきましょう。

他社が関係する辞退理由は伝え方に注意する

インターンを辞退する理由が、他社のインターン参加やほかの企業とのスケジュール調整などの場合、そのまま伝えるのは避けたほうが良いでしょう。企業にとっては「志望度が低い」と受け取られる可能性があり、後の選考に悪影響を与えることも考えられます。

このような場合は、「一身上の都合」や「諸事情により」といった当たり障りのない表現で辞退の理由を伝えるのが無難です。企業側から詳細な理由を聞かれるケースは稀なので、過度に心配する必要はありません。

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インターンを辞退する際の注意点

インターンを辞退する際には、連絡する時間や担当者が不在の場合の対応に注意が必要です。以下で詳しく解説します。

営業時間内に連絡する

インターンを辞退する旨を連絡する際は、企業の営業時間内に連絡する必要があります。電話をかける前に、営業時間や営業日を確認しましょう。

また、営業時間内であっても、始業から数時間後や終業の数時間前、お昼休憩の時間など忙しい時間帯や電話が通じにくい時間帯もあります。そのため、始業から数時間経った時間帯や午後の落ち着いていそうな時間を狙って電話をかけるとよいでしょう。

インターンを辞退することが決まったらすぐに連絡するべきですが、深夜などの営業時間外に連絡すると迷惑になってしまいます。仕事中にわざわざ時間を割いてもらう意識をもち、時間帯に注意して連絡しましょう。

担当者が不在の場合は伝言を依頼する

企業に電話をかけて担当者が不在の場合には、電話に出てくれた社員に伝言をお願いしましょう。

上記のように、メールで連絡する旨や電話を掛け直す旨を伝えてください。同時に電話に出てくれた方に担当者が戻る時間や休日の日程を確認しておくとよいでしょう。

辞退後も企業との良好な関係を保つ

インターンシップを辞退する際は、辞退後の企業との関係を壊さないように気を配りましょう。企業との良好な関係を保つことは、今後の選考にもプラスになる可能性があります。

辞退の連絡は電話で行い、直接謝罪の意を伝えましょう。電話では「お手数をおかけしますが、一身上の都合によりインターンシップを辞退させていただきたく存じます」といった形で理由を説明し、誠意を込めた対応が大切です。その後、フォローとしてメールを送りましょう。

メールでは電話でのやり取りを確認しつつ、改めて感謝とお詫びの言葉を記載すると丁寧な印象を与えます。誠実な対応をすることで、辞退後も企業に対して誠意が伝わりやすくなり、選考への影響も最小限に抑えられるでしょう。

インターンシップ再挑戦のための行動をとる

インターンシップを辞退したとしても、再度挑戦のチャンスをつかむことはできます。そのためには、辞退の際に誠意を持って謝罪し、企業との関係を良好に保つことが大切です。その後、自分の状況が整い次第、再度インターンシップに挑戦する意欲を企業に伝えましょう。

また、その際には、前回辞退した理由を明確にし、それを克服した点や新たに学んだことをアピールするのが効果的です。企業に対して真摯な姿勢を見せることで、再度の応募を前向きに受け入れてもらえる可能性が高まります。

さらに、ほかのイベントやセミナーに積極的に参加し、業界への興味や関心を示すことも大切です。これにより、企業が再度インターンシップの機会を提供してくれる可能性が広がるでしょう。
他社やほかの業界のインターンシップも視野に入れてさまざまな体験を積み、スキルを磨き続けることが重要です。

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インターンを辞退しないためにできる対策

やむを得ない事情での辞退は仕方ないとはいえ、スケジュール被りや志望度が変わったことによる辞退は避けたいものです。ここでは、インターンを辞退しないためにできる対策を3つ解説します。

応募前に日程を確認する

インターンに応募する際は、あらかじめスケジュールを確認しておきましょう。大学のテスト期間や休めない授業の予定、法事などの家族の予定も確認してスケジュール帳やアプリに記録して、その前後の日程でのインターンに申し込むのは避けましょう。

参加したいインターンの優先順位を決める

就活生のなかには、複数のインターンに応募する人も多いはずです。すべてのインターンの選考に通るわけではないので、確実にインターンに参加できるように複数のインターンに応募することは大切です。

ただし、応募する際には日程の被りが少ないようにしましょう。自分が参加したい業界や企業のインターンは何か考えて、優先順位の高いものから予定を入れてスケジュールを組んでください。

参加する目的を明確にする

インターンを辞退しないためには、参加する目的を明確にしておくことも大切です。目的が明確でないと、直前になってから行きたくなくなり、辞退したくなってしまう恐れがあります。

インターンに参加する目的としては、以下が考えられます。

・就業体験を通して企業や仕事への理解を深める
・社員とコミュニケーションをとって現場のリアルな声を聞く
・同じ業界を志望する就活仲間を作る
・本選考で活かせる情報を得る

インターンを辞退しないようにするために、インターンに参加する目的を明確にしておきましょう。

インターンに参加する目的が分からない場合は、「インターンシップは1dayだと意味がない？5つの参加メリットを解説」も参考にしてください。

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インターンの辞退を連絡する際の例文

ここでは、インターンの辞退を連絡する際の例文を電話とメールのそれぞれで解説します。

電話での辞退連絡の例文

ここでは、電話でインターンを辞退する場合の例文を紹介します。

例文は担当者の対応によっても変わるので、あくまでも参考と捉えてください。

辞退理由は、詳しく聞かれない限り「諸般の事情」と答えて問題ありません。「ほかのインターンと被ったから」のように、マイナスな伝え方をするのはやめましょう。

「辞退は言い出しにくい…」と思う人もいるかもしれませんが、ビジネスでは用件を手短に伝えるのがマナーです。挨拶や名乗りが終わったら、すぐに本題に入りましょう。

電話で辞退する際の例文は、「インターンシップの断り方はどうするべき？電話やメールでの伝え方を解説」の記事でも紹介しています。マナーを守り丁寧な対応を心掛けましょう。

メールでの辞退連絡の例文

ここでは、メールでインターンを辞退する場合の例文を紹介します。

メールで辞退する場合も、できれば営業時間内に送りましょう。もし、深夜になってしまう場合は、「夜分遅くに失礼いたします」と入れておくと好印象です。

また、送り先に間違いがないか、誤字脱字がないかなども確認しましょう。誰が送ったか分かるように、件名に氏名や大学名を入れたり、署名を入れたりするのも忘れないようにしてください。

署名の書き方については、「就活でのメールの署名の書き方は？テンプレートや注意点についても紹介」の記事で解説しています。インターンシップの辞退連絡以外でも必要なので、書き方を覚えておきましょう。

電話で連絡したあとは、メールでの再確認を忘れない

インターンシップを辞退する際は電話で担当者に連絡し、その後必ずメールで辞退の旨を確認することが重要です。電話でのやり取りだけでは、担当者が忙しいなかで忘れてしまう可能性もありますし、誤解が生じるリスクもあります。
メールでフォローアップすることで記録を残し、トラブルを回避できます。

特に、インターン開始直前の辞退は企業に迷惑をかける可能性があるため、早急に連絡し、メールで丁寧にフォローするのが良いでしょう。また、電話がつながらなかった場合には、メールで「お電話がつながらなかったため、メールにてご連絡差し上げます」と一言添えることをおすすめします。

以下はメールの例ですので、参考にしてください。

誠実な謝罪と感謝を伝えることで、企業との信頼関係を保てるでしょう。

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インターンの辞退について悩む就活生へ

「辞退の電話のかけ方が不安」「辞退理由が適切か分からない」などと感じる方もいるでしょう。インターンの辞退方法など就活への悩みを抱えている場合は、キャリアチケットの利用がおすすめです。

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