インターンを辞退しても不利にならない？メールでの連絡方法や注意点を解説

「インターンを辞退すると本選考に影響がある？」「どうやって連絡するのがよいの？」などと知りたい就活生も多いでしょう。

基本的に、インターンを辞退しても大きな影響はありません。ただし、参加辞退の連絡は必ず行うようにしましょう。

この記事では、インターンを辞退した場合の選考への影響や、企業への連絡方法を解説しています。

辞退時の例文も紹介しているので、どのように伝えればよいか学んでおきましょう。

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インターンを辞退すると不利になる？本選考への影響を解説

​​インターンへの参加を辞退しても、きちんと手順を踏めば不利になりません。

ここでは、インターンを辞退した場合の本選考への影響や本選考に影響しにくい辞退理由を解説します。

基本的には本選考に影響しない

インターンを辞退しただけでは、本選考への影響はありません。ただし、ドタキャンや無断欠席はせず必ず連絡をしてください。連絡なしで辞退すると相手の企業に迷惑をかけるだけでなく、同じ大学でその企業を受ける学生や後輩、OB・OGへの印象も悪くなってしまいます。

企業としても、学生の就活は忙しいので他のインターンや選考と日程が被る場合があることは理解しています。適切な方法で連絡をして本選考で十分にアピールできれば、辞退の影響はないので安心してください。

本選考に影響しにくい辞退理由

インターンシップを辞退する際には、理由を問われる場合があります。あらかじめ、インターンシップ辞退の理由は明確にしておきましょう。

以下のようなやむを得ない事情の場合、企業側も学生の辞退を納得してくれやすく、本選考への影響も少なくなります。

いずれの場合でも、早めの連絡やしっかりと謝罪を伝えることが大切です。

インターン参加者だけの特別選考が行われる場合もある

企業によっては、インターン参加者だけに早期選考の案内がされたり、書類選考や一次面接が免除されたりする特別選考が案内される可能性があります。

引用元：内閣府「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について(p.10)」

実際に、内閣府の「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について(p.10)」では、インターンに参加した学生の65.2%がインターンに参加した企業から早期選考の案内をもらったと回答しています。

志望度の低さや就職活動の忙しさなどによりインターンを辞退したいと感じている人は、特別選考が受けられなくなるというリスクも理解しておきましょう。

インターン参加者の特別選考に関しては、「インターン参加は有利になる？本選考に与える影響とは」も参考にしてください。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）

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インターンの辞退を連絡するタイミング

インターンの辞退連絡は、早めにするのがマナーです。ここでは、どのようなタイミングで連絡すべきかを解説します。

辞退が決まったらすぐに連絡する

参加を辞退すると決まったら、すぐに連絡をしましょう。企業は辞退者が出た場合、プログラムの調整をしたり追加で募集したりしなければならないからです。

連絡が遅くなればなるほど、企業に迷惑がかかります。参加できないと分かった時点で、すぐに連絡をしましょう。

直前でも必ず連絡する

直前になって参加できなくなった場合でも、連絡は必要です。体調不良や家庭の事情など、急に問題が発生する場合もあるでしょう。

急な辞退を行う場合については、「例文あり！インターンをドタキャンする時のマナー」で解説しています。当日になって慌てないよう、こちらの記事も参考にしてください。

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インターンの辞退を連絡する方法

インターンを辞退する場合、電話かメールでの連絡が基本です。それぞれの連絡方法について解説します。

まず電話で連絡する

インターンを辞退する場合、まず電話で連絡しましょう。採用担当者に繋がれば間違いなく辞退の連絡ができ、伝達ミスを避けられます。

電話で連絡する際のマナーについて知りたい方は、「就活の電話はどう話す？基本的なマナーや苦手を克服する方法について解説」の記事を参考にしてください。辞退連絡以外にも企業に電話をかける機会はあるので、マナーを身につけておきましょう。

担当者不在の場合メールで連絡する

営業時間外や採用担当者が不在の場合、メールで連絡します。いつ送っても問題がないので、急なトラブルでも送りやすいでしょう。

ただし、メールを送ると確実に相手に届いたかが分かりません。「メールが届いていない」「採用担当者が見落としてしまった」などの場合もあるので注意してください。

メールを送ってから数日経っても返事がない場合は、届いているか確認してみましょう。

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インターンを辞退する際伝えるべきこと

インターンを辞退する際には、以下の4点を伝えましょう。

辞退の連絡をする際には、話す内容をあらかじめメモして手元に用意しておくと話しやすくなります。

また、企業によっては辞退の連絡をした際に、別日での参加を希望するか聞かれる場合があります。やむを得ない事情で辞退することになり、別日で参加したい場合には、あらかじめ候補日を設定しておきましょう。

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インターンを辞退する際の注意点

インターンを辞退する際には、連絡する時間や担当者が不在の場合の対応に注意が必要です。以下で詳しく解説します。

営業時間内に連絡する

インターンを辞退する旨を連絡する際は、企業の営業時間内に連絡する必要があります。電話をかける前に、営業時間や営業日を確認しましょう。

また、営業時間内であっても、始業から数時間後や終業の数時間前、お昼休憩の時間など忙しい時間帯や電話が通じにくい時間帯もあります。そのため、始業から数時間経った時間帯や午後の落ち着いていそうな時間を狙って電話をかけるとよいでしょう。

インターンを辞退することが決まったらすぐに連絡するべきですが、深夜などの営業時間外に連絡すると迷惑になってしまいます。仕事中の人にわざわざ自分のために時間を割いてもらう意識をもって時間帯に注意して連絡しましょう。

担当者が不在の場合は伝言を依頼する

企業に電話をかけて担当者が不在の場合には、電話に出てくれた社員に伝言をお願いしましょう。

上記のように、メールで連絡する旨や電話を掛け直す旨を伝えてください。同時に電話に出てくれた方に担当者が戻る時間や休日の日程を確認しておくとよいでしょう。

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インターンを辞退しないためにできる対策

やむを得ない事情での辞退は仕方ないとはいえ、スケジュール被りや志望度が変わったことによる辞退は避けたいもの。ここでは、インターンを辞退しないためにできる対策を3つ解説します。

応募する前に日程を確認する

まず、インターンに応募する際にはあらかじめスケジュールを確認しておきましょう。

大学のテスト期間や休めない授業の予定、法事などの家族の予定もあらかじめ確認してスケジュール帳やアプリに記録して、その前後の日程でのインターンに申し込むのは避けましょう。

参加したいインターンの優先順位を決めておく

就活生の中には、複数のインターンに応募する人も多いはずです。全てのインターンの選考に通るわけではないので、確実にインターンに参加できるように複数のインターンに応募することは大切です。

ただし、応募する際には日程の被りが少ないようにしましょう。あらかじめ、自分が参加したい業界や企業のインターンは何か考えて、優先順位の高いものから予定を入れてスケジュールを組んでください。

参加する目的を明確にしておく

インターンを辞退しないためには、参加する目的を明確にしておくことも大切です。目的が明確でないと、直前になってから行きたくなくなり、辞退したくなってしまう恐れがあります。

インターンに参加する目的としては、以下が考えられます。

インターンを辞退しないようにするために、あらかじめインターンに参加する目的を明確にしておきましょう。

インターンに参加する目的は、「インターンシップは1dayだと意味がない？5つの参加メリットを解説」も参考にしてください。

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インターンの辞退を連絡する際の例文

ここでは、インターンの辞退を連絡する際の例文を電話とメールのそれぞれで解説します。

電話での辞退連絡の例文

ここでは、電話でインターンを辞退する場合の例文を紹介します。

例文は担当者の対応によっても変わるので、あくまでも参考と捉えてください。

辞退理由は、詳しく聞かれない限り「諸般の事情」と答えて問題ありません。「ほかのインターンと被ったから」のように、マイナスな伝え方をするのはやめましょう。

「辞退は言い出しにくい…」と思う人もいるかもしれませんが、ビジネスでは用件を手短に伝えるのがマナーです。挨拶や名乗りが終わったら、すぐに本題に入りましょう。

電話で辞退する際の例文は、「インターンシップの断り方はどうするべき？電話やメールでの伝え方を解説」の記事でも紹介しています。マナーを守り、丁寧な対応を心掛けましょう。

メールでの辞退連絡の例文

ここでは、メールでインターンを辞退する場合の例文を紹介します。

メールで辞退する場合も、できれば営業時間内に送りましょう。もし、深夜になってしまう場合は、「夜分遅くに失礼いたします。」と入れておくと好印象です。

また、送り先に間違いがないか、誤字脱字がないかなども確認しておきましょう。誰が送ったか分かるように、件名に氏名や大学名を入れたり、署名を入れたりするのも忘れないようにしてください。

署名の書き方については、「就活でのメールの署名の書き方は？テンプレートや注意点についても紹介」の記事で解説しています。インターンシップの辞退連絡以外でも必要なので、書き方を覚えておきましょう。

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インターンの辞退について悩む就活生へ

ここまで、インターンの辞退を連絡する方法や注意点を解説しました。しかし、「辞退の電話のかけ方が不安」「辞退理由が適切か分からない」などと感じる方もいるでしょう。

インターンの辞退方法など、就活への悩みを抱えている場合は、キャリアチケットの利用がおすすめです。

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また、インターンの選考で重要な自己分析やエントリーシートの作成もサポート。厳選された求人の中から、あなたの希望や適性に合ったものを提案します。カウンセリングや情報収集だけでも問題ないので、まずはお気軽にご相談ください。

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