インターン辞退は本選考に影響する？マナーと理由別メール例文を解説

インターン辞退を考えているものの、「本選考に響いたらどうしよう」「怒られないかな」と不安な人もいるでしょう。他社インターンとの日程重複や急な事情があっても、正しいマナーで速やかに連絡すれば、本選考への影響を心配する必要はほとんどありません。
この記事では、インターン辞退が本選考に与える影響や、適切な連絡方法について解説します。辞退理由の伝え方やメール例文もまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

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インターン辞退は基本的に影響しない

基本的に、インターンを辞退しても、本選考への影響はありません。多くの企業がインターンの選考と本選考を別物と考えているからです。

就活において、インターンの辞退を過度に恐れる必要はありません。企業側は学生が複数のインターンに応募し、スケジュール調整が困難になることを理解しているからです。

内閣府の「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書」によると、7割以上の学生がインターンに参加しており、複数回参加した人は63.7％にのぼりました。

引用：「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書（p.11）」

多くの企業に応募するなかで、スケジュールが重複して辞退を余儀なくされるケースは決して珍しくありません。そのため、適切な方法で辞退の連絡をすれば、企業との関係性を損なうことなく、評価が下がる心配も少ないでしょう。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査

インターンの情報が選考に使われる場合も

キャリアチケット就職エージェントの調査によると、インターンを選ぶ基準として「本選考の優遇が期待できること」と答えた就活生は34.6％と上位の結果でした。つまり、「その後の選考にメリットがあるかどうか」を重視する傾向が強まっているのです。

選考に直結するインターンが増えているからこそ、「辞退したら不利になるのでは」と身構えてしまう人も少なくありません。

実際に現在の就活では、一定の基準を満たすインターンで得た学生の評価情報を、企業が採用選考に活用できるようになっています。「三省合意」の改正に伴い、5日以上の就業体験を伴うインターンなどで取得した情報を、その後の選考活動に利用できるルールへと変わったためです。

しかし、この制度はあくまで「インターンに参加して得られた評価を選考に使える」という仕組みで、参加前の「辞退」そのものが不利に扱われるわけではありません。マナーを守って早めに連絡を入れれば、辞退したからといって本選考でマイナス評価を受ける心配は基本的にないので安心してください。

参照元
キャリアチケット就職エージェント
28卒の就職活動に関する実態調査【前編】
厚生労働省
インターンシップを始めとする学生のキャリア形成支援に係る取組の推進に当たっての基本的考え方

インターン参加者限定の優遇は受けられない

辞退によって、インターン参加者限定の優遇措置を受けられなくなる点には注意が必要です。企業によっては、インターン参加者に対して一次選考の免除や、早期選考への案内などの特典を用意している場合があります。

辞退した場合はこれらの対象外となり、一般の応募者と同じステップで選考に臨まなければいけません。貴重なチャンスを逃すというデメリットは、あらかじめ理解しておきましょう。

インターンのような就活イベントを内定につなげるには、事前の準備が欠かせません。貴重なチャンスを活かしてスムーズに内定獲得を目指したい人は、「就活イベントを内定につなげるには？種類や開催時期・事前準備を紹介」の記事をご覧ください。

不誠実な対応はマイナス評価のリスクがある

基本的にインターンの辞退は本選考に影響がないとはいえ、不誠実な対応をした場合はマイナス評価を受けるリスクが高まります。たとえば、無断欠席やドタキャンを行うと、社会人としてのモラルを疑われかねません。

採用担当者に悪印象を与えてしまうと、本選考に応募した際、書類選考や面接の段階で不利に働く可能性があります。本選考でのマイナス評価を避けるためにも、誠意のある対応が不可欠です。

インターンの概要をあらためて確認しておきたい人は、「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事をご一読ください。

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インターンを辞退する際の基本マナー

インターンを辞退する際は、社会人としてマナーを守り、誠実に対応することが大切です。ここでは、本選考での評価を落とさないために、就活生が押さえておくべき3つの基本のマナーを紹介します。

辞退を決めたらすぐに連絡する

インターンの辞退を決めたら、可能な限り早急に企業へ連絡しましょう。理想的なタイミングは、辞退を決めた当日中です。

早く連絡を入れれば、企業側はほかの学生を繰り上げたり、受け入れの準備を再度整えたりする時間を確保できます。「計画性がある」という印象につながるケースもあるため、参加が難しいと分かった時点で速やかに連絡することが大切です。

当日キャンセルや無断欠席は避ける

インターンの当日キャンセルや無断欠席をすると、社会人としてのモラルを疑われ、本選考に悪影響が及ぶ可能性があります。前日までに体調を整えたり、会場へのアクセス方法を確認したりして、当日の辞退を防ぎましょう。

もし、急病や交通機関の大幅な遅延などのやむを得ない事情がある場合は、すぐに電話で状況を説明し、丁寧に謝意を伝えてください。

企業の営業時間内に連絡する

辞退の連絡は、企業の営業時間内に行いましょう。一般的には平日の午前9時から午後6時ごろが適切です。

営業時間外や休日に連絡をすると担当者が確認できず、対応が遅れる原因になります。また、深夜や早朝のメールは相手に迷惑を掛ける可能性があるため、ビジネスマナーとして適切ではありません。事前に企業のWebサイトで営業時間を確認し、適切なタイミングで連絡を入れましょう。

企業に連絡する時間帯については、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」の記事で紹介しているので、ぜひご参照ください。

感謝と謝罪をセットで伝える

辞退の連絡では、参加できないことへのお詫びと、機会をいただいたことへの感謝を必ずセットで伝えましょう。辞退の事実だけを一方的に告げると、そっけない印象を与え、配慮が足りないと受け取られかねません。

「貴重な機会をいただいたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません」のように、お詫びと感謝を組み合わせて伝えるのがポイントです。お詫び、感謝、今後への言葉の順で伝えると、誠意が伝わりやすくなります。

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インターン辞退の連絡手段｜メールと電話の使い分け

インターンを辞退する際の連絡手段は、開催日までの残り日数に応じてメールと電話を適切に使い分けましょう。状況に合わせて連絡手段を選ぶと、企業側に余計な負担を掛けずに済みます。

なお、応募システム上に辞退・キャンセル用のボタンが用意されている場合は、その機能で手続きをしても問題ありません。ただし、開催が迫っているときは、ボタン操作だけで済ませず、メールや電話も添えると確実です。

ここでは、連絡手段について詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

時間に余裕がある場合：メールでOK

開催日まで数日以上の余裕がある場合は、メールで連絡を入れるのが基本です。メールでの連絡はテキストとして記録が残るため、言った・言わないのトラブルを防げるメリットがあります。また、採用担当者も自身のタイミングで内容を確認できるため、業務の邪魔をする心配もありません。

前日・当日の辞退：電話とメールの併用

開催の前日や当日に急遽辞退せざるを得なくなった場合は、必ず電話とメールを併用して連絡してください。メールだけでは採用担当者がリアルタイムで気づかないリスクがあるため、まずは直接口頭で謝罪と辞退の旨を伝えるのが鉄則です。

電話を入れたあとに改めてメールを送信すれば、内容を形に残せます。また、万が一採用担当者が不在で伝言をお願いした場合でも、メールをあわせて送っておくと、本人へ確実に詳細を伝えることが可能です。

インターンの具体的な断り方については、「インターンシップの断り方の正解は？伝える方法や例文を紹介」の記事でも紹介しているので、あわせてご覧ください。

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インターン辞退メールの書き方

インターンの辞退メールは、ビジネスメールの基本の型を押さえれば難しくありません。ここでは、件名・宛名・本文・署名の4つに分けて、押さえておきたいポイントを紹介します。

件名は用件と送信者を明記

件名は、ひと目で「誰からの何の連絡か」が分かるように書きましょう。「インターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）」のように、用件と大学名・氏名を入れると、採用担当者が内容を把握しやすくなります。

宛名は正式名称で書く

宛名は「株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様」のように、正式名称で記載します。「（株）」などの略称は避け、担当者名が分かる場合は「〇〇様」と個人名を入れましょう。

ビジネスメールを書くのが初めてで不安な方もいるかもしれません。「メールで『御中』はどう使う？就活生向けに例文付きで正しい書き方を解説」の記事では、メールの宛名について正しい書き方を解説しているので、あわせてご覧ください。

本文は理由を端的に伝える

本文では、辞退する旨と理由を端的に伝え、感謝とお詫びの言葉を添えます。理由は長々と説明せず、2〜3文でまとめると読みやすくなるでしょう。

インターンのメール全般の書き方は、「インターンシップのメールの書き方は？基本の構成やシーン別の例文を紹介」の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

署名に大学名と連絡先を記載

署名には、大学名・学部名・学年・氏名に加え、電話番号とメールアドレスを記載しましょう。連絡先を明記しておくと、企業が折り返しの連絡を取りやすくなります。

本文と署名の間には「-----」のような区切り線を書いておくと、見た目のバランスが良く読みやすいためおすすめです。

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理由別のインターン辞退メール例文

ここからは、辞退の理由別に、そのまま使えるメール例文を紹介します。自分の状況に近いものを選び、〇〇の部分を書き換えて活用してください。

他社を優先する場合

他社のインターンや選考と日程が重複してしまった場合は、具体的な企業名は伏せつつ、誠意を込めて辞退の旨を伝えましょう。

学業を優先する場合

講義や試験、研究室の発表など、学業との兼ね合いで辞退する場合は、その旨を正直かつ簡潔に記載しましょう。

体調不良で辞退する場合

急な発熱など体調不良が原因の辞退は、何よりも早めの連絡が重要です。メールでは、回復に努める姿勢を見せつつ、直前の連絡となったことへのお詫びを述べます。

家庭の事情の場合

家族の看護や急な法事など、家庭内のデリケートな事情については、詳細を細かく書く必要はありません。「家庭の事情」や「諸般の事情」と言い換えてスマートに伝えるのが一般的です。

志望度や興味が変わった場合

就活を進めるなかで業界への関心が変化した場合は、「興味がなくなった」とストレートに伝えるのは避けましょう。「自身の適性を再考した結果」といった角が立ちにくい表現を選ぶのがおすすめです。

「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事では、就活でメールを送る際のマナーや書き方を紹介しています。メールのマナーに自信がない人は、ぜひご参照ください。

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【状況別】インターン辞退を電話で伝える会話例

前日や当日など急を要する場面では、電話での連絡が不可欠です。採用担当者とスムーズに話を進めるために、以下のマナーをチェックしておきましょう。

相手の大切な時間を割いてもらっているという意識をもち、丁寧に謝罪と辞退の旨を伝えることが大切です。以下に状況別の具体的な会話例を紹介するので、電話を掛ける際のヒントにしてみてください。

やむを得ず直前に辞退する場合

体調不良などで急遽辞退する場合は、結論を先へ述べたうえで、直前の連絡になってしまったことを深く謝罪します。

担当者が不在で伝言を頼む場合

採用担当者が席を外している場合は、電話に出てくれた方に伝言をお願いしましょう。のちほどメールでも同じ内容を送信すると、連絡漏れを防げます。

メールで連絡したが返信が来ない場合

数日前に辞退メールを送ったものの返信がないときは、メールが届いているかの確認を兼ねて電話を入れましょう。その際、相手を責めるのではなく、あくまで「確認のためにこちらからお電話した」という謙虚な姿勢を示すのがマナーです。

引き止められた場合

辞退を伝えた際に「ぜひ参加してほしい」と引き止められることもあります。その場合も、参加できない理由を丁寧に繰り返し、感謝を伝えたうえで辞退の意思は変えない姿勢を示しましょう。曖昧な返事をすると、かえって相手に期待を持たせてしまいます。

就活における電話のマナーや掛け方は、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事で詳しくご確認ください。

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辞退理由の伝え方｜嘘はNG

インターンを辞退するとき、「本当の理由を言って良いのか」「嘘をついた方が角が立たないのでは」と迷う人は多いでしょう。結論として、嘘の理由は避け、事実をもとに簡潔に伝えるのが基本です。ここでは、角を立てずに理由を伝えるコツを紹介します。

嘘の理由は避け正直に簡潔に伝える

辞退の理由は、嘘をつかず、事実をベースに簡潔に伝えましょう。「学業を優先するため」「諸般の事情により」などの定番の表現を使えば、角を立てずにスマートに説明できます。

下手に嘘の言い訳を並べると、その後の質問で矛盾が生じ、企業からの信頼を失うリスクがあります。「他社のインターンと重なった」という場合でも、誠実に伝えれば多くの企業は理解を示してくれるでしょう。

日程が重なったときの対処は、「インターンシップがかぶったらどうする？対処法や辞退の際の注意点を解説」の記事にまとめています。

「一身上の都合」は避けて具体的に伝える

「一身上の都合」は退職などで使われる表現で、就活のインターン辞退ではやや不自然に響く場合があります。使うのが誤りというわけではありませんが、「学業の都合」「他社の選考と重なったため」など、差し支えない範囲で具体的に伝えるほうが、誠実な印象でしょう。

ただし、家庭の事情や体調など、詳しく話しにくい理由まで無理に説明する必要はありません。その場合は「家庭の事情」「体調不良」と簡潔に伝えればOKです。

理由を深堀りされたときの答え方

採用担当者が辞退の理由を尋ねる主な目的は、今後のインターン運営や採用活動の改善に向けて情報を集めること。責める意図があるわけではないため、過度に身構える必要はありません。

理由を詳しく聞かれた場合も、「他社のインターン」「学業の優先」「体調不良」など、嘘をつかず簡潔に答えましょう。具体的な社名などを言いたくないときは、「他社の選考と重なった」と伝えるのが望ましいといえます。

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インターン辞退に関するよくある質問

インターン辞退に関するよくある疑問をまとめました。不安を解消し、自信をもって就活を進めるための参考にしてみてください。

インターンの辞退はいつまで認められる？

1day・短期・長期で本選考への影響は異なる？

インターンを辞退すると怒られる？

辞退した企業に本選考で再応募できる？

オンラインインターンを直前に辞退しても大丈夫？

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