インターンシップがかぶったらどうする？対処法や連絡手段別の例文を解説

インターンシップに複数応募していると日程がかぶってしまい、「他社を優先したら失礼にならないか」「選考に響かないか」と不安になる人もいるでしょう。日程かぶりは珍しくないため、誠実に対応すれば選考に影響しないので過度に不安になる必要はありません。
この記事では、インターンシップの日程がかぶった際の対処法を解説します。また、企業側に連絡するときの例文も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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前提としてインターンシップの日程かぶりは珍しくない

インターンシップの選考を進めるなかで、複数社の日程が重複してしまうトラブルは決して珍しくありません。志望度の高い企業に応募を重ねた結果、開催日が重なってしまい焦る就活生は多く存在します。

そのため、「重複するかもしれないのに申し込んでよかったのだろうか」と不安になる必要はありません。複数応募・複数参加は就活においてごく一般的なことです。

実際に、キャリアチケットが28卒を対象に実施した調査「28卒の就職活動に関する実態調査【前編】」によると、インターンシップへ「2～4社参加したい」と回答した就活生が50％と半数を占めており、多くの人が複数社への参加を前提に就活を進めていることが分かります。

このように複数社を目指して積極的に受けているからこそ生じる現象であり、自分の就職活動が順調に進んでいる証拠とも捉えられます。大切なのは「重複してしまったこと」を悔やむのではなく、かぶってしまった後にどう誠意をもって対応するかです。

参照元
キャリアチケット
28卒の就職活動に関する実態調査【前編】

日程のかぶっているインターンシップへの応募は問題ない

日程が重複する可能性がある段階で、複数社のインターンシップに応募する行為自体はまったく問題ありません。インターンシップの応募社数に制限はないため、最初から1社だけに絞り込む必要はないでしょう。

むしろ、選考通過率が不確定な段階で応募数を絞り込んでしまうと、参加できる機会を大幅に失ってしまう恐れがあります。リスクを回避するためにも、エントリー時点では幅広く応募しておく姿勢が大切です。

夏休みや冬休みは日程かぶりが多くなりやすい

特に夏休みや冬休みは応募が集中し、インターンシップの日程が重なりやすくなります。多くの企業が長期休暇に合わせてプログラムを一斉に実施することが主な要因です。このような重複の多発は構造的な問題であり、スケジュール調整がうまくいかなくても必要以上に自分を責める必要はありません。

また、応募が集中するということは、選考突破も難しくなるということです。応募段階で日程がかぶることを恐れる必要はありません。落ちた場合の予備も含めて多めに応募しておき、通過したあとに優先度の高いほうへ絞り込んでいきましょう。

インターンシップをはじめとする就活イベントを成功させたい方は、「就活イベントを内定につなげるには？種類や開催時期・事前準備を紹介」の記事を参考にしてみてください。

誠実に対応すれば日程変更や辞退は選考に影響しにくい

インターンシップの日程が重複して変更や辞退をすることになっても、誠実に対応すれば選考に影響する可能性は低いといえます。

企業側もインターンシップに興味をもつ意欲的な学生には好意的であり、優秀な人材と出会う機会として一人でも多く参加してほしいと考えています。そのため、正当な理由での1回程度の日程変更であれば柔軟に対応してもらえることが多く、過度に心配する必要はありません。

ただし、何度も変更を重ねるのは迷惑になるため注意しましょう。辞退する場合も同様に、無断欠席などを避け、分かり次第早めに連絡すれば、本選考の合否に大きく影響することは基本的にありません。

インターンシップの基礎知識や参加する意味については「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事をご覧ください。

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インターンシップの日程がかぶったときの対応3ステップ

インターンシップの日程がかぶったときは、まず参加の優先順位を決めたうえで、日程調整を相談し、それでも難しければ辞退を申し出るという流れで対応しましょう。ここでは、日程がかぶった際にやるべきことを3ステップに分けて順番に解説します。

1.参加の優先順位を決める

インターンシップの日程がかぶったら、まずはどちらに参加するかの優先順位を決めましょう。感覚だけで選んでしまうと、あとから「もう一方に参加すれば良かった」「自分に必要な経験が得られなかった」と後悔する原因になりかねません。

優先順位を判断するときのポイントとしては、以下を参考にしてみてください。

入社意欲の高い企業のインターンシップや、実務に近い経験ができる複数日開催のプログラムは、優先度を高めに考えると良いでしょう。一方で、単発の説明会に近い内容であれば、後日別の機会に参加できる可能性もあります。

判断に迷う場合は、自分がそのインターンシップに参加して何を得たいのかを改めて整理してみましょう。就活の軸や興味の方向性が明確になれば、どちらを優先すべきかが判断しやすくなります。優先順位が決まったら、次は日程調整の相談に移りましょう。

インターンシップに参加する目標の見つけ方は、「インターンシップの目標は何がいい？決め方や例文を解説」の記事をご参照ください。

2.日程調整をできないか相談する

参加する優先順位が決まったら、次に日程変更ができるかどうかを相談してみましょう。企業によってはインターンシップを複数の日程で行っている場合があるからです。

本来は申し込み時に日程の重複がないか確認するのが基本ですが、その時点では先の予定が確定しておらず、あとからゼミやほかのインターンシップと重なってしまうこともあります。やむを得ない事情がある場合は、諦めずに日程変更が可能か企業に問い合わせてみましょう。

3.日程調整が難しい場合は辞退を申し出る

日程変更がどうしても難しい場合は、辞退を申し出る必要があります。辞退する際には、企業側にしっかりと謝罪するようにしてください。

インターンシップは自分から申し込んだものであり、辞退自体が企業に対して失礼にあたるという意識をもつことが大切です。やむを得ず辞退する際は、無断欠席などは絶対に避け、丁寧な謝罪とマナーを守って連絡するようにしましょう。

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【状況別】日程がかぶった際の対処法

インターンシップと予定がかぶってしまうのは、他社のインターンシップに限りません。先述のように大学の講義やゼミとかぶることもあるでしょう。なお、日程が重なったのが一部日程なのか全日程なのかによって、対応方法は異なります。

ここでは、状況別にインターンシップと日程が被ったときの対処法を解説するので、自分の状況に合うものを参考にしてみてください。

1.大学の予定とかぶった場合

授業やゼミ活動とかぶってしまったときには、状況によって大学側の予定を優先するか、インターンシップを優先するかを検討する必要があります。

夏・冬の長期休暇に合わせて開催されるインターンシップであれば、大学の予定とかぶることも少なく、比較的スムーズにスケジュールを組めるでしょう。しかし、通常授業の期間であっても、長期インターンシップが実施されることはあります。

大学経由のインターンシップであれば公欠扱いになる場合もありますが、対応は大学によって異なるため、事前に確認しておくと安心です。公欠にならない場合であっても、どうしても参加したいインターンシップで、講義などを欠席しても進級や卒業への影響が少ないと判断できる場合には、参加を検討してみましょう。

2.他社のインターンシップと一部日程がかぶった場合

複数企業のインターンシップで日程が一部重複している場合は、部分的な不参加や時間調整が可能かどうかを確認してみましょう。数日間にわたるプログラムであれば、特定の時間帯や日程のみを別グループへ振替対応してもらえる場合があります。

相談する際は、まずはより志望度の高いほうの企業に対し、どうしても参加したい熱意を伝えたうえで、一部日程の変更や遅刻・早退の許可が得られないか打診してみてください。企業によっては柔軟に対応してくれるケースも珍しくありません。

もしどちらの企業も途中参加や一部欠席を認めていない場合は、双方に迷惑が掛からないよう、早い段階で一方のインターンシップ辞退を決断する必要があります。

3.他社のインターンシップと全日程がかぶった場合

他社のインターンシップと全日程が完全に衝突しているケースでは、両方への参加は物理的に不可能なため、どちらか一方を辞退しなければなりません。迷ったときは、企業の志望度やプログラム内容から得られる体験価値を基準に、参加の優先順位を整理してください。

優先度が低いと判断した企業には、日程かぶりが判明したタイミングですぐ辞退の申し出を行いましょう。早めに辞退連絡を入れることで、企業側も繰り上げ参加者の手配などスムーズな対応が可能となります。

一度辞退を決めたらダラダラと連絡を延ばさず、誠実な姿勢で迅速に手続きを進めることが大切です。

日程がかぶった際の対処法については「例文あり！インターンをドタキャンする時のマナー」の記事も参考にしてください。

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インターンシップがかぶった際の連絡方法

インターンシップの日程変更や辞退を企業へ伝える際は、希望する企業との円滑な関係を保つためにも、正しい連絡手段を選択する必要があります。

ここでは、インターンシップがかぶったときの連絡方法を紹介するので、それぞれの特徴をしっかりと理解したうえで、状況に応じた対応を心がけてください。

基本は電話で連絡する

日程かぶりが判明した際の連絡は、電話で行うのが基本マナーです。直接会話を交わすことで、お詫びや誠意が言葉のトーンを通して確実に伝わるでしょう。さらに、リアルタイムでやり取りを進められるため、スケジュールの再調整をスムーズに進められるのもメリットです。

企業側は受け入れ準備や他参加者の調整を進めているケースが多く、メールだけでは確認までにタイムラグが生じる懸念があります。そのため、まずは電話で直接事情を伝え、迅速にコミュニケーションをとることが大切です。

インターンシップ先へ電話をかけるときのマナーは、「インターンシップの電話マナーを解説！会話例や注意点も紹介」の記事を参考にしてみてください。

担当者が忙しい場合はメールにする

担当者が不在である場合や業務で忙しい時間帯には、無理に電話で連絡を取り続けようとせず、メールに切り替える対応が必要です。

相手の都合を考慮せずに何度も電話をかける行為は、かえって相手の時間を奪うことになり、不快感を与えかねません。担当者が電話に出られない状況であれば、急ぎの用件である旨を丁寧な文面のメールにまとめて送るのが適切な判断となります。

また、メールを送ることで「いつ・どのような内容で連絡を入れたか」という記録が残るメリットも。電話口で伝言を依頼した場合でも、確実性を高めるために追いかけでメールを送信しておくと安心です。

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インターンシップがかぶって連絡する際のポイント

企業側はインターンシップ参加者の受け入れ準備や、面接官のスケジュール確保を事前におこなっています。日程調整や辞退の連絡を入れる際は、相手企業への配慮とビジネスマナーを守ることが大切です。

ここでは、インターンシップがかぶって連絡する際のポイントを解説します。応募先の企業に悪印象を与えるのを避けるため、丁寧かつ迅速な対応を心掛けましょう。

かぶった時点ですぐに連絡する

日程がかぶったと分かった時点で、すぐ担当者に連絡をしましょう。連絡するタイミングが遅くなるほど、相手の対応時間が短くなり迷惑をかけてしまいます。

また、余裕をもって連絡しておけばスムーズに日程変更をしてもらえる可能性が高まり、インターンシップを辞退せずに済む場合もあります。大切なチャンスを逃さないためにも、早めの連絡を心掛けましょう。

営業時間内や忙しくない時間帯に連絡する

インターンシップ辞退の連絡を入れる時間帯は、企業の営業時間や業務のピークタイムを意識して選びましょう。企業の業務時間に合わせた連絡は、社会人としての基本的な配慮であり、スムーズなコミュニケーションに役立ちます。

電話をかける際、始業直後や終業間際、昼休みは担当者が不在だったり業務に追われていたりするため避けるのが無難です。連絡を入れる時間帯は、以下を参考にしてみてください。

メールで送る場合も同様に、担当者がスムーズに確認できるよう、平日の営業時間内に送るのが基本です。どうしても夜間や休日に作成する場合は、タイマー送信機能を活用して平日の朝（営業時間内）に届くよう手配するか、翌営業日の早めの時間帯に連絡を入れる配慮をしましょう。

連絡するタイミングについては、「就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

理由は簡潔に伝える

インターンシップの日程変更依頼や辞退する旨を伝えるときの理由は、簡潔に伝えましょう。長々と理由を説明すると、言い訳と捉えられるためです。

たとえば、「大学の授業と重なってしまい、日程変更をお願いしたいです」「大学の講義と日程が重複してしまい、大変恐縮ですが辞退いたします」とシンプルに伝えれば問題ありません。回りくどい表現をしたり、嘘をついたりせずに伝えることを心掛けてください。

インターンシップへの熱意を伝える

日程変更の際には、インターンシップに参加したいという強い熱意を伝えることが大切です。「日程を変更してでも参加したい」という姿勢は、企業にも好印象を与えられます。

たとえば、「△月△日はどうしても都合がつかないため、不躾ながらほかの日程でのご予定はございませんでしょうか」のように、参加できない理由と合わせて丁寧に相談してみるのがおすすめです。

日程調整に応じてもらったらお礼メールも送る

希望通り日程の再調整に対応してもらえたら、電話連絡の有無に関わらず速やかにお礼メールを送信しましょう。こちらの都合に合わせてスケジュールを変更してくれた担当者へ、感謝の意を示すのは当然のマナーです。

お礼メールには、対応に対する感謝の言葉に加え、確定した新しい日時を明記して認識にズレがないか確認します。たとえば、以下のような内容を送りましょう。

丁寧なお礼メールを送ることで、誠実な人柄が伝わり、インターン当日も気持ちよく参加できる雰囲気を作れます。

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インターンシップがかぶって日程調整する際の例文

インターンシップの日程変更を依頼する際は、失礼のない丁寧な言葉遣いと素早い対応が欠かせません。電話でもメールでも、相手に無駄な時間を取らせないよう配慮することが大切です。

企業側に納得してもらえる理由を伝えつつ、調整が可能な代替候補日を提示しましょう。以下に電話とメールそれぞれの具体的な例文を用意したので、状況に合わせて活用してください。

電話で連絡する場合の例文

電話を切る際は、相手が切ったのを確認してから受話器を置く（または終話ボタンを押す）のがマナーです。すぐに切ってしまうと、冷たい印象や乱暴な印象を与えてしまいます。また、日程の食い違いを防ぐため、日時と開催場所や集合場所は必ず復唱し、手元でメモをとることが大切です。

メールで連絡する場合の例文

メールで日程変更を依頼する際は、インターンシップの担当者宛に送りましょう。名前が分かっている場合は「△△様」、分からない場合は「インターンシップ担当者様」で問題ありません。

インターンシップの日程調整に関しては「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」も参考にしてください。

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インターンシップがかぶって辞退する際の注意点と例文

インターンシップを辞退する際は、丁寧な対応を心掛ければ選考への悪影響を心配し過ぎる必要はありません。しかし、相手の状況を第一に考え、真摯な姿勢で連絡を行わないと企業側にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

ここでは、インターンシップがかぶって辞退する際の注意点を例文とともに紹介するので確認しておきましょう。

電話で連絡する場合の例文

他社と比較し辞退すると決めた場合はもちろん、学業などのやむを得ない理由であっても無断欠席は絶対にしてはいけません。インターンシップを受け入れてくれた企業に感謝とお詫びの気持ちを込めて、最後まで誠意を伝えましょう。

メールで連絡する場合の例文

インターンシップ辞退をメールで伝える際は、辞退する旨・理由・謝罪を簡潔かつ丁寧に伝えましょう。辞退は企業側に調整の手間を掛けさせることになるため、感謝の気持ちとともに誠意をもって謝罪の意を伝えることが大切です。

インターンシップを辞退するときの流れは、「インターンシップの断り方の正解は？伝える方法や例文を紹介」の記事で確認してみてください。

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インターンシップがかぶって悩んでいる人へ

インターンシップの日程重複は、多くの就活生が直面するごく一般的な問題です。複数社へ積極的に応募した証拠でもあるため過度に焦る必要はありませんが、対応を誤ると企業にマイナスな印象を与えてしまう恐れがあります。

日程調整や辞退の連絡を入れる際は、相手企業への配慮を最優先にし、マナーを守って素早く誠実に対応することが何より大切です。

もし「志望度の優先順位が決められない」「企業への連絡文章や調整方法に不安がある」と一人で抱え込んで悩んでいる場合は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

キャリアチケット就職エージェントでは、キャリアアドバイザーが就活をマンツーマンでサポートします。インターンシップをはじめ、企業選びや選考対策など就活のプロから客観的なアドバイスを受けることで、自分に最適なスケジュール管理が明確になり、選考への影響を最小限に抑えながらスムーズに就活を進められるでしょう。

不安を早めに解消し、納得のいく就活を目指したい方は、ぜひご相談ください。

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。