日程調整メールの書き方とは?使えるフレーズや返信マナーを例文付きで解説

このページのまとめ

  • 日程調整メールは「24時間以内」「企業の営業時間内」に返信するのがマナー
  • 日程調整メールはやりとりを一往復で済ませるのが理想
  • 日程調整をメールでお願いするときは、候補日を複数挙げるのがポイント
  • 日程調整メールにはお礼を添え、印象アップを目指そう

「日程調整をメールの書き方は?」と気になる就活生は多いでしょう。就活中は企業側とメールをする機会が増えるもの。正しいマナーを守って、好印象につなげたいですよね。
日程調整メールには、送る時間帯や文章の書き方など細かいルールがあります。相手を気遣う姿勢を示し、スマートな印象を与えましょう。このコラムでは、日程調整メールのマナーを例文つきで解説。ビジネスメールに使える表現も説明するので、ご一読ください。

日程調整メールは合否に影響する?

採用担当者は、応募者一人ひとりの細かいマナーをチェックしているため、日程調整メールも評価の対象になる可能性があります。
そのため、顔文字や絵文字を入れたり、家族や友人に送るようなくだけた文章を書いたりするのはNGです。丁寧な言葉遣いでも文面によっては失礼に感じるので、送信前に必ず読み直してください。
丁寧な文章でメールを送れば、「ビジネスマナーが身についている」という好印象につながるでしょう。

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日程調整メール4つの基本マナー

相手に失礼な印象を与えないためにも、ビジネスメールの基本的なマナーを確認しておきましょう。

1.24時間以内に返信する

ビジネスの場では、メールを受信したら時間を空けずに返信するのがマナーです。遅くとも24時間以内には返信しましょう。
ただし、メールだからといって深夜や早朝に送信するのは好ましくありません。人によっては個人の携帯電話に通知が来るように設定しており、プライベートの時間を妨げる恐れがあります。マイナスな印象を与えないためには、企業の営業時間内に返信するのが確実です。

2.「いつでも大丈夫です」はNG

面接の希望日時を聞かれた際に、「いつでも大丈夫です」と答えるのが避けたほうが無難。
企業側に日程調整を丸投げすることになり、一から日時を考える手間をかけてしまいます。
希望する日時を必ず記載し、相手が返信しやすいよう配慮しましょう。相手を誤解させないためにも、面接希望日は月・日・曜日まで書くのがポイントです。

3.希望日は複数提示する

最低でも3、4日は候補日を挙げると、企業側が日程を調整しやすくなります。
日程調整メールは、一往復でやり取りを終わらせるのが理想です。1日しか希望日を指定していないと、企業側の都合が合わなかった場合、更にやりとりが増える恐れがあります。
提示した日程以外にも調整可能な場合は、「上記の日程が難しい場合には、ほかの日程でも調整致します」と書くと伝わりやすいでしょう。

4.お礼の気持ちを伝える

好印象を与えるには、お礼の気持ちを文面に入れるのがポイントです。
「面接の日程のご連絡、誠にありがとうございます」という言葉があるだけで、丁寧な印象を与えられます。特に、日程調整のためやりとりが多くなったときは、「何度も調整していただき、ありがとうございます」と感謝を伝えることが大切です。
ビジネスマナーにくわえて、人柄のアピールにもなるでしょう。

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日程調整メールに入れる5つの内容

日程調整メールは、「件名・宛名・挨拶・本文・署名」の5つの内容で構成されます。それぞれの内容について、詳しく確認しておきましょう。

1.件名

件名に「用件・大学名・氏名」を入れ、「誰からの何のメールか」がひと目で分かるようにしましょう。件名が分かりづらいとほかのメールに紛れたり、何のメールか確認する手間をかける恐れがあります。
返信の場合も、「Re:」をつけたまま件名を変えずに返信するのが原則です。「Re:」を消してしまうと、返信なのか新たに来たメールなのか分かりづらくなってしまいます。
また、「Re:面接日程のご案内/名前」のようにもとの件名のあとに自分の名前を入れると、誰からの返信か分かりやすくなるでしょう。
もしもメールのやりとりが続いて「Re:Re:Re:Re:」のように長くなる場合には、最初の1つだけを残して消しても問題ありません。

【件名の書き方例】
Re:面接日程のご案内/〇〇大学 山田太郎

2.宛名

メールの一番上の部分に「会社名・部署名・役職名・名前」を順番に記載します。
「〇〇(株)」のように略すのは失礼なので、社名は「〇〇株式会社」と正式名称で書きましょう。
個人宛の場合は「様」、部署宛ての場合は「御中」をつけるのがマナーです。相手の名前が分からないときは、名前の部分を「採用担当者様」としてもかまいません。
間違えやすいのは役職宛の書き方。「〇〇部長」か「部長 〇〇様」が正しい書き方です。「〇〇部長様」は間違った書き方なので、使わないようにしてください。

【宛名の書き方例】
〇〇株式会社
人事部 部長 〇〇様

3.挨拶

宛名を書いたら一行空けて、本文を挨拶から書き始めます。就活では「お世話になっております」を使うのが一般的です。面識のない相手に自分からメールするときは、「突然のご連絡を失礼いたします」でも良いでしょう。
挨拶のあとは自分の大学名と氏名を忘れずに記載してください。

【挨拶文の書き方例】
・お世話になります。〇〇大学の山田太郎です。
・突然のご連絡を失礼いたします。〇〇大学の山田太郎と申します。

4.本文

挨拶を書いたら、一行空けて面接連絡に対する返事を記載します。
端的にまとめ、分かりやすさを意識してください。「連絡へのお礼」「提案された日に参加できるかどうか」を記載するのがポイントです。都合が合わない場合は、日程調整を丁寧にお願いしましょう。用件を書いたら、最後にお礼を添えて本文を締めます。
なお、本文の文章が詰まり過ぎていると読みづらくなるので、適宜改行が必要です。
書き終わったあとは必ず読み返し、誤字脱字に注意しましょう。

【本文の例文】
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定の書類を持参のうえ、下記日時にお伺いさせていただきます。

面接場所:〇〇ビル 11F会議室
面接日時:6月11日(金)14:00~

ご多忙の折、面接日程をご調整いただきありがとうございます。
何卒よろしくおねがいいたします。

お互いの認識ミスを防ぐためにも、上記のように面接場所と面接日時を書いておくのがポイントです。

5.署名

誰からのメールか分かりやすくするために、文末に署名を入れましょう。
記載するのは、「学校名・学部名・学科名・氏名・住所・Eメールアドレス・電話番号」です。
学校名や住所などは省略せず、正式名称で書いてください。
企業から電話連絡や郵送物が送られてくる可能性もあるので、間違いがないかきちんと確認してから送りましょう。

【署名の例】
-------------------------------------------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名:山田太郎
住所:〇〇◯ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal:〇〇@△△.jp
電話番号:000‐0000‐0000
-------------------------------------------------------------------------------------------
本文と署名をはっきりと区切るため、上記のように線を引くと分かりやすくまとまります。
シンプルな記号を選び、派手になり過ぎないようご注意ください。

▼関連記事
就活メールに欠かせない署名の正しい書き方とは?

6つのパターン別!日程調整メールの例文

面接連絡メールがきたら、自分の都合とすり合わせて早めに返信しましょう。ここでは、「提示された日時に行ける場合」「行けない場合」「面接をキャンセルしたい場合」といったパターン別に例文を紹介します。

1.指定された日時に行ける場合

面接連絡では、企業側から候補日を提示されるのが一般的です。自分の都合と面接日が合う場合、下記のように返信します。

【例文】
件名:
Re:面接日程のご案内/〇〇大学 山田太郎

本文:
株式会社〇〇
人事部 部長 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程の中から、下記の日時を希望いたします。

面接場所:〇〇株式会社 本社ビル 3F会議室
面接日時:6月2日(木)15:00~

面接のお時間をいただけたこと、大変嬉しく思います。
お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い致します。

--------------------------------------------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名:山田太郎
住所:〇〇◯ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal:〇〇@△△.jp
電話番号:000‐0000‐0000
-------------------------------------------------------------------------------------------

2.指定された日時に行けない場合

事情があって指定された日時に行けない場合、日程調整をお願いします。
前述のとおり候補日を複数挙げ、ほかにも調整できることを伝えるとスムーズに進められるでしょう。

【例文】
件名:
Re:面接日程のご案内/〇〇大学 山田太郎

本文:
〇〇株式会社
人事部 部長 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

この度は、面接日程のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、ご提示いただいた日時はすでに別件の予定が入っており、貴社に伺うことが難しい状況です。お手数ですが、別の日にご調整いただければ幸いです。

誠に勝手ではございますが、以下の日程のご都合はいかがでしょうか。

6月2日(木)11:00~16:00
6月3日(金)17:00~19:00
6月7日(火)終日
6月8日(水)12:00~16:00

もし、上記日程で難しい場合には、ほかの日程で調整いたしますのでご連絡いただけますと幸いです。
こちらの都合で申し訳ございませんが、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

--------------------------------------------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名:山田太郎
住所:〇〇◯ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal:〇〇@△△.jp
電話番号:000‐0000‐0000
-------------------------------------------------------------------------------------------

3.自分から希望の面接日を提案する場合

企業によっては、学生の希望日から面接日程を調整する場合があります。
都合の良い日にちを聞かれたときは、複数提案して調整をお願いしましょう。

【例文】
件名:
Re:面接日程のご案内/〇〇大学 山田太郎

本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ぜひ、面接に伺わせていただければと思います。
私の希望日時をお送り致します。

6月2日(木)終日
6月3日(金)17:00~19:00
6月7日(火)終日
6月8日(水)12:00以降

もし、上記日程でご都合がつかない場合には、ほかの日程で再度調整いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。

--------------------------------------------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名:山田太郎
住所:〇〇◯ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal:〇〇@△△.jp
電話番号:000‐0000‐0000
-------------------------------------------------------------------------------------------

4.日程調整のお礼を伝える返信メール

企業側に日程調整をしてもらったら、参加できる日時をお礼を添えて返信します。
日時を伝えたら再度お礼を伝え、本文を締めましょう。

【例文】
件名:
Re:Re:面接日程のご案内/〇〇大学 山田太郎

本文:
株式会社〇〇
採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、下記日程で貴社にお伺いいたします。

面接日時:6月7日(火)14:00~17:00
面接場所:〇〇ビル 4F会議室

ご多忙の折、面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
貴重なお時間を頂戴することになりますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名:山田太郎
住所:〇〇◯ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal:〇〇@△△.jp
電話番号:000‐0000‐0000
-------------------------------------------------------------------------------------------

5.調整してもらった日程を変更したい場合

一度決まった面接日に行けなくなった場合は、早めに再調整を依頼しましょう。
やむを得ない事情があることを伝え、面接候補日を複数挙げるのがポイントです。

【例文】
件名:
面接日程に関するご相談(〇〇大学 山田太郎)

本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、面接日程をご調整いただきました〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
6月7日(火)11時から面接のお約束をいただいておりましたが、家庭の事情により貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
日程調整でお手数おかけしたにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
勝手なお願いで恐縮ですが、可能であれば以下の日程で再度ご調整をご検討いただけないでしょうか。

6月2日(木)11:00以降いつでも可能
6月3日(金)17:00~19:00
6月7日(火)終日
6月8日(水)12:00以降いつでも可能

お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名:山田太郎
住所:〇〇◯ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal:〇〇@△△.jp
電話番号:000‐0000‐0000
-------------------------------------------------------------------------------------------

6.面接をキャンセルしたい場合

事情があって面接をキャンセルしたい場合は、メールで辞退を申し出ましょう。企業の業務に影響を与える恐れがあるので、キャンセルを決めた時点ですぐに連絡してください。
ただし、前日・当日にキャンセルを決めたときは、メールではなく電話で伝えるのがマナーです。

【例文】
件名:
面接辞退のご連絡/〇〇大学 山田太郎

<本文>
〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。先日、二次面接のご連絡をいただきました〇〇大学の山田太郎です。
その節は、お忙しいなか日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。

6月7日(火)15時より面接のお約束をしておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。
勝手なお願いで大変恐縮ですが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。
また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名:山田太郎
住所:〇〇◯ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal:〇〇@△△.jp
電話番号:000‐0000‐0000
-------------------------------------------------------------------------------------------

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面接の日程変更はOK!連絡時に注意したいポイント

ビジネスメールは相手を気遣う気持ちが大切

ビジネスメールでは、用件をしっかり伝えつつも相手の気持ちを慮る配慮が必要です。
言いたいことをストレートにいうときつい印象を与えるので、クッション言葉を挟んで柔らかくするのがおすすめ。
主なクッション言葉は下記のとおりです。

・お手数おかけしますが
・可能であれば
・申し訳ありませんが
・差し支えなければ
・よろしければ
・誠に勝手ながら

クッション言葉とは、お願いや拒否、反論をするときに使う文章を柔らかくする表現のこと。
言いたいことの前にクッション言葉を入れ、相手への気遣いを示しましょう。

日程調整メールで使えるフレーズ

日程調整メールでは、ビジネスにふさわしい丁寧な表現をするのが大切です。使えるフレーズを下記にまとめたので、参考にしてください。

承諾するとき:承知しました

「分かりました」と言いたいときは、「承知しました」を使いましょう。
「了解しました」は同僚や目下の相手に使う表現なので、ビジネスメールではNGです。

【例文】
・面接日程の件、承知いたしました。
・履歴書を持参するということ、承知いたしました。

断るとき:〇〇することがかないません

断るときは「できません」とストレートに伝えず、「〇〇することがかないません」と言い換えるのがおすすめです。「〇〇することが難しい状況です」でもかまいません。
「やむを得ない事情があって希望に沿えない」というニュアンスになるため、否定の表現でも柔らかい印象になるでしょう。

【例文】
・申し訳ありませんがご指定の日時には先約があり、貴社に伺うことがかないません。
・大変恐縮ですが別件の予定が入っており、訪問がかないません。

自分の気持ちを伝えるとき:いたします

自分の気持ちを伝えるときは、語尾を「いたします」にして丁寧な印象にしましょう。
「お伺いいたします」「ご準備いたします」のように頭に「お・ご」をつけるのがポイントです。

【例文】
・エントリーシートをお送りいたします。
・指定された書類を持参のうえ、お伺いさせていただきます。

予定を尋ねるとき:ご都合はいかがでしょうか

「ご都合はいかがでしょうか」と尋ねると、相手の都合を尊重する意志を示せます。
「教えてください」「知りたいです」といったストレートな表現は、配慮に欠けるためビジネスの場では避けたほうが無難です。

【例文】
・ご相談させていただいております面接日程の件ですが、その後ご都合はいかがでしょうか。

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