日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介

選考が進む中、日程調整メールの書き方が分からず戸惑う就活生は多いでしょう。就活中は企業側とメールをする機会が増えるので、正しいマナーを守って好印象につなげたいもの。このコラムでは、日程調整メールを送る際のマナーやシチュエーション別の文例などを紹介しています。ビジネスメールでよくある言い回し表現にも触れていますので、ぜひご一読ください。

 

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日程調整メールに入れる5つの内容

日程調整メールは、「件名・宛名・挨拶・本文・署名」の5つの内容で構成されます。それぞれの内容について以下を確認しておきましょう。

1.件名

こちらから改めてメールを作成する際は、件名に「用件・大学名・氏名」を入れ、「誰からの何のメールか」がひと目で分かるようにしましょう。企業からのメールに返信する場合は、「Re：」をつけたまま件名を変更しないのが原則です。「Re：」を消してしまうと、返信か新着メールか見分けがつきにくくなり、採用担当に手間をかけさせてしまう可能性があります。
「Re：面接日程のご案内（名前）」のように、もとの件名の後ろに（自分の名前）を加えるのはOKです。企業側から見ても誰からの返信か分かりやすくなります。メールのやりとりが続いて「Re：Re：Re：Re：」のように長くなる場合には、最初の1つだけを残して消しても問題ありません。

【件名の書き方例】
Re：面接日程のご案内／〇〇大学　山田太郎

2.宛名

メールの一番上の部分に「会社名・部署名・役職名・採用担当の名前」の順で記載します。このとき、会社名を「（株）」などで略すのはマナー違反。社名は「〇〇株式会社」のように正式名称で書きましょう。個人宛の場合は「様」、部署宛ての場合は「御中」をつけるのがマナーです。相手の名前が分からないときは、名前の部分を「採用担当者様」としてもかまいません。役職名は「〇〇部長」か「部長　〇〇様」が正しい書き方です。「〇〇部長様」は間違った書き方なので、注意しましょう。

【宛名の書き方例】
〇〇株式会社
人事部　部長　〇〇様

3.挨拶

宛名を書いたら一行空けて、挨拶から本文を書き始めます。就活では「お世話になっております」を使うのが一般的です。面識のない相手に自分からメールするときは、「突然のご連絡を失礼いたします」としても良いでしょう。挨拶のあとは自分の大学名と氏名を忘れずに記載してください。

【挨拶文の書き方例】
・お世話になります。〇〇大学の山田太郎です。
・突然のご連絡を失礼いたします。〇〇大学の山田太郎と申します。

4.本文

挨拶を書いたら、一行空けて面接連絡に対する返事を記載します。「連絡へのお礼」「提案された日に参加できるかどうか」などを端的にまとめるのがポイントです。都合が合わない場合は、日程調整を丁寧にお願いしましょう。用件を書いたら、最後にお礼を添えて本文を締めます。なお、本文の文章が詰まり過ぎていると読みづらくなるので、適宜改行が必要です。書き終わったあとは必ず読み返し、誤字脱字がないかチェックしましょう。

お互いの認識ミスを防ぐためにも、上記のように面接場所と面接日時を書いておくのがポイントです。

5.署名

誰からのメールか分かりやすくするために、文末に署名を入れましょう。記載するのは、「学校名・学部名・学科名・氏名・住所・Eメールアドレス・電話番号」です。学校名や住所などは省略せず、正式名称で書いてください。企業から電話連絡や郵送物が送られてくる可能性もあるので、番地や部屋番号などに間違いがないかきちんと確認しましょう。

【署名の例】
-------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
氏名：山田太郎
住所：〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇ー〇ー〇キャリアチケットマンション〇号室
E-mal：〇〇＠△△.jp
電話番号：000‐0000‐0000

本文と署名をはっきりと区切るため、上記のように線を引くと分かりやすくなります。「ー」や「＝」などのシンプルな記号を選び、「☆」や「♪」など遊びの要素が強い記号は避けた方が無難です。

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日程調整メールを送るときの4つの基本マナー

日程調整メールを送る際に守りたいマナーは「24時間以内に返信」「いつでも大丈夫はNG」「希望日は複数提示する」「お礼の気持ちを伝える」の4つ。以下で詳しく解説していきましょう。

1.24時間以内に返信する

ビジネスの場では、メールを受信したら時間を空けずに返信するのがマナーです。遅くとも24時間以内には返信しましょう。ただし、メールだからといって深夜や早朝に送信するのは好ましくありません。人によっては個人の携帯電話に通知が来るように設定しており、プライベートの時間を妨げる恐れがあります。また、採用担当に「生活リズムが整っていないのでは？」と思われてしまう可能性もあるでしょう。ネガティブな印象を避けるためにも、企業の営業時間内に返信するのがベターです。

2.「いつでも大丈夫です」はNG

面接の希望日時を聞かれた際に、「いつでも大丈夫です」と答えるのは避けたほうが無難です。企業側に日程調整を丸投げすることになり、手間をかけてしまいます。希望する日時を必ず記載し、相手が返信しやすいよう配慮しましょう。誤解や見間違いを防ぐために、面接希望日は月日だけでなく曜日まで書くのが基本です。

3.希望日は複数提示する

候補日は3～4つ程度挙げると企業側が日程を調整しやすくなります。日程調整メールは、一往復でやり取りを終わらせるのが理想です。1日しか希望日を指定していないと、企業側の都合が合わなかった場合、更にやりとりが増える恐れがあります。提示した日程以外にも調整可能な場合は、「上記の日程が難しい場合には、ほかの日程でも調整致します」と書くと伝わりやすいでしょう。

4.お礼の気持ちを伝える

好印象を与えるには、お礼の気持ちを文面に入れるのがポイントです。「面接の日程のご連絡、誠にありがとうございます」という言葉があるだけで、丁寧な印象を与えられます。特に調整のやりとりが多くなったときは「何度も調整していただき、ありがとうございます」と感謝を伝えることが大切です。人柄のアピールにもなるでしょう。

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日程調整メールのシチュエーション別6つの例文

面接連絡メールがきたら、自分の都合とすり合わせて早めに返信しましょう。ここでは、「提示された日時に行ける場合」「行けない場合」「面接をキャンセルしたい場合」など、シチュエーション別に6つの例文を紹介します。

1.指定された日時に行ける場合

面接連絡では、企業側から候補日を提示されるのが一般的です。自分の都合と面接日が合う場合、下記のように返信します。

2.指定された日時に行けない場合

事情があって指定された日時に行けない場合、日程調整をお願いします。前項で解説したとおり、候補日を複数挙げておくとスムーズに進められるでしょう。

3.自分から希望の面接日を提案する場合

企業によっては、学生の希望日から面接日程を調整する場合があります。都合の良い日にちを聞かれたときは、複数提案して調整をお願いしましょう。

4.日程調整のお礼を伝える返信メール

企業側に日程調整をしてもらったら、参加できる日時をお礼を添えて返信します。日時を伝えたら再度お礼を伝え、本文を締めましょう。

5.調整してもらった日程を変更したい場合

一度決まった面接日に行けなくなった場合は、早めに再調整を依頼しましょう。やむを得ない事情があることを伝え、面接候補日を複数挙げるのがポイントです。

6.面接をキャンセルしたい場合

事情があって面接をキャンセルしたい場合は、メールで辞退を申し出ましょう。企業の業務に影響を与える恐れがあるので、キャンセルを決めた時点ですぐに連絡してください。ただし、前日・当日にキャンセルを決めたときは、メールではなく電話で伝えるのがマナーです。

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日程調整メールを送るときに気をつけたい3つのこと

日程調整メールを送るときは「送り先」「企業名」「担当者名」「敬語の使い方」に間違いがないかを確認したうえで、誤字脱字がないかをチェックしましょう。詳しくは以下をご一読ください。

1.送り先に間違いがないか

送信相手に間違いがないか、送り先以外の余計なアドレスが混ざっていないかを送信前に再確認しておきましょう。

2.企業名・採用担当者の名前に間違いがないか

企業名や採用担当者名が正しく表記できているかを念入りに確認すること。「高」「髙」や「辺」「邉」のように、同じ発音でも漢字の表記が違う名前などには特に注意が必要です。また、企業名に英字が入っている場合は、アルファベッドが入れ替わっていないかスペルをよくチェックしてください。この際、「様」などの敬称を付け忘れていないかも確認しておきましょう。

3.敬語の使い方に間違いがないか

間違った尊敬語、丁寧語、謙譲語を使ってしまうと評価が下がってしまう可能性があります。このコラムの「日程調整メールでよくある言い回しを覚えよう」を参考に、基本的なフレーズを覚えておきましょう。

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日程調整メールでよくある言い回しを覚えよう

日程調整メールでは、ビジネスにふさわしい丁寧な表現をするのが大切です。使えるフレーズを下記にまとめたので、参考にしてください。

承諾するとき：承知いたしました

「分かりました」と言いたいときは、「承知いたしました」を使いましょう。「了解しました」は同僚や目下の相手に使う表現なので、ビジネスメールではNGです。

・面接日程の件、承知いたしました。
・履歴書を持参するということ、承知いたしました。

断るとき：〇〇することがかないません

断るときは「できません」とストレートに伝えず、「〇〇することがかないません」と言い換えるのがおすすめです。「〇〇することが難しい状況です」でもOK。「やむを得ない事情があって希望に沿えない」というニュアンスになるため、否定の表現でも柔らかい印象になるでしょう。

・申し訳ありませんがご指定の日時には先約があり、貴社に伺うことがかないません。
・大変恐縮ですが別件の予定が入っており、訪問がかないません。

予定を尋ねるとき：ご都合はいかがでしょうか

「ご都合はいかがでしょうか」と尋ねると、相手の都合を尊重する意志を示せます。「教えてください」「知りたいです」といったストレートな表現は、配慮に欠けるためビジネスの場では避けたほうが無難です。

・ご相談させていただいております面接日程の件ですが、その後ご都合はいかがでしょうか

また、ビジネスメールでは、用件をしっかり伝えつつも相手の気持ちの配慮が必要です。言いたいことをストレートに表現するときつい印象を与えるので、クッション言葉を挟んで柔らかくするのがおすすめです。クッション言葉とは、お願いや拒否、反論をするときに使う文章を柔らかくする表現のこと。
主なクッション言葉は下記のとおりです。

・お手数おかけしますが
・可能であれば
・申し訳ありませんが
・差し支えなければ
・よろしければ
・誠に勝手ながら

言いたいことの前にクッション言葉を入れ、相手への気遣いを示しましょう。

自分の意思を伝えるとき：（お・ご）〜いたします

自分の要望や意思を伝える際は、「（お・ご）～いたします」といったフレーズを使います。これは「いたす」という謙譲語をより丁寧に表現した言葉。日程調整だけでなく、さまざまなやりとりで使える言い回しなので覚えておきましょう。

・面接を辞退いたします
・書類をお送りいたします
・お伺いいたします

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