就活の日程調整メールに返信する際のマナーとは?文面で好印象を狙おう

このページのまとめ

  • 就活中の日程調整メールの返信は、企業に好印象を与えるよう慎重に行う
  • 就活メールの文面に気をつけることで、社会人としての資質を評価されることも
  • 企業から日程調整メールが来た場合、遅くても当日中には返すようにする
  • 就活の日程調整メールを送る場合、候補日を複数挙げるのがマナー

就活中は、企業の日程調整メールに返信したり、こちらから日程調整を希望する内容を送ったりと、ビジネスな文面でやりとりする機会が増えます。メールでのやりとりがあなたの印象を左右することもあるので、企業に日程調整メールを送る際は、マナーに気をつけ慎重に文面を考えましょう。このコラムでは、就活メールの基本マナーや日程調整メールを送る際の注意点、シチュエーション別の例文などをご紹介します。

就活の日程調整メールは慎重に

就活で行う機会の多い、志望企業とのメールのやりとり。特に面接の日程調整をする場合、メールを使用することが多いでしょう。企業とのメールがダイレクトに選考に関わるわけではありませんが、返信の速さや文面は少なからずあなたの印象を左右します。
ビジネスマンとしての基礎的なマナーが身に付いていることをアピールするためにも、就活の日程調整メールは慎重に行いましょう。

▼関連記事
選考の日程調整はメールでOK?お礼はどう伝えるべきか

就活メールに返信する際の3つの基本マナー

まずは、企業から来たメールに返信する際の基本を押さえておきましょう。以下、メールの返信で特に気をつけるべきマナーを3つにまとめました。

1.企業からの連絡はすぐに返す

企業から連絡が来た場合、確認したらすぐに返信するようにしましょう。企業側にとっても、返信が早いほうが業務の効率面でも助かります。また、誠実でしっかりした印象を与え、社会人としての資質をアピールすることができるでしょう。

メールの返信は当日中が好ましい

企業からメールが来た場合、当日中には返信するようにしましょう。日程が当日中に分からない場合でも、いつまでに分かるかを取り急ぎ返信するとスマートです。

返信は企業の営業時間内に

返信の時間帯は、企業の営業時間内が無難です。度重なる面接や説明会などで、平日の日中に時間がないという方も多いようですが、あまりに遅い時間にメールを送ると採用担当者もすぐに確認できない可能性もあります。それだけでなく、「常識がない」「生活が不規則」と無闇に印象を下げてしまう恐れもあるので、なるべく営業時間内の返信を心がけましょう。

2.件名は「用件・名前」でReは付けたまま

メールの件名は、誰からのどのような連絡なのか企業側に分かりやすいよう、簡潔に「用件」と「名前」を明示しましょう。また、企業からのメールに返信する際、件名の「Re」は付けたままにしておくのがベスト。「Re」はラテン語で「~について」「~に関して」という意味があり、何の用件についての返信か一目で分かるものだからです。やりとりを重ねるなかで増えすぎてしまったら消去しても良いですが、基本的にReは付けたまま送りましょう。

3.本文の順序にも気をつける

本文を考える際、読みやすい順序を心がけることで企業側の印象が変わります。以下、メールを返信する際に好ましい本文の順序をまとめたので、頭に入れておきましょう。

1.宛先
まず、返信する企業の宛先を記します。企業名は必ず正式名称で間違いのないようにしましょう。部署名・担当名も同様です。担当者の氏名が分からない場合、「採用ご担当者様」と書いておくと良いでしょう。

2.あいさつ
文面の書き出しは、初回の返信のみ「お世話になります」、その他の場合は基本的に「お世話になっております」と記載しましょう。その後に自身の名前を述べます。「〇〇大学の●●(氏名)です」「貴社の選考に応募させていただいた●●(氏名)です」などと分かりやすく記載しても良いでしょう。

3.内容
内容については後述するシチュエーション別によって変わってきますが、どんな状況だとしても「改行」や「段落」を使い分け、相手に配慮した読みやすさを意識しましょう。

4.締め
締めの文章では、相手先に感謝する言葉を述べます。「お忙しいなか大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いします」など、自分自身で工夫して考えてみると良いでしょう。

5.署名
文末には、誰からのメッセージなのか一目で分かるよう、自身の氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。この際、本文と区切りをつけるため、「-」「*」などを用いて囲いを作るとすっきりした文面になるでしょう。

▼関連記事
構成やマナーはどうする?就活メールの基本が知りたい!

日程調整メールを送る際の注意点

続いて、日程調整メールを送る際に気をつけるべき注意点を確認しておきましょう。

希望日程は複数挙げる

日程調整メールをやりとりする場合、こちらの希望日程はできるだけ複数挙げましょう。1日だけ候補日を挙げると、相手の都合が合わない場合再度やりとりを重ねなくてはならず、お互いに効率が悪くなってしまうからです。そのため、面接の希望日程は3日ほど挙げると良いでしょう。

色文字や太字などで装飾しない

ビジネスシーンでは、基本的にメールを色文字や太字で装飾することはありません。文章を分かりやすくするために装飾をする場合もありますが、逆に読みづらくなるリスクもあります。正式なビジネスの場で文字を装飾することに対し懐疑的な方も一定数いるので、文面は装飾せず、シンプルにまとめるのが無難でしょう。

敬語を正しく使う

正しい敬語は、社会人としての礼儀です。企業にメールを送る際も、正しい敬語や言葉遣いに気をつけましょう。言葉遣いが間違っているだけで、企業側から印象を損ねてしまう恐れもあります。
以下、ビジネスシーンで間違って使用されることの多い敬語をまとめました。自分の認識が正しいか、これを機に見直しておきましょう。

(☓)了解しました
(○)承知しました・かしこまりました

解説

「了解しました」は丁寧語で、同じ立場の人間や部下に使用する言葉です。目上の人とやりとりをする場合は「分かりました」の謙譲語にあたる「承知しました」を使用しましょう。

(☓)御社
(○)貴社

解説

どちらも相手先の企業を敬う言葉ですが、「御社」は口語表現にあたるので、文面の場合は文語表現である「貴社」を使用しましょう。

(☓)すいません
(○)申し訳ございません

解説

そもそも相手へ謝罪する言葉としては、「すいません」ではなく「すみません」が正しい表記です。この言葉は、本来「済む」という動詞からきており、自分のすべきことを完了できなかった、つまり「済ませることができなかった」という意味なので、「すいません」は書き言葉として間違っていることになります。
ただし、ビジネスシーンでお詫びの気持ちを伝える場合はさらに丁寧な言葉を使うのが好ましいので、なるべく「申し訳ございません」を使用しましょう。

(☓)よろしかったでしょうか(確認に過去形は不適切)
(○)よろしいでしょうか

解説

確認に過去形の使用は不適切なので、自分の提示した事項について、それが可能か確認したい場合は「よろしいでしょうか」と述べましょう。

▼関連記事
就活面接での日程調整メール返信時の基本マナーをご紹介!

シチュエーション別!日程調整メールの例文

上記でお伝えした就活メールの基本マナーや日程調整メールの注意点をふまえ、実際にメール文を作成してみましょう。以下、日程調整や面接のシチュエーション別に例文をまとめたので、ご参考にしてください。
なお、下記はあくまで一例なので、実際は自分自身の言葉で伝えるようにしましょう。

企業からの日程調整メールに返信する場合

○○株式会社
人事部 ●●様

お世話になっております。
●●(氏名)と申します。

この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。

●月●日(●) ●時~

お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------
●● ●●(氏名)
住所:〒●●●‐●●●●
●●都●●市 ●●●
電話:●●●-●●●-●●● 
メールアドレス:●●@●●●●.ne.jp
--------------------------------------------

企業からの日程調整メールに返信する際のポイント

必ず日程調整のメールを送ってもらったことに対しお礼を述べましょう。また、確定した面接日を本文に引用し、双方の認識のズレがないことを伝えておきます。

自ら日程調整メールを送る場合

○○株式会社
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
●●(氏名)と申します。

この度は、次回の面接をご案内いただき、誠にありがとうございます。
面接の日程ですが、下記であればお伺いすることが可能です。

・●月●日(●)●時~●時
・●月●日(●)●時~●時
・●月●日(●)●時~●時

上記日程でご調整が難しい場合は、こちらで再度提示いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------
●● ●●(氏名)
住所:〒●●●‐●●●●
●●都●●市 ●●●
電話:●●●-●●●-●●● 
メールアドレス:●●@●●●●.ne.jp
--------------------------------------------

自ら企業に日程調整メールを送る際のポイント

先述のように、候補日は3つ以上挙げましょう。実際に面接にかかる時間を予想し、終了時間も設定しておくと企業側も予定を組みやすいです。

面接日程の変更・再調整をお願いする場合

○○株式会社
人事部 ●●様

お世話になっております。
●●(氏名)と申します。

●月●日(●)●時よりお約束していた面接の件ですが、貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変申し訳ございません。

先程お電話にてご連絡させていただきましたが、ご不在ということで、取り急ぎメールにてご連絡いたしました。

勝手なお願いで大変恐縮なのですが、以下の日程で再調整いただけないでしょうか。

・●月●日(●)●時~●時
・●月●日(●)●時~●時
・●月●日(●)●時~●時

こちらの件、後ほど再度お電話させていただきます。
お忙しいなか、お手数おかけして申し訳ございませんが、ご検討よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------
●● ●●(氏名)
住所:〒●●●‐●●●●
●●都●●市 ●●●
電話:●●●-●●●-●●● 
メールアドレス:●●@●●●●.ne.jp
--------------------------------------------

面接を再調整する際のポイント

面接日程をこちらの都合で変更したい場合、日程の変更などの工数が増えてしまい企業側に迷惑をかけてしまうので、直接お詫びの気持ちを伝えるためにも、必ず電話で企業に連絡しましょう。担当者が不在だった場合のみ、用件を電話口の担当者に伝え、詳細はメールを送ります。

面接をキャンセルしたい場合

株式会社○○
人事部 ●●様

お世話になっております。
●●(氏名)と申します。

●月●日(●)●時よりお約束していた面接の件ですが、誠に申し訳ありませんが、諸般の事情によりこの度面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。

また、メールによるご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

--------------------------------------------
●● ●●(氏名)
住所:〒●●●‐●●●●
●●都●●市 ●●●
電話:●●●-●●●-●●● 
メールアドレス:●●@●●●●.ne.jp
--------------------------------------------

面接のキャンセルメールを送る際のポイント

面接の辞退が確定したら、なるべく早く連絡しましょう。面接日の前日または当日に辞退が分かった場合、取り急ぎの用件なので、電話で企業に伝えるのがマナーです。採用担当者が不在の場合はメールにて辞退の旨を伝えましょう。

日程調整の催促メールを送る場合

株式会社○○
人事部 ●●様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた●●(氏名)と申します。

先日は面接日程のご連絡、ありがとうございました。
ご相談させていただいている日程の件ですが、その後いかがでしょうか。

念のため、以前お送りした日程を再度挙げさせていただきます。

・●月●日(●)●時~●時
・●月●日(●)●時~●時
・●月●日(●)●時~●時

上記の日程でご調整いただいてもよろしいでしょうか。
お忙しいなか申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------
●● ●●(氏名)
住所:〒●●●‐●●●●
●●都●●市 ●●●
電話:●●●-●●●-●●● 
メールアドレス:●●@●●●●.ne.jp
--------------------------------------------

日程調整の催促メールをする際のポイント

企業から返信が返ってこない際に催促メールを送る場合、企業側の落ち度である、というような言葉は使わず、「企業から連絡がきてない」旨は柔らかい表現で伝えましょう。
また、以前送った日程を再度挙げることでスムーズに日程調整が進みます。

▼関連記事
面接の日程希望メールはどう書く?マナーと例文をご紹介

キャリアチケットについて

キャリアチケットは、就活生の最高のキャリアスタートを支援するサービスです。

20社内定した学生の就活ノートがもらえる!