面接日程を調整する際のメール返信の仕方は?書き方と例文を解説

このページのまとめ

  • 面接日を承諾する場合は確定した日程を引用して返信し、認識のズレがないことを示す
  • 企業に提示された面接日に都合がつかないときは、自分から候補日を3つ以上挙げる
  • 面接日程調整メールにすぐに返信できない場合は、回答保留したい旨を伝える

面接の日程調整をメールでおこなう際、基本マナーが分からず悩んでいる就活生もいるのではないでしょうか。当コラムでは、応募企業から送られてくるメールへの返信の仕方を、例文付きで解説します。
面接日程を決める場合だけでなく、終わった後にお礼を伝えたり、面接結果を確認したりする際など、就活中のさまざまなシーンで使える例文をご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
 

面接の日程調整メールに返信する3つの基本マナー

まずは、応募企業から送られてきたメールに返信する際の基本的なマナーを解説します。ビジネスメールに慣れていない方はチェックしてみましょう。

1.件名は基本的に変えない

ビジネスメールに返信する際は、件名は変えず、「Re:」を付けたまま送ります。新規メールではなく返信メールということを知らせるためと、何の用件への返事なのかがひと目で分かるようにするためです。
ただし、何回もやり取りしている場合、Re:が多いと見づらくなってしまうため、3つ目以降は削ったほうが良いでしょう。

2.本文の構成は「宛先→挨拶→用件→締め→署名」

ビジネスメールの本文は、「宛先→挨拶→用件→締め→署名」の構成で作ります。これが守られていないと、社会人としての礼儀を理解していないと思われ、マイナスイメージが付いてしまう恐れがあります。

・宛先
メールを送る相手の会社名、部署名、担当者名を、正式名称で記載します。名前が分からない場合は「採用ご担当者様」と書いておけば問題ないでしょう。
 
・挨拶
初めて送る相手なら「初めまして」、すでに連絡を取ったことのある相手なら「お世話になっております」と書き出し、続いて「貴社求人に応募させていただいた○○です」と、自分の名前を名乗ります。
 
・用件
要点を押さえて簡潔に伝えます。適宜改行などを使い、相手にとって見やすく分かりやすいメールとなるよう工夫しましょう。
 
・締め
用件の後は、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」「お手数ですが、ご返事いただければ幸いです」など、内容に合った締めの言葉を添えます。

・署名
自分の氏名、所属先(学校名、学部、学科、学年)、連絡先などをメールの末尾に記載します。記入間違えのないよう、テンプレート化しておくのもおすすめです。

3.返信は24時間以内に行う

ビジネスメールの返信は、24時間以内に行うのがマナーです。もしメール返信が遅くなってしまった場合は、後述する「面接の日程調整メールへの返信が遅れた際の対処法」の項目を参照してください。
 

面接の日程をシチュエーション別で調整する際の例文

「メールの基本的な構成の仕方は分かっても、どのように用件を伝えたら良いか分からない」という人も多いのではないでしょうか。こちらでは、シーン別の返信メールの書き方例をご紹介します。

例文1:面接の日程を確定

お世話になっております。貴社求人に応募させていただいた○○です。
 
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。
 
○月○日(曜日)○時
 
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

・作成のポイント
企業から面接の候補日を提示され、それを承諾する場合は、確定した日程を引用して認識のズレがないことを示します。

例文2:面接の日程を変更

お世話になっております。貴社求人に応募させていただいた○○です。

先日は、面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
頂いた候補日で、日程の調整をしようと思ったのですが、どうしても予定を合わせることが出来ませんでした。
勝手なお願いで恐縮ですが、下記日程でご調整頂くことは可能でしょうか。
 
○月○日(曜日)○時〜○時の間
○月○日(曜日)○時〜○時の間
○月○日(曜日)○時〜○時の間

お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご返事いただければ幸いです。

・作成のポイント
企業に提示された面接日に都合がつかない場合は、謝罪の言葉を添え、自分から候補日を提示します。その際、候補日は3つ以上挙げるようにしましょう。

例文3:面接当日にキャンセルして再調整

お世話になっております。貴社求人に応募させていただいた○○です。

○月○日○時より、面接をお約束しておりましたが、貴社にお伺いすることが難しくなりました。大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、○○様がご不在とのことでしたので、
メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。
 
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、もし可能であれば、下記日程の中で面接を再調整頂けないでしょうか。
 
○月○日(曜日)○時〜○時の間
○月○日(曜日)○時〜○時の間
○月○日(曜日)○時〜○時の間
 
後ほど、再度お電話させて頂きます。
 
お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ございません。
ご検討頂きますよう、よろしくお願いいたします。

・作成のポイント
当日キャンセルとなってしまったことを丁寧に謝罪します。また、面接辞退と間違われないよう受験の意思があることを示し、面接日の再設定をお願いしましょう。

例文4:面接を辞退

お世話になっております。貴社求人に応募させていただいた○○です。
 
○月○日に面接のお約束をしておりましたが、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
 
本来直接お詫びすべきところではありますが、メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

・作成のポイント
時間と労力をかけてくれた採用担当者に誠意を示し、丁寧に謝罪の言葉を伝えましょう。辞退の理由については詳しく記載する必要はありません。

例文5:面接後のお礼を伝える

お世話になっております。貴社求人に応募させていただいた○○です。
 
本日(昨日)はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。

※○○様のお話を伺うなかで、貴社の質の高いサービスや、活躍するために必要なスキルについて理解を深めることができ、一層志望意欲が高まりました。貴社の成長の一端を担うことができたら幸いです。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

・作成のポイント
お礼メールは当日か、遅くても翌日までに送ります。「※」の部分には、採用担当者が面接で説明した内容を盛り込み、お礼とともに改めて志望意欲をアピールしましょう。

例文6:面接結果の問い合わせ

お世話になっております。貴社求人に応募させていただいた○○です。 

先日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、面接の結果はいつ頃ご連絡いただけるのでしょうか。目安だけでも教えていただけますと幸いです。

お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒宜しくお願いいたします。

・作成のポイント
面接を受けさせてもらったことに対するお礼を伝え、催促してしまって申し訳ないという姿勢で問い合わせるようにしましょう。結果は合否を直接聞くのではなく、合否連絡の期日を聞くようにしてください。
 

面接の日程調整メールへの返信が遅れた際の対処法

ビジネスメールの返信は24時間以内が基本とお伝えしましたが、もしメールの返信が遅れてしまったらどうすれば良いのでしょうか。以下では、返信が遅れてしまった場合の対処法を解説します。

本文中に謝罪の言葉を添える

返信が遅れてしまったら、挨拶文の後、用件に入る前に「返信が遅くなり大変申し訳ございません」「返答が遅くなり、大変失礼いたしました」等の謝罪の一文を添えます。「メールに気づかず」といった言い訳とも取れる文章は、印象が悪くなるため避けましょう。

すぐに返信できない場合は回答保留したい旨を伝える

別件との兼ね合いで、企業からのメールにすぐに返事できないというケースもあるでしょう。しかし、返信せず勝手に回答を保留するのは心証がよくありません。
返事を待ってほしい場合は、「面接日程の件ですが、別件との兼ね合いにより未だ日程が確保できておりません。誠に勝手を申し上げますが、今週末まで回答にお時間を頂戴したく存じます」といった風に、期限を明確に提示した上で、回答保留したい旨を伝えましょう。
 

企業にメールを返信する適切な時間帯は?

最後に、企業にメールを返信する時間帯について解説します。メールを送るのに適切な時間帯があるか知りたい方は、参考にしてみてください。

基本的にはいつでもOK

メールは電話と違い、受信者の都合の良い時に受け取れるため、特に時間帯を気にする必要はありません。いつ送れば良いか悩んで返信が遅れてしまうより、時間を気にせずすぐに送ったほうが良いでしょう。
特に、面接日調整のメール返信は早めに行うことが大切です。なぜなら、あなた以外の学生も同じように企業に応募しており、返信が遅れれば遅れるほど、面接の時間指定や変更できる枠が埋まってしまうからです。

営業時間内の送信がおすすめ

上述のとおり、送信はいつ行っても良いのですが、メールに送信時間が表示されることは留意しておきましょう。たとえば、深夜や早朝に送信した場合、採用担当者に「どのような生活をしているのだろう」と思われてしまう可能性があります。
送信時間が直接合否に影響する可能性は極めて低いですが、気になる方は企業の営業時間内に送るのがおすすめです。予約送信機能を使うのも一つの手です。

すぐに読んでもらいやすいのは朝一

メールボックスには、新たに受信したメールが上に表示されます。そのため、相手がメールをチェックするタイミングより少し前に送信しておけば、一番目に付きやすい上部に自分のメールを表示させることができ、すぐに開封してもらえる可能性が高くなります。
一般的に、メールチェックを行う時間は始業時間であることが多いため、素早いレスポンスを求めるなら、営業開始時間に合わせると良いでしょう。
 

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