就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】

就活では採用担当とメールで連絡を取り合うことが基本ですが、実はメールの件名はとても重要な役割を担っています。多忙な採用担当者のもとには、日々たくさんのメールが届くため、件名のマナーをきちんと守れていないと、急ぎの要件も読まれずそのまま…ということも。このコラムを読んで、ビジネスメールの基本マナーを押さえておきましょう。

 

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メールの件名は思っている以上に重要

件名はメールを受信した人が一番最初に目にする箇所であり、メールの内容を簡潔に伝える「タイトル」の役割があります。件名の書き方が不十分だと、開封の優先順位が下がり、そのまま読んでもらえなかったり、削除されてしまったりする可能性が高いので注意が必要です。

ビジネスでは取引先や社内間における連絡ツールとしてメールを使用することが多く、採用担当も日々大量のメールを処理していて、一通一通開封している余裕はありません。多くの社会人は、件名によってメールの重要度や緊急度を振り分け、必要性を即時に判断しているのです。そのため、就活で送るメールの件名は、要件や重要度が分かりやすい文言で送る必要があります。

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就活メールの件名をつくる3つの基本ルール

就活メールの件名は、件名を見ただけで「誰から、どんな用件のメールなのか」が分かるものが基本です。

1. 件名だけで用件が伝わるようにする

件名ではメールの主題となる事柄についてなるべく具体的にし、一目でどんな内容か分かるようにしましょう。相手は「今すぐに読むべきか」「あとでチェックするべきか」の優先順位を判断することができます。

具体例

状況に合わせた具体例を参考にしてみてください。

〇月〇日の面接日程変更のお願い
〇月〇日の面接についてのお礼
選考辞退のお詫び
応募書類の提出について

ポイントは、下記のように内容の具体化をすることです。内容の主題を具体化して書くとより分かりやすく、相手に伝わりやすくなります。
・御礼申し上げます→OB訪問の御礼
・面接日程変更のお願い→〇月〇日の面接日程変更のお願い

2. 大学名と氏名を記載する

件名には下記のように「大学名」と「氏名」も記載します。

具体例

面接候補日のご連絡（〇〇大学・フルネーム）
採用面接のお礼（〇〇大学・フルネーム）
内定辞退のお詫び（〇〇大学・フルネーム）

ポイントは、用件だけでなく「どこの」「誰」が送ってきたのかが分かると、相手も管理しやすくなり、大学名を入れておくことで採用関係のメールだと伝わります。

3. 件名は長過ぎないようにする

見やすく読みやすい件名は、大体20～30文字が理想的といわれているため、「要件＋学校名＋氏名」以外は極力入れないようにしましょう。学部や学科、挨拶まで入れると件名が長くなり、逆に分かりづらくなってしまいます。読む方も手間なので、とにかくシンプルにまとめることを意識しましょう。

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就活メールで件名をつくるときの4つのポイント

就活メールの件名をつくる際、基本のマナーのほか、いくつか押さえるべきポイントがあります。ポイントを押さえて、より正しい件名の書き方をマスターしましょう。

1.内容でパターン分けする

就活メールは、面接日程の調整、面接やOB訪問などのお礼、お詫びや質問と、メールの内容も多岐に渡るため、最初からある程度パターン分けしておくと良いでしょう。
「どうまとめればいいか不安」という方に、具体例を踏まえてまとめたので参考にしてみてください。

お礼

採用面接のお礼（〇〇大学・フルネーム）
会社説明会のお礼（〇〇大学・フルネーム）
OB訪問のお礼（〇〇大学・フルネーム）

面接の日程調整

面接候補日のご連絡（〇〇大学・フルネーム）
〇月〇日の面接日程変更のお願い（〇〇大学・フルネーム）

お詫び

説明会欠席のお詫び（〇〇大学・フルネーム）
選考辞退のお詫び（〇〇大学・フルネーム）
内定辞退のお詫び（〇〇大学・フルネーム）

質問

説明会の開催予定のお伺い（〇〇大学・フルネーム）
明日の面接の持ち物のご質問（〇〇大学・フルネーム）

2.返信するときの件名は変えない

企業の多くはメールの返信時に件名に付く「Re:」マークで、返信メールだと認識しています。消してしまうと新規メールとの差別化ができなくなるので、企業からのメールに返信する際には、件名を変更したり消したりせず、そのままにして返信しましょう。

3.Re：が増えたら2～3個に調整する

やりとりが続き「Re:」の数が多くなってしまって、件名が見切れてしまったり、読みづらくなったりした場合は適宜削除して返信しましょう。ただし、全て消すと返信と分からなくなってしまうため、2～3個は残すことがポイントです。

4.件名を入れ忘れた場合は正しいメールを送り直す

うっかり件名を入れ忘れてしまった場合は、件名に【再送】や【訂正】と記載して、本文の冒頭に謝罪文を添えて、速やかに送り直しましょう。件名はとても大事な要素なので、記載がないとそのまま読まれない可能性があります。

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就活メールで避けるべき件名

就活メールの件名は具体的にわかりやすく、簡潔に書くことが大切ですが、下記のようなものは書かないよう注意しましょう。

一目で内容が伝わらないもの

たとえば「先日の御礼」や「お願い」といった、抽象的過ぎるものは、迷惑メールと区別がつかず開封されない可能性が高め。「◯月◯日の面接の御礼（氏名）」と、具体的な日付や送信者を付け足すようにしましょう。

「おはようございます」など挨拶のみ

「先日はありがとうございました」「お世話になっております」など、挨拶のみの件名は、内容が分かりづらい上、シンプル過ぎて重要度が伝わらない恐れも。挨拶は本文で書くようにして、件名で使うのは避けましょう。

大学名や名前のみの記載

件名に大学名や名前を入れるのは大事ですが、それだけだと内容が相手に伝わらないどころか、迷惑メールと勘違いされてしまいます。大学名や名前は、要件を記載した末尾に入れるのがおすすめです。

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就活生は知っておくべき件名以外のメールマナー

就活において、件名以外にもメールにまつわるマナーが存在します。件名のつくり方とあわせて見直して、就活をスムーズに進めましょう。

返信は速やかに行う

企業からのメールに対する返信は、遅くとも受信から24時間以内にはレスポンスするように意識しましょう。返事を保留にする場合も、その旨を明記して返信することが大切です。
メールの内容の多くは、説明会の出欠確認や面接の日程調整。速やかに返信することで、スムーズに自分の予定を元に調整することができます。

絵文字や顔文字は使わない

当然ですが、メールの相手は社会人なので、絵文字や顔文字、「☆」や「！」のような記号は使わないように注意してください。文字の大きさや色を変えたり装飾をつけたりといった対応も不要です。

メールはテキスト形式が大前提

HTML形式の場合、相手によっては受信できないケースがあります。就活メールではHTML形式は避け、テキスト形式を使いましょう。

就活用のメールアドレスを使う

メールアドレスはプライベート用のものと兼用してしまうと、誤送信や見落としなどの不備が生じやすくなるので、就活用のものを作って使用することをおすすめします。また、プライベート用のメールアドレスは趣味や私生活に関連したものを設定する人が多く、アドレスによっては企業に“社会人としてふさわしくない”という印象を抱かれてしまう可能性もあるので、アドレスを分けるのが得策です。

カタカナや英数字の表記は統一する

表記がバラバラだと、文面が読みづらく、見た目も美しくないため、メールの中でカタカナや英数字に表記ブレがないように注意しましょう。カタカナは全角、英数字は半角で統一するのが一般的です。

ひらがなや改行で分かりやすい文章を心掛ける

漢字の羅列や文字で詰まった文章は読みづらく、読むのに時間がかかってしまいます。適度に漢字をひらがなにしたり、改行を入れたりして、文章全体を見やすく、読みやすくなるようにしましょう。

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