このページのまとめ
- 会社説明会の案内メールには返信しなくてもいい
- 会社説明会の案内メールに返信する場合は誤字脱字に気を付ける
- 会社説明会の案内メールに返信する場合、営業時間内に送ろう
会社説明会の案内メールが届いた後に、返信するかどうか迷う就活生もいるでしょう。自動返信メールを使っている企業も多く、返した方がいいのかは迷うところです。基本的には返信不要ですが、状況に応じて対応しましょう。
この記事では、会社説明会の案内メールが届いた場合の対応や、返信時のマナーについて解説しています。メールの例文も紹介しているので、文面に困った場合は参考にしてください。
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会社説明会の案内メールには返信不要
会社説明会の案内メールには、返信しなくても問題ありません。送信後に送られてくるメールは、自動返信メールである場合が多いからです。また、送信専用アドレスの場合もあり、返信しても届かない場合もあります。
ただし、「返信してください」とある場合には返信しましょう。必要事項を記載したり、企業が参加意思があるか確認したりするのに使う可能性があるからです。
また、送信専用アドレスではなく、採用担当者のアドレスの場合も返信しておくのがおすすめ。丁寧な印象を与えられるでしょう。
会社説明会後のお礼メールは送るのがおすすめ
会社説明会後のお礼メールは、送るようにしてください。採用担当者に好印象を与えられる場合があるからです。
お礼メールは面接や採用には直接影響しないため、送らない就活生も多くいます。そのなかで、気持ちのこもったメールを送れば、好印象を与えられるでしょう。
お礼メールが必要な場面については、「就活でどんな時にお礼メールは必要？例文でシーン別に解説」も参考にしてください。説明会だけではなく、面接でお礼メールを送るのもおすすめです。
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会社説明会の案内メールに返信する場合のマナー
会社説明会の案内メールに返信する場合、マナーを守るのが大切です。ここでは、返信時の5つのマナーを紹介するので参考にしてください。
返信は24時間以内に行う
メールが届いた場合は、24時間以内に返信しましょう。できるだけ早く返すのがマナーです。
ただし、深夜や早朝の返信はNG。「生活リズムが不規則かもしれない」「ビジネスマナーを守っていない」などの印象を与えてしまいます。夜間にメールを作成した場合は、翌日の午前中に送信するようにしましょう。
誤字脱字がないか見直しをする
送信前に、誤字脱字がないか見直してください。誤字脱字が多いと「確認不足」「仕事でもミスが多いのでは」と思われる可能性があります。
本文はもちろん、件名や宛名などにも気を付けてください。
就活にふさわしいメールアドレスにする
メールアドレスが失礼なものや変な名前になっていないか確認しましょう。基本的には、大学指定のアドレスを使うのがおすすめです。就活に使いやすく、メールの届く頻度が少ないので見落としにくくなります。
自分で作る場合には、自分の名前や誕生日などにしておきましょう。「dogs.love」のような趣味や好みを表すアドレスは、印象を悪くする場合があります。
メールアドレスの決め方は、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事でも解説しているので参考にしてください。
社名や担当者名を正しく記載する
社名や担当者名は、正式名称で正しく書きましょう。名前間違えもないようにしてください。
また、社名は「（株）」「（有）」などを使わず、「株式会社」「有限会社」と記載しましょう。
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会社説明会の案内メールに返信する場合のメール構成
案内メールに返信する際の構成は、「件名」「宛名」「本文」「署名」がおすすめです。各項目ごとにポイントも解説するので、参考にしてください。
件名
件名には、「用件」「大学名」「氏名」を記載しましょう。企業側がメールの内容を一目で把握できるようにするためです。
たとえば、「会社説明会の参加申し込み（△△大学 △△ △△）」「会社説明会の参加のお礼（△△大学 △△ △△）」などと記載しましょう。
会社からのメールに返信する場合は、件名についている「Re：」やタイトルはそのまま残しておいてください。何度もやり取りを重ねて「Re：」が多くなった場合は、1つだけ残して残りは削除します。
宛名
会社名は省略せず、正式名称で書きましょう。
敬称については、企業や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使います。
本文
本文の書き出しは、初めてやりとりする場合は「お世話になります」、2回目以降の場合は「お世話になっております」にしましょう。
その後、「△△大学の△△です」と名乗ってから本題に入ります。
署名
本文の最後に、署名を入れておきましょう。就活生の場合は、次の内容を記載してください。
・氏名
・大学名
・学科名
・学年
・電話番号
・メールアドレス
メールに書く際には、次のようになります。
--------------------------------------------------
△△ △△
△△大学△△学科△年
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△＠△△.jp
--------------------------------------------------
本文と署名の区別がしやすくなるように、「-」や「＝」で線を引いておくのがおすすめです。
メールの署名については、「就活でのメールの署名の書き方は？テンプレートや注意点についても紹介」の記事も参考にしてください。
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会社説明会の案内メールに返信する場合の例文
会社説明会の案内メールに返信する場合の例文を紹介します。
件名：Re：会社説明会日程のご連絡（△△大学 △△ △△）
株式会社△△
人事部 △△様
お世話になっております。△△大学の△△と申します。
この度は会社説明会の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございました。
指定いただいた書類を持参し、△月△日（月）の△時に貴社に伺います。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
--------------------------------------------------
△△ △△
△△大学△△学科△年
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△＠△△.jp
--------------------------------------------------
会社説明会後のお礼メールを送る際の例文
会社説明会後のお礼メールの例文は、次のとおりです。
件名：Re：会社説明会日程のご連絡（△△大学 △△ △△）
株式会社△△
人事部 △△様
お世話になっております。△△大学の△△と申します。
本日は貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
説明会では、△△様の△△についてのお話が特に印象に残っています。
また、△△に関する質問に丁寧に回答いただいたことで、貴社の△△についての理解が深まるとともに、入社したいという気持ちが一層強くなりました。
本日は一言お礼を申し上げたいと思い、メールをさせていただきました。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------
△△ △△
△△大学△△学科△年
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△＠△△.jp
--------------------------------------------------
お礼メールを書く際は、例文をそのまま使うのではなく、自分の言葉でお礼を伝えましょう。当日の出来事の内容や、自分の意気込みなどを交えるとオリジナルの内容になります。
メールの書き方については、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事でも解説しているので、参考にしてください。
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会社説明会の案内メール返信など対応方法に悩むあなたへ
就活ではメールを送る機会も多く、マナーを覚えておくのが大切です。社会人になっても使うので、勉強しておきましょう。
しかし、メールについてのマナーは多く、自分一人で覚えるのは大変です。これまでメールを送ったことがなく、どのようにしていいかわからない就活生もいるでしょう。
就活でのメールに困る場合は、キャリアチケットに相談してください。専任のアドバイザーが、あなたの悩みにあわせてサポートします。基本的なマナーやメールの書き方、送信方法など、わからないことはなんでも質問してください。
また、キャリアチケットは就活エージェントです。自己分析や面接対策なども実施しています。就活に向けて困ったことがある場合は、ぜひキャリアチケットに相談してください。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
