面接日程確定メールの返信はどこまで必要？例文を交えて重要なマナーを解説

面接の日程を確定するメールに対して、どこまで返信すべきか悩んでいる学生へ。

「この場合は返信しないと失礼？」や「いつまでに返信すればよいのだろう？」など、採用担当者とメールをやりとりする際は、さまざまな疑問が浮かんできます。

しかし、就活におけるメールの返信は、基本的なマナーとタイミングを押さえれば全く難しくありません。

この記事では、面接日程確定メールへの返信を送る際の重要なマナーや例文を紹介します。

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就活においてメールの送り方が大切な理由

就活では、企業とのメールのやりとりを軽視してはいけません。メールの文章だけで不採用になる可能性は低いですが、採用担当者が就活生の能力を判断する一つの材料となるのは事実です。

例えば、メールの文章からは、以下のような社会人として基礎的な能力の有無を判断できます。

スムーズなメールのやりとりができれば、社会人として最低限のマナーを身につけている学生と判断される可能性もあります。採用担当者から高評価を得るためにも、就活におけるメールのやりとりでは、相手に無駄な手間をかけないような配慮を心がけましょう。

なお、就活メールを書く際の基本事項を知りたい人は「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」もあわせてご確認ください。

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面接日程確定メールの返信はどこまで必要？3つのポイントを解説

就活におけるメールは、自分（学生）が返信した状態で終わらせるのが基本です。もちろん、面接日程を確定するメールにおいても考え方は同じです。

ただし、場合によっては企業からの返信でメールを終わらせるべき状況もあります。そのため、面接日程を確定する連絡など就活メールにどこまで返信すればよいのか、悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。

そのような学生のために、面接日程の確定通知を含む就活メールの返信を送る際の3つのポイントを解説します。

なお、面接日程のメール返信をする際のポイントについて詳しく知りたい人は「面接日程のメール返信をする際のポイントは？マナーや例文も解説」もあわせてご確認ください。

就活メールは基本的に自分で終わる

面接日程の確定通知を含む就活メールは、基本的に自分が返信した形で終わりましょう。例えば、こちらから面接の候補日を連絡するメールの場合、次のような流れになります。

この場合、指定された日に行く旨を返信しないと、企業の担当者は学生に日時が伝わったのか判断できません。採用担当者に失礼な印象を与えてしまう可能性が高いため、基本的に自分の返信でメールを終わらせるように心がけましょう。

例外として返信が必要ないケースもある

面接日程の確定通知を含む就活メールの返信は、原則として自分で終わらせるべきですが、以下のような場合は、無理に返信する必要はありません。

当然ですが、企業から「返信不要」と通知された場合、返信する必要はありません。

また、客観的にこれ以上の返信は不要と判断できる場合も、無理にメールを引き延ばす必要はないでしょう。例えば、面接のお礼メールを送り、企業から「こちらこそありがとうございました」という旨の返信があった場合など、キリがよい内容で終わっているなら返信は不要です。

就活メールでは無理に中身のない返信はしない

面接日程の確定通知を含む就活メールでは、中身のない返信をするべきではありません。企業側では、日々たくさんのメールを受信しており、内容を確認するのにも労力がかかります。

無駄な返信をしないことは、担当者の時間を奪わないための配慮の一つです。

特に、必要性が薄いのに無理矢理返信すると、逆に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。自分の送信でメールを終わらせることにこだわりすぎず、臨機応変な対応を心がけましょう。

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面接日程確定メールの返信で意識すべき5つのマナー

面接日程の確定通知を含む就活メールの返信では、受信から24時間以内に送信するのがマナーです。また、使用するアドレスは、名前や数字を使用したシンプルなものが望ましいなど、配慮が必要なポイントがいくつかあります。

面接日程の確定通知を含む就活メールの返信時に、意識するべき5つのマナーを解説するので、ぜひ参考にしてください。

なお、就活メールのマナーについて詳しく知りたい人は「就職活動で送るメール。マナーは完璧ですか？」もあわせてご確認ください。

24時間以内に返信する

面接日程の確定通知など、企業からのメールには、できるだけ早く返信するのがマナーです。具体的には、24時間以内を目安に返信するように意識しましょう。

あまりに返信が遅いと「社会人として基本的なマナーが身についていない」や「志望度が低い」といった、悪印象を与えてしまう可能性があります。

ただし、「早く返事をした方がよいだろうから」と深夜にメールを送るのは避けるべきです。夜遅くにメールを作成した際は、翌日（企業の営業日）の午前中に送信しましょう。

また、休憩時間や多忙な時間帯の送信は控えるなど、相手の目線に立ってできる限り配慮することが重要です。

件名や本文は残しておく

企業からの面接日程確定メールに返信する際、件名や本文はそのまま残しておきましょう。

メールの件名を変えてしまうと、採用担当者が管理しづらくなってしまいます。また、一目で返信メールだと伝わるよう、件名に表示される「Re：」も削除しないようにしてください。

ただし、やりとりが増えると「Re：」の数も増えるため、メールを開かなくても件名を確認できるように、1つだけ残してあとは削除するのが親切です。

また、メールの返信時は、企業から送信された本文を残しておきましょう。これまでのやりとりの流れを返信メールだけで把握できれば、採用担当者の手間を省けます。

なお、企業から送信された本文を返信メールに引用するには、メールソフトの設定が必要です。現状、送られてきた内容が消えてしまう場合は、忘れずに再設定しておきましょう。

就活にふさわしいアドレスを使う

就活において企業にメールを送る際は、大学指定のアドレスを使うのが無難です。

大学指定のアドレスなら基本的に名前・大学名が入っていて使いやすいほか、メールが届く頻度も少ないため、企業からの重要なメールを見落とすリスクが低いと考えられます。

もし、新たに就活用のアドレスを作るなら、ペットや好きなキャラクターの名前などプライベート要素の強い単語を入れるのは避け、自分の名前や誕生日などに留めましょう。

スケジュール未定の場合は日程確定の期日を伝える

企業から面接の日程に関するメールが届いた際、同時にエントリーした企業の選考スケジュール次第で、すぐに日程を確定できないケースも考えられます。

そのような場合でも、メールの返信を放置するのはおすすめしません。すぐに面接の日程を確定できない場合は、いつまでに日程を連絡するのか期日を返信しましょう。

具体的には「△月△日△時までにご連絡いたします」とメール内で伝えてください。どんな理由があろうと、企業からのメールを放置することで先方に迷惑をかけてしまう可能性があるため、早めの返信を心がけましょう。

正しい敬語を使う

面接の日程を確定するために企業への返信メールを書く際は、正しい敬語を使うように意識してください。

例えば、「了解しました」と「すみません」は、目上の人へ使用するには不適切な言葉とされています。「了解しました」は「承知しました」、「すみません」は「申し訳ございません」と表現するようにしてください。

そのほか、会社を敬って表す言葉に「御社」と「貴社」がありますが、話し言葉（対面や電話）なら御社、書き言葉（メールや手紙）なら貴社を使います。

基本的なビジネスマナーが身についていることをアピールするためにも、適切な言い回しを意識しましょう。

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面接日程確定メールに返信する際の7つの構成

面接の日程を確定するために、企業への返信メールを書く際は、本項で紹介する7つの項目が必須です。件名・宛名・本文・署名など、それぞれの項目に関する書き方のポイントを詳しく解説します。

宛先

宛先を入力する際は、指定されたアドレスを1つだけ記載するのが一般的です。メールの誤送信を防ぐためにも、入力したアドレスが間違っていないか、十分確認してから送信しましょう。

件名

採用担当者がメールの内容を一目で把握できるよう、件名には用件、氏名、大学名を入れます。なお、企業からのメールに返信する際は「Re：」や用件はそのままにして、氏名と大学名を記載しましょう。

なお、就活メールの件名の書き方を詳しく知りたい人は「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」もあわせてご確認ください。

宛名

企業名を正式名称で記載します。「株式会社」を（株）と略さないように注意してください。宛名の敬称は、会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」と記載します。

なお、宛名を書く際には、以下の掲載順を意識しましょう。

担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載するのが適切です。

はじめの挨拶

初めて志望企業にメールを送る場合は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」などの挨拶から書き出します。

その後「△△大学の働楽花子と申します」のように名乗ってから本題に入りましょう。

本文

本文には、確定した面接日程を承諾する旨や、日程変更の提案などを記載します。冗長な言い回しは避け、結論から簡潔に伝えるように意識しましょう。

締めの挨拶

本文の後には「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった結びの挨拶文を入れてください。

わざわざ時間を割いてメールを確認してくださったことに対して、感謝の言葉を伝えましょう。

署名

就活メールでは、最後に署名を記載するのが一般的です。

署名には氏名、大学名・学科名・学年、電話番号、メールアドレスを記載します。電話番号は、外出時にも連絡できるスマートフォン（携帯電話）の番号を載せましょう。

そのほか、本文と署名を区別しやすくするために、「-」や「＝」で線を引くのがおすすめです。

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面接日程確定メールへの返信例文5選

面接の日程を確定するメールに返信する際は、状況によって文面や記載内容を変更する必要があります。

具体的にどのような文面にするべきかわからない学生のために、5つの状況別に面接日程確定メールの返信例文を紹介します。紹介する例文を参考に、基本的なマナーを意識した返信メールを作成しましょう。

なお、就活の日程希望メールの書き方や例文をチェックしたい人は「面接の日程希望メールはどう書く？マナーと例文をご紹介」もあわせてご確認ください。

指定された日時に行ける場合の返信例文

先述のとおり、企業からのメールに返信する際は「Re：」と件名をそのままにして送ります。指定された日に会社に行ける場合は、確認の意味を込めて返信メールにも日時を記載しましょう。

日程変更が必要な場合の返信例文

指定された日にほかの予定があるときは、返信メールで複数の候補日を提示するとやりとりがスムーズに進みます。その際、都合のよい時間帯も併せて記載するようにしてください。

日程変更に対するお礼の返信例文

企業から日程変更を承諾する旨のメールが届いたら、できるだけ早く返信するのがマナーです。お手数をかけてしまったことに対して、誠意が伝わる対応を心がけましょう。

Web面接時の返信例文

Web面接の場合は「貴社へ伺います」ではなく「日時に関して承知いたしました」と記載しましょう。なお、事前にイヤホンマイクなどの動作チェックを済ませておくよう指示された場合、無事完了している旨を伝えると、好印象を期待できます。

面接に関して質問がある場合の返信例文

面接に関して質問事項がある場合は、件名でその旨を伝えてください。メールを開かなくても用件が一目で伝わるため、採用担当者の手間を省けます。

なお、就活における質問メールの書き方を詳しく知りたい人は「就活で企業に送る質問メールの書き方を解説！注意点や例文も紹介」もあわせてご確認ください。

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面接日程を確定するとき以外の就活メール返信例文

面接日程を確定するとき以外にも、採用担当者とメールのやりとりをするシチュエーションは多々あります。

就活における状況別にメールの例文を紹介するので、文面を考える際の参考にしてください。

なお、就活メールの例文とマナーを知りたい人は「例文つき！就活メールのマナーを解説」もあわせてご確認ください。

内定を承諾する場合の例文

内定を承諾する場合は「入社後に活躍したい」という旨の言葉を入れておくと、さらに好印象を与えられます。

なお、内定メールへの返信の書き方を知りたい人は「就活内定メールにはどう返信する？シーン別例文3選」もあわせてご確認ください。

内定を辞退する場合の例文

内定辞退のメールは、できるだけ早めに送るのがマナーです。なお、辞退の理由を詳しく説明する必要はなく「諸事情」や「一身上の都合」と伝えれば問題ありません。

内定を保留する場合の例文

内定を保留する場合は、理由を伝えたうえで提案をするのがマナーです。3日〜1週間程度を目安に返答の期日を伝えましょう。

面接のお礼を伝えるメールの例文

面接のお礼メールは、当日中に送るのがマナーです。また、面接時に採用担当者に質問した内容を簡単に入れると印象がよくなります。

なお、お礼メールの書き方を詳しく知りたい人は「お礼メールの書き方が分からない！ポイントや例文を解説」もあわせてご確認ください。

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面接日程確定メールに関するトラブル対処法

就活メールでは、返信が遅れてしまったり、企業から返事がなかったりなど、トラブルが発生するケースもあります。

トラブルが発生してしまった場合の具体的な対処法を解説するので、万が一の備えとしてしっかり把握しておきましょう。

返信が遅れたとき

基本的に就活のメールは受信から24時間以内に返信するのがマナーです。しかし、「メールに気付かなかった」「メールを確認していたが返信を忘れていた」といった場合、返信が遅れてしまうこともあるでしょう。

返信が遅れた場合、メールの受信に気付いた時点ですぐに返信してください。

なお、本文中で「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」という旨のお詫びをするのは当然必要ですが、遅れた理由は書かないようにしてください。

遅れた理由を書くと、たとえ理由が本当でも言い訳がましくネガティブなイメージを与えてしまう可能性があります。とにかく、誠心誠意謝罪する気持ちが伝わるような文面を意識しましょう。

企業からメールの返事がないとき

企業からの返信がない場合、ひとまず2週間程度は様子をみてください。それでも返信が来ない場合はメール、もしくは電話にて問い合わせましょう。

ただし、電話だと担当者の時間を強制的に奪ってしまうため、急ぎの用件以外はメールでの問い合わせが適切です。

問い合わせメールの例文

就活における問い合わせメールの書き方や例文については「就活における問い合わせメールの書き方とは？例文付きでご紹介！」でも紹介しています。

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面接日程確定メールへの返信など就活のマナーを知りたい学生へ

面接の日程を確定するメールへ返信する際は、社会人としてのマナーに基づく、先方への配慮が必要です。しかし、就活を進めるうえで、基本的なマナーを身につけていない学生が多いのも事実です。

初めて就活に挑戦する学生のなかには「就活メールを送る際や面接時のマナーがわからない」という人もいるのではないでしょうか。

そのような悩みを抱える就活生は「量より質」の就活エージェント「キャリアチケット」に相談してみるのがおすすめです。

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