就活メールのマナーは採用に影響する!正しい書き方を例文付きで解説

このページのまとめ

  • 就活メールは24時間以内に返信するのがマナー
  • 全文引用でRe:を残して返信する
  • 就活メールの件名は「用件・大学名・名前」が鉄則
  • 本文は読みやすく簡略にまとめることが重要
  • 就活メールは署名を入れて誰からのメールか分かるように

「就活メールの書き方が分からない…」と悩む就活生は多いでしょう。企業にメールするときは、どんな言葉遣いをしていいか迷いますよね。
就活では、言葉遣いはもちろん件名や署名、返信のタイミングまで配慮することが重要。マナーを守って読みやすいメールを送れば、採用担当者に好印象を与えられます。
このコラムでは、就活メールの基本的なマナーと正しい書き方について解説し、選考突破を後押しします。

就活メールのマナーは合否を左右する可能性も

就活では、メールのマナーを守らないと合否に影響する恐れがあります。マナー違反のメールは、採用担当者に「常識がない」「やる気がない」と判断されるからです。
余計なリスクを避けるためにも、メールを書く前に正しいマナーを確認しておきましょう。
 

就活メールで押さえておきたい基本的な4つのマナー

就活メールでは間違えやすいポイントがあるので、自分に当てはまらないかチェックすることが重要です。
就活メールで押さえておきたい基本的な4つのマナーを見ていきましょう。

1.アドレスは社会人らしいシンプルなものを使う

企業にメールを送るときは、社会人らしいシンプルなアドレスを使いましょう。
「愛称@~」や「単語@~」といったアドレスは幼稚な印象が強く、ビジネスの場にふさわしくありません。
アドレスは「名前@~」「名前+誕生日@~」のような社会人らしいシンプルなものがおすすめ。シンプルなアドレスがない人は、Gmailなどを使って新しいアドレスを用意しましょう。

2.返信は24時間以内が鉄則

返信が遅いのは相手に対して失礼なので、遅くとも24時間以内にメールを返しましょう。
採用担当者によっては深夜の返信を非常識に感じるので、企業の就業時間内にメールを送るのがベター。
忙しくて日中に返信できない人は、送信予約機能を使ってメールを作成するのがおすすめです。

また、どうしても24時間以内に答えられないときは、取り急ぎの連絡だけでも入れておきましょう。「ご連絡ありがとうございます。~の件につきましては、〇日まではご返信いたします」のように返信すれば、採用担当者に事情が伝わりやすくなります。

3.本文を残して返信する

企業からのメールは、送られてきた本文をそのまま残し、全文引用で返信します。
本文を残せば1通のメールで過去のやり取りが分かるので、採用担当者が内容を確認しやすくなるからです。
本文を消してしまうと何のやり取りか分からず、過去のメールを探す手間をかける可能性も。採用担当者に余計な手間をかけないためにも、メールは全文引用で返信することを覚えておきましょう。

4.文字に色を付けたり太字にしたりしない

就活メールでは、目立たせたい文字に色を付けたり、太字にしたりしてはいけません。
かえって読みにくくなりますし、採用担当者によっては「不真面目」「社会人としての意識が低い」と判断する可能性も。
文字は装飾せず黒字のまま使い、読みやすい見た目を心がけましょう。

就活メールで守りたい4つの正しい書き方

就活メールは、正しい書き方を心がけると読みやすく仕上がります。下記で、就活メールで守りたい4つの正しい書き方を確認しておきましょう。

1.件名は「用件・大学名・名前」

企業にメールを送るときは、件名を「用件・大学名・名前」にするのがポイント。
採用担当者は毎日多数のメールを受け取っているので、分かりにくい件名では見落とされる恐れがあるからです。
件名は「【面接日程変更のお願い】〇〇大学××」のように簡潔にまとめ、ひと目で内容が分かるようにしましょう。

返信の場合は件名はそのまま、Re:も残す

企業からのメールに返信するときは、件名は変えずに「Re:」も残すのがマナーです。
そもそも、「Re:」は返信を意味する記号。
件名を「Re:件名そのまま・大学名・名前」にすることで、何のメールに対する返信かがひと目で分かりやすくなります。

2.宛名は企業名・部署名・氏名を正式名称で書く

メールの宛名は企業名・部署名・担当者名を正式名称で書きます。
ビジネスの場では略称を使うのはマナー違反なので、(株)と略さず「株式会社」と正式名称で書きましょう。


株式会社キャリアチケット
人事部 〇〇様

担当者の名前が分からないときは、「人事部御中」または「人事部 採用ご担当者様」と書いて構いません。

3.本文は読みやすく簡潔に

メールの本文は要点を簡潔にまとめ、読みやすいよう配慮することが重要。ダラダラと文章が続くと読みづらいので、改行や段落を入れてメリハリを作ってください。

また、メールでは丁寧な言葉遣いと心配りを見せることも大切です。「ご多忙のなかお時間をいただきありがとうございました」「お忙しいなかお手数をおかけして申し訳ありません」といった言葉を入れると、相手を思いやる気持ちを示せます。

本文の書き出しは「挨拶+名乗り」から始める

本文を書き始めるときは、「挨拶+名乗り」から始めるのがマナーです。
ビジネスで使われる挨拶は、「お世話になります」「お世話になっております」が一般的。

「お世話になります」はこれから取引を始める相手に使うので、初めてのメールで使います。一方、「お世話になっております」はすでに取引を行っている相手に使うので、2回目以降のメールで使ってください。

4.署名を入れて誰からのメールか分かるようにする

メールの最後には署名(大学名・名前・メールアドレス・電話番号)を入れて、誰からのメールか分かるようにしましょう。署名の例は下記のとおりです。

〇〇大学××学部×年
就活太郎
taro.shukatu@AAA.co.jp
09012345678

署名の前に「ーーー」や「===」で直線を引くと、本文との境が分かりやすく、見栄えも良くなります。

シチュエーション別!就活メールのマナーと例文

就活では企業の採用担当者にメールする機会が多いので、シチュエーションごとのマナーを守ることが重要です。
シチュエーション別のメールのマナーと例文を確認しておきましょう。

指定面接日で参加できる場合のメール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程にて、貴社に伺います。

日時:×月×日(△)×時
場所:〇〇ビル〇階

お忙しい中、貴重なお時間をいただき大変嬉しく思っております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。」

指定された面接日で参加できる場合は、日時と場所を引用して返信し、認識にずれがないことを明確にしましょう。

希望の面接日程を伝える場合のメール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の日程についてですが、下記の日程で伺い可能ですがいかがでしょうか。

×月×日(月)13時~18時
×月×日(木)10時~18時
×月×日(金)終日

ご多忙のなかお手数おかけして大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。」

こちらから候補の日時を送るときは、候補日を複数挙げ、日程調整にかかる時間と手間を省きましょう。

面接日程の変更願いのメール

件名
「面接日程の調整のお願い(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、二次面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ぜひ、次回の面接に参加したく存じます。

しかし、大変恐縮ではありますが、学期末試験のスケジュール変更に伴い、いただいた日程では参加することが難しい状況です。
勝手なお願いで申し訳ありませんが、以下の候補日のなかから面接日時をご調整いただけないでしょうか。
ご都合が難しい場合、再度日程を提案させていただきます。

(1)〇月×日(月)終日可能
(2)〇月×日(火)10時~14時
(3)〇月×日(金)13時~18時

ご多忙の中、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。」

面接日程の変更をお願いするときは、まず指定した日時に行けないことをお詫びします。行けなくなった理由は差支えの無い範囲で述べ、やむを得ない事情があることを伝えましょう。

面接日程の変更に対するお礼メール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、面接日程のご調整をいただき、誠にありがとうございます。
それでは、ご調整いただいた下記の日程で貴社にお伺いします。

日時:〇月×日(月)
場所:〇〇ビル〇階

お忙しいなか、お手数をおかけしてしまい申し訳ありません。
当日はよろしくお願いいたします。」

面接日程を変更してもらったときは、メールの冒頭で感謝の気持ちを表します。調整してもらった日時を引用し、お互いの認識ミスを防ぎましょう。

一度決定した面接日の変更をお願いするメール

件名
「〇月×日△時の面接日程変更のお願い(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××と申します。

〇月×日△時より面接のお約束を頂戴しておりましたが、諸般の事情により伺うことが困難になりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話差し上げましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎ連絡させていただきました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、以下の日程の中で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
もし、ご調整が難しい場合には、日程を再度提示いたしますのでお申し付けください。

(1)〇月×日(月)終日可能
(2)〇月×日(火)10時~14時
(3)〇月×日(金)13時~18時

後ほど、再度お電話させていただきます。
ご多用の折、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。」

再調整は失礼なことなので、電話で直接謝罪し、依頼するのがマナーです。担当者が不在の場合はメールで用件を伝えたあと、改めて電話をかけ直してください。

すでに決定した面接日をキャンセルする場合のメール

件名
「面接キャンセルのお詫び(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

〇月×日△時から、面接のお約束をしていただきましたが、体調不良のため貴社に伺うのが困難になってしまいました。

お忙しいなかご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。

勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接日時を再調整していただくことは可能でしょうか。
ご調整が難しい場合には、日程を再度提示いたしますのでお申し付けください。

(1)〇月×日(月)終日可能
(2)〇月×日(火)10時~14時
(3)〇月×日(金)13時~18時

お忙しいなかお時間をご調整いただいたにも関わらず、申し訳ありません。
急なご連絡になったこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。」

面接をキャンセルするときは、キャンセルが分かった時点で早めに連絡します。
電話のほうが丁寧な印象になるので、電話で連絡するのがマナー。つながらなかったときはメールで用件を伝え、改めて電話で連絡してみましょう。

面接後のお礼メール

件名
「◯月☓日採用面接のお礼(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

本日はお忙しいなか、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺うなかで、貴社が高品質なサービスを提供できる理由が分かり、ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」

すぐに合否が出る可能性があるので、お礼メールは遅くとも面接翌日までに送るのが基本。
お礼と一緒に面接で感じたことや入社への意欲を伝え、自分ならではの言葉になるよう工夫してください。

面接を辞退する場合のメール

件名
「面接辞退のご連絡(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

誠に申し訳ありませんが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

〇月×日△時から予定されております二次面接への参加を、辞退させていただければ幸いです。

ご多忙のなか貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、身勝手なお願いをしてしまい、誠に申し訳ございません。
本来直接お詫びすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

面接を辞退するときは、面接日を書いておくことがポイント。辞退の理由について詳しく書く必要はありませんが、丁寧な文章で謝罪の気持ちを示しましょう。

内定承諾のメール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定をいただくことができ、大変嬉しく思っています。
重ねて感謝申し上げるとともに、謹んでお受けいたします。

貴社の一員として一日でも早く活躍できるよう、努力する所存です。
貴社の皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。」

内定承諾のメールは早めに送り、感謝と抱負を述べて仕事への熱意を伝えましょう。

内定保留のメール

件名
「内定保留のお願い(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、返答については〇月×日までお時間をいただけないでしょうか?

現在、選考が進んでいる企業がほかにもあり、そちらの選考が〇月×日に終了する予定となっております。
貴社への入社を前向きに考えておりますが、人生に関わる重大な決断のため、慎重に判断したいと思っております。

お忙しいなか、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、ご理解いただけますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。」

内定保留は早めに依頼し、「いつまで待ってほしいか」日にちを明確にします。理由は簡略に述べ、あくまでも入社したい気持ちはあることをアピールしましょう。

内定辞退のメール

件名
「内定辞退のご連絡(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

自身の適性を改めて考えた結果、別の会社とのご縁を感じ、入社する決意を固めました。
貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような返答となり申し訳ありません。

本来、直接お伺いしてお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。

面接をご担当下さった〇〇様、採用に関わってくださった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。」

内定辞退は企業にとっては迷惑なことなので、なるべく早く送るのがベスト。理由は「自分の適性」など角が立たないものにし、印象を悪くしないようにしましょう。

OB・OG訪問の依頼メール

件名
「OB(OG)訪問のご依頼(大学名・名前)」
本文
「はじめまして。
突然のご連絡で失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××と申します。

大学のキャリアセンターで〇〇様のご連絡先を紹介していただき、OB(OG)訪問のお願いでご連絡差し上げました。

私は現在××××年新卒採用に向けて就職活動をしており、貴社に大変魅力を感じています。
是非〇〇様にお会いしてお話を伺い、貴社への理解を深めたいと考えています。

ご多用のなか大変恐縮ですが、ご検討いただければ幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。」

OB・OG訪問を依頼するときは、誰から連絡先を聞いたのか最初に伝えます。依頼を受けてくれるかはOB・OGの判断次第なので、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

OB・OG訪問のお礼メール

件名
「OB(OG)訪問のお礼(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

〇〇様とお話することで、今まで分からなかったことが解消でき、ますます貴社で働きたいという気持ちが強まりました。

なかでも〇〇様がお話してくださった××(OB・OGが話した印象的なエピソード)はとても勉強になりました。
〇〇様のお話を大切にして、これからも企業研究を進めてまいります。

またご相談に伺う機会もあるかと存じますが、その折にはご指導をよろしくお願いいたします。

本日は丁寧にご対応くださいまして、誠にありがとうございました。」

お礼メールは、OG・0B訪問をした当日中に送るのがマナー。OB・OGが話した具体的なエピソードを入れ、感謝の気持ちを伝えましょう。
 

説明会のお礼メール

件名
「会社説明会のお礼(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

本日は貴社の説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

説明会では、貴社の業務内容や将来のビジョンについて詳しくお話しいただき、貴社への理解を深められました。
また、社内制度についての質問にも分かりやすくお答えいただき、貴社で働きたいという気持ちがより強くなりました。

お忙しいなか、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」

会社説明会のお礼メールは、遅くとも説明会翌日までに送ります。具体的な感想を添えて感謝を伝えると、入社への意欲が伝わりやすくなるでしょう。

インターンシップ参加のお礼メール

件名
「インターンシッププログラム参加のお礼(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、〇日間に渡りインターンシップ参加の機会をいただき、誠にありがとうございます。
インターンシップを通して、貴社の経営ビジョンや仕事内容について知ることができ、貴社で働く面白さを体験できました。

ぜひ、会社説明会が開催されたときには、貴社の選考に参加したいと考えています。
この経験を活かし、貴社の一員になれるよう今後も努力してまいります。

ご多忙のなか、ご指導いただき誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」

インターンシップ参加のお礼メールは、インターンシップが終わった翌日までに送るのが一般的。感謝とともにインターンで学んだこと・感じたことを伝えれば、好印象なメールが仕上がるでしょう。

応募書類を添付して提出するときのメール

件名
「応募書類のご提出について(大学名・名前)」
本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××と申します。

新卒採用のエントリーシートご提出のため、ご連絡いたしました。

PDF形式にて、本メールに添付しております。
お忙しいなか恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」

添付ファイルを送るときは、送った書類の名前と添付ファイルの形式を記載します。ファイルを添付し忘れないよう、送信前にチェックすることをおすすめします。

就活メールは用件を伝え終われば返信は不要

就活メールは、面接の日時やお礼など用件を伝え終わったら返信は不要です。
企業側から「承知いたしました」「よろしくお願いいたします。」などのメールが返ってきても、
用件をお互いが確認できていれば返信しなくて構いません。
メールを終わらせるのがこちらであってもマナー違反ではないので、不必要に返信しないようにしましょう。

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