就活メールのマナーを解説!シチュエーション別の例文も紹介

このページのまとめ

  • 就活に使用するメールアドレスは社会人らしいシンプルなものにする
  • 企業からのメールは受け取ってから早い段階、もしくは24時間以内に返信しよう
  • 就活メールは読みやすいよう適宜改行しつつ、簡潔に用件を書くのがポイント
  • 就活メールでは過不足なく用件を伝えることを意識し、不必要な返信はしない
  • 企業に面接のお礼メールを送る際は、感謝の言葉と入社の意欲を伝えよう

就活メールのマナーを解説!シチュエーション別の例文も紹介のイメージ

就活では、企業とメールでやり取りする機会が増加します。そんな中、ビジネスメールを送る場合のマナーについて不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。
就活では、言葉遣いはもちろん、件名や署名、返信のタイミングなどに配慮することが重要です。
マナーを守って読みやすいメールを送れば、企業に好印象を与えられます。
就活メールの基本的なマナーや正しい書き方を知り、選考突破につなげましょう。

就活メールの6つの基本マナー

ここでは、就活メールの基本的な6つのマナーを紹介します。
マナーを心掛けるのはメールだけでなく、チャットツールを使用してやり取りする場合も同じです。基本のマナーを押さえ、採用担当者に好印象を与えましょう。

1.就活用のメールアドレスを使用する

企業にメールを送るときは、シンプルなメールアドレスを使いましょう。
「愛称@~」や「単語@~」などのアドレスは幼稚な印象が強く、ビジネスの場にふさわしくありません。
就活メールのやり取りに使うアドレスは、「名前@~」「名前+誕生日@~」のようなシンプルなものがおすすめです。シンプルなアドレスがない場合は、就活用の新しいアドレスを用意しましょう。

2.返信は24時間以内を心掛ける

返信が遅いのは相手に対して失礼なので、基本は受信してから早い段階、もしくは24時間以内にメールを返すのが理想的です。
どうしても24時間以内に返信できないときは、取り急ぎの連絡だけでもしてください。「ご連絡ありがとうございます。~の件につきましては、〇日までにご返信いたします」というように返信すれば、採用担当者に事情が伝わりやすくなります。

時間帯に注意しよう

就活メールは24時間以内の返信が望ましいですが、時間帯にも考慮する必要があります。
採用担当者によっては深夜の返信を非常識に感じる方もいるので、できるだけ企業の就業時間内にメールを送りましょう。
忙しくて日中に返信できない人は、あらかじめ作成しておいたメールを指定時間に送れる「送信予約機能」を使うのがおすすめです。送信予約時刻を翌日の午前中にしておけば、メール送信を忘れることがないため安心でしょう。

3.本文を残して返信する

企業からのメールは、送られてきた本文をそのまま残し、全文引用で返信しましょう。
本文を残せば1通のメールで過去のやり取りが分かるので、採用担当者が内容を確認しやすくなります。本文を消してしまうと何のやり取りか分からず、過去のメールを探す手間がかかる可能性も。
採用担当者に余計な手間を取らせないためにも、メールは全文引用で返信することを覚えておきましょう。

4.文字を装飾しない

就活メールでは、目立たせたい文字に色をつけたり、太字にしたりするのは避けましょう。
文字は装飾せず黒字のまま使い、読みやすい見た目を心掛けてください。また、絵文字の使用もNGです。

5.敬語の間違いに注意する

よくある敬語の間違いに注意しましょう。
たとえば、正しくは「ご連絡いたしました」と使うべきところを、「ご連絡させていただきました」と二重敬語を用いてしまう場合があります。また、一見敬語のように読める「了解です」も、「かしこまりました・承知いたしました」といった正しい敬語の表現にしなければなりません。敬語の使い方や二重敬語は特に間違えやすいので要注意です。
言葉遣いは丁寧に越したことはないですが、普段使いしないような過剰な敬語はかえって不自然な印象になることもあります。丁寧かつ自然な言葉遣いを心掛けましょう。

6.最後に見直しをする

メールを書き終わったら、最後に誤字や脱字、伝え忘れなどがないか、よく見直しましょう。
企業名や担当者名、宛先のメールアドレスなどが間違っていないかも忘れずに確認してください。

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彼女の名前入れてない?就活メールアドレスの正解とは

就活メールの6つの正しい書き方

就活メールは、正しい書き方を心掛けると読みやすく仕上がります。下記に就活メールの正しい書き方を6つ挙げているので、確認しておきましょう。
また、メールを書き途中で誤って送信してしまわないよう、送信先のアドレスは最後に入力することをおすすめします。すべて書き終えて、見直しをしてから入力すると良いでしょう。

1.件名は「用件・大学名・名前」

企業にメールを送るときは、件名を「用件・大学名・名前」にするのがポイント。
採用担当者は毎日多数のメールを受け取っているので、分かりにくい件名では見落とされる恐れがあるります。件名は「【面接日程変更のお願い】〇〇大学××」のように簡潔にまとめ、ひと目で内容が分かるようにしましょう。

返信の場合、件名はそのままでRe:も残す

企業からのメールに返信するときは、件名は変えずに「Re:」も残すのがマナーです。
「Re:」は返信を意味する記号。件名を「Re:件名そのまま・大学名・名前」にすることで、何のメールに対する返信かがひと目で分かりやすくなります。

2.宛名は企業名・部署名・氏名を正式名称で書く

メールの宛名は「企業名・部署名・担当者名」を正式名称で書きます。
ビジネスの場では略称を使うのはマナー違反なので、(株)と略さず「株式会社」と正式名称で書きましょう。

<例>
株式会社キャリアチケット
人事部 〇〇様

担当者の名前が分からないときは、「人事部御中」または「人事部 採用ご担当者様」としてください。

3.本文の書き出しは「挨拶+名乗り」から始める

本文を書き始めるときは、「挨拶+名乗り」から始めるのがマナーです。
ビジネスで使われる挨拶は、「お世話になります」や「お世話になっております」などが一般的。
「お世話になります」はこれから取引を始める相手に使うので、初めてのメールで使います。一方、「お世話になっております」はすでに取引を行っている相手に使うので、2回目以降のメールで使用しましょう。

4.本文は読みやすく簡潔に書く

メールの本文は要点を簡潔にまとめ、読みやすいよう配慮してください。文章が冗長になると読みづらいので、改行や段落を入れてメリハリを作りましょう。

5.締めの挨拶をする

締めの挨拶として、「ご多用のなかお時間をいただき、ありがとうございます」や「お忙しいなかお手数をお掛けし、申し訳ございません」などと記載しましょう。相手への感謝の気持ちや、思いやりが示せます。

6.署名を入れる

メールの最後には署名「大学名・名前・メールアドレス・電話番号」を入れて、誰からのメールか分かるようにしましょう。署名の例は下記のとおりです。

〇〇大学××学部×年
就活太郎
taro.shukatu@AAA.co.jp
090-XXX-XXX

署名の前に「ーーー」や「===」で直線を引くと、本文との境が分かりやすく、見栄えも良くなります。

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就活メールは用件を伝え終われば返信は不要

就活メールは、面接の日時やお礼など、用件を伝え終わったら返信は不要です。
企業側から「承知いたしました」「よろしくお願いいたします」などのメールが返ってきても、
用件をお互いが確認できていれば返信しなくても問題ありません。
メールを終わらせるのがこちらであってもマナー違反には当たらないため、不要なやり取りを増やさないようにしましょう。

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就活メールの作成・管理・返信のマナーは?

16のシチュエーション別!就活メールの例文

この項目では、就活でよく使用するメールの例文を面接やOB・OG訪問、会社説明会などのシチュエーション別に紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

1.指定面接日で参加できる場合のメール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程にて、貴社に伺います。

日時:×月×日(△)×時
場所:〇〇ビル〇階

お忙しい中、貴重なお時間をいただき大変うれしく思っております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。」

指定された面接日で参加できる場合は、日時と場所を引用して返信し、認識にずれがないことを明確にしましょう。

2.希望の面接日程を伝える場合のメール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の日程についてですが、下記の日程でお伺い可能です。

×月×日(月)13時~18時
×月×日(木)10時~18時
×月×日(金)終日

ご多用のなかお手数お掛けして大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。」

こちらから候補の日時を送るときは、候補日を複数挙げ、日程調整に掛かる時間と手間を省きましょう。

3.面接日程の変更願いのメール

件名
「面接日程調整のお願い(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、二次面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ぜひ、次回の面接に参加したく存じます。

しかし、大変恐縮ではありますが、学期末試験のスケジュール変更に伴い、いただいた日程ではお伺いすることが難しい状況です。
勝手なお願いで申し訳ございませんが、以下の候補日のなかから面接日時をご調整いただけないでしょうか。
ご都合が難しい場合、再度日程を提案いたします。

(1)〇月×日(月)終日可能
(2)〇月◯日(火)10時~14時
(3)〇月△日(金)13時~18時

ご多用の中、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。」

面接日程の変更をお願いするときは、まず指定した日時に行けないことをお詫びします。行けなくなった理由は差支えのない範囲で述べ、やむを得ない事情があることを伝えましょう。

4.面接日程の変更に対するお礼メール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、面接日程のご調整をいただき、誠にありがとうございます。
ご調整いただいた下記の日程で貴社にお伺いいたします。

日時:〇月×日(月)
場所:〇〇ビル〇階

お忙しいなか、お手数をお掛けしてしまい、申し訳ございません。
当日はよろしくお願い申し上げます。」

面接日程を変更してもらったときは、メールの冒頭で感謝の気持ちを表します。調整してもらった日時を引用し、お互いの認識ミスを防ぎましょう。

5.一度決定した面接日の変更をお願いするメール

件名
「〇月×日△時の面接日程変更のお願い(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××と申します。

〇月×日△時より面接のお約束を頂戴しておりましたが、諸般の事情により伺うことが困難になりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話差し上げましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡いたしました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、以下の日程の中で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
もし、いずれもご調整が難しい場合には、別の日程を提示いたしますのでお申し付けください。

(1)〇月×日(月)終日可能
(2)〇月×日(火)10時~14時
(3)〇月×日(金)13時~18時

後ほど、再度お電話いたします。
ご多用の折、ご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。」

再調整は失礼なことなので、電話で直接謝罪し、依頼するのがマナーです。担当者が不在の場合は、メールで用件を伝え、改めて電話を掛け直してください。

6.すでに決定した面接日をキャンセルする場合のメール

件名
「面接キャンセルのお詫び(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

〇月×日△時から、面接のお約束をしていただきましたが、体調不良のため貴社に伺うのが困難になってしまいました。

お忙しいなかご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ございません。

勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接日時を再調整していただくことは可能でしょうか。
ご調整が難しい場合には、日程を再度提示いたしますのでお申し付けください。

(1)〇月×日(月)終日可能
(2)〇月〇日(火)10時~14時
(3)〇月△日(金)13時~18時

お忙しいなかお時間をご調整いただいたにも関わらず、申し訳ございません。
急なご連絡になったこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。」

面接をキャンセルするときは、分かった時点で早めに連絡しましょう。
丁寧な印象を与えるため、電話で連絡するのが基本のマナーです。
つながらなかったときはメールで用件を伝え、改めて電話で連絡してみましょう。

7.面接後のお礼メール

件名
「◯月☓日採用面接のお礼(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

本日はお忙しいなか面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺うなかで、貴社が高品質なサービスを提供できる理由が分かり、ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。

取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多用かと存じますので、ご返信にはおよびません。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」

すぐに合否が出る可能性もあるので、お礼メールは遅くとも面接翌日までに送るのが基本。
お礼と一緒に面接で感じたことや入社への意欲を伝え、自分ならではの言葉になるよう工夫してください。

8.面接を辞退する場合のメール

件名
「面接辞退のご連絡(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退したく、ご連絡差し上げました。

〇月×日△時から予定されております二次面接への参加を、辞退させていただければ幸いに存じます。

ご多用のなか貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、身勝手なお願いをしてしまい、誠に申し訳ございません。
本来直接お詫びすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

面接を辞退するときは、面接日を書いておくことがポイント。辞退の理由について詳しく書く必要はありませんが、丁寧な文章で謝罪の気持ちを示しましょう。

9.内定承諾のメール

件名
「Re:メールの件名を変えずに返信(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
重ねて感謝申し上げるとともに、謹んでお受けいたします。

貴社の一員として一日でも早く活躍できるよう、努力する所存です。
貴社の皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。」

内定承諾のメールは早めに送り、感謝と抱負を述べて仕事への熱意を伝えましょう。

10.内定保留のメール

件名
「内定保留のお願い(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、返答については〇月×日までお時間をいただけないでしょうか?

現在、選考が進んでいる企業がほかにもあり、そちらの選考が〇月×日に終了する予定となっております。
貴社への入社を前向きに考えておりますが、人生に関わる重大な決断のため、慎重に判断したいと考えております。

お忙しいなか、ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。」

内定保留は早めに依頼し、「いつまで待ってほしいか」日にちを明確にします。理由は簡略に述べ、あくまでも入社したい気持ちはあることをアピールしましょう。

11.内定辞退のメール

件名
「内定辞退のご連絡(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮なのですが、内定を辞退したく、ご連絡いたしました。

自身の適性を改めて考えた結果、別の会社とのご縁を感じ、入社する決意を固めました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような返答となり申し訳ございません。

本来直接お伺いしてお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。

面接をご担当下さった〇〇様、採用に関わってくださった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。」

内定辞退は企業にとっては迷惑なことなので、なるべく早く送るのが無難です。理由は「自分の適性」など角が立たないものにし、印象を下げないようにしましょう。

12.OB・OG訪問の依頼メール

件名
「OB(OG)訪問のご依頼(大学名・名前)」

本文
「初めまして。
突然のご連絡で失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××と申します。

大学のキャリアセンターで〇〇様のご連絡先を紹介していただき、OB(OG)訪問のお願いでご連絡いたしました。

私は現在××××年新卒採用に向けて就職活動をしており、貴社に大変魅力を感じています。
ぜひ〇〇様にお会いしてお話を伺い、貴社への理解を深めたいと考えています。

ご多用のなか大変恐縮ですが、ご検討いただけると幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。」

OB・OG訪問を依頼するときは、誰から連絡先を聞いたのか最初に伝えます。依頼を受けてくれるかはOB・OGの判断次第なので、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

13.OB・OG訪問のお礼メール

件名
「OB(OG)訪問のお礼(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

〇〇様とお話しすることで、今まで分からなかったことが解消でき、ますます貴社で働きたいという気持ちが強まりました。

なかでも、〇〇様がお話してくださった××(OB・OGが話した印象的なエピソード)はとても勉強になりました。
〇〇様のお話を大切にし、これからも企業研究を進めてまいります。

またご相談に伺う機会もあるかと存じますが、その折にはご指導をよろしくお願いいたします。

本日は丁寧にご対応くださり、誠にありがとうございました。」

お礼メールは、OG・OB訪問をした当日中に送るのがマナー。OG・OBが話した具体的なエピソードを入れ、感謝の気持ちを伝えましょう。

14.説明会のお礼メール

件名
「会社説明会のお礼(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

本日は貴社の説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

説明会では、貴社の業務内容や将来のビジョンについて詳しくお話しいただき、貴社への理解を深められました。
また、社内制度についての質問にも分かりやすくお答えいただき、貴社で働きたいという気持ちがより強くなりました。

お忙しいなか、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。」

会社説明会のお礼メールは、遅くとも説明会翌日までに送ります。具体的な感想を添えて感謝を伝えると、入社への意欲が伝わりやすくなるでしょう。

15.インターンシップ参加のお礼メール

件名
「インターンシッププログラム参加のお礼(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××です。

この度は、〇日間に渡りインターンシップ参加の機会をいただき、誠にありがとうございました。
インターンシップを通して、貴社の経営ビジョンや仕事内容について知り、貴社で働く面白さを体験できました。

会社説明会が開催されたときには、ぜひ、参加したいと考えています。
この経験を活かし、貴社の一員になれるよう今後も努力してまいります。

ご多用のなか、ご指導いただき誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。」

インターンシップ参加のお礼メールは、インターンシップが終わった翌日までに送るのが一般的。感謝とともにインターンで学んだこと・感じたことを伝えれば、好印象なメールに仕上がるでしょう。

16.応募書類を添付して提出するときのメール

件名
「応募書類のご提出について(大学名・名前)」

本文
「お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の××と申します。

新卒採用のエントリーシート提出のため、ご連絡いたしました。

PDF形式にて、本メールに添付しております。
お忙しいなか恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」

添付ファイルを送るときは、送った書類の名前と添付ファイルの形式を記載します。ファイルを添付し忘れないよう、送信前にチェックしておくのがベターです。

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就活で電話する場合の4つの注意点

企業との基本のやり取りはメールの場合が多いですが、急ぎの用件がある場合は電話で連絡することもあるでしょう。電話連絡の際は、下記の4つの点に注意してください。

1.始業や休憩の時間帯は避けて掛ける

始業直後の忙しい時間帯や、休憩時間は避けて連絡しましょう。電話は掛かってきたタイミングで対応しなければならないため、相手の負担となります。先方の状況を想像し、配慮することが大切です。

2.挨拶をしてから用件に入る

相手が電話に出たら、自分の大学名と名前を伝え、「いつもお世話になっております」と挨拶しましょう。それから、用件を伝えます。
また、受付の方が電話に出た場合も大学名と名前を同じように伝え、「◯◯の件でお電話差し上げたのですが、◯◯さまはいらっしゃいますか?」と、取り次ぎをお願いしてください。

3.声が聞き取りにくい場合は素直に伝える

相手の声が聞き取りにくい場合は、遠慮せずに伝えましょう。聞こえているふりをして、用件が分からなくなってしまったら本末転倒です。「申し訳ございません、お電話が少し遠いようなのですが、もう一度お願いできますでしょうか?」のように、丁寧に伝えれば問題ありません。

4.担当者不在の場合は改める旨を伝えよう

電話を掛けた際に担当者が不在だった場合は、「いつごろお戻りでしょうか?」と掛け直しても良い時間を聞き、「また改めてお電話いたします」と伝えましょう。また、急ぎの場合であれば伝言をお願いしてもOKです。

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