就活における問い合わせメールの書き方とは?例文付きでご紹介!

このページのまとめ

  • 問い合わせメールでは件名や本文の書き方を工夫し、挨拶文や署名を忘れないようにする
  • 問い合わせメールには絵文字や装飾文字を使わず、アドレスや送信時間にも気をつける
  • 説明会や服装、面接の日程調整などについてならメールで問い合わせても良い
  • 給与や待遇については避けたほうが良いが、面接の日程は説明すれば理解してもらえる

就活における問い合わせメールの書き方とは?例文付きでご紹介!のイメージ

初めての就活は分からないことばかりで、企業に直接尋ねなければ知ることができない情報もたくさんあるでしょう。しかし、メールのマナーを知らずに問い合わせメールを送ってしてしまうと、採用担当者にマイナスイメージを与えてしまう可能性があります。就活中は問い合わせメールのマナーも見られていると意識しましょう。このコラムでは、企業への問い合わせメールの書き方、注意点などをご紹介しています。

 

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問い合わせメールの書き方

まず、ここでは問い合わせメールの書き方をご紹介。就活中は、企業とメールでやり取りする機会が多くあります。面接の日程調整や選考結果の連絡に対する返信、内定承諾の返信など、さまざまなやり取りを行うでしょう。以下で問い合わせメールの書き方やマナーをチェックしてみてください。

件名を分かりやすくする

メールの件名は「【◯◯大学 山田一郎】2022年度 採用説明会について」など、分かりやすいものにしましょう。メールを受信したとき、最初に目に入るのは件名です。件名は、そのメールがどんな内容のものなのかを伝えるものなので、「誰からどんなメールが送られてきたのか」がすぐに分かる内容にする必要があります。また、件名が長すぎてしまうのは厳禁です。件名にダラダラとした長文を記入してしまうと読みづらくなり、内容を簡潔に伝えられなくなってしまいます。

本文の初めに宛名を記入する

まず、本文にはメールの送り先である企業名と担当者名などの宛名を記入するのがマナーです。もし、問い合わせ先の担当者の個人名が分からない場合は「人事担当者様」「新卒採用担当者様」などで問題ありません。また、複数の方にメールを送る場合、宛名がないと誰に送られたメールなのか分からないので、宛名を明記し、誤字脱字がないように気をつけましょう。送られた側のことを配慮することも大切です。採用担当者の中にはビジネスメールでは宛名がないと、礼儀がなっていないと感じる方もいるので気をつけてください。

挨拶文の次に氏名を記入する

企業名と採用担当者名の次は、挨拶文を述べましょう。相手と何度かやり取りしている場合は「お世話になっております」などの挨拶文を記載するのがマナーです。しかし、初めてメールする際は「はじめまして。突然のご連絡、失礼いたします。」もしくは「突然のメールにて失礼いたします。」で問題ありません。その次に、大学名や学部・学科名といった所属、自分の氏名を記入します。

問い合わせ内容は簡潔にまとめる

メールでの問い合わせは、内容を分かりやすくまとめましょう。ダラダラとした文章は読みづらく、読み手から見ても気持ちの良いものではありません。採用担当者に不快感を与えてしまわないように、問い合わせ内容は簡潔にまとめることが大切です。まず「お尋ねしたいことがあってメールいたしました」と述べてから、質問したいことを端的に記載しましょう。また、聞きたいことが複数ある場合は、ただ質問内容を書き連ねるのではなく、箇条書きにするなどしてシンプルにまとめることがポイントです。

適度に改行を取り入れる

ビジネスメールでは、適度に改行や空白スペースを活用することがポイントです。日常生活上で多用するSNSなどでは改行を意識する方はあまりいないでしょう。しかし、改行が少なく、文字がびっしり記載されたメールは、見ずらくて読み手に不快感を与えてしまうことも。改行を行うことで、相手にとって読みやすい文章になり、好印象を与えられるでしょう。問い合わせメールでも、適度に改行や空白スペースを使用することが大切です。

締めの言葉を入れる

最後に、締めの言葉を忘れないようにしましょう。「お返事をいただければ幸いに存じます。」「なにとぞ迅速な対応をお願い申し上げます。」など、ビジネスメールでは締めの言葉もマナーの一つとして欠かせません。また、「お忙しいところ恐れ入りますが」と添え、質疑応答に時間を割いてもらうことに配慮した言葉を添えると、より丁寧な文章になります。

署名を最後に入れる

メール本文には最後に、署名を記載しましょう。署名には自分の名前や大学名はもちろん、メールアドレスや電話番号などの連絡先、住所なども入れます。なぜ署名が必要なのかというと、なにかしらトラブルや不具合が生じた場合、企業から連絡が来る可能性もあるからです。無記名や名字のみ記載し、問い合わせメールを送るのは失礼になるので気をつけましょう。また、本文と署名を区切るために、罫線を入れてください。

 

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問い合わせメールを書くときに注意すること

こちらでは、問い合わせメールを書く際、気をつけるべき注意点をご紹介します。マナーを守れたメールを書くために、確認しておきましょう。

絵文字や!マークは使わない

問い合わせメールでは、絵文字や奇抜なフォントを使うのは避けましょう。前述したように、就活中に送るメールは簡潔にまとめることが大切です。中には「メールがシンプルすぎて採用担当者の印象に残らないのでは?」と思い、絵文字を使ったり、フォントを変えたりする方もいるようですが、使ってしまうとマナーがなっていない、相手との距離感を掴めていないと思われる可能性も。採用担当者に少しでも不快感を与えてしまう可能性があるのなら、絵文字や!マーク、装飾文字などは使わないほうが良いでしょう。

メールアドレスはシンプルなものを使う

就活で使うメールアドレスは履歴書やエントリーシートに書いたり、採用担当者などの人目につくことが多いので、自分の名前が入ったシンプルなものを使いましょう。無料のフリーメールアドレスでも構いませんので、就活用に新しく作成しておくことをおすすめします。また、メールアドレスは基本的にパソコン用のアドレスを使うようにしましょう。企業ごとにフォルダ分けしたり、やり取りを把握しやすくしたりします。

メールを送る時間帯に気をつける

メールは基本的にいつ送っても大丈夫です。真夜中に送ったとしても問題ないでしょう。しかし、企業や採用担当者によってはメールの送信時間にまで目を通していることもあります。そういった企業では深夜などにメールを送信するとあまり良い印象を得られないので、念には念を入れて、一番安心して送れる企業の営業時間内に送信しましょう。

 

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メールで確認して問題ないこと、避けたほうが良いこと

問い合わせたいことによっては、メールでは質問しづらいものもあります。こちらでは、メールで聞いても問題ないこと、メールでは聞かないほうが良いことを確認しましょう。

メールで問い合わせても問題ないこと

メールで問い合わせても問題ないことは以下のとおりです。

・採用予定や説明会の有無
・OB、OG訪問の依頼
・会社訪問時の服装
・面接日程の調整

説明会やOB・OG訪問、面接に関することであれば、メールで問い合わせても問題ありません。ただし、企業のWebサイトを調べれば分かるような内容を質問するのは印象が良くないので、事前にきちんと情報収集を行い、どうしても問い合わせしなければ分からないことのみメールで聞くようにしましょう。

メールでの問い合わせは避けたほうが良いこと

メールでの問い合わせを避けたほうが良いのは以下のような内容です。

・給与や待遇について
・残業の有無
・直前の日程変更

待遇に関する問い合わせは、避けたほうが良いでしょう。給与や残業に関しても、応募するうえで確認しておきたい事項ですが、企業側から「待遇ばかり気にしている」という印象を持たれると、選考に悪影響を及ぼしかねないので避けるのが無難です。
また、面接日程を直前で変更するのはあまり印象の良いものではありません。しかし、やむを得ない理由があるのであれば、きちんと説明すれば理解してもらえる場合が多いようです。ただし、前日や当日などあまりにも直前の場合はメールではなく電話で連絡しましょう。

就活メールの返信については「就活メールの返信マナーは?遅れた場合の対応や送信時の注意点を解説」も参考にしてください。

 

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問い合わせメールの例文

就活に置いて、問い合わせをする際のメールの例文をご紹介します。先述した問い合わせメールの書き方や注意ポイント、避けたほうが良いことを踏まえたうえで、メールを作成する際の参考にしてください。

服装に関する問い合わせ

件名:企業説明会の服装についてのお伺い

◯◯株式会社
採用担当者様
はじめまして。私は、◯◯大学4年の就活太郎と申します。
貴社への就職を志望しており、企業説明会の開催予定をお聞きかせいただきたく、
メールいたしました。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご返信いただけると幸いに存じます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

——————————————–

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
就活 太郎(しゅうかつ たろう)
メールアドレス:tarou.syuukatsu@×××××co..jp
携帯電話番号:000-1234-5678
住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯◯ ハタラクマンション102号

Webサイトを見ても企業説明会に関する詳細が分からない場合や、天候な何らかの事情によって延期された場合はいつ開催されるかメールで問い合わせてみましょう。また、返信はすぐ返ってくるとは限らないので、余裕を持ってメールを送信するべきです。

エントリーシート作成の問い合わせ

件名:エントリーシート作成の件についてのお伺い

◯◯株式会社
採用担当者様

お世話になっております。◯◯大学4年の就活太郎です。
先日の会社訪問の際は大変お世話になりました。改めてお礼申し上げます。
この度、貴社の選考にエントリーさせていただきたく思い、
現在エントリーシートの作成を進めております。
つきましては、貴社のエントリーシートに関して
ご質問があったためご連絡させていただきました。
◯◯の◯◯についてですが、複数ある場合はすべて記載したほうが良いでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、回答のほど、よろしくお願いいたします。

——————————————–

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
就活 太郎(しゅうかつ たろう)
メールアドレス:tarou.syuukatsu@×××××co..jp
携帯電話番号:000-1234-5678
住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯◯ ハタラクマンション102号

エントリーシートを書き進めるうちに、分からないことが出てきたら簡潔に問い合わせましょう。質問したいことがいくつかある場合は、箇条書きなどにすれば相手にとって読みやすい文面となります。さらに、最後に相手への配慮も述べていることで、相手に好感を与えられるでしょう。

説明会の問い合わせ

件名:企業説明会についてのお伺い

本文:◯◯株式会社
採用担当者様

はじめまして。◯◯大学4年の就活太郎です。
◯月◯日(◯曜日)◯時からの貴社説明会のご連絡をいただきましたが、
残念ながらほかの予定と重なってしまい、参加することができません。
わざわざお声をかけていただきましたのに大変申し訳ございません。
別の日に開催予定があれば、ぜひ参加させていただきたいのですが、
ご教示いただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、回答のほど、よろしくお願い申し上げます。

——————————————–

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
就活 太郎(しゅうかつ たろう)
メールアドレス:tarou.syuukatsu@×××××co..jp
携帯電話番号:000-1234-5678
住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯◯ ハタラクマンション102号

企業側から指定された日時に参加できない場合は、ほかの開催予定日を問い合わせましょう。「残念ながら」や「あいにく別の予定があり」といった言葉を挟むと、角が立たちません。

 

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問い合わせへの回答が届いたら

問い合わせメールに対して企業から回答メールが来たら、できるだけ早く返信しましょう。遅くとも当日中もしくは24時間以内には返信するのがベターです。こちらから追加で質問がなかったとしても、回答を貰ったことへのお礼を簡潔に伝えるメールは送りましょう。

回答に対する返信メール例文

件名:Re:◯◯

◯◯株式会社
採用担当者様

お世話になっております。◯◯大学4年の就活太郎です。
この度は、早急にご返信いただき誠にありがとうございます。
ご教示いただいたおかげで、○○について理解を深めることができました。
お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。

——————————————–

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
就活 太郎(しゅうかつ たろう)
メールアドレス:tarou.syuukatsu@×××××co..jp
携帯電話番号:000-1234-5678
住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯◯ ハタラクマンション102号

回答メールへ返信する場合は、新規でメールを作成しないようにしましょう。件名はそのままにし、「Re:」を残して返信することで、採用担当者は件名を見ただけでメール内容を知ることができます。回答メールへの返信はさほど重要ではないので、採用担当者が時間のあるときに見られるようにしましょう。

 

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やり取りが終わったら「締めのメール」を送る

問い合わせした内容が解決し、企業とのやり取りが終わったら「締めのメール」を送りましょう。締めのメールというのは、質問や問い合わせをした側が最後に送るのが基本です。締めのメールがないと、相手側はメールがきちんと届いたのか、回答を見てくれたのか分かりません。「無事解決しました」という意味を込めて、締めのメールを送ってください。

締めのメール例文

◯◯株式会社
採用担当者様

お世話になっております。◯◯大学4年の就活太郎です。
◯◯の件、解決しました。ご対応ありがとうございます。

——————————————–

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
就活 太郎(しゅうかつ たろう)
メールアドレス:tarou.syuukatsu@×××××co..jp
携帯電話番号:000-1234-5678
住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯◯ ハタラクマンション102号

コツさえ掴めば、メールでの問い合わせは難しいものではありません。企業の採用担当者が忙しい中でメールを確認し返信してくれているという点を忘れないようにし、相手の状況に配慮したやり取りができると良い印象を残せるでしょう。

 

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間1位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。

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