メールの返信でお礼を伝えるには?マナーのある書き方をご紹介

このページのまとめ

  • 就活中にメールをもらった際は、お礼の返信メールを送るのがマナー
  • インターンシップや職場訪問をした後は、お礼のメールを送ろう
  • 相手から届いたメールに返信する際は、件名は変えずにそのままにする
  • お礼の返信メールを送るときは読みやさを意識し、長過ぎないように注意する

メールの返信でお礼を伝えるには?マナーのある書き方をご紹介のイメージ

就活中、志望先企業の担当者やOB・OG訪問の相手宛ての返信メールに悩む人は多いでしょう。「マナーを押さえた文章が分からない」「返信メールを送るタイミングは?」など知りたいことはさまざまだと思います。メールの内容で好印象を残すには、「できる限り早めに送ること」「分かりやすい内容にまとめること」が重要です。このコラムにて、返信メールでお礼を伝える際のコツをチェックしましょう。

就活でお礼の返信メールを送る意味

就活で関わった人から届いたメールには、感謝の意味を込めて返信するのがマナーです。就活中はエントリー先の採用担当者やOB・OG訪問の相手など、メールでやり取りをする機会があるでしょう。相手は社会人であり、貴重な時間を割いてメールを書いて送信してくれていることを念頭に置く必要があります。

自分からお礼メールを送るべき状況

相手から届いた返信メール以外に、個人として対応してくれるOB・OG訪問や長期のインターンシップの後は自分からお礼メールを送るべきです。しかし、企業の説明会や面接後に関しては、お礼メールを送らなくてもマナーに反するわけではありません。
ただし、メールを送ることで感謝の気持ちや志望意欲を伝えられますし、印象を上げられる可能性もあります。
就活中は大学の先輩や応募先の採用担当者など、あらゆる人に貴重な時間を割いてもらったり、アドバイスをもらったりするもの。お世話になった人には、敬意を込めて感謝の気持ちを伝えましょう。

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お礼の返信メールを送るタイミング

受けたメールに対する返信メールは、当日中もしくは、翌日の午前中まで送信します。メールを受けてから長時間返信しないでいると、相手にマイナスな印象を与えてしまうことも。「時間にルーズなのでは」「面倒くさがりな性格なのでは」と捉えられてしまう恐れもあるでしょう。
また、OB・OG訪問後や面接後など自らお礼メールを送る際も、返信メールと同様に当日か翌日の午前中には送ります。面接後の場合、企業によってはすぐに採否を決めることもあるため、できれば結果が決まる前にお礼メールは出しておくのが理想です。

「メールを書くのが遅い…」という人は、あらかじめ件名や冒頭の挨拶、署名など書ける部分を下書きとして保存しておき、家に帰ったら本文を書き足してすぐに送れるように準備しましょう。
メールは電話と異なり、送信時間はそこまで神経質になる必要はありません。ただ、あまり夜遅くに送ると非常識だと感じる相手もいるため、できる限り企業の営業時間内に送ると良いでしょう。

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お礼メールの書き方

お礼メールに限らず、ビジネスメールでは「宛先を正式名称で書く」「件名は内容がひと目で分かるようにする」といったマナーがあります。この項目で基本的な流れをチェックしましょう。

件名

簡潔で、本文の内容がひと目で分かる件名にするのがマナーです。
返信メールの場合、相手から届いた件名のままで構いません。件名を変えないことで、相手もすぐにどの内容の返信なのか分かります。
自分発信のお礼メールを送る場合は、「面接について」といった本文が予測できない件名は避け、「面接のお礼(○○大学 田中太郎)」のように、メールの目的と差出人がわかるタイトルをつけましょう。

宛名

会社名と相手の部署名、氏名を記入します。会社名は(株)などと省略せず、正式名称で書くのがマナー。宛先が企業名や部署名の場合は「○○御中」と書き、個人名の場合は「人事部○○様」と書きます。担当者の名前がわからない場合は、「採用御担当者様」としても良いでしょう。

自分の氏名・挨拶

メールの冒頭では、自分の大学名と氏名をフルネームで名乗りましょう。挨拶は、メールのやり取りが初めての場合は「初めてメールを送らせていただきます」とし、今までやり取りがある場合は「いつもお世話になっております」と書きます。

お礼

お礼の言葉を伝えるポイントは、具体的なエピソードを盛り込むこと。相手はほかの就活生からも同様のお礼メールを受け取っている可能性があり、どのようなことに対するお礼なのかを明確に書かないと印象に残りません。
返信メールの場合は、「お忙しいところお返事をいただきまして、誠にありがとうございます」「急な質問に対してご返信いただき、大変恐縮です」のように書きましょう。相手の回答に対して、「疑問が解消でき前向きになれた」「今後の就活に活かすことができる」といったお礼の言葉を述べます。
自分からお礼メールを送る場合は、「本日はご多忙のところ面接の機会を設けていただき、ありがとうございました」「昨日はお忙しいところ企業訪問をさせていただき、ありがとうございました」といったように書き始めましょう。面接や説明会の話の中で自分が興味を持った点や、今後の抱負を盛り込むことで、自分なりのお礼メールに仕上がります。
ただし、どのような内容であってもメールは長くなり過ぎないように注意しましょう。

締めの挨拶

企業に宛てる際は、「ご多忙のところ恐縮ですが何卒よろしくお願い申し上げます」とし、OB・OG訪問が相手の際は「今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします」のように締めます。
なお、必須ではありませんが、忙しい相手への気遣いとして「ご返信には及びません」という一文を入れても良いでしょう。

署名

メールの最下部に、署名として自身の大学・学部・学科名と氏名、住所とメールアドレス、電話番号を入れてください。その際は、すべて正式名称で記載するように気をつけましょう。

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お礼メール例文

ここでは、状況別にお礼メールの例文を掲載します。

日程調整に関する返信メール

下記は、OB・OG訪問やインターンシップにおける日時調整のメールに対する、返信のメールの例です。

件名:Re:日程のご連絡(○○大学 森花子)

○○株式会社 
○○部 ○○課
田中一郎様

お世話になっております。○○大学○○学部の森花子です。
この度は、お忙しいところ1dayインターンシップの日程に関してご返信いただき、誠にありがとうございます。
いただきました日程の中から、下記の日時からお願いできますでしょうか。

○月△日(火曜日)10時~

ご多忙のおり大変恐縮ですが、当日は何卒よろしくお願いいたします。取り急ぎ、お礼を申し上げます。
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○○大学 ○○学部 ○○学科
森花子
E-mail:hanako.mori@example.com
住所:○○県○○市○○町1-1-1
電話:000-00000-0000
-----------------------------------------------------------

面接後のお礼メール

就活中は一次面接や最終面接など面接の機会が多いもの。お礼メールを送る際は、下記の例を参考にしましょう。

【件名】
面接のお礼(○○大学 森花子)

【本文】
○○株式会社 
○○部 ○○課
田中一郎様

お世話になっております。先ほど面接をしていただきました、○○大学の森花子と申します。
本日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
面接では田中様のお話を伺う中で、業界の現状や今後の課題について深く理解できたように思います。
また、○○職のキャリアのルートや将来の可能性について詳しく知ることができ、貴社に入社して活躍したいという思いがますます高まりました。

ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
改めてお礼を申し上げますとともに、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------------------------------
○○大学 ○○学部 ○○学科
森花子
E-mail:hanako.mori@example.com
住所:○○県○○市○○町1-1-1
電話:000-00000-0000
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会社説明会後のお礼メール

会社説明会に参加した際、下記のようなお礼メールを送りましょう。

【件名】
会社説明会のお礼(○○大学 森花子)

【本文】
○○株式会社 
○○部 ○○課
田中一郎様

お世話になっております。私、○○大学○○学部の森花子と申します。
本日は、貴社の会社説明会に参加させていただき誠にありがとうございました。
説明会では具体的な業務内容や現場で働く社員の方のお話を伺うことができ、私にとって大変有意義な時間となりました。
業務の大変さについてのお話もありましたが、社員の方のやりがいや仕事への誇りを感じることができ、貴社で働きたいという思いが強くなりました。

お忙しいなか貴重なお時間を割いていただきましたこと、重ねてお礼を申し上げます。
本日は本当にありがとうございました。

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○○大学 ○○学部 ○○学科
森花子
E-mail:hanako.mori@example.com
住所:○○県○○市○○町1-1-1
電話:000-00000-0000
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お礼メールの返信がきた時は?

返信不要の旨を伝えても、相手によってはお礼メールに返事をくれることがあります。
この場合のメールに返信を出すかは悩むところですが、相手とのメールは自分で終わりにするのが最も良い形です。
本文の例は、以下を参考にしてください。

【件名】
Re:OB訪問のお礼(○○大学 森花子)

【本文】
株式会社○○
○○部 ○○課
山田太郎様

○○大学の森花子です。本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。
今日の田中様のお話を参考に、就職活動に励んでいきたいと思います。
今後もまたご相談させていただくことがあるかもしれませんが、その際はどうぞよろしくお願いいたします。

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○○大学 ○○学部 ○○学科
森花子
E-mail:hanako.mori@example.com
住所:○○県○○市○○町1-1-1
電話:000-00000-0000
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返信のメールであっても、署名はその都度つけるようにしましょう。
就活では企業とメールでやり取りする場面がありますが、返信はできるだけ早めにする、丁寧な言葉遣いをするなど、基本的なマナーを押さえておけば心配はありません。

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