このページのまとめ
- 面接日程の調整をお願いする際はメールを使用する
- 日程調整が必要と分かった時点で早めに連絡する、候補日を提示する、変更した日程は必ず守るのがマナー
- 企業から日程調整に関する返信が来たら、これに対してお礼のメールを送る
- 件名を変更したり、直前のやりとり本文を削除したりせず「なにに対する返信か」が分かるようにしよう
複数の企業の選考を並行して進めている就活生が多いのではないのでしょうか。
1社に絞らないことで選考を突破する可能性が高まりますが、面接などの日程がかぶることも珍しくありません。
そんなときはメールで日程調整をお願いすることができます。
当コラムでは、日程調整メールで注意したいことやお礼の伝え方をまとめています。
例文も記載しているので、参考にしてください。
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面接の日程調整メールで気をつけること
就活を行っていると、他社の選考スケジュールとの兼ね合いで企業から指定された日程に面接を受けられないケースも出てくるでしょう。
中には志望度の高い企業を優先する、という方もいるようですが、ほとんどの場合、面接の日程はメールで調整することができます。
メールは電話に比べて気軽に企業とやりとりを行える一方で、基本マナーを守らないとマイナス印象を与える可能性も。
では、どのような点に注意したら良いのでしょうか。
早めに連絡する
日程変更を行ううえで最も大切といえるのが、予定が分かった時点でできる限り早く連絡すること。
企業は面接に向けて会場や人材を準備しているため、ギリギリの日程変更は大きな迷惑となります。
候補日程を提示する
日程変更を願い出る際は、学生側から候補日を提示するのがマナー。
候補日を限定しすぎると企業側の予定と合わせづらくなるため、候補日は複数提示しましょう。
一度変更したら日程は必ず守る
学生側から日程調整を願い出たにもかかわらず、再度日程を変更するのはマナー違反。
企業側は面接に向けて会場の準備や通常業務の中断などを行っているため、変更や延期を繰り返すと手間になりマイナスイメージを抱かれるかもしれません。
そのため、変更を願い出て決まった日程は必ず守りましょう。
また、日程に余裕がある場合の連絡はメールで問題ありませんが、やむを得ない理由で前日や当日に変更をお願いする場合は電話で連絡を行うのがマナーです。
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日程調整メールの例文
ここでは、日程調整メールの例文を紹介します。
どのように書けば良いか分からない…という方は参考にしてください。
件名
面接日程変更のお願い（◯◯大学◯◯学部 氏名）
本文
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の（氏名）です。
先日は面接日程の連絡をありがとうございました。
ご連絡いただいた日程ですが、◯◯により当日お伺いすることができません。
大変恐縮なのですが、面接日程を変更することは可能でしょうか。
下記の日程でしたら、貴社にお伺いすることが可能です。
・◯月◯日 10:00～15:00
・◯月◯日 13:00～19:00
・◯月◯日 終日
上記の日程でご都合が悪いようでしたら、再度日程を提示させていただきます。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
=============================
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名
電話番号
メールアドレス
=============================
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日程調整に対するお礼はメールでOK？
日程調整のメールを送ると、企業側から何らかの返答があると思われます。
その返答をそのままにすることはせず、「返事に対する返事」を送るのがマナーです。
日程調整に対するお礼を電話で直接伝えたい、電話のほうが熱意が伝わるかも…と考える方もいるかもしれません。
しかし、電話は相手の業務を妨げて手間を取らせてしまうため、メールで行うのがおすすめ。
お礼メールのポイントは以下のとおりです。
・新規作成でメールを送信しない
・本文を削除しない
・早めに返信する
返信するときにメールを新規作成しないのは、お礼メールに限らずビジネスメールの基本。
新規作成をしてしまうと、なにに対するお礼なのかが分からなくなり以前のやり取りを確認する手間が発生します。
また、メールが長くなるのを避けるために本文を削除する方もいるようですが、これも上記の理由から避けるべき。
返信であることがひと目でわかるように、件名も変更せず「Re:」をつけた状態で送信するのも返信マナーの1つです。
できる限り早く返信したり、確認目的で決定した日程を本文に盛り込んだりする点もポイントになるでしょう。
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日程調整のお礼メールの例文
前項で示したポイントを盛り込んだお礼メールの例文は以下のとおりです。
件名
Re:面接日程のご案内
本文
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の（氏名）です。
この度は、お忙しいなか面接日程の調整を行っていただき、誠にありがとうございます。
ご指示いただいた
◯月◯日 14:00～
◯◯ビル3F 貴社オフィス
に伺わせていただきます。
今回はお手数をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
=============================
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名
電話番号
メールアドレス
=============================
署名のあとに、このやり取り以前のメール本文（この場合は企業からの日時指定メール）が続きます。
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ビジネスメールの基本マナー
最後に、ビジネスメールの基本マナーを確認しておきましょう。
24時間以内に返信する
もらったメールに対しては、できる限り早く返信するのが基本。遅くとも24時間以内には返信できるようにしましょう。
ただし、深夜や早朝に返信すると「不規則な生活を送っている」と印象付いてしまう可能性もあるため、相手企業の営業時間内を基本とし、どうしても深夜になる場合はあらかじめ送信時間を指定できる「予約送信機能」などを活用するのがおすすめです。
基本構成を把握する
ビジネスメールの基本構成は宛先・あいさつ・本文・締め・署名。
宛先の企業名は略さず、企業名、部署名、担当者名の順で記載します。
あいさつは「お世話になっております（初めてのメールではお世話になります）」でOK。
どこの誰かを示すために、「先日一次面接をしていだたいた◯◯です」など選考フェーズを付け加えても良いでしょう。
内容は誰が読んでも分かるよう簡潔にまとめ、改行や空白を使用して読みやすい構成を意識します。
また、「何卒よろしくお願いいたします」のようにメールを読んでくれた感謝の言葉を締めとするのが一般的です。
最後に忘れてはいけないのが、送信者の情報を示す署名。
学生であれば所属大学と学部、学科、氏名、電話番号、メールアドレスを記載すると良いでしょう。
件名は変えない、本文は削除しない
お礼メールの項でも触れましたが、ビジネスでは以前のやりとりを残したままメールを送信するのが基本。
そのため、件名は「Re:」が付いた状態で使用し、本文には以前のメール文章が残ったままで問題ありません。
このように、プライベートで使用するメールとビジネスメールでは大きく差があります。
メール以外にもビジネスマナーは多く存在するため、自分がマナーを守れているか心配…という方はキャリアチケットのアドバイザーにご相談ください。
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