面接の日程調整メールへ返信する際のマナーを例文つきでご紹介！

面接の日程調整メールにはどのように返信すれば良いかお悩みの方はいるでしょう。
企業とのメールのやり取りはスムーズに行いたいもの。企業へメールを返信する際には、基本的なマナーを押さえておくことが大事です。
このコラムでは、企業へメールを返信する際の構成や注意点をご紹介します。面接日程に関する返信メールの例文もまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

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面接の日程調整メールに返信するときのマナー

この項目では、面接の日程調整メールに返信する際のマナーをまとめました。以下の点を押さえておきましょう。

24時間内に返信する

企業へのメールには、24時間以内に返信することが望ましいとされています。
面接の日程調整ですぐに都合のつく日付が分からないときは、取り急ぎの形で返信するのがポイントです。「◯日までにご返信いたします」というように、返信ができる具体的な日にちを示したうえで、できるだけ早く連絡しましょう。

ビジネスシーンにふさわしいアドレスを用意する

就活では、ビジネスシーンに適したアドレスを用意しましょう。
私用のアドレスを使うとほかのメールと混ざってしまい、企業からの連絡を見落としてしまう可能性もあります。
アドレスの文字列は、自分の名前や誕生日などの数字を組み合わせたものが無難です。

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基本的な返信メールの構成

この項目では、基本的な返信メールの構成を解説します。企業へメールを返信する際に役立ててください。

件名は変更しない

企業へのメールに返信する場合は、件名は変更しなくてOKです。「Re:」が付いていれば返信メールであるとすぐに判断できるうえに、企業側がメールを整理しやすくなります。もし、「Re:Re:Re:Re:Re:面接日程の調整」のようにRe:が増え過ぎた際には、1つだけ残してあとは削除すると良いでしょう。
また、先に企業へメールを送る場合は、本文の内容がひと目で分かる内容にしてください。
採用担当者は多くのメールを受け取っているため、件名が曖昧なものは見落とされたり、ダイレクトメールと間違えられたりする恐れがあります。
担当者へ確実にメールを開封してもらうためにも、分かりやすい件名を付けるよう意識しましょう。

宛名は正式名称で書く

宛先には会社名と部署名、個人名を書きます。その際に、会社名は「株式会社」を省いたり、「（株）」と略したりしないようにしましょう。
略称が一般的な企業であっても、正式名称を記載してください。個人名が分からない場合は「採用ご担当者様」としてOKです。

簡単な挨拶から書き出す

冒頭の挨拶は、2度目以降のメールであれば「お世話になっております」としますが、はじめての場合は「初めてメールをお送りいたします」「お世話になります」などとしましょう。
挨拶の次には「◯◯大学の△△と申します」と名乗り、用件に入ります。ビジネスメールの用件は簡潔で分かりやすいことが大切なので、文章は要点を押さえて長くなり過ぎないようにしましょう。

締めの言葉を添える

用件を伝え終えたら、「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」と、用件に合わせた締めの言葉を入れてください。

本文の末尾には署名を記載する

メールに慣れていないと忘れがちですが、メールの最後には署名を入れるのがルールです。署名には氏名と大学名、メールアドレス、電話番号、場合によっては住所を記載し、連絡先がひと目で分かるようにしましょう。
署名はメールの度に入れる必要があるため、テンプレートを設定すると時短になり便利です。

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企業にメールを送る際の4つの注意点

企業にメールを送る際には、いくつかの注意点があります。以下で確認しておきましょう。

1.誤字・脱字がないか

メールを作成したら、誤字脱字がないかを念入りに確認しましょう。
誤字脱字が多いと、「雑な性格」「注意力に欠ける」といった印象を与えてしまう可能性があります。メールを作成したら、すぐに送信せずに一度見直しをしましょう。

2.色文字や太字などの装飾は避ける

色文字や太字などの装飾は避けるのが無難。
強調したい部分に色を付けたり、太字にしたりするのは「ビジネスシーンにふさわしくない」と受け取る人が多いようです。企業へ送るメールはシンプルに仕上げることを意識しましょう。

3.改行や段落分けをしていない

企業へメールを送る際は、見やすい文面にするのがベターです。
改行や段落分けがされていないと、読みづらい文面になってしまいます。こまめに改行を増やし、読みやすい文面を心掛けて作成しましょう。

4.言葉遣いに注意する

メールを作成する際には、敬語を正しく使えているか確認しましょう。
よくある間違いが、「貴社」「御社」の使い方。御社は話し言葉で、貴社は書き言葉です。メールや書類では、貴社を使うと覚えておきましょう。

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面接日程に関する返信メールの例文

この項目では、面接日程に関するメールの例文をご紹介します。状況別にまとめているので、参考にしてみてください。

企業から日程を提示された場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
◯◯株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。
希望の日程ですが、下記の日程であればお伺いすることができますので、ご調整いただけますと幸いです。

・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時

お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
◯◯大学◯◯学部◯◯専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513＠◯◯.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

企業から複数の候補を提示された場合は、いくつかの日程を選択しましょう。複数の日程を選択しておくことで、面接担当者が選びやすくなります。

自分から日程を提示する場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
◯◯株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。
希望の日程につきまして、下記に記載いたします。ご調整いただけますと幸いです。

・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時

上記の日程でご都合はいかがでしょうか。
ご確認の上、ご検討いただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
◯◯大学◯◯学部◯◯専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513＠◯◯.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

自分から日程を提示する場合も、複数の候補日を伝えるようにしましょう。

提示された日程で調整できない場合

【件名】：企業から送られてきたメールの件名を変えずに返信

【本文】
◯◯株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。
面接日程についてご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただきました日程では都合が悪く、貴社にお伺いするのが難しい状況です。

もし、可能であれば下記の日程でご調整いただくことはできますでしょうか。

・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時

お忙しい中大変恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
◯◯大学◯◯学部◯◯専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513＠◯◯.com
電話番号：000-0000-0000
-----------------------------------------------------------------------

企業から提示された日程で調整できない場合は、候補日を複数挙げましょう。できるだけ、最短の日程を提示するのがベターです。

面接日の変更または調整を依頼する場合

【件名】：◯月◯日◯時からの面接日程変更のお願い（山田花子）

【本文】
◯◯株式会社
人事部
田中太郎様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。
◯月◯日◯時よりお約束しておりました面接につきまして、お伺いすることが難しくなりました。
誠に申し訳ございません。

勝手なお願いとなり大変恐縮なのですが、可能であれば下記の日程で再度調整していただけないでしょうか。

・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時
・◯月◯日（◯） ◯時～◯時

お忙しい中、お手数をおかけし大変申し訳ございません。
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

-----------------------------------------------------------------------
山田花子
◯◯大学◯◯学部◯◯専攻
メールアドレス：hanako.yamada0513＠◯◯.com
電話番号：000-0000-0000
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面接日程の変更はできるだけ電話で連絡し、担当者が不在だった場合はメールを送りましょう。

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