このページのまとめ
- 面接前の企業とのメールは、評価に影響を与える
- 「面接前だから」と油断せず、マナーを守ってメールを送ることが大切
- メールは24時間以内に返信し、件名には用件と氏名を書く
- ビジネスメールでは本文に宛先や署名を入れる
- 面接前に日程変更を依頼する際は、お詫びの言葉を忘れずに述べる
就活の際、面接前に企業とメールで連絡をとる機会は多くあります。メールのやりとりで印象アップを図りたいと思っても、「ビジネスメールのマナーがよく分からない」と悩む就活生もいるでしょう。
このコラムでは、メールのやりとりが評価に与える影響のほか、ビジネスメールのマナーや基本構成を解説します。面接日程を調整する際の例文もご紹介しているので、企業とメールで連絡をとる予定の就活生は、ぜひ参考にしてください。
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面接前のメールは評価に影響する？
面接前の企業とのメールのやりとりは、評価に影響を与えるでしょう。
メールでやりとりする中で迅速な返信や要点を押さえた伝え方を心がければ、「入社後も仕事をてきぱきとこなしそう」と好印象につながる可能性があります。反対に、返信が遅かったり読みづらいメールを送ったりすると、「社会人になる意識が足りないのでは」と不安要素を与える恐れがあるでしょう。
「面接前だから」と油断せず、マナーを守って企業と連絡をとることが大切です。
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ビジネスメールの5つのマナー
企業にメールを送る際は、以下の5つのマナーを守りましょう。
1.返信は24時間以内にする
企業からのメールを見たら、基本的にはすぐに返信するのがマナーです。ただし、早朝や深夜にメールを送信するのは避け、営業時間中に送りましょう。営業時間外にメールを送ると、「相手のことを考えていない」と悪印象を与える恐れがあるからです。
2.件名に用件と氏名を入れる
採用担当者は1日に何人もの就活生と連絡をとっているため、メールチェックをスムーズに進められるよう、本文を見なくても用件と送信者が分かる件名にしましょう。
なお、企業からのメールに返信する際は、件名を変えず、「Re：」を残したままにするのが正解です。件名や「Re：」がそのままであれば、採用担当者は自社への返信メールであることを一目で把握できます。
3.面接の日程を指定する場合は、候補日を3つ以上記載する
企業側から面接日程の指定がなく、自分で希望日を選べる場合は、候補日を3つ以上メールに記載しましょう。候補日を1つしか書かないと、企業側の都合が悪い場合に何度もメールをやりとりすることになります。
4.面接の日程を変更する場合は、必ず謝罪の言葉を入れる
事情があって面接日程を変更する場合は、必ずお詫びの言葉を入れましょう。
なお、日程変更を依頼する際は、「変更させていただくことは可能でしょうか」と相談する形で伝えるのがマナーです。
5.誤字・脱字などのミスに注意する
メールを書き終えたら、誤字や脱字、記載忘れなどの不備がないか送信前に見直しましょう。不備の多いメールを送ってしまうと、「入社後もケアレスミスをするのでは」と不安要素を与えてしまいます。
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ビジネスメールの基本構成
ビジネスメールの本文の基本構成は、以下のとおりです。
宛先
宛先には企業名や部署名、担当者名を記載します。
企業名を書く際、（株）といった略称を使うのは避け、「株式会社◯◯」と正式名称で表記しましょう。
担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。
挨拶
初回は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」という挨拶から文章を書き始めましょう。
本文
読みやすい文章になるよう、改行や段落分けを活用しましょう。段落分けをする際は、話が変わるタイミングで1行空け、文を書き始めるのがポイントです。
締めの言葉
「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」のような、相手が自分に時間を割いてくれることを気遣う言葉で文章を締めます。
署名
企業側が必要に応じてすぐに連絡をとれるよう、本文の最後に自分の氏名、大学名、住所、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。「-」や「=」などを使って本文と署名の間に線を引くと、見やすくなります。
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面接の日程調整のメール例文：提案された日時でOKな場合
企業から提示された日時に面接に行ける場合は、以下の書き方でメールを送りましょう。
件名：Re：面接日程のご連絡（◯◯大学 就活太郎）
（本文）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学の就活太郎です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた以下の日時にお伺いできればと思っております。
◯月◯日：◯時
場所：◯◯
お忙しいところ恐れ入りますが
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------------
就活太郎
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年
〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都渋谷区◯◯
電話番号：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：◯◯◯@◯◯.jp
--------------------------------------------------------
企業に提示された面接日時・場所は返信メールの本文にも記載し、認識違いがないか確認しましょう。
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面接の日程調整のメール例文：提示された日時の都合が悪い場合
企業から提示された日時に行けない場合、以下のような書き方で返信しましょう。
件名：Re：面接日程のご連絡（◯◯大学 就活太郎）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学の就活太郎です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日時に伺うのが難しいため
別の日程で面接を行っていただくことは可能でしょうか。
以下の日程であればお伺いできますので、ご検討いただけますと幸いです。
◯月◯日：◯時～□時
◯月□日：◯時～□時
◯月△日：◯時～□時
お手数をおかけして申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------------
就活太郎
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年
〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都渋谷区◯◯
電話番号：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：◯◯◯@◯◯.jp
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企業側の希望に添えない場合は、お詫びの言葉とともに候補日を3つ以上記載して返信しましょう。
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面接の日程調整のメール例文：一度決まった日時を変更する場合
件名：面接の日程変更のお願い（◯◯大学 就活太郎）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学の就活太郎です。
◯月◯日◯時より面接の予定でしたが
貴社に伺うのが難しくなってしまったため
ご連絡を差し上げました。
お忙しいところ恐れ入りますが
以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
◯月◯日：◯時～□時
◯月□日：◯時～□時
◯月△日：◯時～□時
お手数をおかけして申し訳ございません。
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------------
就活太郎
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年
〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都渋谷区◯◯
電話番号：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：◯◯◯@◯◯.jp
--------------------------------------------------------
面接日程を変更する際は、元々予定していた日時と候補日を忘れずに記載しましょう。
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