企業のメールを確認したら、必ず返信を送ろう！

このページのまとめ

確認だけで良い内容であっても、企業からのメールには返信を送ろう
メールの返信は24時間以内に、PCのアドレスから送ろう
件名は本文の内容がわかるシンプルな表現にしよう
宛名の会社名は略さず記載し、メールの最後には署名を入れよう

就活中は説明会や面接日程の調整などで企業とメールする機会があります。学生の方はビジネスメールに慣れておらず、戸惑うことも多いのではないでしょうか？
そこで今回のコラムでは、返信メールのマナーを紹介。企業のメールには必ず返信が必要なのか、確認していきましょう。

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メールを確認したら返信しよう

就活中は企業からのお知らせや資料、面接日程がメールで送られてくることがあります。その場合、確認するだけで良い内容であっても、「きちんと確認した」ことを伝えるために返信するのがマナー。
返信がこないと担当者は「資料に目を通してくれたかな？」「送った日程で大丈夫なのかな？」と心配になり、再度メールを送ってくることもあります。企業側の心配や手間を省くためにも、企業からのメールには返信する習慣をつけましょう。
メールが選考に直接影響するわけではありませんが、メールから伝わるマナーや人柄は応募者の印象を左右します。就活中は「ただの事務連絡だから」と油断せず、マナーを守ったメールを送るように心がけましょう。

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返信が必要なシチュエーションとは

企業からのメールに返信が必要な場面をまとめてみました。それぞれのシチュエーションの注意点に触れているので、返信メールを書く前にご確認ください。

シンプルに確認したことを伝える場合

企業からの連絡に対して、確認した旨のみを伝えるパターンです。面接などの日時を指定された場合は、「○月○日にお伺いいたします」という風に、企業が示した日時を記載し確実に確認したことを伝えます。
企業から添付資料が送られてきたら、「○○の資料について確認いたしました」という風に、改めて資料の名前を挙げて目を通したことを伝えましょう。
「了解しました」「わかりました」という表現は目上の人に使うのにふさわしくないため、「確認いたしました」「承知いたしました」などの文言を使います。

面接の希望日を返信する場合

企業から候補日を提示された場合、候補日をもらったお礼を述べた後で提示された中から1つを選びます。企業が提示するいずれの候補日も都合が悪かった時は、自分から候補日を挙げるとその後のやり取りがスムーズです。
希望日を聞かれた場合は、都合の良い日を複数挙げて返信しましょう。候補日は最低でも3つ用意すると、企業が日程を調整しやすくなります。

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企業からのメールに不明点がある場合

企業からのメールに不明点がある場合は、自分で判断せずに質問するのが良いでしょう。質問が複数ある場合は箇条書きにするなど、相手にわかりやすく伝えることが大事。
疑問文の最後には「？」をつけたくなりますが、ビジネスメールでは使わないのが普通です。本文の最後には、「お忙しい中恐れ入りますが、ご返信をいただけますと幸いです」のように、丁寧にお願いする文章を入れましょう。

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メールを作成する時のポイント

ここではメールを作成する時の注意点をご紹介していきます。

本文がわかる件名をつける

自分からメールを送る場合、件名は本文の内容がわかるシンプルな表現とします。以下に例を挙げるので参考にしてください。

・「面接日程調整のお願い」
・「OB訪問のお礼」
・「内定のお礼」
・「説明会欠席のお詫び」

例えば、「面接の件について」というタイトルでは中身が予想できないので、より具体的に「面接日程調整のお願い」と書きましょう。
「お世話になっております」という挨拶や、「○○大学の田中です」という名乗りを件名にする人がいますが、こちらも本文の内容がわからないので避けるようにしてください。

あて先の会社名・部署名は略さない

メールの冒頭には宛名として会社名や部署名、個人名を記載しますが、くれぐれも社名を略すことのないようにしてください。会社名が長いからといって「（株）」としたり、略称を用いたりするのはマナー違反。会社名は必ず正式名称で書きましょう

署名を入れる

メールの最後には自分の連絡先がわかるように署名を入れましょう。署名に盛り込む内容は、大学・学部・学科名、氏名、電話番号、メールアドレス、必要があれば住所です。署名はメールを送るたびに入れるようにしてください。

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返信メールの例文

ここでは企業にメールを返信する時の例文を確認していきます。

企業から提示された面接日程への返信

件名：Re:面接日程のご案内

○○株式会社
人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学の田中です。
面接日程のご連絡をいただきありがとうございました。ご提示いただいた日程の中で、下記の日時に貴社にお伺いいたします。

○月○日（○）○時～○時

お忙しい中日程をご調整いただきありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

---------------------------------------------
○○大学○○学部
田中太郎
電話：000-0000-0000
メール：tanaka.tarou@××.com
---------------------------------------------

企業のメールに質問する時

件名：Re:インターンのお知らせ

○○株式会社
人事部
採用ご担当者様

お世話になります。○○大学の田中と申します。インターンについてのご案内をいただきありがとうございました。
インターン参加に関して、以下3つ疑問点がございます。

1.（質問内容を記載）
2.（質問内容を記載）
3.（質問内容を記載）

お忙しいところ恐縮ですが、お返事をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

---------------------------------------------
○○大学○○学部
田中太郎
電話：000-0000-0000
メール：tanaka.tarou@××.com
---------------------------------------------

以上、企業のメールに返信する際のマナーについてご説明してきました。相手の立場になって考えることで、マナーにかなった丁寧なメールを作成できるでしょう。
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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。

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