このページのまとめ
- メールはその人の印象を左右する
- 企業からのメールには24時間以内に返信しよう
- 件名やRe:はそのままで返信する
- 適度な改行で読みやすい文面に仕上げよう
- 文字の装飾や環境依存文字の使用は避けよう
就活では企業からのメールに返信することがありますが、ビジネスメールのマナーに自信はありますか？
今回のコラムでは、就活生が知っておきたいメールのマナーや、実際の文例をご紹介していきます。
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
メールを返信する時のマナーを知ろう
就活では会社説明会の予約や面接日程の調整、内定承諾・辞退の際に、企業とメールでやり取りする機会があります。
そんな時、マナーを守った丁寧なメールが送れるかどうかは意外にも重要なポイント。なぜなら、面接前であれば担当者はメールの文章から応募者の人柄を判断することがあるからです。メールが合否に直結するわけではありませんが、マナー違反のメールは評価を落としますし、反対に丁寧なメールを送れば、第一印象が良くなるかもしれません。
社会人になったら取引先や顧客にビジネス上のメールを送りますが、就活時に企業にメールする場合も、ビジネスメールのマナーに則るのが基本です。もちろん、友達にメールするような言葉づかいは失礼にあたるので、充分注意してください。
次の項目では、就活生が知っておきたいビジネスマナーの基本ルールをご紹介します。
▼関連記事
就活メールの返信はどこまで？基本マナーを押さえよう
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
就活に役立つ！ビジネスメールの基本ルール
企業にメールをする際は、以下のポイントを守るようにしましょう。
24時間以内に返信する
届いたメールには24時間以内に返信するのが、ビジネスの世界の常識。早い返信がマイナス印象になることはないので、メールを確認したらすぐ返信しましょう。
すぐに返事ができない場合は、「○日までにお返事をいたします」という風に、取り急ぎの返信を送ります。メールは相手が確認したかどうか、返信がなければわからないツールなので、日付などを提示された場合も必ず返信するようにしてください。
就活中はこまめにメールボックスをチェックし、メールには即対応する習慣をつけましょう。
原則として件名は変えない
企業からメールがきた場合、件名は変えず、Re:はそのままして返信します。なぜなら、その方が企業が何のメールかすぐ判断でき、履歴を辿りやすいから。
返信画面には前回のメール文が表示されますが、メールのやり取りをわかりやすくするため、こちらも記載したまま返信して構いません。
Re:が多くなり過ぎたと感じたら、適当な数を削除することで対応します。件名は原則として変更しませんが、メールをやり取りしているうちに本文の内容と件名が食い違ってきた時は、適切な件名に変えましょう。
本文は宛名・挨拶・用件・結び・署名
メールの本文は宛名から始まり、挨拶、用件、結び、署名と続くのが基本的な構成です。前置きが長いメールは相手の時間をとってしまうので避けましょう。ビジネスメールはタイトルも含めて、簡潔にわかりやすいことが大切です。
改行を意識する
文章を読みやすく、わかりやすくするためには、適度に改行するのがコツ。文章量が多く改行がないメールは見た目にも読みにくいので、適度な改行を入れてください。
手紙や原稿用紙では段落ごとに頭1文字をあけますが、メールで段落を変えたい時は改行だけで構いません。
また、読点を適切な位置に入れると文章が読みやすくなるので、メールを書き終えたら必ず見直しをしましょう。
丁寧な表現を使う
当然のことですが、企業へのメールは敬語で丁寧な言葉を使います。OB訪問する年の近い先輩へのメールや、フランクな雰囲気の企業であっても、顔文字や（笑）といった表現は使わないように。
就活中のメールは全てビジネスメールと考えてください。
▼関連記事
返信はどこまで続ける？ビジネスメールのマナーとは
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
こんなところに気をつけよう
自分ではきちんとメールを作成しているつもりでも、以下の点を見落としている人は意外と多くいます。企業にメールを送る前に、最終確認しておきましょう。
メールアドレスが就活向けでない
例えば、「i.love.cat＠×××.com」といったプライベート用のメールアドレスを、そのまま就活で使うのは避けましょう。就活では、メールアドレスもビジネスシーンにふさわしいものにするべき。
最も無難なのは、実名を使った「hanako.yamada＠×××.com」などのアドレスです。
文字を装飾している
伝えたいことを強調しようと文字を太くしたり色をつけたりする人がいますが、「正式なビジネスメールでは文字の装飾は適切でない」と考える担当者もいるので、避けた方が無難。リッチテキスト（html）ではなく、プレーンテキストで作成しましょう。
強調したいことがあれば、文章で伝える工夫をするのも大切です。
環境依存文字を使っている
数字を丸で囲む記号やローマ数字は「環境依存文字」といって、文字化けする恐れがあります。メールでの使用は避けましょう。
件名が挨拶になっている
「ご連絡ありがとうございます」「お世話になっております」という挨拶のような件名がありますが、メールの件名は本文の内容を端的に伝えるものでなくてはなりません。
面接後のお礼であれば「面接のお礼」、OB訪問の依頼であれば「OB訪問のお願い」というように、ひと目で内容がわかるタイトルにしましょう。
署名がない
メールの最後には、大学名や氏名、電話番号、メールアドレスが入った署名をつけるのがルール。署名があるとすぐ連絡先がわかりますし、署名のアドレスをコピーして返信する人も多くいます。
もう何回もメールを送っているからと、署名を省かないようにしましょう。
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
例文を参考にメールを作成しよう
メールの基本的な作法がわかったところで、就活でよくある返信メールの例文をご紹介します。具体的な書き方や文章の流れが知りたい方は、ぜひご参考にしてください。
面接の日程調整をする返信メール
件名：先方の件名をそのまま使う
○○株式会社
人事部
採用ご担当者様
お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
書類選考通過と面接日程のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、希望の日程をお知らせいたします。
○月○日（○）○時～
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
--------------------------------------------------------------------
○○大学○○学部
山田花子
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：hanako.yamada＠×××.com
--------------------------------------------------------------------
内定承諾の返信メール
件名：先方の件名をそのまま使う
○○株式会社
人事部
採用ご担当者様
お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社からの内定をありがたくお受けさせていただきたく、ご連絡いたしました。
一日も早く戦力として活躍できるよう、努力していく所存です。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------------------------
○○大学○○学部
山田花子
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：hanako.yamada＠×××.com
--------------------------------------------------------------------
内定辞退の返信メール
件名：先方の件名をそのまま使う
○○株式会社
人事部
採用ご担当者様
お世話になっております。○○大学の山田花子と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいことなのですが、諸般の事情により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
メールでご連絡いたしますことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈りしております。
--------------------------------------------------------------------
○○大学○○学部
山田花子
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：hanako.yamada＠×××.com
--------------------------------------------------------------------
ここまでビジネスメールの基本と例文をご紹介しました。
ほかにも就活のマナーを知りたい、選考対策の仕方を教えて欲しいという方は、就職エージェントのキャリアチケットを利用してみませんか？
キャリアチケットは170社以上の優良企業の求人を有し、カウンセリングの上で希望や適性に合ったお仕事をご紹介しています。応募先が決まった後は、応募書類の添削や模擬面接でサポートするので、1人で就活するより確実に内定に近づくことができるでしょう。
キャリアチケットで就活した場合、内定獲得までにかかる期間は最短3日。不安があればチャットツールを使った相談を受け付けているので、就活の悩みをその都度解消できます。
ご相談だけのご利用も歓迎しているので、まずはアドバイザーと話をしてみましょう。
▼関連記事
企業に評価される就活メールとは？基本マナーと例文3選
自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら
