返信はどこまで続ける?ビジネスメールのマナーとは

このページのまとめ

  • 企業からのメールには丁寧かつ迅速に返信する
  • 基本的に24時間以内に返信する
  • 前のメールは消さずに引用返信する
  • 連絡事項が双方で確認できたらキリの良いタイミングで終わらせる

就職活動で企業側とやりとりをする際に、どこまで返信を続けたらいいのか分からないと思ったことはありませんか?メールでのやりとりに不安に感じている方でも、ビジネスメールのマナーを知っておけば心配ないでしょう。自分の評価を悪くしないために、返信のポイントも押さえておくと安心です。やりとりを終えるタイミングは、マナーを知ることで自ずと分かるようになるでしょう。

 

ビジネスメールの返信はどこまで続ければいい?

まずは、返信を終えるタイミングについてご紹介します。

キリの良いところで終わっていれば返信不要

基本的に、1通目にきたメールには返信をします。2通目にきたメールからは、タイミングをみて返信を終わらせるようにしましょう。やりとりの目的が果たせたら、返信を終えて問題ありません。面接の日程調整が目的であれば日程が決まること、面接のお礼であればお礼を伝えることが目的です。この目的が果たせたら、必要以上に返信をする必要はありません。
双方が連絡事項について確認できた時点で、やりとりを終えましょう。

文末に注目

メールの文末に「また何か不都合がございましたら、ご連絡下さい」「では、またこちらからご連絡させていただきます」といった文言がある場合には、返信の必要はないでしょう。
自分からメールをする場合にも、こういった締めくくりの一文を文末に添えると分かりやすく、丁寧な印象を与えることができます。

返信不要とあっても必要だと思ったら送る

メールの文中に、返信不要といった旨の記載があっても、自分で返信の必要があると判断した場合は返信したほうが良い場合もあります。
相手から返信不要の旨のメールがきたという理由だけで返信をしないでいると、採用担当者の心証を悪くしてしまう可能性もあります。自分でしっかり判断をして必要があれば返信をするのがベターです。

やりとりは1往復半が理想

ビジネスメールでは、1往復半でやりとりを完結させるのが理想とされる傾向があります。

・メールが来る
・返信をする
・返信に反応したメールが送られてくる

この3ステップでやりとりを完結させることが可能な場合は、これを目標にすると良いかもしれません。
採用担当者の立場に立って、なるべく少ないやりとりでメールを完結できるように、用件を簡潔に分かりやすく書くことを心がけてみましょう。

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就活メールのマナー

次に、就職活動におけるメールのマナーについてご紹介します。
就活メールには、携帯電話のメールアドレスではなく、パソコンのメールアドレスを使用するのがおすすめです。
ビジネスメールの基本的な流れは、件名、宛名、あいさつ、名乗り、本文、結び、署名です。返信をする際にも、このビジネスメールの基本構成を守ることで、丁寧で簡潔な文章を書くことができるでしょう。宛名、名乗り、署名は返信であっても省略せずに書くことをおすすめします。

署名は、雛形を作成して登録しておくと便利です。署名には大学名、学部・学年、氏名、電話番号、メールアドレスを記載すると良いでしょう。
メールの本文が長くなるようでしたら、意味の切れ目で改行することをおすすめします。特定の文字数で改行をするよりも、意味の切れ目で改行したほうが読みやすい傾向があります。適切なところで改行して読みやすくしてください。改行する場合は、1行分の空白を作るようにしましょう。宛名や箇条書きをする箇所は、空白行は要りません。
必要以上にメールが長くならないように、用件を簡潔にまとめることがポイントです。ビジネスメールですので、顔文字や絵文字は使わないようにしましょう。

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返信をする際のポイント

ここからは、返信をする際に押さえておきたいポイントをご紹介していきます。

返信は基本24時間以内

メールを受信したら、返信を待っている人がいることを考えて基本的に24時間以内に返信をします。そのために最低でも1日に1回は受信メールを確認する時間を設けると良いでしょう。
受信メールの中から就活メールを探すのに時間がかかってしまうという場合には、就活専用のフリーアドレスを作るのも1つの手です。

件名は変更せずそのまま返信

件名は基本的には変更せず、件名の先頭にRe:をつけて返信すると良いでしょう。
採用担当者は、複数の就活生と同じやりとりをしています。そのままの件名の方が、相手がメールの用件をすぐに理解できて良いでしょう。あくまでも採用担当者の立場に立ってメールのやりとりをすることが大切です。

やりとりが長く続いてRe:の数が多くなると件名が長くなってしまいます。この場合には件名の横にRe:の数を括弧で括って入れると、ひと目で何回やりとりをしたのかが分かりやすいです。
ビジネスメールのマナーとしては、話題が変わる時に件名を変更するという傾向があります。

引用返信を活用

返信をする際は、前のメールの本文を消さずに引用返信をしましょう。企業側から送られてきた内容を引用返信することで、相手が受信ボックスから前のメールを探す手間を省けます。
また、就活メールでよく使用する文章は、定型文として登録しておくとメールを作成する際に時間をとられません。

テキスト形式かHTML形式か

メールは、HTML形式ではなくテキスト形式を使用しましょう。HTML形式には、文字を装飾して重要な箇所を強調できる利点がありますが、HTML形式の場合、企業によってはメールを受信できない可能性があります。

 

返信がこない時はどうする?

メールを送ったのにもかかわらず企業側から返信がこない場合は、採用担当者が多忙でまだチェックできていない、もしくは何らかの原因でメールが正常に送信できていないといったことが考えられます。
こういった場合には、2営業日ほど待って再度メールを送り、それでも返信がない場合には、企業に直接電話をかけてみても良いかもしれません。
企業に電話をかける際には、時間帯に配慮してください。企業の営業時間を確認し、営業時間中に電話をかけたほうが良いでしょう。
また、お昼時は担当者が不在にしている可能性があるため避けたほうが良いかもしれません。電話をする際には、騒がしくない場所でメモの準備をしてからかけてください。

企業側とのやりとりについてもっと詳しく知りたいという方は、キャリアチケットに相談してみてはいかがでしょうか。
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