ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説

「ビジネスメールの返信はどこまですれば良い？」とモヤモヤしている就活生も多いのではないでしょうか。基本的には、必要なやり取りが終わったら返信しないものと考えてください。意味もなくやり取りを続けようとすると、かえって迷惑になるでしょう。

この記事では、ビジネスメールの返信をどこまですべきか、終えるタイミングを解説します。メールでのマナーも紹介しているので、やり取りの参考にしてください。

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ビジネスメールの返信はどこまで続ける？メールを終えるタイミングを解説

ビジネスメールの返信は、必要なやり取りが終われば返信を終えても問題ありません。ここでは、メールを終えるタイミングをご紹介します。

必要なやり取りが終わった場合

必要なやり取りが終われば、メールを終わりにしましょう。目的もなく送ると、返信する手間が増えて迷惑になってしまいます。

たとえば、面接の日程調整メールであれば、面接日が決まったら用件は終わりです。面接のお礼メールであれば、お礼が伝われば問題ありません。

ビジネスマナーで、「学生側でメールを終わらせる」はよくいわれる内容です。しかし、用件が終わっているにも関わらず、「ありがとうございます」のようにお礼だけのメールを送ると、相手に返信の手間をかけてしまうので注意してください。メールは、状況によっては企業側で終わることもあるのです。

返信不要と書かれている場合

「返信不要です」とある場合は、メールを終えるのがマナーです。返信すると、「相手への配慮ができていない」「文言を読んでいない」などの印象を与えてしまいます。

ただし、返信不要と書かれていても、必要だと思う場合には返信しましょう。相手とのやり取りの内容次第なので、自分で考えて判断することが大切です。

文末に「またこちらからご連絡します」とある場合

「また連絡します」「不都合があれば、ご連絡ください」などの文言で終わっている場合も、返信は不要です。

自分からメールを送る際にも、使える表現です。用件が終わったことが分かりやすく、丁寧な印象を与えられるでしょう。

メールのビジネスマナーについては、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」でも解説しています。相手に丁寧な印象を与えられるように、勉強しておきましょう。

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ビジネスメールを返信する際のマナー

ビジネスメールに返信する際は、「24時間以内」「件名は変えない」などのマナーがあります。就活ではビジネスメールで連絡する機会も多いので、マナーを覚えておきましょう。

24時間以内に返信する

メールを受け取ったら、できるだけ24時間以内に返信しましょう。相手が返答を待っており、すぐに連絡したほうが良い内容も多いからです。

たとえば、面接日程を調整するための連絡であれば、早めに返したほうが良いでしょう。相手が早く都合をつけられ、自分の日程も明確になります。

就活の時期は、最低でも1日1回はメールを確認する癖をつけましょう。どうしても忘れてしまいそうな場合は、メールチェックの時間を決めておくのがおすすめです。

件名は変えずにそのままにする

ビジネスメールを返信する際は、件名を変えずに送りましょう。件名の先頭に「Re:」がつきますが、そのままで問題ありません。

件名をそのままにしておくのは、返信メールだと相手に分かりやすくするため。採用担当者は複数の人と連絡をとっており、件名がそのままのほうが判断しやすいのです。相手の立場を考えてビジネスメールのやり取りができると、良い印象を与えられるでしょう。

ビジネスメールの件名については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」でも解説しています。

引用返信を使う

ビジネスメールでは引用返信を使うのもおすすめです。引用しておくと、連絡の内容が分かりやすくなります。

引用返信を使わない場合、前のメールを開いて確認しなければなりません。相手に手間をかけてしまうので、引用返信を使うのがビジネスマナーだと覚えておきましょう。

テキスト形式を使う

ビジネスメールでは、HTML形式ではなくテキスト形式を使いましょう。HTML形式の場合、企業によってはメールを受信できない可能性があるからです。

HTML形式には、文字を装飾して協調できるメリットがあります。しかし、メールでの装飾は行わないのがビジネスマナーなので、テキスト形式で問題ありません。

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ビジネスメールに返信する際の基本的な構成

ビジネスメールに返信する際は、「件名」「宛名」「挨拶」「本文」「署名」が必要です。それぞれの書き方について解説します。

件名

返信する際の件名は、そのままで問題ありません。変更すると、相手が混乱してしまうのでやめましょう。返信時につく「Re:」も残しておきますが、あまりにも数が増えた場合は減らして調整してください。

もし、自分から件名をつける際は、分かりやすくするのがポイントです。「面接日程の変更につきまして△△大学・△△　△△(氏名)」のように、簡潔にします。誰が送信したかわかるように、大学名と氏名も入れておきましょう。

宛名

本文に入る前に、相手の宛名が必要です。「企業名」「部署名」「氏名」の3つを記載しましょう。宛名の例文は、以下のとおりです。

宛名を書く際は、正式名称で書きましょう。「（株）」のように略称を使うのは避けてください。

挨拶

本文の書き出しは、挨拶から始めましょう。初めて連絡をする場合は、「お世話になります。△△大学の△△（氏名）と申します」がおすすめです。

なお、2回目以降の場合は、「お世話になっております。」に変えましょう。

本文

本文は、簡潔に分かりやすく書きましょう。採用担当者は忙しく、長文や複雑な内容は迷惑になってしまうからです。

ここでは、面接の日程調整を行う際の例文を紹介します。次のような本文にしてみましょう。

メールを送信する際は、改行に気をつけましょう。また、採用担当者はパソコンでメールを確認することが多いので、パソコンでの見やすさを意識してください。

署名

本文のあとには、署名が必要です。署名とは、自分の名前や連絡先など、誰が送ったかが分かる情報のこと。

署名には、次のような情報を載せましょう。

署名の例文も紹介します。

メールシステムによっては、署名を自動で挿入できるサービスもあるようです。署名漏れを起こさないように、活用すると良いでしょう。

署名の書き方については、「就活でのメールの署名の書き方は？テンプレートや注意点についても紹介」でも解説しています。署名について、複数の例文も紹介しているので参考にしてください。

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ビジネスメールの返信がこない場合の対応

メールを送っても返信がこない場合、2営業日ほど待ってから再びメールを送りましょう。「メールが届いていない」「担当者が見落としてしまった」などの可能性があるからです。

それでも返信がない場合、電話をかけてみましょう。その際、企業の営業時間を考慮して連絡してください。

電話をかける場合に備えて、マナーを身につけておきましょう。電話のビジネスマナーについては、「就活で身につけるべき電話のマナーとは？」で解説しています。

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ビジネスメールの返信をどこまでするかなど就活マナーを知りたいあなたへ

ビジネスメールの返信をどこまでするか、ビジネスマナーに悩む就活生もいるでしょう。マナーは、自分でできているか判断するのが難しいですよね。ビジネスマナーについて確認したい方は、就活エージェントのキャリアチケットに相談してください。

キャリアチケットではメール返信をはじめ、就活に必要なマナーをアドバイスいたします。

ほかの就活生と差をつけるには、細かなビジネスマナーが大切です。キャリアチケットのサポートを受けて、良い印象を与えられる就活生になりましょう。

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