就活で「cc」付きメールに返信する方法とは?失礼のない連絡マナー解説!

このページのまとめ

  • 「cc」は、複数人をメール受信者に設定して送られる機能
  • 「cc」では、他受信者を見ることができるが「bcc」では見ることができない
  • 就活では、基本的に「cc」を残したまま返信する
  • 就活メールが「cc」「bcc」で届いても基本的には返信しなくて良い
  • 就活中のメールは当日中、営業時間内に返信するのがマナー

スマートフォンを持った就活生の写真

就活時は、「cc」付きであなた宛てにメールが来ることがあります。そういったメールへ返信する際、「cc」をどのように扱えば良いのか困っている方も多いのではないでしょうか。就活メールでは、基本的に「cc」の宛先を残したまま返信します。このコラムでは、「cc」「bcc」付きメールへの返信方法、就活での基本の連絡マナーをご紹介します。マナーを守った失礼のないメール返信で、採用担当者の好印象を狙いましょう!
 

就活メールに付いてる「cc」とは?

「cc」とは、「Carbon Copy(カーボンコピー)」の略であり、メールの「cc」欄に入れた複数の相手に対しコピーメールを送ることができます。もしメールの送り先(to)があなただった場合、「cc」に入力された他の宛先を見ることが可能です。

「bcc」との違いは?

「cc」のほかに、「bcc」というものがあります。これは、「Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)」の略で、「bcc」付きでメールが届いた場合は、他にそのコピーメールが送られた宛先を確認することはできません。つまり、「cc」と「bcc」はどちらもコピーメールを複数人に送る機能であり、「受信者の情報が分かるか否か」という違いがあります。

「cc」と「bcc」の使い分け

上記の理由から、ビジネスシーンで「cc」を付けるのは、社内メールや取引先とのやりとりなど、メールを送る相手に他受信者の情報が分かってもかまわない場合です。
一方「bcc」は、メールを送る相手に他の受信者を伏せたい場合や、不特定多数への一斉送信メールなどに使用されます。メールマガジンやお知らせメールなどは、「bcc」で送られるのが一般的です。

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就活における「cc」メールの返信マナー

では、就活で「cc」付きのメールが届いた場合、どのように返信すれば良いのでしょうか。以下、「cc」メールの返信マナーを詳しく見ていきましょう。

「cc」の宛名をすべて残したまま返信する

就活メールの返信では、「cc」の宛先はそのまま残して使いましょう。それは、就活生にとって、「cc」内の誰が宛先に必要か判断するのは難しいからです。通常のビジネスシーンでは、自分の返信内容に、誰の確認が必要かある程度分かります。しかし、就活メールでは、「cc」内の誰が人事なのか、誰がどんな役割なのかといった判断がつきません。そのため、「cc」に含まれるすべての宛先を残したまま返信するのが無難でしょう。

「cc」付き就活メールへの返信方法

「cc」付きの就活メールへ返信する場合、基本的に「to(宛先)」に人事の採用担当者を入れ、「cc」に、もともと含まれている宛先(人事部長や採用チームメンバーなど)を入れます。先述のとおり、送られてきたメールの「cc」すべて含めてかまいません。下記、メール返信の例をご確認ください。

「to: 採用担当
 cc: 人事部長、人事課長、採用チーム課長、ほか」

基本的には、「to」、「cc」を使い分け、上記のように返信メールを作成しましょう。

「cc」付きメールの宛名は採用担当者のみ

返信メールの本文冒頭に載せる「宛名」は、「to」で示した採用担当者(メールが送られてきた相手)だけでかまいません。

宛先の例

「株式会社△△
人事部
○○様」

「cc」の宛先はあくまで「直接やり取りするわけではないが、内容を知っておいたほうが良い相手」なので、メール本文の宛先には含めなくて良いことになります。


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就活メールが「cc」「bcc」で届いたら?

就活メールでは、あなた自身が「cc」「bcc」に含まれて送られてくるものもあります。そういったメールは、基本的に返信しなくてかまいません。「cc」「bcc」に含まれて送られるメールは、お知らせや応募書類提出を求める事務連絡などが多く、すべてに返信しているとキリがないからです。そのため、メールの宛先(to)に名前が入っているとき以外は、大抵の場合、返信する必要がないと考えて良いでしょう。

「bcc」で届くメールとは

採用担当者が、エントリーした就活生全員に送るメールは、基本的に「bcc」で送られます。企業側から届く「bcc」メールとは、主に「説明会日程」や「応募書類提出のお願い」「内定者懇親会について」などです。こういった一斉送信のメールには、文末に「※このメールは選考にエントリーされた方全員に一斉送信しています」などと書かれている場合がほとんど。注意書きは「人事部からの事務連絡なので、返信する必要はない」という旨を知らせるためのものでもあります。

「bcc」メールの返信の書き方

上記の理由から、「bcc」で届いた就活メールに返信する必要はありません。しかし、「どうしても返信しておきたい」という方は、下記の返信例をご参考に、状況に合わせた常識的な内容を心がけ、慎重に送りましょう。

「bcc」メールの返信例

「件名: Re: 説明会日程のお知らせ
To: 採用チーム
cc: なし
bcc: なし
株式会社△△
人事・採用チーム御中
お世話になります。☓☓大学の◯◯(氏名)と申します。
先程、貴社のメール拝受いたしました。
説明会の日程について、承知いたしました。ぜひ参加させていただきたいと思います。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

それでは、引き続きよろしくお願い申し上げます。

◯◯(署名)」

そのほか就活メールの基本マナー3選

これまで、「cc」「bcc」メールの返信マナーについてご説明しました。ここでは、そのほかの就活メールマナーについて解説します。以下、就活メールを返信する際の基本マナーをまとめました。ぜひご参考にしてください。

1.就活メールにはすぐに返信する

企業から自分宛てに就活メールが来た場合、確認後すぐ返信します。企業側にとって、返信が早ければ早いほど業務の効率も上がり、助かるでしょう。また、返信が早いと、真面目で社会人としてのマナーが備わっていると印象を与えられるメリットもあります。

返信は当日中に

企業からのメールは、なるべく当日中に返信します。どうしても当日中に連絡できない事情がある場合、いつまでに連絡できるかといった旨を取り急ぎ返信しておくと良いでしょう。

返信は営業時間内に

返信する時間帯は、企業の営業時間内を心がけましょう。あまり遅い時間にメールすると、担当者がすぐに確認できない恐れもあります。また、「深夜に連絡なんて常識がない」「生活が不規則なのでは」とマイナス評価に繋がりかねません。好印象を狙うためにも、営業時間内の返信を意識してください。

2.件名は「用件・名前」で「Re」は残す

メールの件名には、誰から、どういった連絡なのか伝わるよう、「用件」と「名前」を簡潔に示しましょう。また、返信する際は、件名の「Re」は残したままにします。「Re」は「~について」という意味で、その返信、どんな用件についてなのか一目で分かるものだからです。

3.本文の順序やマナーに気をつける

返信メールの本文は、相手にとって読みやすい順序と常識的なマナーを心がけることで、採用担当者の印象が変わるでしょう。下記で、返信メールの順序・マナーをまとめました。

1.宛先
初めに、企業の宛先を書きます。企業名は正式名称で、間違いのないよう注意しましょう。担当者の氏名が不明であれば、「採用ご担当者様」と書きます。

2.あいさつ
文面書き出しのあいさつは、初回の返信であれば「お世話になります」、その他は基本的に「お世話になっております」と記載します。その後、自分の氏名を述べましょう。「☓☓大学の〇〇(氏名)です」「選考にエントリーさせていただいた◯◯(氏名)です」など、分かりやすく記載するとなお良いでしょう。

3.本文内容
本文の内容は、もともとのメールの内容によって変わりますが、どんな状況にせよ「改行」「段落」を使い分け、相手にとって読みやすい文面を意識しましょう。

4.締め
本文の最後、締めの文章では、相手先の企業に感謝する旨を述べます。「お忙しいなか日程を調整いただき、誠に有り難うございます。今後とも何卒よろしくお願いします」など、自身で工夫して考えましょう。

5.署名
文末は、誰からのメールなのか分かるよう、自身の名前や住所、メールアドレスなどの署名を記載しておきます。署名を記す際は、本文との区切りが分かりやすいよう、「・」「-」「*」などを用いて囲いましょう。

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メールマナーを守って好印象を狙おう!

ビジネスシーンでは、取引先や社内でメールを使用しやりとりする機会が多くなるでしょう。就活でも、採用担当者に配慮したメールを送ることで、社会人としての資質を評価され好印象に繋がります。就活メールの返信方法を理解し、マナーを守って選考を突破していきましょう!

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