就活における応募メールの基本的なマナーを伝授

このページのまとめ

  • 応募メールはビジネスマナーに沿って作成しよう
  • 誤字脱字が無いか必ず確認
  • 企業の就業時間内にメールを送ろう
  • 履歴書はWordかExcelで作成し、PDFに変換して提出する
  • データを送付する時は、データとパスワードを2通に分けて添付する

企業への最初のアプローチである応募メール。もし企業に対して失礼なメールを送ってしまったら…。第一印象が悪くなり、今後の選考にも響くかもしれません。これから紹介する応募メールを書く時のポイントをしっかり押さえ、円滑な就活をスタートさせましょう。

応募メールの基本的なマナー

就活が始まると企業とメールでやりとりすることが増えます。
面接以前の書類選考に際して履歴書をメールで送る場合、メールの内容がビジネスマナーに沿ったものかどうかは企業に与える第一印象を大きく左右します。
正しい書き方をしっかりマスターして、良いスタートを切りましょう。

件名

件名は簡潔かつわかりやすいものを心がけましょう。企業にはたくさんのメールが届きます。件名を見ただけで「どのような用件なのか」「誰から送られてきたのか」がわかるような件名にする必要があります。

<例>
件名:[履歴書のご送付] レバ大学・新卒太郎

本文

本文は以下の内容で構成します。

1. 宛名
2. 挨拶
3. 用件
4. 結びの言葉
5. 署名

順にそれぞれの書き方を紹介します。

宛名

先方のお名前です。間違えるのは大変失礼にあたりますので、送信前に必ず確認しましょう。
会社名、部署名、役職名、氏名の順に入力します。
氏名には「~様」、企業名や部署名には「~御中」を付けましょう。
担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と表記することが多いです。こちらの表記は企業ごとの名称によって異なりますので、企業の募集要項を確認しましょう。

挨拶

ビジネスメールは、まず自己紹介・挨拶から書き始めます。
普段使用するLINEやチャットなどのSNSではすぐに本題に入ることが多いかもしれませんが、ビジネスメールでは失礼にあたりますのでお気を付けください。

用件

わかりやすく簡潔に伝えることを意識して書きましょう。
応募メールの場合は「募集要項を拝見したこと」や「応募を決めたこと」、履歴書の添付がある場合にはその旨などを記載します。

結びの言葉

用件を伝えたら、締めの挨拶文を挿入します。
挨拶をしっかりすることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。

署名

大学名、学部・学科名、氏名、電話番号、メールアドレスを載せます。氏名のあとにローマ字かひらがなで読み方を示すとより親切です。
署名は自動でメールの文尾に挿入されるように設定しておくと手間もかかりませんし、付け忘れることもありません。ご利用のメーラーで設定しておきましょう。

誤字脱字に気を付けよう

メール内容に誤字脱字があると、意図した内容と異なる解釈をされてしまうことがあります。
また、確認不足や注意散漫なイメージを与えてしまい、信用を損なう一因となることも。
送信前にしっかり見直して、正しい内容で送りましょう。

メールは企業の就業時間内に送る

応募メールは、先方が仕事をしている時間帯に送りましょう。ビジネスマナーに配慮できていることが伝わるでしょう。
どうしても就業時間内に送ることができない場合は、時間外に送ることに対してのお詫びの一言を添えて送ってください。

ファイルを添付したか確認する

添付ファイルがあるにもかかわらず、添付を忘れて送ってしまった!こういったうっかりミスをしないように気を付けましょう。
メール文が完成したからといって油断せず、ファイルを添付したかどうかまで確認を怠らないように。

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就活時のメールに使える!基本マナーと例文まとめ
 

履歴書の作成方法

最近では履歴書をメールで送信したり、指定場所へアップロードしたりするなど、ネット上でのやりとりが増えています。
企業への応募メールを送る際も、履歴書の提出を求められることがあります。
さっそく、履歴書データの作成方法について見ていきましょう。

手書きではなく、パソコン上で作成

企業から手書きの指定が無い限り、履歴書はパソコン上で作りましょう。
手書きの履歴書をスキャンしても電子データは作成できますが、読み取りの精度によっては読みにくくなってしまう恐れがあります。
パソコンで作成すればそういった心配は不要なうえ、修正や複製を容易に行うことが可能です。

WordかExcelを使って作る

履歴書のデータは、WordかExcelで作りましょう。
インターネット上に無料でダウンロードできるテンプレートが豊富にあり、便利です。
テンプレートを利用する時は、JIS規格に準じたものか、一般用の履歴書を選んでください。転職者向けのものや、アルバイト・パート用のものは避けましょう。

データ化した証明写真を用意する

履歴書のデータに貼り付けられるように、データ化した証明写真を用意しましょう。
証明写真機の中には現像するだけでなく、撮影した証明写真を画像データとしてダウンロードできる機能を備えたものがあります。証明写真機を利用する場合は、その機能が付いたものを選ぶとよいでしょう。
スタジオで撮影を依頼する場合、証明写真のデータをCD-ROMでもらえるオプションがあります。スタジオで撮ってもらえば高品質な写真が撮れますし、一石二鳥です。
現像した証明写真からデータ化する場合は、コピー機でスキャンして取得してください。

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パソコンを使った履歴書の作り方とは?手書きとの違いも解説
 

履歴書の送付方法

履歴書を応募メールに添付して送る際の注意点です。

データをPDFに変換する

WordやExcelで作成したデータは、PDFに変換して保存しましょう。
PDFファイルは編集ができないため、提出用のファイルに適しています。
また、PDFの閲覧は使用環境に左右されないので、先方の端末でファイルが開けなかったり開いた時に表示が変わってしまったりする心配がありません。

ファイル名は中身がわかるものに

添付するファイルには「20190601_履歴書_新卒太郎」のような、ファイル名を見ただけで何のデータかわかるような名前を付けましょう。

パスワードを設定する

履歴書は個人情報が詰まったものなので、メールで送付する際にはパスワードを設定しましょう。
パスワードを設定する場合は、ファイルとパスワードは別々のメールで送ります。
別々のメールで送れば、もし片方を誤った宛先に送ってしまった場合でもファイルを開くことができません。誤送信をしないのが一番ですが、こうすることで情報漏洩を防ぐことができます。

▼関連記事
履歴書をデータで作成する方法とは?企業に送るメールの例文もご紹介!
 

応募メールの例文

最後に、応募メールの例文を紹介します。
シンプルで見やすい文面を意識して作成しましょう。

応募メール(履歴書の添付有り)

件名:
[履歴書のご送付] レバ大学・新卒太郎

本文:
株式会社キャリアチケット
採用ご担当者 様

突然のご連絡失礼いたします。
レバ大学 経済学部 経済学科の新卒太郎と申します。

この度は貴社の求人を拝見しまして、ご連絡いたしました。
掲載されておりました営業職の採用に応募したく存じます。

本メールに履歴書を添付させていただきました。
ファイルにはパスワードを設定しておりますので、後ほど別途メールでお知らせいたします。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご査収くださいますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 
  レバ大学 経済学部 経済学科
  新卒 太郎  (Taro Shinsotsu)
  TEL:000-0000-0000
  E-mail:○○○○○@○○○○.com
 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 

パスワードを連絡するメール

件名:
[パスワードのお知らせ] レバ大学・新卒太郎

本文:
株式会社キャリアチケット
採用ご担当者 様

お世話になっております。
レバ大学 経済学部 経済学科の新卒太郎です。

先ほどお送りいたしました添付ファイルのパスワードをお知らせいたします。

【パスワード】△△△△△△△△

お手数をお掛けしますが、履歴書と合わせてご確認のほどよろしくお願いいたします。

 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 
  レバ大学 経済学部 経済学科
  新卒 太郎  (Taro Shinsotsu)
  TEL:000-0000-0000
  E-mail:○○○○○@○○○○.com
 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 


応募メールを作成する際には、ぜひ本コラムで紹介したポイントや例文をお役立てください。

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