就活の応募メールのマナーは？記載内容や注意点を例文付きで解説

就活の応募メールは、企業への最初のアプローチです。ビジネスメールは、送信・返信方法などのマナーを守る必要があります。適切な方法で応募メールを送り、円滑に就活をスタートさせましょう。

この記事では、応募メールの内容や書き方を例文付きで解説します。マナーや注意点、履歴書の作成・送付方法もまとめたので、内定獲得に繋げたい方は参考にしてください。

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就活の応募メールは分かりやすく書くことが重要

就活で応募企業にメールを送る際は、用件を分かりやすく記載することが重要です。用件が分かりづらいメールは、よい印象を持たれにくくなる恐れがあります。

採用担当者は就活が始まると、就活生の対応や面接などで忙しくなるでしょう。応募メールでは、可能な限り簡潔に用件を伝えることを意識し、基本的なビジネスマナーを身につけてください。

就活のマナーについては「知っておきたい就活のマナー！面接時の入室と退室の仕方」も参考にしてください。

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就活の応募メールの書き方

就活では、企業とメールでやりとりすることが多いです。面接以前の書類選考に際して履歴書をメールで送る場合、メールの内容がビジネスマナーに沿ったものかどうかは、企業に与える第一印象を大きく左右します。

正しい書き方をマスターして、よいスタートを切りましょう。

件名では簡潔に用件を伝える

件名は、簡潔かつ分かりやすく用件を伝える必要があります。企業には、就活生だけでなく、取引先やお客さまなど多くの人からメールが届きます。件名を見ただけで、「どのような用件なのか」「誰から送られてきたのか」が分かるように記載しましょう。

本文は宛名から記載する

本文は、以下の内容で構成します。

宛名には、先方の名前を記載します。相手の名前を間違えることは失礼にあたるため、送信前に必ず確認してください。

宛名は、会社名、部署名、役職名、氏名の順に入力します。氏名には「～様」、企業名や部署名には「～御中」を付けましょう。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と表記することが多いです。採用担当者の名称は企業ごとに異なるため、企業の募集要項を確認しましょう。

挨拶文を記入する

本文で宛名を書き終えたら、挨拶文を記載します。ビジネスメールは、まず自己紹介・挨拶から書き始めるのが一般的です。

「お世話になっております」「突然のご連絡失礼いたします」などと一言添えることで、丁寧な印象になり、社会人としてのイメージが付きやすくなるでしょう。

普段使用するチャットなどのSNSでは、すぐに本題に入ることが多いかもしれません。しかし、ビジネスメールでは失礼にあたります。

用件は分かりやすく書く

用件は、分かりやすく簡潔に伝えることを意識して書きましょう。応募メールは「募集要項を拝見したこと」や「応募を決めたこと」、履歴書の添付がある場合にはその旨などを記載します。

結びの言葉で締めの挨拶をする

用件を伝えたら、締めの挨拶文を挿入します。きちんと挨拶をすることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。

「お忙しい中恐れ入りますが、ご確認頂けると幸いです」「ご多忙の中恐縮ですが、よろしくお願いいたします」などの記載が一般的です。

採用担当者からは、ビジネスメールのマナーを理解していると捉えられます。結びの挨拶は必ず記載しましょう。

署名には連絡先を記載する

署名には、大学名、学部・学科名、氏名、電話番号、メールアドレスを載せます。氏名のあとにローマ字かひらがなで読み方を示すとより親切です。

署名は自動でメールの文尾に挿入されるように設定しておくと手間もかかりませんし、付け忘れることもありません。ご利用のメーラーで設定しておきましょう。

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就活の応募メールで気をつけたい言葉遣い3つのポイント

応募メールを送る際は、言葉遣いにも気をつけましょう。適切な言葉遣いができるかどうかで、あなたの印象が大きく変わります。

ここでは、就活の応募メールで気をつけるべき言葉遣いのポイントを紹介します。

クッション言葉を使う

クッション言葉を使うことで文章が柔らかくなり、丁寧な印象を与えられます。以下のようなクッション言葉は、積極的に使いましょう。

クッション言葉を一言入れるだけで、直接的な表現が緩和され、受け手に対して配慮を示すことができます。

二重敬語を避ける

敬語を使う際には、二重敬語に注意しましょう。丁寧にしようとするあまり、二重敬語を使ってしまうと、不自然な表現になります。

以下の例に注意してください。

正しい敬語を使うことで、自然な表現になり、相手に誠実な印象を与えられます。

誤解を招く表現に注意する

普段使っている言葉が、正しい敬語ではない場合があります。以下のような表現に注意しましょう。

正しい敬語を使うことで、相手に誠実さとプロフェッショナリズムを伝えることができます。

応募メールでの言葉遣いは、あなたの印象を大きく左右します。適切な言葉遣いを心掛け、丁寧なコミュニケーションを意識することが重要です。

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就活の応募メールに関するマナー

就活生の応募メールに関するマナーをご紹介します。社会人の常識やマナーを知ることで、企業に対して丁寧な印象を与えられるでしょう。

企業の営業時間に合わせて送信する

応募メールは、先方が仕事をしている時間帯に送ることを意識してください。ビジネスマナーに配慮できていることが伝わるでしょう。どうしても就業時間内に送ることができない場合は、自動送信を設定したり時間外に送ることに対してのお詫びの一言を添えたりしましょう。

できる限り早く返信する

応募メールに対する返事が来た場合は、確認後すぐに返信しましょう。面接の日程調整や指示などの連絡が来ている場合、企業側は早めの返信を望んでいるでしょう。半日～1日以内に返信し、迅速な対応を意識してください。

返信不要なケースもある

企業からのメールに「返信不要です」と記載されているケースは、返信をしないことがマナーです。また、日程や指示の連絡に対して返信が完了し、確認作業ができている場合も、返信は不要です。

企業からの連絡には、「承知致しました」「かしこまりました」などと確認した旨を伝えるようにしてください。なお、「了解しました」は目上の人（採用担当者）に対して失礼にあたるので使用は避けます。

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就活の応募メールを送る場合の注意点

就活の応募メールを送る場合の注意点をご紹介します。送信前に内容を確認し、不備や失礼のないようにしましょう。

誤字脱字に気をつける

メール内容に誤字脱字があると、意図した内容と異なる解釈をされてしまうことがあります。また、確認不足や注意散漫なイメージを与えてしまい、信用を損なう一因となることもあるでしょう。

送信前に必ず見直して、正しい内容で送りましょう。

砕けた表現は避ける

就職活動で企業に送るメールでは、フォーマルな表現を徹底しましょう。誤字脱字や言葉遣いのチェックだけでなく、カジュアルな表現を避けることも重要です。就活のメールでは、絵文字や顔文字、感嘆符（！）などのカジュアルな表現は避けましょう。

これらはSNSや日常会話でよく使われますが、ビジネスの場面では不適切です。メールでは、口語を避けて書き言葉を用い、正しい敬語を使うことが求められます。

企業へのお願いや質問をメールで伝える際には、「恐れ入りますが」や「誠に恐縮ですが」などの丁寧な言い回しを使うと、相手に対して配慮を示すことができます。これにより、メールの内容が柔らかくなり、相手に良い印象を与えることができます。

メールの内容が適切かどうかを確認するためには、一度声に出して読んでみると良いでしょう。これにより、誤字脱字や不自然な表現を見つけやすくなります。

また、フォーマルな表現がきちんと使われているか、文章全体の流れがスムーズかどうかもチェックできます。

ファイルを添付したか確認する

添付ファイルがあるにもかかわらず、添付を忘れて送ってしまうミスは多くあります。メール文が完成したからといって油断せず、ファイルを添付したかどうかまで確認することが、メールのマナーといえます。

また、履歴書や職務経歴書を企業にメールで送付する際は、添付ファイルの容量に気をつけることが重要です。容量が大き過ぎると、受信側でのダウンロードが遅くなったり、メール自体が受信できなかったりするトラブルが発生する可能性があります。

一般的に、メールに添付するファイルの容量は5MB以下に抑えるのが理想的です。PDF形式で保存する際に、「解像度を下げる」「ファイルを圧縮する」などの工夫をして、容量を適切に調整しましょう。

ビジネスメールの基本的なマナーについては、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」 も参考にしてください。

応募メールを送信する際のメールアドレスに気をつける

求人への応募メールを送信する際は、携帯キャリアメールアドレスの使用を避けましょう。携帯キャリアのメールアドレスは、設定によっては企業からの返信が迷惑メールに振り分けられる可能性があり、重要な連絡を見逃すリスクがあります。

また、容量制限により、大きな添付ファイルを受信できない場合もあります。就職活動専用のメールアドレスを用意し、応募先企業に好印象を与えましょう。シンプルで分かりやすいメールアドレスを選び、就職活動にふさわしい印象を与えることが大切です。

応募メールの形式に気をつける

応募メールを送る際は、メールの形式に注意することが大切です。一般的に、メール形式にはテキスト形式、リッチテキスト形式、HTML形式があります。

HTML形式では、文字の色や大きさを変えたり、画像を挿入したりすることができますが、企業のメールソフトが対応していない場合や、スパム対策で受信制限がかかることがあります。

そのため、特別な理由がない限り、就職活動では基本的にテキスト形式でメールを作成することをおすすめします。テキスト形式はどのメールソフトでも確実に受信されるため、安心して応募できます。

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就活の応募メールの例文

応募メールの例文をご紹介します。箇条書きや改行を活用し、シンプルかつ見やすい文面を意識してください。

履歴書添付の応募メール

パスワードを連絡するメール

説明会の応募メール

インターンシップの応募メール

質問や問い合わせのメール

面接辞退メール

面接を受けたあとのお礼メール

面接結果の問い合わせを行う際のメール

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就活の応募メールに添付する履歴書の作成方法

最近では履歴書をメールで送信したり、指定場所へアップロードしたりするなど、インターネット上でのやりとりが増えています。企業への応募メールを送る際も、履歴書の提出を求められることがあります。

さっそく、履歴書データの作成方法を見ていきましょう。

手書きよりもパソコンでの作成がおすすめ

企業から手書きの指定がない限り、履歴書はパソコンで作るのがおすすめです。手書きの履歴書をスキャンしても電子データは作成できますが、読み取りの精度によっては読みにくくなってしまう恐れがあります。

パソコンで作成すればそういった心配は不要なうえ、修正や複製を容易に行うことが可能です。

WordやExcelなどのテンプレートを使用する

履歴書のデータは、WordかExcelで作りましょう。インターネット上に無料でダウンロードできるテンプレートが豊富にあり、便利です。

テンプレートを利用するときは、JIS規格に準じたものか、一般用の履歴書を選んでください。転職者向けのものやアルバイト・パート用は避けましょう。

データ化した証明写真を用意する

履歴書のデータに貼り付けられるように、データ化した証明写真を用意しましょう。

証明写真機の中には現像するだけでなく、撮影した証明写真を画像データとしてダウンロードできる機能を備えたものがあります。証明写真機を利用する場合は、その機能が付いたものを選ぶとよいでしょう。

スタジオで撮影を依頼する場合、証明写真のデータをCD-ROMでもらえるオプションがあります。現像した証明写真からデータ化する場合は、コピー機でスキャンして取得してください。

証明写真については「履歴書の証明写真マナーを紹介！サイズや撮影時の服装・髪型についても解説」も参考にしてください。

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就活の応募メールに添付する履歴書の送付方法

就活の応募メールに添付する、履歴書の送付方法をご紹介します。

データをPDFに変換する

WordやExcelで作成したデータは、PDFに変換して保存しましょう。PDFファイルは編集ができないため、提出用のファイルに適しています。

また、PDFの閲覧は使用環境に左右されないので、先方の端末でファイルが開けなかったり開いた時に表示が変わってしまったりする心配がありません。

ファイル名は中身が分かるものにする

添付するファイルには、「20230601_履歴書_新卒太郎」のような、ファイル名を見ただけで何のデータか分かるような名前を付けましょう。

パスワードを設定する

履歴書をメールに送付する際は、個人情報保護の観点からパスワードの設定が大切です。履歴書をExcelやWordで保存する際に、以下の手順でパスワードを設定できます。

パスワードを設定する場合は、ファイルとパスワードは別々のメールで送ります。別々のメールで送ると、片方を誤った宛先に送ってしまった場合でもファイルを開くことができません。誤送信をしないことが一番ですが、データとパスワードを別々に送信することで情報漏洩を防げるでしょう。

履歴書をデータで作成する方法については「エクセルで履歴書を作成するメリットとは？注意するべきポイントを解説」も参考にしてください。

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就活の応募メールの書き方や返信方法に自信がない方へ

就活で企業に送る応募メールは、件名や本文で、用件を的確に記載することが大切です。応募メールを作成する際には、この記事で紹介したポイントや例文をお役立てください。

就活生のなかには、「作成した応募メールの書き方や返信方法に誤りがないか」と不安に思う方もいるでしょう。「応募書類やメールについて相談したい」という就活生は、キャリアチケットの就職支援サービスもご利用ください。

専任のアドバイザーが、採用者の視点からメールのマナーや身だしなみ、面接の受け答えをチェックし、的確なアドバイスを行います。適性や選考突破のコツ、志望動機の書き方など、就活に関することなら何でもご対応可能です。サービスは無料で利用可能ですので、お悩みの就活生はぜひご活用ください。

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