就活で企業に送る質問メールの書き方を解説!注意点や例文も紹介

このページのまとめ

  • 就活で企業に送る質問メールは、簡潔に分かりやすくまとめることが大事
  • 就活の質問メールの本文は宛名から書き始め、最後に署名を付ける
  • 就活で質問メールに対して回答を貰ったら、できるだけ早く返信する

就活で企業に送る質問メールの書き方を解説!注意点や例文も紹介のイメージ

就活では、企業とメールでやりとりする場面も出てくるでしょう。メールで企業に質問したいとき、どのような書き方をすれば良いか分からず戸惑ってしまう人もいるはずです。このコラムでは、ビジネスメールの書き方や注意すべきポイントについて解説しています。例文も示しているので、メール作成の参考にしてみてください。

就活の質問メールではビジネスマナーが重要

企業に質問メールを送る際は、ビジネスマナーを意識することが重要です。応募先企業にマナーを欠いたメールを送ると、失礼になるだけでなく、「ビジネスマナーが身に付いていない」と評価される可能性もあります。
相手が分かりやすい書き方にすることもマナーの一つです。企業の採用担当者は、1日に数十通を超えるメールを受け取ることがあります。用件が伝わりにくいメールは、「重要度が低い」と判断されて対応が後回しになるケースもあるでしょう。

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就活で質問メールを作成する8つの手順

では、企業宛の質問メールはどのように書けば良いのでしょうか。以下の8つの手順で作成すると、ビジネスマナーをわきまえた分かりやすいメールを作成できるでしょう。

1.簡潔な件名を付ける

メールの件名は、質問内容がひと目で分かるよう簡潔に記載します。「エントリーシート提出時の必要書類の件」のように、具体的に書かれていると担当者がメールを開封しやすくなるでしょう。

【ご質問】説明会での服装について(キャリアチケット大学 田中一郎)

上記のように、用件に続いて大学名と氏名を入れると、誰からのメールなのかすぐに把握してもらえます。括弧で区切ると見やすくなるでしょう。

2.宛先・宛名・敬称を正しく記載する

本文の最初に相手の会社名、所属部署、氏名などの宛名を正確に記入しましょう。以下に記入例を示します。

・「○○株式会社 人事部 ××様」
・「○○株式会社 人事部 新卒採用ご担当者様」
・「○○株式会社 人事部 採用課御中」

相手の氏名が分からない場合は、上記のように「新卒採用ご担当者様」とすると良いでしょう。部署宛に送る場合の敬称は「様」ではなく「御中」です。

3.挨拶文を入れる

宛名の次に1行空けて挨拶文を入れます。面識のない相手に送る場合は「はじめまして」もしくは「お世話になります」、面識がある場合は「お世話になっております」と書くと良いでしょう。

4.自分の名前と所属を書く

挨拶文に続き、自分の名前と所属を書きます。
「○○大学□□学部の××です」や「会社説明会でお世話になりました、○○大学□□学部△年の××と申します」といった書き方が分かりやすいでしょう。

5.質問内容を簡潔に記載する

相手が分かりやすいよう、用件を端的にまとめましょう。結論を先に書き、続いて理由や経緯を述べると伝わりやすくなります。

6.結びの挨拶文を入れる

最後に一言、お礼や相手を思いやる挨拶文を添えます。以下のような挨拶が一般的です。

・「大変お忙しいと存じますが、ご連絡いただければ幸いです」
・「ご多忙の折恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです」
・「お手数をおかけいたしますが、ご回答のほど‌何卒よろしくお願い申し上げます」

次に会う予定が決まっている場合は、「○○でお会いできるのを心待ちにしております」といった文言を入れても良いでしょう。

7.連絡先を含む「署名」を付ける

署名とは、メールの末尾に入れる送信者の情報のことです。メールを受け取った企業の担当者は署名を見て就活生と連絡を取るので、署名に連絡先を明記しましょう。
署名に入れる内容は、以下のとおりです。

・所属(大学名、学部、学科、学年)
・氏名
・メールアドレス
・郵便番号と住所
・連絡が取りやすい電話番号

罫線やハイフン記号で署名の情報を囲み、本文と区別できるようにしましょう。

――――――――――――――――――――
キャリアチケット大学 ○○学部□□学科△年
田中 一郎
E-mail:careerticket2525@xxxx.co.jp

〒123-4567
□県□市□町□□123
TEL:090-1234-5678
――――――――――――――――――――

メールに署名を付けるのはビジネスマナーの基本でもあるので、忘れないように記載しましょう。
あらかじめ署名を作り、自動出力の設定をしておくと、メールの文末に自動的に署名が入るようになって便利です。

8.メールアドレスの間違いや誤字・脱字がないかチェックする

宛先のメールアドレスはよく確認しましょう。メールの誤送信があると、情報漏洩などのトラブルにつながる可能性があるので、企業はメールアドレスのミスに敏感になっています。送信先の間違いによって企業からの信頼を失うことがないよう、くれぐれも注意しましょう。
メールの件名や本文に関しては、誤字・脱字や敬語の間違いなどがないかチェックします。特に、宛名や敬称の間違いは失礼にあたるので念入りに見直しましょう。ミスが多いと、「注意力がないのでは?」「丁寧な仕事ができないのでは?」などと企業の担当者にマイナスな印象を持たれてしまうこともあります。敬語に自信が持てない場合は、キャリアセンターの担当者などに確認すると良いでしょう。

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就活で質問メールを作成する際の注意点

就活で企業にメールを送る際には、内容以外にも気を付けるべきポイントがあります。以下の6つの点にも留意してメールを送ると、好印象につながるでしょう。

1.送信元のメールアドレスはシンプルなものを選ぶ

企業に送るときに使用する自分のメールアドレスは、名前などをベースにしたシンプルなものにするのがおすすめです。仕事で使用するメールアドレスは、名前や担当業務などの文字列を含む分かりやすいものが一般的なので、奇抜なメールアドレスで送信すると企業の担当者が違和感を覚える可能性があります。パソコンでもスマホでも見られるメールアドレスを1つ就活用に用意しておくと、管理がしやすくて便利です。

2.適度な改行や段落分けをして読みやすくする

ビジネスメールでは、適度に改行や段落分けをして見た目を整える必要があります。特にスマホでメールを作成する場合は、パソコンの画面で開いても読みやすいよう、メールの本文を意識的に改行しましょう。1行の長さを35文字程度に収めると読みやすいといわれています。

3.絵文字や機種依存文字を使わない

ビジネスでは、親しい間柄でない限りメールに絵文字を使うのは避けます。また、囲み数字や省略文字などの機種依存文字は正しく表示されなかったり、文字化けの原因になったりすることがあるので、企業宛のメールには入れない方が無難です。「!」や「?」などの記号も使用しない方が落ち着いた印象になります。

4.深夜や早朝を避けて送信する

メールを送信する時間帯にも注意が必要です。会社のメールが担当者のスマホや携帯に転送される可能性もあるので、深夜から早朝までの時間帯はメールの送信を避けるのが望ましいでしょう。また、深夜にメールを送信すると企業の担当者から「生活リズムが乱れている」と思われ、心証が悪くなることも考えられます。

5.企業からの回答にできるだけ早く返信する

企業の担当者から回答のメールを受け取ったら、できるだけ早くお礼の返信をするよう心掛けましょう。返信がないと、回答のメールが読まれたかどうか担当者に心配されてしまう可能性もあります。返信の際には件名を変えず、「Re:」が付いた状態にしておくと返信であることが伝わりやすいです。

6.企業とのメールのやりとりは自分からの返信で終わるよう心掛ける

企業とのメールのやりとりが続いた場合、できる限り自分からの返信で終了すると良いでしょう。企業側が気遣って返信を続けてくれるときは、「ご多忙の折と存じますので、ご返信をいただくには及びません」などの挨拶を入れると、相手も気兼ねなくやりとりを終えられます。

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避けるのが望ましい質問メールの内容

真剣に就活をするほど、企業に確認したいことは多く出てくることでしょう。企業に質問メールを送ること自体に問題はないのですが、中には直接問い合わせるのを避けた方が良い内容もあります。

自分で調べれば分かる内容

企業のWebサイトを見れば分かる内容や、企業からの案内状などに記載されている内容を質問するのは避けましょう。社会人になると、まずは自分で調べたり考えたりする姿勢が求められます。調べた上で分からないことがあれば、質問内容に情報源や疑問に思った経緯を添えると相手が答えやすくなるでしょう。

企業への要求をする内容

選考の日程や場所などの変更を要求する内容は、できる限り避けましょう。企業は採用スケジュールに基づいて多数の就活生と調整を行っているので、1人の就活生に合わせて予定を変更するのはとても大変なことです。就活の予定を極力優先することが望ましいでしょう。
やむを得ない理由があって再調整のお願いをする場合は、以下の例のように丁寧な言葉でお詫びし、代わりの日程を可能な限り多く提示します。

「大変申し訳ございませんが、6月1日はどうしても都合がつきません。こちらの都合で恐縮ですが、6月3日以降の日程でご調整いただけますでしょうか。
お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ございません。ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。」

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就活で企業に送る質問メールの例文

上記の内容を踏まえた、就活での質問メールの例文を紹介します。書き方に迷ったとき、ぜひ参考にしてみてください。

面接での待ち合わせ場所を質問するメール

面接での待ち合わせ場所を尋ねるシンプルなメールの例です。

件名:二次面接の集合場所に関する質問(キャリアチケット大学 田中一郎)

○○株式会社
人事部 ××様 △△様

お世話になっております。
先日一次面接のお時間をいただきました、
キャリアチケット大学□□学部△年の田中 一郎と申します。

この度、7月1日の二次面接の集合場所についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。

ご多忙の折恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

(署名を挿入する)


就活イベントでの服装を質問するメール

以下に就活イベントの服装に関する質問メールの例を挙げます。質問の理由などを添えたい場合は参考にしてみてください。

件名:【ご質問】座談会での服装について(キャリアチケット大学 田中一郎)

株式会社○○
人事部 採用課御中

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部△年の田中 一郎と申します。
6月1日の座談会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

座談会での服装についてお尋ねしたく、ご連絡差し上げました。
ご案内のメールに「服装:ビジネスカジュアル」と記載されていましたが、直前にスーツを着用する用事があるため、スーツでお伺いしても差し支えないでしょうか。

お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、ご返信をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名を挿入する)


複数の質問がある場合のメール

同時に複数の質問をしたい場合は、箇条書きにすると見やすくなります。以下の例文で確認してみましょう。

件名:【質問】エントリーシートに関して(キャリアチケット大学 田中一郎)

○○株式会社
人事部 採用チームご担当者様 

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部△年の田中 一郎と申します。

先日は企業説明会で大変お世話になり、どうもありがとうございました。
ぜひ貴社にエントリーさせていただきたく、準備を進めております。

エントリーシートに関して3点お伺いしたいことがあり、ご連絡させていただききました。

(1)△△が複数ある場合、すべて記入した方がよろしいでしょうか。
(2)~~に関しては、○○について記載しても差し支えないでしょうか。
(3)添付書類の□□は、××でよろしいでしょうか。

ご多忙のところ大変お手数ですが、ご回答いただけますようお願い申し上げます。

(署名を挿入する)

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企業から質問された場合の返信メール例文

企業からメールで質問されたときは、どのように返信したら良いのでしょうか。以下は、企業から面接の日程について尋ねられた場合の返信例です。

件名:Re:(企業からのメールの件名そのまま)

○○株式会社
人事部 ××様

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部の田中 一郎です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

以下の日程で面接にお伺いできます。
>7月1日(木)10時

面接でお会いできるのを心待ちにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。

(署名を挿入する)

以上の例のように、挨拶に続いて連絡をくれたことに対するお礼を述べると好印象になるでしょう。
行頭に「>」記号を付けると、相手のメールを引用している部分であることが明確になります。

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