就活メールの書き方とは？面接日程のメール例文あり

面接の日程調整をはじめ、就職活動ではさまざまな場面で、企業とメールをやり取りする機会があります。メールは選考には含まれませんが、言葉遣いや返信のタイミングで、好印象にもマイナスな印象にも変わるでしょう。このコラムでは、就活メールのマナーや書き方を例文つきでご紹介します。このコラムで基本マナーを学び、好印象を与えるメールを送りましょう。

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就活メールの送り方の5つの基本マナー

ビジネスメールには「受信から24時間以内に返信」「件名は変更しない」といったマナーが存在します。就活メールもビジネスメールの一種。基本となるマナーを確認しましょう。

1.返信は24時間以内

メールの返信は、受信から24時間以内にします。早ければ早いほうが良いので、見たらすぐに返信するのが理想です。メールの返信が遅いと「仕事も遅いのかな？」と思われてしまう恐れも。反対に早い返信だと、「依頼に対して迅速に対応出来る人」という印象を与えられる可能性があります。面接の日程調整が必要になったものの、すぐに返事をすることが難しい場合は、「○日までに返信します」という旨のメールを送るようにしましょう。

2.早朝・深夜は避けるのが賢明

早朝・深夜のメールは、緊急性が高くないときは避けるのが無難です。「生活が不規則なのかな？」と不安を与える可能性があります。メールの理想的な送信時間は、午前9時～午後9時の間で、できれば応募企業の就業時間内に送りましょう。

3.件名は分かりやすく

件名はひと目見ただけで本文の内容が分かるものにしましょう。担当者は1日に大量のメールをチェックしている可能性があります。分かりやすい件名にすることで担当者の負担を減らすことができ、好評価につながるでしょう。面接の日程であれば、「面接日程調整のお願い（氏名）」とすると、メールの用件と差出人がすぐに分かります。

4.件名と「Re：」はそのまま

企業からのメールに返信する際は、件名や「Re：」はそのままで構いません。なぜなら、件名とRe：があると何のメールかすぐに分かるうえ、過去のやり取りを辿りやすいからです。「面接のご案内」というメールがきたら、「Re：面接のご案内」で返信しましょう。メールのやり取りが続いて件名が隠れるほど「Re：」が多くなってしまった場合は、1つだけ残して残りは削除すればOKです。

5.本文は残す

メールに返信しようとすると、受け取ったメールの文章が引用される形で残ります。この文章は「消した方が良いのか？」と迷うかもしれませんが、お互いにどんなやり取りをしたか分かるので、そのまま残しておきましょう。

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就活メールの送り方・基本的な本文の構成

用件は異なっても、基本的な本文の構成は決まっています。ビジネスシーンでも使えるメールの構成を下記で紹介するので、覚えておきましょう。

1.宛名

まずは宛先として企業名、部署名、担当者の氏名を入れます。ここで気をつけたいのは、「株式会社」「合同会社」などの法人格です。企業名の前に法人格を付ける企業もあれば、後ろに付ける企業もあるので注意しましょう。（株）や（同）と略さず、必ず正式名称で記載します。部署や担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」で問題ありません。

2.あいさつ

あいさつは、基本的には「お世話になっております」を使います。初めてメールを送るときだけ「お世話になります」を使いましょう。その後に自分の名前を記載します。新卒の場合は、「○○大学の○○です」と名乗りましょう。

3.本文

就活メールは余計な前置きはせず、すぐに用件に入るのがルールです。用件は分かりやすく的確に説明するよう心がけ、改行や段落などで見やすさを工夫しましょう。

4.締め

用件の後に「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」といった締めの言葉を入れます。ほかには、「引き続きよろしくお願いいたします」「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」などがありますが、用件によって使い分けると良いでしょう。

5.署名

メールの最後には、自分の所属大学やメールアドレス、電話番号、住所を記載した署名を入れます。本文との区切りが分かりやすくなるよう、署名の前に「-（ハイフン）」などの記号で線を入れるようにしましょう。

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就活メールの3つの注意点

面接の日程調整などで企業に初めてメールをする方に向けて、気をつけたいポイントを以下にまとめました。

1.就活にふさわしいメールアドレスを使う

メールアドレスには自分の名前や誕生日を使うのが無難でしょう。就活の場に恋人の名前やペットの名前、その他プライベートに関わる文言が入ったアドレスを使うのはふさわしくありません。企業のメールを見落としなく整理するためにも、できれば就活専用のフリーメールのアドレスを作ることをおすすめします。いくら就活に関わりがあるといっても、「naiteihoshii@～」のようなメッセージ性の強いアドレスは避けてください。

2.顔文字や絵文字を使わない

企業へのメールに顔文字や絵文字は使ってはいけません。（笑）や（泣）なども避けてください。面接がフランクな雰囲気であったり、企業の担当者が若手社員で年齢が近かったりする場合、親しみやすく感じることもあるでしょう。しかし、いかに相手がフレンドリーであっても就活の場ということを忘れずに、丁寧な言葉づかいとマナーを意識することが大切です。

3.正しい敬語を使う

敬語を使い慣れていない場合、メールを書き終えたら不自然なところがないか見直す習慣をつけましょう。以下で就活でよく使う敬語をいくつか挙げます。

・「言う」→「申し上げる」
・「もらう」→「いただく」
・「読む」→「拝読する」
・「見る」→「拝見する」
・「聞く」→「伺う」
・「行く」→「参る、伺う」
・「知る」→「存じ上げる」
・「分かる」→「かしこまる」

上記以外にも状況によってさまざまな敬語を使うことが考えられます。自信がないときは、その都度調べて身につけていきましょう。

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就活面接メールの例文

ここでは、就活でよく送ることのある「面接日程の調整」「履歴書送付」「面接後のお礼」「面接辞退（選考辞退）」「面接結果の問い合わせ」「内定承諾」の6つのシーンごとにメールの例文をご紹介します。

面接日程の調整メール

面接の日程調整のメールは、企業へ送る初めてのメールである場合が多いでしょう。2通りの状況でご紹介するので、例文を参考にしてみてください。

企業から提示された候補日に応じる場合

自分から候補日を提示する場合

自分から候補日を提示する場合は、最低3つは候補日を提示するようにしましょう。

履歴書送付メール

履歴書をメールで送るように指定された場合の例文です。

添付ファイルのファイル名は「履歴書（名前）」など、内容が分かるようにしましょう。

面接後のお礼メール

面接後のお礼メールはマストではありません。しかし、送ることで印象を上げられる可能性があるので、送った方がベターといえます。送る際は、面接の当日中か、遅くとも翌日には送るようにしましょう。

お礼メールの件名には、名前だけでなく大学名も記載すると、ほかの就活生と区別することができるでしょう。面接後のお礼メールは、ほかの就活生も送っており、企業の採用担当者は何件も同じようなメールを受け取ることになります。大学名も記載することで、担当者がメールを開く際に「○時に面接した田中さんだ」と顔を想像しながら読むことができ、印象に残りやすくなるのでおすすめです。

面接辞退（選考辞退）メール

選考を辞退するときのメール例文です。選考が進んで行くと、その企業への入社意欲が弱くなってしまったり、第一志望の企業の内定が決定したりと、選考を辞退することもあるでしょう。本来なら電話で連絡することが望ましいですが、担当者へ連絡がつかない場合はメールを送りましょう。

面接辞退の理由を詳しく記載する必要はありません。貴重な時間を割いてもらった感謝の気持ちと、勝手なお願いをして申し訳ないという気持ちが伝われば十分でしょう。

面接結果の問い合わせメール

面接の結果は、一般的には1週間から10日ほどで連絡がきますが、企業によってさまざまです。面接の際に、結果連絡が「どのような方法でいつまでに来るのか」を確認しておくことをおすすめします。その期日が過ぎても連絡がない場合、あるいは15日以上経っている場合は、メールで問い合わせても良いでしょう。

メールを送信する前に受信メールをチェックし、本当に結果連絡が来ていないか再度確認しましょう。

内定承諾のメール

内定通知が来たら、なるべく早く返信しましょう。返信が遅れると辞退したとみなされてしまう恐れがあるため、注意が必要です。

内定承諾のメールを送信すると、企業は応募者の採用に向けて準備をし始めてしまいます。送信後に「やっぱり辞退します」といったことがないように、労働条件などを再度チェックし、不明な点がないかをよく確認してから返信しましょう。すぐに返事ができない場合は、内定保留のメールを送っておくと安心です。

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